Fünf Tipps, wie Sie Ihren Tag effektiver nutzen
Der Tag hat für viele viel zu wenig Stunden. Wieso gibt es aber Menschen, die in einer gewissen Zeitspanne mehr, ja sogar doppelt so viel erledigen wie andere.
Und wieso sind gerade jene Zeitgenossen erschöpft, die den Tag durch nicht viel erledigt haben? Eine mögliche Antwort ist das Zitat von Marie von Ebner-Eschenbach: "Müde macht uns die Arbeit, die wir liegen lassen, nicht die, die wir tun".
Zeitmanagement bedeutet, Zeit zu planen und zu organisieren. Also, einer bestimmten Arbeit oder Tätigkeit Zeit zuzuordnen. Es bedeutet aber auch, für eine bestimmte Arbeit oder Tätigkeit so wenig Zeit wie möglich zu verbrauchen.
Hier fünf Tipps, wie Sie das schaffen können:
- Ziele setzen – Was will ich erreichen
Kennen Sie Ihre Ziele? Was ist die Kernaufgabe meines Jobs? Mit welchen Tätigkeiten trage ich am meisten zum Erfolg des Unternehmens bei? Was will ich persönlich mit meinem aktuellen Job erreichen? Wissen Sie die Antwort auf diese und ähnlich Fragen? Nein! Dann sollten Sie sich zuerst einmal damit befassen. Denn nur wer zielorientiert arbeitet, kann auch effektiv sein. Die Ziele zu kennen, ermöglicht uns erst, die Zeit bewusst zu nutzen.
- Disziplin statt Trödeln
Gemäss dem Parkinson Gesetz neigen wir dazu, die für eine Arbeit zur Verfügung stehende Zeit auch aufzubrauchen. Sehr schön sehen wir das bei Sitzungen: Oder haben Sie schon einmal erlebt, dass eine Sitzung weniger lang dauert als geplant?
Tipp: Setzen Sie sich für jede Arbeit einen Zeitrahmen. Zum Beispiel: Bis um 11 h will ich das und das erreicht haben. Kontrollieren Sie die budgetierte Zeit mit einem Timer. Sie erreichen damit zwei Ziele: Erstens setzten Sie sich selber etwas Druck auf und zweitens gelingt es Ihnen mit der Zeit immer besser, Ihre Arbeit zeitlich zu schätzen.
- Zeitfalle Aufschieberitis beseitigen
Aufschieberitis ist die Tendenz der Menschen, unangenehme Arbeiten vor sich her zu schieben. Menschen, die das oft tun, verlieren viel Energie, blockieren sich selber und verlieren die Lust an der Arbeit.
Tipp: Erledigen Sie deshalb unangenehme Arbeiten wenn möglich immer sofort oder so schnell als möglich. Meistens sind unangenehme Arbeiten nur in unserer Vorstellung so schlimm und sind sie einmal erledigt, beflügelt das unsere Moral und unsere Arbeitskraft.
- Prioritäten setzen
Bei der Arbeit orientiert sich ein Grossteil der Menschen nach den eigenen Vorlieben oder anderen Zufällen und nicht daran, ob etwas wichtig ist.
Tipp: Machen Sie sich bewusst, dass für den Erfolg vor allem entscheidend ist, sich zuerst um das Wichtigste zu kümmern.
- Kleinkram sofort erledigen
Viele Menschen wälzen Kleinkram x-mal von einem Stapel zum anderen, ohne etwas zu erledigen. Meistens liegt es daran, dass sich die Leute nicht entscheiden können: „Soll ich oder soll ich nicht?“ oder „Variante A oder Variante B?“ oder „archivieren oder wegwerfen?“ oder „tun oder nicht tun?“ Und so werden Aufgaben hin und her geschoben ohne konkreten Mehrwert und in der Summe mit sehr viel Zeitverlust.
Tipp: Entscheiden Sie bei Kleinkram immer sofort, ob Sie etwas tun wollen oder nicht. Und falls Sie etwas tun wollen, dann tun Sie es auch sofort. Bei Kleinkram lohnt es sich nicht, Pendenzenlisten zu führen oder diese mit Outlook-Aufgaben zu verwalten. Das kostet nachweislich mehr Zeit als die Erledigung des Kleinkrams.