Konkrete Tipps für produktives Arbeiten

12 Strategien, wie Sie Ihre Arbeit effizient erledigen

Vorbei die Zeiten, als man noch zwei Stunden in Ruhe an einer Arbeit bleiben konnte. Hektik, E-Mails, Sitzungen, Störungen... Strategien sind gefragt, um diesem Teufelskreis zu entkommen.

In diesem Beitrag finden Sie Arbeitsmethoden, die Ihnen helfen, wieder effizient Ihre Ziele zu verfolgen.

Prioritäten statt Hektik: Verfallen Sie nicht in Hektik, wenn vieles auf Sie einströmt. Sie haben das Recht, die Pflicht und die Verantwortung, Prioritäten zu setzen, um Ihre Aufgaben in angemessener Zeit und Qualität zu erledigen.

Wichtigkeit vor Dringlichkeit: Überlegen Sie sich jeden Tag, was die wichtigste Aufgabe ist, die Sie heute erledigen wollen. Das schärft Ihren Blick auf die Wichtigkeit und nicht auf die Dringlichkeit und verbessert Ihre Konzentration und Ihre Wirkung.

Planen Sie wichtige Aufgaben im Kalender ein und behandeln sie diese wie Termine mit wichtigen Personen (die verschieben Sie ja auch nicht, wenn jemand nach der neuesten Telefonliste schreit).

Aufgaben bündeln: Bündeln Sie gleichartige Aufgaben (Telefonanrufe, Rechnungen kontieren, Mails abarbeiten), um sie dann konzentriert in einem Rutsch zu erledigen. Der dauernde Wechsel zwischen andersartigen Arbeiten kostet Energie und Zeit.

Tagesplanung: Planen Sie Ihre Tage sorgfältig, am besten am Vortag.

Machen Sie sich eine handschriftliche Liste mit allen Aufgaben, die Sie gerne erledigen möchten. Nun markieren Sie die drei wichtigsten Aufgaben mit 1, 2 und 3. Schliesslich legen Sie den Zettel auf Ihren Arbeitsplatz und gehen in den Feierabend.

Nehmen Sie sich nicht zu viel vor: Wir Menschen sind unverbesserliche Optimisten. Wir nehmen uns für den Tag oder die Woche viel vor. Doch am Ende haben wir wieder nicht geschafft, was wir uns vorgenommen haben. Und oft noch das Falsche, nämlich das was am meisten drängt.

Fragen Sie nach: Manch chaotischer Vorgesetzter delegiert gerne schubweise Aufgaben – ohne Angaben über Wichtigkeit und Termine zu machen. Scheuen Sie sich nicht, ihn nach seinen Prioritäten zu fragen (Wie wichtig ist das genau? Bis wann benötigen Sie das? Um was geht es hier? Wie viel Zeit soll ich investieren? Warum benötigen wir das so schnell?)

Sagen Sie Nein: Schnell mal dies, schnell mal jenes erledigen. Das sind die grössten Zeitfresser für Ihre Arbeit. Damit das nicht geschieht, müssen Sie Nein sagen können.

Sagen Sie auf keinen Fall Ja, wenn Sie innerlich Nein sagen. Nicht nur verlieren Sie Zeit, sondern auch Ihre Arbeitsmoral. Und demotiviert arbeiten kostet noch mehr Zeit.

Arbeiten abschliessen: Drängen Sie auf den Abschluss einer Arbeit und das damit verbundene Erfolgserlebnis, anstatt Ihre Energie sprunghaft auf zig weitere Tätigkeiten zu verteilen. Sie werden niemals auf allen Pferden gleichzeitig durchs Ziel reiten.

E-Mails bearbeiten: Befassen Sie sich nicht dauernd mit Ihren E-Mails. Reservieren Sie sich Blöcke, um Ihre E-Mails abzuarbeiten. Leeren Sie den Posteingang! Schalten Sie alle Signale aus, die ein E-Mail ankündigen.

Keine Aufschieberei: Wenn Sie Dinge vor sich her schieben, tun Sie sich keinen Gefallen.

Im Berufs- wie im Privatleben frisst die Aufschieberei Zeit und Energie, weil Sie sich mit der gleichen Sache mehrmals befassen, zumindest gedanklich. Das Unerledigte liegt Ihnen auf dem Magen, und Sie können sich auf die aktuelle Aufgabe nicht optimal konzentrieren.

Vermindern Sie Störungen: Teilen Sie der Umgebung mit, dass sie für eine bestimmte Zeitspanne nicht zu sprechen sind. Leiten Sie das Telefon um, öffnen Sie das Outlook nicht. Machen Sie den Kopf frei, indem sie weitere Pendenzen für später einplanen.

Schaffen Sie Ordnung: Wenn Sie im Büro oder auch zu Hause keine gute Ordnung haben, verbringen sie unnötig viel Zeit mit Suchen.

Werfen Sie weg, was sie nicht mehr brauchen. In einer kleineren Menge sind Dinge einfacher zu finden als in einer grossen. Gerade von Informationen kann man sich gut trennen, denn es war noch nie so einfach wie heute, sich Informationen neu zu beschaffen.