So werden Ihre E-Mails gelesen

Die meisten Leute ärgern sich über E-Mails, die daher kommen als wären Sie von einem Neandertaler geschrieben. Solche E-Mails werden oft gar nicht beachtet oder sogar kommentarlos gelöscht. Wer häufig über Mails kommuniziert, sollte sich deshalb unbedingt an gewisse Regeln halten. Denn so werden Ihre E-Mails gelesen und sie drohen nicht, in der Mailflut zu versinken.

Keine unnötigen E-Mails
Vermeiden Sie zuerst einmal belanglose Mitteilungen. Bevor man überhaupt eine E-Mail schreiben will, hilft die Frage: Was passiert, wenn ich sie nicht verschicke? Lautet die Antwort «nichts», darf man getrost darauf verzichten. Mit Blick auf überfüllte Postfächer gilt auch die Faustregel: Wer viele E-Mails schreibt, bekommt auch viele zurück.

Klare Aussage im Betreff
Die richtige Betreffzeile entscheidet im Büroalltag darüber, ob die Nachricht beim Empfänger die nötige Aufmerksamkeit bekommt. Der Betreff soll immer klar aussagen, um was es geht. Lautet beispielsweise der Betreff nur «Info», geht die Nachricht in der Flut verloren und wird kaum beantwortet. Falls man einen Termin für die Antwort wünscht, schreibt man diesen gleich in die Betreffzeile.
Ein Beispiel: «Daten für Visitenkarte / Termin: 20.2.09».

Unter Kollegen: Betreffzeilen-Mails
Im vertrauten Umfeld, zum Beispiel unter Mitarbeitern in der gleichen Firma und für ganz kurze Mitteilungen, schlage ich Betreffzeilen-Mails vor. Hier wird nur im Betreff informiert und die Info mit /end abgeschlossen. Beispiel:
«Bitte rufe mich heute zwischen 13 und 14 h an / Betrifft Lieferung A-Trading /end».

Inhalt Kurz und knapp
Mit dem richtigen Betreff stimmt also die Verpackung. Jetzt kommt es auf den Inhalt an. Dieser ist in einem E-Mail so kurz und knapp wie möglich zu verfassen - weniger ist mehr. Erwähnen Sie nur ein Thema pro Mail. Gliedern Sie die Nachricht mit Absätzen, Aufzählungszeichen oder anderen Gestaltungselementen.
E-Mails eignen sich nicht für komplexe Kommunikation und Inhalte, die Rückfragen erfordern. So entsteht der Pingpong-Effekt: Man mailt hin und her und kommt zu keinem konkreten Ergebnis. Lange und ausführliche Mails sind nur im privaten Umfeld in Ordnung.

Weniger Cc… Mails
Fast 50% der Büroarbeiter klagen über zu viele Cc… Mails. Der Grund: jeder will jeden über alles informieren. Deshalb: Generell sparsam mit Mailkopien umgehen. Vergessen Sie die Absicherungsmentalität den Chef und die Chefs Ihrer Kollegen über jeden Vorgang in Kenntnis zu setzen.

E-Mails, die man bereut
Aufpassen bei vorschnellen und emotionalen Antworten auf Nachrichten, die einen verärgert haben. Warten Sie lieber ein paar Stunden oder schlafen Sie eine Nacht darüber. Oft bereut man später, was man in der ersten Wut geantwortert hat.

Prüfen Sie vor dem Abschicken das Mail unbedingt noch einmal auf Fehler.

Kurz und knapp
Ein Freund von mir sagt, wenn ein E-Mail länger als ein Bildschirmfenster ist, dann kann es nichts Wichtiges sein und löscht es ungelesen. Vermeiden Sie langatmige E-Mails, reduzieren Sie den Inhalt auf das Wesentliche. Erwähnen Sie möglichst nur ein Thema pro E-Mail.

Das Wichtigste an den Anfang
Schreiben Sie das Wichtigste und das was Sie mit dem E-Mail erreichen wollen gleich an den Anfang, denn dem Empfänger muss schnell klar sein, was Sie wollen. Überlegen Sie zudem, wie der Empfänger am schnellsten reagieren kann. Im Idealfall kann er die Nachricht in 30 Sekunden lesen, verstehen und beantworten.

Pingpong vermeiden
Mails eignen sich nicht für komplexe Kommunikation und Inhalte, die Rückfragen erfordern. So entsteht der Ping-Pong-Effekt: Man mailt hin und her und kommt zu keinem konkreten Ergebnis.

Last but not least

Beim ersten Kontakt sollte eine Nachricht mit «Sehr geehrte…» beginnen.

Sarkasmus, Smiley-Symbole oder Abkürzungen sind bei Kollegen okay, aber nicht in der Geschäftswelt.

Kleinschreibung ist verpönt, auch das Abkürzen von Grussformeln macht keinen guten Eindruck.

Priorität «Hoch» nicht strapazieren. Wer zu viele Alarm-Nachrichten verschickt, verliert an Glaubwürdigkeit. Ist es wirklich mal dringend, wird das E-Mail nicht gelesen.

Verlangen Sie Lesebestätigungen nur in ganz speziellen Ausnahmefällen. Umfragen zeigen, dass Lesebestätigungen als unerwünschte Kontrollitis betrachtet werden.