Mehr Produktivität im Büro


Grüezi

Dies ist der letzte Newsletter in diesem Jahr. Am 9. Januar 2006 werden Sie die Ausgabe 06/01 erhalten. Es würde mich freuen, Ihnen auch im neuen Jahr wöchentlich Tipps zu Effizienz und Effektivität im Büro liefern zu dürfen.

Weihnachtliche Grüsse

Willy Knüsel

 

Lesen Sie heute:

 

Spruch und Cartoon der Woche:

"Als du auf die Welt kamst, weintest du, und um dich herum freuten sich alle.
 Lebe so, dass, wenn du die Welt verlässt, alle weinen und du lächelst."
                                                                                                    Aus China
                                                                                                                           

 Quelle Grafik: Sonntags Zeitung



Wie Sie mit Lob Ihre Umwelt verändern – positiv!

Fangen Sie heute an! Denn, wenn Sie nun sagen: "Das kann ich nicht, das ist nicht mein Stil, so bin ich nicht", dann möchte ich Ihnen widersprechen: Doch, das können Sie! Vor allem können Sie es lernen. Versuchen Sie es wie folgt:

  • Vermeiden Sie negatives Reden: Ironie, verächtliches Reden, zur Schau gestellter Pessimismus, Suhlen in Problemen, Tratsch und Ähnliches mehr. Beginnen Sie statt dessen möglichst viele Sätze mit einer positiven Bemerkung wie "Es gefällt mir ...", "Es ist schön ...", "Ich freue mich ..." etc. 
  • Auch Kritik ist viel seltener nötig, als wir glauben. Überlegen Sie sich, bevor Sie mit Einwänden loslegen kurz, ob das irgend jemandem dient oder eben doch nur schadet. Ist Ihre Kritik es wirklich wert, dass der andere an Freude und Motivation an seinem Tun verliert? 
  • Wenn Sie etwas Positives über einen Menschen denken, dann sagen Sie es laut. Davon, dass Sie es nur denken, hat er nicht viel. Dass Sie Ihre Annerkennung aussprechen, macht für den anderen vielleicht den Unterschied zwischen einem trüben Tag und einem sonnigen Tag. 
  • Loben Sie ehrlich. Es geht nicht um ein taktisches, sondern um ein aufrichtiges Lob. Wenn Sie jeden "Mist" loben, wird auf Dauer kein Mensch etwas auf Ihre Worte geben. Loben Sie nur, was wirklich lobenswert ist. Davon gibt es allerdings genug in Ihrem Umfeld. Sie brauchen nur die Augen aufzumachen. 
  • Loben Sie sofort. Zum einen, weil es dann am stärksten wirkt. Zum anderen, weil Sie es auf diese Weise nicht vergessen. 
  • Loben Sie in Gegenwart Dritter. Wenn wir Menschen loben, tut ihnen das gut. Wenn wir sie vor anderen loben, tut ihnen das sogar noch besser - auch wenn sie so tun, als wäre ihnen das peinlich. 
  • Loben Sie auch, wenn der Betreffende Ihr Lob nicht direkt mitbekommt. Lob tut einem Menschen sogar dann gut, wenn er gar nicht anwesend ist. Denn positive Worte schaffen positive Energie, die den Gelobten auch auf indirektem Weg erreichen.

Schliesslich tut Lob an andere auch Ihnen gut. Auch Sie profitieren von dieser positiven Energie. Und falls Sie jetzt noch sagen, dass kann ich nicht, so versuchen Sie es wenigstens bei Ihren Kindern und legen Sie den Samen für positive Menschen.



Neue Rechtschreibung: Gross oder klein

Unbestimmte Zahladjektive sowie demonstrative Adjektive schreibt man neu nach der Grundregel für substantivierte Adjektive gross.

Bisher Neu
der einzelne und die Gesellschaft der Einzelne und die Gesellschaft
sie ist die einzige, die das weiss sie ist die Einzige, die das weiss
sie sagten das gleiche der Letzte wurde erwischt
sie sagten das Gleiche sie sagten das Gleiche
merke dir folgendes merke dir Folgendes

 

Word: Wie Sie verborgene Informationen aus einem Dokument entfernen

Wissen Sie, dass weit mehr als die auf dem Bildschirm sichtbaren Informationen aus einem Word-Dokument herauszulesen sind. So befinden sich in einer Word-Datei Daten, die darin eigentlich nichts verloren haben. Dazu zählen längst gelöschte Elemente oder persönliche Informationen wie Namensangaben und Bearbeitungszeiten. Dies ist vor allem problematisch, wenn das Dokument an externe Stellen weiter gegeben wird.

Um dafür zu sorgen, dass ein Grossteil dieser Daten aus Ihren Word-Dokumenten entfernt wird, genügen zwei Einstellungen in den Word-Programmoptionen:

  1. Rufen Sie das Menü Extras / Optionen auf und wechseln Sie auf die Registerkarte Speichern. Deaktivieren Sie hier das Kontrollkästchen Schnellspeicherung zulassen. 
  2. Danach wechseln Sie auf die Registerkarte Sicherheit und schalten dort das Kontrollkästchen zum Entfernen persönlicher Daten ein. In Word 2003 heisst die Option Beim Speichern persönliche Daten aus Dateieigenschaften entfernen, in Word 2002 heisst sie Persönliche Informationen beim Speichern aus dieser Datei entfernen.

Achtung: Die Einstellungen gelten immer nur für das gerade geöffnete Dokument! Wiederholen Sie die Aktion deshalb bei jeder Datei, bevor Sie sie an externe Stellen weiter geben.

 

Kurs: Effizienter Arbeiten mit Outlook 2003

Datum: 24. Januar 2006, 9 – 17 h, Ort: Olten, Kurskosten Fr. 480.--, pro Teilnehmer ein PC, Inhalt: Wie kann ich mit Outlook 2003 meine Arbeit effizienter gestalten?
Kursbeschreibung (PDF/59KB) | Anmeldung

 

Recht: Vertragsabschluss via E-Mail

Generell stellt das schweizerische Obligationenrecht für die meisten Verträge keine Formvorschriften auf. Verträge können also auch formlos geschlossen werden. Massgebend ist eine gegenseitige übereinstimmende Willenserklärung. Damit kann ein Vertrag auch per E-Mail abgeschlossen werden.

Das Fehlen wichtiger Sicherheitsanforderungen (insbesondere Integrität und Authentizität) hat jedoch direkten Einfluss auf den rechtlichen Umgang mit E-Mail. Die Geschäftsabwicklung per E-Mail ist nämlich dann in Frage gestellt, wenn es um den Beweis geht, ob, wer und mit welchem Inhalt etwas per E-Mail vereinbart wurde. Der Richter ist in seiner Beweiswürdigung frei. Er entscheidet also, ob er ein unverschlüsseltes E-Mail überhaupt als Beweis oder Indiz zulässt. Eine beweiskräftige Geschäftsabwicklung via E-Mail kann durch die digitale Signatur erreicht werden.

Konsequenz: Auch ein E-Mail ist ein Dokument, welches aufbewahrt werden muss, falls darin juristisch relevante Vereinbarungen getroffen werden. Mehr dazu in einem späteren Newsletter.

 

Rätsel der Woche: Kuckucksuhren

In einem Regal stehen nebeneinander Uhren in einer Reihe. Zwei davon sind Kuckucksuhren. Eine Kuckucksuhr ist die sechste Uhr von links, die andere ist die achte Uhr von rechts! Zwischen den beiden Kuckucksuhren stehen drei andere Uhren. Wie viele Uhren stehen mindestens im Regal?


Lösung des Rätsels von vergangener Woche: Es war 5 Uhr morgens


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