Mehr Produktivität im Büro

Grüezi

Haben Sie schon einmal ausgerechnet, was Sitzungen kosten? Nein, dann mache ich es für Sie: Vier Stunden Sitzung pro Woche mit fünf Teilnehmer kosten 1000 Franken – auf das Jahr hochgerechnet ca. 50'000 Franken, Punkt!
Eine Befragung in verschiedenen Unternehmen hat ergeben, dass in der Schweiz Angestellte im Schnitt 30% ihrer Arbeitszeit in Meetings verbringen und 60% dieser Mitarbeiter empfinden Sitzungen unproduktiv und zu lang.
Nun können Sie selber ausrechnen, was Sie einsparen, wenn Sie Ihre Mitarbeiter ausbilden, wie man Sitzungen vorbereitet, durchführt und nachbearbeitet.

Sitzungsfreie Grüsse


Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Wie Sie gegen Langeweile und Ineffizienz im Sitzungszimmer antreten
• Neue Rechtschreibung: Gross oder klein
• Outlook: E-Mails vom Chef blau markieren
• Kurs: Effizienter Arbeiten mit Outlook 2003
• Recht: Was ist unlauterer Wettbewerb?
• Rätsel der Woche

Spruch und Cartoon der Woche:

Eine Sitzung ist eine Zusammenkunft, bei der viele hineingehen und wenig herauskommt.
 

Quelle Grafik: Microsoft Simplify-Kampagne

Wie Sie gegen Langeweile und Ineffizienz im Sitzungszimmer antreten

Besprechungen sind Zeit- und Kostenfresser und werden von 60 Prozent aller Führungskräfte als ineffizient und unproduktiv beschrieben. Die nachfolgenden Tipps sind wirkungsvolle Gegenmittel:

1. Notwendigkeit: Ist Ihr Meeting überhaupt nötig? Geht es auch per Telefon, E-Mail oder mit einer Einzelbesprechung?
2. Ziel: Keine Sitzung ohne Ziel und dieses gehört auch in die Einladung.
3. Themenliste: gehört ebenfalls in die Einladung. Ist sie auch aus Sicht der Teilnehmer vollständig? Müssen alle Traktanden durchgekaut werden, um zum Ziel zu gelangen? Legen Sie für jeden Diskussionspunkt eine Zeitspanne fest.
4. Teilnehmer: Je weniger, desto besser. Haben Sie die richtigen ausgewählt? Nur diejenigen haben an Ihrer Sitzung etwas zu suchen, die etwas zum Thema beitragen.
5. Stehen: Wieso immer nur sitzen? Eine Besprechung im Stehen belebt die Runde und verkürzt das Meeting.
6. Moderator: Es braucht unbedingt einen. Wenn Sie selber mitdiskutieren wollen, bestimmen Sie eben einen Kollegen.
7. Pünktlichkeit: Beginnen Sie immer zur rechten Zeit und hören Sie pünktlich auf. Dasselbe gilt für die Pausen.
8. Eröffnung: Geben Sie sich formell und pingelig. Stellen Sie fest, wer entschuldigt oder unentschuldigt ferngeblieben ist.
   Und hämmern Sie allen nochmals das Ziel des Treffens ein.
9. Diverses: Fragen Sie nach, ob jemand die Themenliste ergänzen will. Notieren Sie den Punkt unter „Diverses“.
10. Achtung Taktiker: Taktiker bringen Ihre Anliegen erst vor, wenn die anderen zu erschöpft sind, um zu widersprechen. Ist das Thema wichtig, verschieben Sie es auf eine andere Sitzung. 
11. Passive und Aktive: Lassen Sie die schwächeren Teilnehmer zuerst sprechen. Gerneredner melden sich selber.
12. Roter Faden: Sie haben sich beim Zusammenstellen der Themenliste etwas gedacht, also markieren Sie den Chef. Schauen sie immer wieder demonstrativ auf die Uhr. Unterbrechen Sie Teilnehmer, die nicht zum Thema reden. 
13. Ergebnisse: Beweisen sie Umsetzungsstärke. Fragen Sie bei jedem Punkt: Was ist zu tun? Wer kümmert sich darum und bis wann? Sie müssen natürlich auch nachstochern und kontrollieren.
14. Protokoll: Es braucht immer eins, am besten gleich an der Sitzung erstellen und verteilen (Mindestens Beschlüsse, Massnahmen, Verantwortliche und Termine).

Neue Rechtschreibung: Gross oder klein

Fortsetzung: Substantivierte Adjektive in festen Wendungen
Grundsätzlich gross schreibt man auch in freieren Wendungen mit substantivierten Adjektiven.

Werden Superlative mit aufs / auf das eingeleitet, so ist auch Kleinschreibung möglich:

• sich auf das Beste / auf das beste amüsieren
• sich aufs Herzlichste / aufs herzlichste begrüssen
• auf das Schönste / auf das schönste übereinstimmen

Weiterhin klein schreibt man feste adverbiale Wendungen nach reiner Präposition/Partikel. Es handelt sich um Wendungen, in denen ein Artikel fehlt und auch nicht wie z.B. bei im (= in dem) oder zum (= zu dem) mit der Präposition verschmolzen ist.

• binnen kurzem, vor kurzem, seit kurzem
• seit langem, vor langem, seit längerem
• von neuem, seit neuestem
• von weitem, bei weitem, bis auf weiteres, ohne weiteres

Outlook: E-Mails vom Chef blau markieren

Outlook 2003 bietet Ihnen die Möglichkeit der automatischen Formatierung. Damit können Sie E-Mails von bestimmten Absendern farblich hervorheben. Es empfiehlt sich allerdings, diese Kennzeichnungen sparsam zu verwenden, damit die Hervorhebung auch eine ist und Ihr Posteingang nicht wie ein gemischter Salat daherkommt. Für farbig markierte E-Mails gehen Sie so vor:
• Markieren Sie in Ihrem Posteingang ein E-Mail, welches Sie in Zukunft blau markieren möchten, zum Beispiel von Ihrem Chef oder E-Mails, welche an Sie gesandt wurden (also nicht Cc… oder Bcc…).
• Wählen Sie nun im Menü Extras / Organisieren und wählen Sie die Funktion Farbe verwenden nun können Sie wählen zwischen Einfärben für E-Mails von einem bestimmten Empfänger oder Nur an mich für E-Mails, welche an mich gesendet wurden.
Diese Funktion geht auch in älteren Outlook-Versionen, dort muss aber mit dem Regelassistenten gearbeitet werden. Falls jemand dafür Unterstützung benötigt, kann er sich ohne Kostenfolge an den Autor unter info@mehrleisten.ch wenden.

Kurs: Effizienter Arbeiten mit Outlook 2003

Datum: 24. Januar 2006, 9 – 17 h, Ort: Olten, Kurskosten Fr. 480.--, pro Teilnehmer ein PC, Inhalt: Wie kann ich mit Outlook 2003 meine Arbeit effizienter gestalten?
Kursbeschreibung (PDF/59KB) | Anmeldung

Recht: Was ist unlauterer Wettbewerb?

Grundsatz: Unlauter und widerrechtlich ist jedes täuschende oder in anderer Weise gegen den Grundsatz von Treu und Glauben verstossende Verhalten oder Geschäftsgebaren, welches das Verhältnis zwischen Mitbewerbern oder zwischen Anbietern und Abnehmern beeinflusst. Die Handlungen sind auch strafbar, wenn sie zugunsten Dritter ausgeführt werden. Unlauter handelt, wer:

• Andere verleumdet 
• Sich selber besser macht, als er/sie ist 
• sich Titel und Berufe anmasst 
• Verwechslungsgefahr schafft 
• unrichtige, irreführende, unnötig herabsetzende oder vergleichende Werbung macht 
• Lockvogelangebote macht: Anbieten von Waren unter dem Einstandspreis 
• die Entscheidfreiheit des Kunden durch aggressive Verkaufsmethoden einschränkt 
• Kunden täuscht über Menge, Preise etc. 
• Vorschriften beim Abzahlungskauf missachtet 
• seine Kunden zum Vertragsbruch mit Konkurrent verleitet, um selber das Geschäft zu machen 
• Angestellte zu pflichtwidrigem Verhalten verleitet (Bestechung bis Geschenke) 
• zum Geschäftsgeheimnis-Verrat anstiftet 
• Unbefugt fremde Offerten und Ähnliches verwertet 
• Arbeitsergebnisse anderer technisch kopiert und verwertet 
• Geschäftsgeheimnisse unrechtmässig verwertet 
• Arbeitsbedingungen nicht einhält, die durch Rechtssatz oder Vertrag auch dem Mitbewerber auferlegt, oder berufs- oder ortsüblich sind 
• wer vorformulierte allgemeine Geschäftsbedingungen verwendet, die in irreführender Weise zum Nachteil einer Vertragspartei führt
• von der unmittelbar oder sinngemäss anwendbaren gesetzlichen Ordnung erheblich abweichen oder eine der Vertragsnatur erheblich widersprechende Verteilung von Rechten und Pflichten vorsehen

Im nächsten Newsletter erfahren Sie, wie Sie sich gegen unlauteren Wettbewerb wehren können.

Rätsel der Woche: Socken

In einem Wäschesack sind 6 Paar weisse und 12 Paar schwarze Socken. Wie oft muss man höchstens hinein greifen, um ein Paar gleichfarbige Socken zu haben?

Lösung des Rätsels von vergangener Woche:
Sie legen alle 5 Stapel auf die Waage, nehmen aber vom 1. Stapel 1 Münze, vom 2. Stapel 2 Münzen, vom 3. Stapel drei Münzen, vom 4. Stapel vier Münzen und vom 5. Stapel fünf Münzen weg. Nun wägen Sie die verbleibenden Münzen. Sind die Falschmünzen in Stapel 1, so wiegen die Münzen 850 minus 1 also 849 Gramm. Sind die Falschmünzen in Stapel 2 so wiegen die Münzen 850 minus 2 also 848 Gramm. Sind die Falschmünzen in Stapel 3, so wiegen die Münzen 850 minus 3 also 847 Gramm usw.

Wer uns die richtige Lösung sendet hat die Chance das Buch „Mit PEP an die Arbeit“ zu gewinnen. Wir verlosen jede Woche ein Buch. Und wer bis Ende Jahr am meisten richtige Lösungen gesandt hat, gewinnt ein Essen für zwei in einem tollen Restaurant

Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500 Solothurn
Telefon: 032 621 76 33 / E-Mail: info@mehrleisten.ch

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