Grüezi
Keiner hat Zeit, jeder hat viel zu tun. Warum? Die Antwort ist ganz
einfach: Die meisten Menschen haben sich hervorragendes fachliches Wissen
angeeignet, aber nie gelernt, wie man im Büro effektiv und effizient
arbeitet.
Der vorliegende wöchentliche Newsletter gibt Ihnen konkrete
Tipps und Anregungen, wie Sie Ihre tägliche Arbeit im Büro besser meistern
können. Viel Spass beim Lesen und Umsetzen.
Produktive Grüsse aus
einem stapelfreiem Büro
Willy Knüsel
Lesen Sie heute:
Spruch und Cartoon der Woche:
Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines einzigen Tages sinnvoll zu
ordnen,
ist alles andere im Leben ein
Kinderspiel.
Goethe
Wie Sie Ihre Produktivität im
Büro steigern
Kennen Sie das - Sie kommen von der Arbeit nach Hause mit dem
unbefriedigenden Gefühl, nichts von dem erledigt zu haben, was Sie sich
vorgenommen hatten?
Ein Grund, wieso es dazu kommt, ist die Neigung,
Dinge vor sich her zu schieben. Die kurzfristige Erleichterung des
Aufschiebens macht jedoch schnell einem unguten Gefühl Platz.
Aufschieberitis deutet auf Überforderung, auf Unentschlossenheit, auf
Unzuverlässigkeit - alles Zeichen mangelnder Selbstorganisation. Besser
ist es, das Problem von vornherein zu vermeiden.
Eine verblüffend
einfache Organisations-Methode, um das Übel Aufschieberitis erfolgreich zu
verhindern, ist das Sofort-Prinzip.
Das Sofort-Prinzip lautet: Alle
zeitlich überschaubaren Aufgaben sollten Sie am besten direkt ausführen.
Denn alles was sofort erledigt wird, ist zehnmal besser, als Aufgaben zu
verwalten, Notizen zu machen oder Pendenzenlisten zu führen.
Das
Sofort-Prinzip ist einfach in der Anwendung und verbessert unmittelbar
Ihre Selbstorganisation. Bei konsequenter Anwendung erzielen Sie eine
spürbare Verbesserung und schaffen sofort Erfolgserlebnisse für sich
persönlich und für Ihr geschäftliches und privates Umfeld.
So gehen
Sie vor:
- Entscheidungen sind die Grundlage für das Sofort-Prinzip
Jede
Aufgabe verlangt nach einer Entscheidung. Treffen Sie diese Entscheidung
möglichst direkt. Entscheiden Sie bei jedem Blatt Papier, bei jedem
E-Mail ob Sie die Aufgabe direkt erledigen, sofort delegieren oder fest
terminieren wollen (Outlook oder Zeitplanbuch). Mit diesem Prinzip
verhindern Sie die Stapelbildung, das wiederholte Prüfen und das Suchen
von Dossiers.
- Alle Aufgaben, deren Erledigung nicht mehr als fünf Minuten dauern,
bearbeiten Sie direkt. Gerade bei kleinen Aufgaben dauert das
Terminieren, Kontrollieren und pendent halten nachweislich das Mehrfache
an Zeit, als die direkte Erledigung.
- Nehmen Sie sich jedes Blatt und jeden Vorgang wenn möglich nur
einmal vor und zwar richtig und vollständig. Schliessen Sie eine Arbeit
vollständig ab und dazu gehören auch die letzten 5% der Arbeit - also
z.B. Schriftstücke ablegen, Adresse speichern, Listen nachführen,
Material versorgen usw. Wenn Sie diese Regel befolgen, verschwinden die
Stapel und die Unordnung nachhaltig.
- Beugen Sie Störungen vor: Wenn Sie Ihre Aufgaben pünktlich und
korrekt abliefern, verhindern Sie automatisch Nachfragen und
Beschwerden.
- Erledigen Sie unangenehme Aufgaben zuerst. Das stärkt Ihr
Selbstvertrauen und Sie können den Rest des Tages entspannter
arbeiten.
Tu es sofort - und Sie können ohne Ballast und schlechtes
Gewissen Ihre Arbeit erledigen.
Vorteil des Sofort-Prinzip:
- Sie tun Dinge nur einmal
- Sie erhöhen Ihre Konzentration
- Sie reduzieren Störungen
- Probleme werden früh gelöst, also wenn sie noch klein sind
- Sie bauen Stress ab und leisten mehr
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Tipps um die
E-Mail-Flut zu bewältigen
Bestimmt die elektronische Post Ihren Tagesablauf? Verschlingt die
Überfülle an Informationen Ihre Zeit? Dann beherzigen Sie die
nachfolgenden Tipps und gewinnen Sie die Kontrolle über Ihre Zeit
zurück:
- Lassen Sie sich nicht dauernd ablenken und bearbeiten Sie E-Mails
nur 2-3 Mal am Tag.
- Schalten Sie Signale aus, die Sie auf neue Mails hinweisen.
- Bearbeiten Sie E-Mails sofort, falls sie sich innerhalb 3 Minuten
erledigen lassen (Löschen, Ablegen, Handeln). Es dauert länger, solche
E-Mails zu terminieren.
- Am Abend sollte Ihr Posteingang leer sein.
- Arbeiten Sie mit Ordnern (siehe Outlook-Tipp)
- Haben Sie sehr viele E-Mails, arbeiten Sie mit Regeln, z.B. alle
Newsletter direkt in einen Ordner leiten (siehe Outlook-Tipp).
- Schreiben Sie aussagekräftige Betreffzeilen und pro E-Mail nur über
ein Thema.
- Verfassen Sie E-Mails inhaltlich klar und verständlich, ohne
Schreibfehler und sauber gestaltet. In den ersten drei Zeilen sollte
ersichtlich sein, worum es geht.
- Gehen Sie sparsam mit den Funktionen Kopie an: Antworten an alle um.
- Auch ein E-Mail ist ein juristisches Dokument und muss aufbewahrt
werden. Aber nicht jedes E-Mail ist juristisch relevant, also:
archivieren was nötig ist und den Rest löschen.
Möchten Sie mehr wissen über E-Mail-Management, dann bestellen Sie das
gleichnamige Buch von Willy Knüsel - hier
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Recht: Ab
welcher Lohnhöhe beginnt die AHV-Pflicht?
Vielfach wird die Meinung vertreten, kleine Zahlungen für gelegentliche
Dienste oder «Bagatelllöhne» seien nicht AHV-pflichtig. Das ist falsch.
Grundsätzlich unterliegt jedes Einkommen der AHV-Pflicht. Das Gesetz lässt
eine einzige Ausnahme zu: Geht eine Person einem Nebenerwerb nach, bei dem
sie bei einem Arbeitgeber höchstens Fr. 2000.- im Jahr verdient, müssen
darauf keine AHV-Beiträge abgerechnet werden. Ein Nebenerwerb liegt aber
nur dann vor, wenn die betreffende Person einen Haupterwerb erzielt.
Falsch ist die immer wieder gehörte Meinung, allgemein sei ein Einkommen
bis zu Fr. 2000.- im Jahr nicht AHV-pflichtig.
Keine Beiträge an die
AHV müssen bezahlt werden auf Militärsold, Versicherungsleistungen bei
Unfall, Krankheit und Invalidität (Ausnahme: AHV-pflichtig sind hingegen
Taggelder der Invalidenversicherung, Lohnfortzahlung des Arbeitgebers bei
Krankheit und Mutterschaftsurlaub), Fürsorgegelder, Familienzulagen,
Stipendien, Leistungen von Pensionskassen, teilweise auf Leistungen der
freiwilligen Vorsorge (Wohlfahrtsfonds) und auf den beitragsfreien
Nebenerwerb.
Outlook Tipp: Ordner
erstellen
Oben habe ich Ihnen geraten, E-Mails in Ordnern zu strukturieren. Aber
wie erstellen Sie einen neuen Ordner? Hier die Anleitung:
Markieren
Sie den Ordner Posteingang. Nun wählen Sie das
Menu Datei, anschliessend
Ordner und klicken auf Neuer
Ordner. Geben Sie den Namen des gewünschten Ordners ein. Die
Ordner werden alphabetisch angezeigt. Wenn Sie als erstes eine Zahl
eingeben wird zuerst numerisch sortiert.
Mit
OK übernehmen Sie diesen neuen Ordner in Ihre
Struktur.
Zum Eröffnen eines Subordners markieren Sie den eben neu
erfassten Ordner und gehen danach gleich vor wie oben beschrieben.
So
machen Sie weiter, bis die gewünschte Struktur vorliegt. Natürlich können
Sie mit Drag und Drop oder mit Löschen die Struktur jederzeit
verändern.
Eine ganz einfache Struktur könnte sein:
- 1ACT wöchentlich
- 2ACT monatlich
- 3Projekte
- 4Lesen
- 5Archiv
(mit der Zahl vor dem Text Ordnen Sie die Ordner gemäss
Ihren Bedürfnissen. Diese Hauptstruktur kann auf weiter unterteilt werden,
z.B. enthält der Hauptordner Projekte die Unterordner der konkreten
Projekte)
Outlook Tipp: Mit
Regeln organisieren
Wie Sie mit Regeln die E-Mails von einem bestimmten Absender direkt und
automatisch in einen Ordner verfrachten oder Newsletter direkt in den
Ordner "Lesen" ablegen, zeigen wir Ihnen hier:
E-Mail-Filter sind dann
ausserordentlich hilfreich, wenn sie grosse E-Mail-Mengen bearbeiten
müssen. Diese Funktion erspart viel Arbeit beim Durchsehen und
Vorsortieren der E-Mails. Wenn die Filter entsprechend konfiguriert sind,
gelangen die E-Mails schon in die definierten Ordner, bevor Sie diese
gelesen haben. Im betreffenden Ordner können sie dann die E-Mails im
entsprechenden Kontext lesen und bearbeiten.
Am einfachsten geht es
folgendermassen: Sie markieren ein E-Mail zum Beispiel einen Newsletter
und klicken auf die rechte Maustaste. Aus dem Drop-Down-Menü wählen Sie
die Funktion Regel erstellen. und Sie erhalten
untenstehende Eingabebox:
Sie setzen einen Haken in den entsprechenden Kästchen, wählen einen
Ordner aus, hier im Beispiel "X Newsletter", klicken auf OK und fertig ist
die Regel, welche von nun an aktiviert ist.
Zum Deaktivieren gehen Sie
in Extras / Regeln und Benachrichtigungen. wo
Sie die eben erstellte Regel deaktivieren oder aktivieren können.
Rätsel der Woche
Heiner rennt nachmittags zum Bahnhof, aber leider ist er zu spät.
Verärgert schaut er auf seine Uhr und stellt fest, dass er seinen Zug um
fünf Minuten verpasst hat, ausserdem bemerkt er, dass nun der
Stundenzeiger genau drei mal länger braucht, um auf die Sechs zu kommen,
als wie der Minutenzeiger. Wie auch immer, es bleibt ihm nichts anderes
übrig als auf den nächsten Zug um 17:00 Uhr zu warten.
Um wie viel Uhr
wäre sein Zug gefahren?
Wer uns die richtige Lösung sendet hat die Chance das Buch "Mit PEP an
die Arbeit" zu gewinnen. Wir verlosen jede Woche ein Buch. Und wer bis
Ende Jahr am meisten richtige Lösungen gesandt hat, gewinnt ein Essen für
zwei in einem tollen Restaurant
Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500 Solothurn
Telefon: 032
621 76 33 / E-Mail: info@mehrleisten.ch
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