Grüezi [Vorname_Name]
50 Prozent meiner Kunden nennen Störungen als Zeitdieb Nummer 1. Deshalb hier weitere Tipps, wie Sie dem begegnen können.
Welche Herausforderungen auch immer auf Sie zukommen, ich wünsche Ihnen im kommenden Jahr viel Kraft, diese zu meistern und denken Sie daran «It’s all up to you».
Das nächste «Mehr leisten» erreicht Sie am 7. Januar 2008
Ihr
Willy Knüsel
Lesen Sie heute:
Sprüche der Woche:
Die besinnlichen Tage zwischen Weihnachten und Neujahr haben schon manchen um die Besinnung gebracht.
Joachim Ringelnatz
Die Ware Weihnacht ist nicht die wahre Weihnacht.
Kurt Marti
Es ist sehr fraglich, ob Gänse, Karpfen und Truthähne das Weihnachtsfest als Erlösung betrachten.
unbekannt
Cartoon der Woche:
Wie Sie Störungen vermindern und Zeit gewinnen
Beachten Sie die nachfolgenden Tipps gegen Störungen und Sie werden sehen, dass Sie nicht nur „beschäftigt“ sind, sondern dass Sie auch etwas erreichen oder bewirken. Sie werden erfahren, dass die alltägliche Hektik weicht und ruhiges Schaffen sich einstellt.
- E-Mails nur dreimal täglich checken
Ein Feldversuch hat es an den Tag gebracht: 70% aller E-Mail-Benutzer öffnen ein eingehendes E-Mail innerhalb von 15 Minuten, um es darauf gleich wieder zu schliessen. Das ist verlorene Zeit – mehr noch – zusätzlich vergeudete Zeit, wenn Sie an das weiter oben Beschriebene denken. Es ist deshalb in den meisten Fällen absolut genügend, wenn Sie Ihre E-Mails dreimal täglich checken und sich dann aber auch die Zeit nehmen, möglichst alle E-Mails abzuarbeiten. Das heisst, jedes E-Mail nur einmal anfassen und nach dem Sofort-Prinzip abarbeiten (siehe Tipp weiter unten).
- Visuelle und auditive Signale ausschalten
Outlook ist ein wunderbares Tool um die persönliche Effizienz zu steigern. Aber es kann auch ganz schön nervtötend sein mit all seinen «Plings» und «Klings», um Sie an Aufgaben, E-Mails und Termine zu erinnern. Gerade im Grossraumbüro tönt es dann wie auf dem Jahrmarkt, wo jeder Computer um mehr Aufmerksamkeit schreit. Schalten Sie deshalb alle automatisch generierten Erinnerungsfunktionen aus und setzen Sie Erinnerungen bewusst und nur dann, wenn Sie einen Termin auf keinen Fall verpassen dürfen.
- Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten schaffen
Wenn Sie etwas vor sich haben, das nur Sie ganz allein tun können und wobei Sie nicht gestört werden wollen, gibt es nur eine Lösung: Zeitfenster schaffen und diese als tabu deklarieren. Untersuchungen zeigen, dass anspruchsvolle Arbeiten mit Störungen doppelt so lange dauern wie ohne Störungen. Die Ausrede «Ich will für meine Mitarbeiter präsent sein» zieht also nicht. Denn ohne Störungen hätten Sie für eine Arbeit eine statt zwei Stunden und demzufolge eine Stunde mehr für Ihre Mitarbeiter. Gewöhnen Sie sich also an, pro Woche im Schnitt 5 bis 9 Stunden für konzentriertes Arbeiten einzuplanen und diese stur einzuhalten.
- Weniger Kommunikationskanäle
Benötigen Sie wirklich all den technischen Schnickschnack wie Handy, Instant Messaging, SMS, Blackberry, Skype… Es gibt Bundesräte, die haben weder Handy noch PC… Jemand hat mal gesagt: «Heute will man überall dabei sein, aber man ist nirgends wirklich da». Kennen Sie den Zustand der vollen Konzentration in ein Thema, ein Zustand der extremen Produktivität und gleichzeitig der totalen Zufriedenheit? Diesen Zustand können Sie nicht erreichen, wenn Sie nicht den Mut haben, Ballast abzuwerfen und alle Kommunikationskanäle zu kappen.
- Langsamer und nicht parallel arbeiten
Inzwischen haben es viele Versuche eindeutig bewiesen: Der Mensch ist nicht für das „Multi-Tasking“, das parallel Arbeiten, geschaffen – auch Frauen nicht. Arbeiten sie bewusst gemächlicher, wickeln Sie Ihre Aufgaben nacheinander ab. Falls es Ihnen schwer fällt, Ihre hektische Arbeitsweise aufzugeben, beschäftigen Sie sich mit Ihrer inneren Einstellung zu Zeit und Leistung.
- Hochs und Tiefs richtig nutzen
Jeder Mensch hat seinen Tagesrhythmus. Schlecht ist es, wenn Sie in Ihren Hochs an langweiligen Sitzungen teilnehmen oder E-Mails bearbeiten. Besser: Versuchen Sie Ihre Hochs für konzentriertes Arbeiten zu nutzen. Die meisten Menschen haben Ihre Hochs in der Zeit von 7 – 10 Uhr morgens und das zweite Hoch ab ca. 15.30 h. In der übrigen Zeit sind Sie bewusst für die „Hektik“ und für Störungen da. Kommunizieren Sie, bearbeiten Sie Ihre E-Mails, erledigen Sie Krimskrams usw. aber versuchen Sie nicht, Arbeiten zu erledigen, die Sie ganz fordern. Das bringt nur Frust und Unzufriedenheit.
- Das Sofort-Prinzip vermindert Störungen
Das Sofort-Prinzip lautet: Alle zeitlich überschaubaren Aufgaben sollten Sie am besten direkt ausführen. Denn alles was sofort erledigt wird, ist zehnmal besser, als Aufgaben zu verwalten, Notizen zu machen oder Pendenzenlisten zu führen. Aufgeschobene Arbeiten generieren Störungen und verschlingen nachweislich mehr Zeit als ihre sofortige Erledigung und werden zudem zu einer mentalen Belastung – einer so genannten inneren Störung. Das heisst nun aber nicht, dass Sie eine Aufgabe sofort angehen, wenn sie eintrifft, also zum Beispiel ein neues E-Mail. Sammeln Sie solche Aufgaben und nehmen Sie sie geplant in Angriff, aber dann nach dem Sofort-Prinzip.
- Tagesplanung gegen Störungen
Externe Störungen sind das Eine, Störungen, die Sie selber produzieren das Andere, sind aber genau so häufig und fatal für Ihre Produktivität. Dagegen hilft eine konsequente Tagesplanung am Vortag. Überlegen Sie sich, was Sie am folgenden Tag alles erledigen wollen und schreiben Sie die Aktivitäten in eine einfache Liste. Markieren Sie weiter die drei wichtigsten Dinge, die Sie unbedingt erledigen wollen. Schliesslich legen Sie die Liste und die wichtigste Arbeit auf Ihr leeres Pult. Beginnen Sie den Tag dann nicht mit E-Mail lesen oder in Stapel kramen, sondern mit genau dieser Arbeit und versuchen Sie sie zu erledigen oder so weit zu kommen, wie Sie sich vorgenommen haben. Diese Vorgehensweise hat drei Vorteile: Erstens, Sie beginnen den Tag mit einem Erfolg, denn das wichtigste des Tages ist bereits erledigt. Zweitens, der Drive dieses ersten Erfolges wird Sie bis weit in den Tag weiter tragen. Und drittens, die Liste wird Ihnen helfen, den Fokus auf den wichtigen Dingen zu behalten und Sie kommen nicht in Versuchung, sich zu verzetteln.
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Wichtiges
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Die Bildlegende: Der oft unterschätzte Einstieg
Ob Artikel, Website oder Newsletter: In der Kommunikation sagt ein Bild oft mehr als viele Worte. Trotzdem respektive gerade deswegen sollte jedes Bild von einer aussagekräftigen Legende begleitet sein.
Aus der Forschung weiss man, dass Fotos auf einer Zeitungs- und Zeitschriftseite den Blick auf sich ziehen. Deshalb räumen Zeitungen und insbesondere Magazine den Bildern so viel Raum ein. Das Bild allein vermag aber oft noch nicht zur Lektüre des dazugehörigen Artikels zu animieren – dies gelingt meist erst im Zusammenspiel mit der Legende.
Wiederholen Sie eine Aussage aus dem Text
Mit «Legende» ist hier aber etwas völlig anderes gemeint als man üblicherweise in wissenschaftlichen Publikationen sieht. Eine Legende beinhaltet eine klare Aussage zum Bild oder darüber hinaus. Und sie weckt das Interesse am Thema und verleitet so dazu, den dazugehörigen Artikel zu lesen. Sie müssen dazu nicht zwingend eine neue Aussage erfinden – Sie dürfen eine aus dem Artikel rezyklieren. Aber bitte nicht wörtlich übernehmen, sondern neu formulieren.
Im Alltag erlebe ich leider oft, dass die Bildlegende als Einstieg ins beschriebene Thema völlig ungenutzt bleibt: Die Bildlegende fehlt ganz, oder sie ist erst nach Lektüre des gesamten Artikels verständlich. Dies missachtet die Tatsache, dass die meisten Leser zuerst Bilder anschauen, bevor sie zu lesen beginnen.
Testen Sie im Zweifelsfall Ihre Bildlegende
Gerade wenn Sie Personen für die Lektüre Ihres Textes gewinnen möchten, die sich normalerweise mit Ihrem Thema wenig bis gar nicht auseinandersetzen, lohnt es sich, in die Suche nach einem guten Bild und in das Formulieren einer guten Legende zu investieren. Als Test, ob die Legende zum Bild ihre Aufgabe erfüllt, legen Sie Bild und Legende einer Person vor, die den Text noch nicht gelesen und zum Thema wenig Bezug hat.
Englisch-Tipps für deutsch Sprechende
Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler
verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.
1. |
If you said him that you would be at his home by 9 a.m., you should have been there at that time. |
2. |
The professor explained that a repetition of what had occurred three years ago was not possible under contemporary conditions. |
3. |
We are good friends. We write another often. |
4. |
The majority of the people were for him. |
5. |
The building will be finished until spring. |
6. |
It needs only five minutes to prepare a Chinese meal. |
7. |
Since I only learned the name of the man this morning, it was impssible for me to get in contact with him. |
Outlook: Jahresansicht im Kalender
Viele Outlook-Anwender vermissen eine Jahresansicht im Kalender. Es gibt sie tatsächlich nicht und es gibt auch keinen Trick, die Kalenderansicht entsprechend zu manipulieren.
Nur wenn Ihnen eine simple Liste reicht, können Sie natürlich die Kalenderansicht «Aktive Termine» einschalten Ansicht / Anordnen nach / Aktuelle Ansicht. Darin sehen Sie zwar Beginn und Ende Ihrer Kalendereinträge; übersichtlich ist das aber nicht.
Doch für Outlook 2007-Anwender gibt es einen Lichtblick: den "Kalenderdruck-Assistenten". Microsoft bietet das Programm auf folgender Internetseite zum Download an:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=de&FamilyID=3f28d5dc-25a4-41bd-9c98-67c47c6cd8ff
Nach der Installation kann der Kalenderdruck-Assistent separat gestartet werden. Sie finden den Programmeintrag im Windows-Startmenü unter:
Alle Programme / Microsoft Office / Microsoft Office Tools.
Neben verschiedenen Tages-, Wochen- und Monatsvorlagen stellt der Kalenderdruck-Assistent auch eine Reihe von Jahresübersichten zur Verfügung. Sie können diese Ansichten einfach nur als Referenz heranziehen oder auch auf Papier ausdrucken.
Für die älteren Outlook-Versionen hat Microsoft nichts Vergleichbares im Angebot.
Noch ein Cartoon, weil Weihnachten ist
Rätsel: Ein halbes Ei
Wie kann man aus einer Schüssel mit Eiern die Hälfte und ein halbes Ei fortnehmen, ohne ein Ei zerbrechen zu müssen?
Lösung: Buchpreis
In einem quadratischen Tanzsaal sollen 10 Sessel so an den Wänden aufgestellt werden, dass an jeder Wand dieselbe Anzahl Sessel steht.
Lösungen Englisch-Tipps
1. |
If you told him that you would be at his home by 9 a.m., you should have been there at that time. |
«he said her» kann man nicht sagen. Möglich, aber viel zu umständlich «he said to her», deshalb «he told her» |
2. |
The professor explained that a repetition of what had occurred three years before was not possible under contemporary conditions. |
«ago» wird in der direkten Rede verwendet, «before» meistens bei Vergangenheitsformen und in Verbindung mit der indirekten Rede.
|
3. |
We are good friends. We write each other often. |
«each other» wird verwendet, wenn es sich um zwei Personen handelt. «one another» gebraucht man, wenn mehr als zwei Personen betroffen sind. |
4. |
The majority of the people was for him. |
Hier ist auf die Bildung des Subjekts genau zu achten. |
5. |
The building will be finished by spring. |
Es wird mindestens bis zum Frühling dauern, heisst; «It will take until spring».
Will man aber sagen: Das Haus wird spätestens im Frühling fertig sein, heisst es: «The building will be finished by spring» |
6. |
It takes only five minutes to prepare a Chinese meal. |
It takes me 5 Min. to prepare a meal.
Aber:
I need 5 Min. to prepare a meal. |
7. |
Since I only learned the man’s name this morning, it was impssible for me to get in contact with him. |
Diese Form des Genitivs im Englischen muss man sich merken (The people’s ideas). |
Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500
Solothurn
Telefon: 032 622 56 56 / E-Mail: info@mehrleisten.ch
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