Mehr Produktivität im Büro

Grüezi

Zeitmanagement – geht das überhaupt? Können Sie zum Beispiel Zeit sparen und später ausgeben? Sie merken schon, nein, das geht nicht. Sie können allenfalls Ihre Aufgaben und Aktivitäten managen.

Wenn wir also von Zeitmanagement reden, dann meinen wir Aufgabenmanagement. Es geht dabei darum, wie wir in einer bestimmten Zeiteinheit mehr erledigen oder Wichtiges erledigen und Anderes sein lassen.

In unserem Hauptartikel finden Sie Tipps, wie Sie mit Aufgabenbündelung Ihre Arbeitszeit besser nutzen, damit Sie rechtzeitig zu Hause sind, um Ihre Zeit auch mit anderen Dingen zu füllen als nur mit Arbeit.

Ihr
Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Wie Sie mit Aufgabenbündelung Ihre Zeit besser nutzen
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende: False friends
• Outlook: So verschicken Sie Ihre Kontaktinformationen per E-Mail
• AufgeLesen: Kaffee hält das Gehirn fit
• Recht: Aufgaben, die nicht im Arbeitsvertrag stehen
• Rätsel der Woche

Sprüche der Woche:

Eins, zwei drei im Sauseschritt
Läuft die Zeit, wir laufen mit,
Schaffen, schuften, werden älter
Träger, müder und auch kälter
Bis auf einmal man erkennt,
Daß das Leben geht zu End

Viel zu spät begreifen viele
Die versäumten Lebensziele,
Freude, Schönheit der Natur,
Gesundheit, Reisen und Kultur.
Darum, Mensch, sei zeitig weise
und arbeite effizienter blockweise!

Wilhelm Busch – leicht abgeändert

Cartoon der Woche:

Die Wähler des Kanton Solothurn haben am 26. November das strengste Antiraucher-Gesetz der Schweiz angenommen.

Wie Sie mit Aufgabenbündelung Ihre Zeit besser nutzen

Gehören Sie auch zu der Spezis Homo Inboxus, der seine E-Mails 20-mal am Tag abruft? Die meisten Manager und Sachbearbeiter könnten dies auf morgens, mittags und abends oder sogar auf 1-mal am Tag reduzieren. Dabei könnten Sie ein Menge Zeit sparen. Denn die blockweise Verarbeitung der E-Mails ist viel schneller und effizienter als das dauernde Konsultieren der Inbox. Zudem nehmen Sie Ihrem Arbeitsalltag eine gehörige Portion Hektik, wenn Sie die E-Mail-Benachrichtigung ausschalten.

Überdenken Sie grundsätzlich alle Ihre Aufgaben, die Sie tagtäglich erledigen: Welche können Sie sinnvoll zusammenfassen und dabei effizienter arbeiten?

Erledigen Sie beispielsweise Telefonate in 1 oder 2 "Telefonierblöcken" pro Tag. Wenn Sie den ersten Gesprächspartner nicht erreichen, wählen Sie gleich die des nächsten Gesprächspartners. Sie nutzen damit die Zeit besser und durch das Blocksystem schützen Sie sich davor, länger oder ausschweifender als nötig zu telefonieren. Sie haben ja vor Augen, wie viele Telefonate Sie noch erledigen möchten. Zudem verschaffen Sie sich telefonfreie Zeiten, in denen Sie konzentriert ohne Unterbrechung arbeiten können.

Dasselbe wie oben gilt natürlich auch für Korrespondenz oder Fax.

Auch Routinearbeiten, wie Rechnungen kontieren, Listen nachführen, Stundenrapporte kontrollieren usw. können Sie sehr gut zusammenfassen und zum Beispiel einmal pro Woche geplant abarbeiten.

Fassen Sie auch alle Aktivitäten zusammen, die mit anderen Personen zusammen hängen. Also rennen Sie nicht bei jeder Frage zum Kollegen oder Chef, sondern sammeln Sie diese in einer Mappe und gehen Sie einmal täglich zu ihm. Dadurch gewinnen Sie selbst und auch die anderen werden es Ihnen danken.

Selbst wenn Sie kein ausgeprägter Perfektionist oder Trödler sind: Es kann leicht passieren, dass wir über einer Aufgabe die Zeit vergessen. Vereinbaren Sie deshalb mit sich selbst, wie lange tägliche Arbeiten dauern sollen, beruflich ebenso wie privat. Setzen Sie sich ein Ziel für grössere Aufgaben. Zum Beispiel, bis um 11 Uhr will ich diesen Bericht fertig haben.

Wie gesagt: Zeit lässt sich weder managen noch sparen. Aber Sie können Ihre Zeit besser nutzen. Das heisst Sie müssen Ihre Aufgaben planen. Dazu gehört, gewisse Aufgaben zu bündeln, aber auch gewisse Aufgaben gar nicht zu machen. Denn ich würde mal behaupten, 30 % der Tätigkeiten sind weder wichtig noch dringend. Nur traut sich das niemand zu sagen.

Wie sagte schon Wilhelm Busch: Eins, zwei, drei im Sauseschritt läuft die Zeit, wir laufen mit… – den ganzen Spruch finden Sie in der Rubrik Spruch der Woche.

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende: False friends

False friends - das sind englische Wörter, die deutschen Begriffen ähnlich klingen, aber etwas völlig anderes bedeuten:

Outlook: So verschicken Sie Ihre Kontaktinformationen per E-Mail

Sind Sie auch schon einmal gebeten worden, Ihre Anschrift, Telefonnummer usw. per E-Mail zu übermitteln? Wenn Sie Ihre Kontaktinformationen dann als Text in eine E-Mail-Nachricht schreiben, tun Sie dem Empfänger jedoch keinen Gefallen. Wesentlich komfortabler ist es, die Daten als Anhang zu übertragen, den der Empfänger dann nur noch speichern muss. Das erreichen Sie mit folgenden Schritten:

Legen Sie im Outlook-Kontaktordner einen neuen Kontakt an und geben Sie darin Ihre persönlichen Daten wie Name, Anschrift, Telefon-, Faxnummer usw. ein. Anschliessend speichern und schliessen Sie Ihre Kontaktinformationen.

Öffnen Sie Ihren eigenen Kontakteintrag sofort wieder.

Wählen Sie im Menü Aktionen den Befehl Weiterleiten.

Daraufhin öffnet sich automatisch ein neues E-Mail mit Ihrem Kontakt als Dateianhang. Sie müssen nur noch den Empfänger auswählen und gegebenenfalls Ihre Botschaft als Nachrichtentext eingeben. Danach klicken Sie auf Senden.

Der Empfänger der Nachricht kann Ihre Dateianhang direkt per Doppelklick öffnen. Sofern er ebenfalls mit Outlook arbeitet, erscheinen die Informationen für ihn sofort als neuer Outlook-Kontakt, den er nur noch speichern muss.

AufgeLesen: Kaffee hält das Gehirn fit

Drei Tassen Kaffee pro Tag können den Abbau der geistigen Leistungsfähigkeit bei älteren Männern reduzieren. Zu diesem Schluss kommen holländische, finnische und italienische Wissenschafter, die in einer gemeinsamen Langzeitstudie 700 Männer mit einem Alter von über 70 Jahren beobachteten.

Mit einem standardisierten Test wurden wiederholt Gedächtnisfunktionen, Sprachgebrauch, Lernfähigkeit und Konzentration festgehalten.

Bei Männern, die keinen Kaffee tranken, verringerte sich diese um fast 10 Prozent. Am besten schnitten die Männer ab, die drei Tassen Kaffee pro Tag konsumierten: Ihre geistige Leistungsfähigkeit verringerte sich im Beobachtungszeitraum nur um 2 Prozent.

Recht: Aufgaben, die nicht im Arbeitsvertrag stehen

Im Arbeitsvertrag sollte stehen, für welche Tätigkeiten ein Angestellter angestellt ist. Steht zum Beispiel kaufmännischer Angestellter im Arbeitsvertrag, so gehören Putzarbeiten nicht zum Jobprofil. Deshalb muss ein Angestellter entsprechende Weisungen seines Chefs nicht befolgen.

Es gibt allerdings Ausnahmen, wenn ausserordentliche Umstände vorliegen. Dazu gehören nicht voraussehbare und deshalb nicht planbare Aufräumarbeiten – etwa nach einem Wassereinbruch oder bei einem kurzfristigen Ausfall der Putzfrau. Wenn diese aber ferienhalber fehlt, kann der Arbeitgeber rechtzeitig einen Ersatz organisieren.

Die Rubrik „Recht“ wird betreut durch die Rechtsanwälte der www.aarejura.ch


 

Rätsel: Marmor im Teich

Fred Blei segelt mit einem Boot über einen kleinen Teich. An Bord befindet sich eine schwere Kugel aus Marmor. Das Gewicht der Kugel drückt das Boot so stark nach unten, dass Fred befürchtet, dass das Boot sinken könne. Daher beschließt er, die schwere Last über Bord zu werfen.

Lösung: Von Bällen und Kisten

Man braucht nur einmal einen Ball aus einer Kiste zu nehmen. Freilich muss es die richtige sein, nämlich die Kiste, die sowohl schwarze als auch weisse Bälle enthält. Wir wissen, dass die Etiketten nicht den Inhalt der einzelnen Kisten angeben, also in der Kiste "Schwarz und Weiss" entweder nur schwarze oder nur weiße Bälle liegen. Ist nun der Ball, den ich entnehme, weiss, dann enthält diese Kiste ausschliesslich weisse Bälle. Damit ist aber schon alles geklärt, denn die Kiste "Schwarz" kann nicht ausschliesslich schwarze Bälle enthalten, also müssen darin sowohl schwarze als auch weiße liegen, und so bleiben für die Kiste "Weiss" als Inhalt nur noch die schwarzen Bälle übrig. Analog schliesst man, wenn der entnommene Ball schwarz ist.

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