Mehr Produktivität im Büro


Grüezi [Vorname_Name]

Der moderne Büroarbeiter wird von ständigem Kommunizieren bestimmt. Im Minutentakt blinken E-Mails auf, das Telefon klingelt, der Organiser ruft zur Sitzung, im Handy klopft der nächste Anrufer, die Sekretärin sendet ein SMS über eine Terminverschiebung, und auf Skype meldet sich der Partner aus London. Es bleibt kaum Zeit, um in Ruhe einem Projekt nachzugehen.

In unserem Hautpartikel erfahren Sie, wie Sie Störungen reduzieren können und wie man mit Störungen umgeht.

Ihr
Willy Knüsel





Lesen Sie heute:




Sprüche der Woche:

Es gibt Menschen, die Fische fangen und solche, die nur das Wasser trüben.
Aus China

Der Furchtmensch ist scheu und unruhig. Seine hastigen, an Störung gewöhnten Freuden sind kurz. Deshalb braucht er Abwechslung. Der Reichtum seines Lebens ist nicht Tiefe sondern Mannigfalt.
Rathenau

Ich kann nicht verstehen, warum man sich im Fernsehen immer für Störungen entschuldigt, aber niemals für das normale Programm.
Otto Preminger

Die Arbeit dehnt sich aus, bis sie die Zeit ausfüllt, die für ihre Ausführung zur Verfügung steht.
Cyril Northcote Parkinson

Jede Arbeit bringt Erfolg, leeres Geschwätz führt nur zu Mangel.
Altes Testament



Cartoon der Woche:







Wie Sie Störungen vermindern und Zeit gewinnen

Es ist der helle Wahnsinn. Seit zwei Stunden versuche ich einen Artikel zu schreiben und ich habe noch keine 10 Silben geschrieben – dafür habe ich drei Telefonanrufe entgegengenommen, zwei Kurzgespräche geführt und vom Computer sind im 10-Minuten-Takt E-Mails mit einem glockenhellen Ping-Laut angekündigt worden.

Elf Minuten: So lange kann sich einschlägigen Studien zufolge der durchschnittliche Büroarbeiter mit einem Thema beschäftigen, bevor er unterbrochen wird.

Wissenschafter fanden weiter heraus, dass sich der Büroarbeiter nach jeder Unterbrechung im Durchschnitt zwei anderen Aufgaben zuwendet, bevor er zur ursprünglichen Aufgabe zurückkehrt – Nota bene etwa 25 Minuten später.

Nach so viel Ablenkung dauert es natürlich, bis er sich wieder in die alte Aufgabe hineingedacht hat – nämlich rund 8 Minuten. Es bleiben dann noch 3 Minuten, bis zur nächsten Unterbrechung.
Eine Studie der US-Firma Basex besagt, dass durch das ständige Unterbrochenwerden 28 Milliarden Arbeitsstunden drauf gehen, was die amerikanische Wirtschaft jährlich 588 Milliarden Dollar kostet.

Nun, Kommunizieren ist Teil des Jobs – aber wie bringen wir Kommunizieren und konzentriertes Arbeiten zusammen? Sind wir dem Fluch der Unterbrechung machtlos ausgeliefert? Natürlich nicht! Es gibt Rezepte gegen die Zeitfalle Störungen:

  • E-Mails höchstens dreimal täglich checken
  • Visuelle und auditive Signale ausschalten (Aufgaben und E-Mails)
  • Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten schaffen ( Telefon auf Zentrale oder Voice Mail / Handy ausschalten / Bürotür schliessen / an einem ruhigen Ort arbeiten)
  • Benötigen Sie wirklich all den technischen Schnickschnack wie Handy, Instant Messaging, SMS, Blackberry, Skype… Es gibt Bundesräte, die haben weder Handy noch PC…
  • Langsamer und nicht parallel arbeiten
    Inzwischen haben es viele Versuche eindeutig bewiesen: Der Mensch ist nicht für das „Multi-Tasking“, das Parallel- Arbeiten, geschaffen. Arbeiten sie bewusst gemächlicher, wickeln Sie Ihre Aufgaben nacheinander ab. Falls es Ihnen schwer fällt, Ihre hektische Arbeitsweise aufzugeben, beschäftigen Sie sich mit Ihrer inneren Einstellung zu Zeit und Leistung.
  • Hochs und Tiefs richtig nutzen
    Jeder Mensch hat seinen Tagesrhythmus. Schlecht ist es, wenn Sie in Ihren Hochs an langweiligen Sitzungen teilnehmen oder E-Mails bearbeiten. Besser: Versuchen Sie Ihre Hochs für konzentriertes Arbeiten zu nutzen.
    Die meisten Menschen haben Ihre Hochs in der Zeit von 7 – 10 Uhr morgens und das zweite Hoch ab ca. 15.30 h.
    In der übrigen Zeit sind Sie bewusst für die „Hektik“ und für Störungen da. Kommunizieren Sie, bearbeiten Sie Ihre E-Mails, erledigen Sie Krimskrams usw. aber versuchen Sie nicht, Arbeiten zu erledigen, die Sie ganz fordern. Das bringt nur Frust und Unzufriedenheit.
  • Das Sofort-Prinzip vermindert Störungen
    Das Sofort-Prinzip lautet: Alle zeitlich überschaubaren Aufgaben sollten Sie am besten direkt ausführen. Denn alles was sofort erledigt wird, ist zehnmal besser, als Aufgaben zu verwalten, Notizen zu machen oder Pendenzenlisten zu führen.
    Aufgeschobene Arbeiten generieren Störungen und verschlingen nachweislich mehr Zeit, als ihre sofortige Erledigung und werden zudem zu einer mentalen Belastung – einer so genannten inneren Störung

Ein PEP Training und Sie haben mehr Zeit für Wichtiges
Ein PEP-Training ist deshalb so erfolgreich, weil es dort beginnt, wo herkömmliche Seminare in der Regel aufhören: Bei der Umsetzung des Erlernten am Arbeitsplatz, dem Alltagstransfer. Wir erzielen unsere Ergebnisse mit mehreren, zeitlich versetzten Lernanstössen und einer Mischung aus Gruppenarbeit und Einzelcoaching.

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Der Absatz: Bündeln, was zusammengehört

Nicht nur Zwischentitel können einen längeren Text optisch und inhaltlich gliedern. Auch das Unterteilen mittels Absätzen (oder Abschnitten) ist ein wichtiges Gliederungsmittel. Unser Auge reagiert ganz anders auf eine voll geschriebene A4-Seite als auf denselben Text, der mittels Abschnitten in kleinere Einheiten aufgebrochen ist.
Die Absätze sollen aber nicht zufällig oder allein aufgrund optischer Kriterien entstehen: Wichtig ist, Zusammengehörendes zu bündeln und neue Gedankengänge in einem neuen Absatz aufzugreifen.

Die inhaltliche und optische Gliederung ergänzen sich

Die Absätze sind ausserdem klar voneinander zu trennen: Mindestens eine halbe Zeilenhöhe sollte der leere Platz ausmachen, damit das Auge die Trennung klar erkennt. Und um das Auge resp. das Hirn nicht unnötig zu irritieren, sollten die Abstände zwischen den Abschnitten immer gleich gross sein.

Ein solcherart gebündelter Text erhält durch die Zwischen- oder Untertitel den letzten Schliff: Ungefähr alle zwei bis vier Abschnitte sollte ein Zwischentitel als weiteres Gestaltungselement gesetzt werden. Da ein Zwischentitel inhaltlich mit dem Folgeabschnitt zusammenhängt, jedoch kaum mit dem vorangehenden, ist der Abstand vor dem Zwischentitel erkennbar grösser zu gestalten als jener danach. Idealerweise ist zudem der Abstand nach dem Zwischentitel nicht kleiner als der Abstand zwischen zwei Abschnitten.

Ein gut formulierter Text verdient ein unterstützendes Layout

Derart gestaltet, erkennt das Auge resp. das Hirn des/der Lesenden sofort, was zusammengehört, und hat zahlreiche Möglichkeiten, eine abgebrochene Lektüre weiter unten im Text wieder aufzunehmen.

Die Rubrik „Kommunikation“ wird verfasst durch Kommunikationsexpertin:
Myriam Holzner, Kürze&Würze GmbH, Bern, www.kuerzeundwuerze.chholzner@kuerzeundwuerze.ch





Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.


1.

It was understood by all present that the situation was a completely different one from that of five years ago.

2.

He said her that the food was cold.

3.

Is he happy here? Yes, I think.

4.

They greeted another warmly.

5.

The sailor told a very interesting story, but that what he said he had done was simply impossible.

6.

The employee was finally fired because he never came to work in time.




Outlook: Schnell einen Ordner finden

Vielleicht kennen Sie das Problem: mit der Zeit wird die Ordnerliste in Outlook immer umfangreicher. Und wenn Sie einen bestimmten Ordner suchen, nimmt das unnötig viel Zeit in Anspruch.

Der folgende wenig bekannte Trick kann Ihnen daher in Zukunft viel Zeit sparen: klicken Sie in die Ordnerstruktur und tippen Sie die ersten Buchstaben des Ordnernamens ein. Outlook springt darauf automatisch auf die erste Fundstelle und Sie können mit Return in den Ordner wechseln. Handelt es sich noch nicht um den gesuchten Ordner, geben Sie die Zeichen einfach erneut ein.


Rätsel: Tanzsaal

In einem quadratischen Tanzsaal sollen 10 Sessel so an den Wänden aufgestellt werden, dass an jeder Wand dieselbe Anzahl Sessel steht.


Lösung: Buchpreis

Für ein Buch zahlt man 7 Franken und dazu noch die Hälfte des Preises. Wie viel kostet das Buch also?

14 Franken


Lösungen Englisch-Tipps

1.

It was understood by all present that the situation was a completely different one from that of five years before.

«ago» wird in der direkten Rede verwendet, «before» meistens bei Vergangenheitsformen und in Verbindung mit der indirekten Rede.

2.

He told her that the food was cold.

«he said her» kann man nicht sagen. Möglich, aber viel zu umständlich «he said to her», deshalb «he told her»

3.

Is he happy here? Yes, I think so.

Ich denke, es ist so, heisst übersetzt «I think so» und nicht «I think» oder «I think it».

4.

They greeted each other warmly.

«each other» wird verwendet, wenn es sich um zwei Personen handelt. «one another» gebraucht man, wenn mehr als zwei Personen betroffen sind.

5.

The sailor told a very interesting story, but what he said he had done was simply impossible.

«that what» gibt es im Englischen nicht.

6.

The employee was finally fired because he never came to work on time.

Difficult correct sentence. On time = pünktlich «In time» wird nur verwendet, wenn man damit ausdrücken will, dass man rechtzeitig ist, um etwas zu erreichen.



Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500 Solothurn
Telefon: 032 622 56 56 / E-Mail: info@mehrleisten.ch

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