Mehr Produktivität im Büro

Grüezi

Kürzlich hat mir ein Bekannter erzählt, dass während der Bankenkrise vor einigen Jahren alle Assistentinnenstellen auf seiner Führungsstufe gestrichen wurden.

Das Erstaunliche sei gewesen, dass für die betroffenen Führungskräfte die Arbeitsbelastung danach kaum grösser war und die Qualität ihrer Arbeit nicht gelitten hat.

Waren all die Assistentinnen einfach faul und/oder unfähig oder liegt da ein Fehler im System? Mehr dazu in unserem Hauptbeitrag

Ihr
Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Hinterfragen Sie regelmässig Ihre Aufgaben
• Der Untertitel: Die oft vergessene Wiedereinstiegshilfe
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende
• Outlook: Wie Telefonnummern in Outlook erfassen
• Rätsel: Buchpreis

Sprüche der Woche:

Wenn sie nicht alle Anstrengungen auf die Wirkung ihrer Leistungen konzentrieren, setzen die Realitäten ihrer Stellung sie ausser Gefecht.
Peter F. Drucker

Das grundlegende Geheimnis der Kunst des Managens besteht im Delegieren.
Cyril Northcote Parkinson

Eine sehr gute Art, eine angenehme Atmosphäre zu schaffen, ist, die Leute in einem Betrieb so viel wie möglich selber machen und die Entscheidungen auf dem niedrigst möglichen Niveau treffen zu lassen: das ist die beste Methode, Führungskräfte zu trainieren.
Cyril Northcote Parkinson

Du bist nicht für das Universum verantwortlich: du bist verantwortlich für dich selbst.
Arnold Bennett (1867-1931), engl. Schriftsteller

Grundlage jeder wahren Verantwortung und damit der höchsten Form von Menschenwürde bleibt es, sich darüber klar zu werden, was das, was man tut, wirklich bedeutet.
Max Steenbeck, dt. Physiker

Verantwortlich ist man nicht nur für das, was man tut, sondern auch für das, was man nicht tut.
Laotse

Die Nichtausübung von Macht missfällt den Leuten. Und wohlgemerkt: nicht den Chefs missfällt das, sondern den Untergebenen.
Luciano de Creszenzo, ital. Schriftsteller

Eine von einem Löwen geführte Armee von Rehen ist gefährlicher als eine von einem Reh geführte Armee von Löwen.
Plutarch, griech. Philosoph

Führungsstärke zeigt sich nicht darin, kernige Ziele zu vereinbaren, sondern knackige Resultate zu erreichen.
unbekannt

Cartoon der Woche:

Hinterfragen Sie regelmässig Ihre Aufgaben

Kürzlich hat mir ein Bekannter erzählt, dass während der Bankenkrise vor einigen Jahren alle Assistentinnenstellen auf seiner Führungsstufe gestrichen wurden.

Das Erstaunliche sei gewesen, dass für die betroffenen Führungskräfte die Arbeitsbelastung danach kaum grösser war und die Qualität ihrer Arbeit nicht gelitten hat.

Der Bekannte erzählte weiter, man habe danach gemerkt, dass die Assistentinnen viele Aufgaben gemacht hätten, die eigentlich niemand richtig benötigt habe. Zum Beispiel Statistiken für die sich niemand interessiert, Listen und Rapporte, die keiner anschaut, Aufgaben, die keine Wirkung haben.

Ich will nun natürlich nicht die Assistentinnen schlecht machen. Im Gegenteil, viele Chefs würden ohne Assistentin gar nicht mehr funktionieren.

Wo liegt nun aber das Problem von unserem Beispiel?

Die Eisenhower-Methode unterscheidet Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Demzufolge kann man folgende Klassierung treffen:

A Aufgaben sind wichtig und dringend und deshalb sofort zu erledigen

B Aufgaben sind wichtig aber nicht dringend und können geplant werden.

C Aufgaben sind dringend aber nicht wichtig

Hier fängt das Problem an. Was macht man mit C Aufgaben? In der Theorie wird gesagt, dass man solche Aufgaben entweder delegieren, hinterfragen oder ablehnen soll.

Wenn nun Führungskräfte C Aufgaben nie ablehnen oder hinterfragen und einfach an Ihre Assistentinnen weiter delegieren, dann kommt es so heraus wie in unserem oben aufgeführten Beispiel.

Das Problem liegt also im Führungsverhalten der Chefs. Wenn Führungskräfte nicht den Mut haben auch einmal «Nein» zu sagen oder Aufgaben immer wieder zu hinterfragen, dann ist der einfachste Weg, solche Tätigkeiten zu delegieren.

Nun wäre es zu einfach, die Schuld nur den Chefs anzulasten. Natürlich haben auch die Assistentinnen eine Verantwortung. Auch sie (so wie ihre Chefs) können ihre Tätigkeiten und ihre Aufgaben immer wieder hinterfragen:

- Was bringt diese Aufgabe dem Team / der Firma?

- Was würde passieren, wenn ich diese Aufgabe ersatzlos streiche?

- Könnte ich eine Aufgabe vereinfachen oder reduzieren?

- Hat diese Tätigkeit irgendeine Wirkung auf den Erfolg unserer Firma?

- Welche Aufgaben würde ich weglassen, wenn ich ab morgen nur noch 50% tätig wäre?

Ein Teilnehmer an einem Seminar hat mir Folgendes erzählt: Einmal im Jahr sitzt das Team zusammen und entscheidet über eine Aufgabe, die von nun an weggelassen wird. Die Erfahrungen damit seien nur positiv und Probleme hätte es noch nie gegeben.

Ich schlage Ihnen vor, dass Sie dieses Ritual auch in Ihrem Bereich einführen und zwar nicht einmal, sondern zweimal im Jahr!

Der Untertitel: Die oft vergessene Wiedereinstiegshilfe

Wer einen Text schreibt, geht davon aus, dass er bis zum Ende gelesen wird. Nur: Wie oft brechen Sie selber die Lektüre eines Textes mittendrin ab?

Die möglichen Gründe sind zahlreich. Äussere Einwirkungen wie ein klingelndes Telefon können wir als Autor/in wenig beeinflussen. Selbstverschuldetes wie Langeweile, Unverständnis und Ungeduld hingegen schon.

Idealerweise formulieren wir einen Text von Anfang bis Ende derart spannend, dass unser Zielpublikum sogar das Telefon klingeln lässt und weiter liest. In der Realität gibt es aber in vielen Texten Passagen, die nicht für alle Adressaten spannend sind: Für Personen mit Vorwissen interessante (technische) Details langweilen eine Person ohne Vorwissen – sie unterbricht die Lektüre.

Packen Sie die Chance, das Interesse noch einmal zu wecken

Im schlechtesten Fall beginnt der Leser mit der Lektüre des nächsten Artikels resp. legt den Brief / die Medienmitteilung etc. halb gelesen ins Altpapier. Doch es gibt ein erprobtes Mittel, um «aussteigende» Leser wieder in Ihr Schreiben zu ziehen: Zwischentitel.

Denn Zwischen- oder Untertitel dienen längst nicht nur der optischen Auflockerung eines Fliesstexts. Gezielt formuliert und platziert wirken Zwischentitel als Wiedereinstiegshilfe. Durch ihre fette und evtl. auch grössere Schrift heben sie sich vom Lauftext ab und springen ins Auge. Vermag einer der folgenden Zwischentitel das Interesse des Lesenden (wieder) zu wecken, ist die Chance gross, dass er nach dem besagten Zwischentitel weiter liest – oder eben «wiedereinsteigt».

Gute Zwischentitel erlauben es, das Ziel im zweiten Anlauf zu erreichen

Mit grosser Wahrscheinlichkeit wird dem/der Leser/in früher oder später eine Information fehlen, weil sich diese in der ausgelassenen Textpassage befindet. Gut möglich, dass die lesende Person deshalb noch einmal den Artikel von vorne beginnt, sich durch den für sie langweiligen Teil durcharbeitet – und Ihren Text schliesslich in voller Länge gelesen hat.

Es lohnt sich also, nicht nur dem Titel, sondern auch den Zwischentiteln volle Aufmerksamkeit zu schenken – auch bei Medienmitteilungen und schriftlich abgegebenen Referaten. Für Zwischentitel gelten übrigens dieselben Grundsätze wie für den Titel – nachzulesen im Newsletter von letzter Woche (Hyperlink). Insbesondere gilt: Nicht mehr als ein Zwischentitel in Form einer Frage.

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

Outlook: Wie Telefonnummern in Outlook erfassen

Sicher werden Sie in Ihren Outlook-Kontakten nicht nur Namen, E-Mail-Adressen und Postadressen, sondern auch Telefon- und Faxnummern erfassen.

Aber haben Sie sich schon einmal Gedanken über das Format der Rufnummern Gedanken gemacht? Das sollten Sie aber, denn nur wenn Sie Telefon- und Faxnummern im so genannten "kanonischen" Format eingeben, sind die Nummern auch beim Faxen und Telefonieren direkt aus Outlook verwendbar.

Doch was heißt "kanonisches" Format? Es heißt, dass Telefonnummern nach folgendem Prinzip aufgebaut sein müssen:

+<Ländervorwahl> (<Ortsvorwahl ohne führende Null>) <Rufnummer>

Eine Rufnummer im Stadtgebiet von Zürich müsste also folgendermassen erfasst werden:
+41 (44) 8889933

Was machen Sie nun, wenn Ihre Telefonnummern nicht dem kanonischen Format entsprechen und mal so «0041 (0)44 1234567», mal so «044-1234567» oder mal so «(044) 12345-67» in Ihren Kontakten stehen?

Die Antwort: Entweder Sie ändern alles manuell oder Sie verwenden einen Makro oder eine Tool, welches Ihnen diese Änderung automatisch macht.

Falls Sie ein solches wünschen, melden Sie sich unter info@mehrleisten.ch.

Rätsel: Buchpreis

Für ein Buch zahlt man 7 Franken und dazu noch die Hälfte des Preises. Wie viel kostet das Buch also?

Lösung: Buchstabe

P R F E O ... Diese Reihe soll um einen Buchstaben ergänzt werden. Um welchen?

R hat einen Strich mehr als P
E hat einen Strich mehr als F

Also folgt auf O der Buchstabe Q, da auch dieser einen Strich mehr hat.

Lösungen Englisch-Tipps

Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500 Solothurn
Telefon: 032 622 56 56 / E-Mail: info@mehrleisten.ch

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