Mehr Produktivität im Büro


Grüezi

„Ich brauche mein kreatives Chaos“ oder „Wer aufräumt, ist nur zu faul zum Suchen“. Kennen Sie diese Pseudo-Argumente gegen ordentliche Arbeitsplätze?

Erfahren Sie in unserem Hauptbeitrag, wie Sie das ändern können.

Ihr
Willy Knüsel

PS:
«Wie Sie mit Fehlern souverän umgehen» war das Thema der letzten Ausgabe.

Eine Leserin hat mir Folgendes geschrieben: «Das Thema fand ich besonders spannend. Was mich aber zusätzlich interessiert, wie reagiert man als Angestellte auf einen Schwall Vorwürfe bzw. wie ist die korrekte Verhaltensweise, wenn ein Chef all Ihre gut gemeinten Ratschläge nicht kennt oder kennen will? Was meine Sie dazu?

Wie würden Sie einen solchen Chef zähmen, wie würden Sie reagieren? Ich freue mich auf Ihren Input unter info@mehrleisten.ch.





Lesen Sie heute:




Sprüche der Woche:

Schwillt deinem Vorgesetzten die Zornesader, so geh' ihm aus dem Weg. Am Ende könnte ihn eine richtige Antwort auf seine Frage weiter erzürnen.
Aus Ägypten

Der beste Chef wird von den Mitarbeitern kaum wahrgenommen. Nicht besonders gut ist es, wenn man ihm unterwürfig gehorcht oder ihn mit Überschwang begrüsst. Schlecht ist es, wenn man ihn verabscheut. Von einem guten Chef, der wirkungsvoll arbeitet, wird man nach vollbrachter Arbeit und erreichten Zielen sagen: "Das haben wir ohne ihn geschafft!"
Laotse

Ein gescheiter Mann muss so gescheit sein, Leute einzustellen, die viel gescheiter sind als er.
John F. Kennedy

Es strengt sicher weit weniger an, für einen Chef zu arbeiten, der nicht ständig zu beweisen versucht, dass er der Boss ist.
Cyril Northcote Parkinson

Zi-lu fragte, wie man dem Herrscher dienen solle. Konfuzius antwortete: "Den Herrscher niemals täuschen. Sollte es erforderlich sein, sich ihm offen widersetzen."
Konfuzius

Die Mitarbeiter lassen sich lieber von einer Frau überzeugen als von einem Mann anschreien.
Annette Winkler, dt. Unternehmerin des Jahres 1991



Cartoon der Woche:





Ordnung halten ist kein Privatvergnügen

„Ich brauche mein kreatives Chaos“ oder „Wer aufräumt, ist nur zu faul zum Suchen“. Kennen Sie auch diese Pseudo-Argumente gegen ordentliche Arbeitsplätze? Lassen Sie sie keinesfalls gelten! Dutzende von Untersuchungen über Zeitmanagement und Organisation haben eindeutig ergeben, dass Ordnung in den Gedanken Ordnung am Arbeitsplatz voraussetzt.

Sagen Sie Ihren Mitarbeitern immer wieder: „Ich wünsche, dass Sie Ihren Arbeitsplatz abends aufräumen. Es sollen keine Zettel, Werkzeuge oder gar Reste von Mahlzeiten herumliegen.“ Gehen Sie grundsätzlich mit gutem Beispiel voran. Sicherlich haben Sie als Chef die vielfältigsten Aufgaben in Ihrer Firma zu lösen und die größte Papierflut zu bewältigen. Seien Sie trotzdem das beste Vorbild – auch bei der Ordnung in Ihrem Büro.

Bestehen Sie darauf, dass jeder Mitarbeiter den eigenen Arbeitsplatz so organisiert, dass Sie und seine Kollegen ohne Probleme wichtige Unterlagen, Werkzeuge, Schlüssel etc. finden. Sagen Sie klipp und klar: „Wenn Sie morgen krank werden, müssen wir hier alles so vorfinden, dass möglichst viele Ihrer Aufgaben von anderen Mitarbeitern erledigt werden können.“

Die wichtigsten Regeln für mehr Ordnung am Arbeitsplatz:

  • Trennen Sie aktives und passives Material am Arbeitsplatz. Aktiv ist alles, was Sie für Ihre Arbeit benötigen. Haben Sie ein Dokument, ein Nachschlagwerk, ein Dossier oder einen Ordner mehr als ein Jahr nicht angefasst, so werfen Sie es fort oder legen Sie es ins Archiv.
  • Hören Sie auf zu sammeln! Bevor Sie etwas sammeln, fragen Sie sich immer: Falls ich diese Information wieder benötige, wo könnte ich sie beschaffen? Oder: Was kann passieren, falls ich diese Information jetzt entsorge?
  • Informationen, die Sie häufig benötigen sind nah, jene, die Sie selten benötigen sind weiter weg abgelegt.
  • Liegende Stapel gibt es nicht! Verwenden Sie Hängeregister oder Stehmappen für aktuelle Prozesse und Informationen.
  • Auf dem Arbeitsplatz liegt nur die aktuelle Arbeit. Das fördert die Konzentration und Sie kommen nicht in Versuchung, von einer Arbeit zur nächsten zu hüpfen.

Kurshinweis: Mit PEP an die Arbeit

Weniger Stress, dafür mehr Übersicht und Gelassenheit. In diesem Kurs erfahren Sie, wie Sie Ihre Arbeit leichter meistern und mehr Zeit für Wichtiges finden.

Der kaufmännische Verband führt am 13. November 2007 diesen Kurs mit Willy Knüsel als Kursleiter durch. Nähere Informationen erfahren Sie hier
http://www.sfw.ch/80/Seminare/Administration.html





Der Titel: Ein Blickfang, der neugierig macht

Ein guter Text besticht nicht allein durch seinen Inhalt. Die optische Darstellung, auch äussere Gliederung genannt, ist oft entscheidend, ob er gelesen wird oder nicht. Gerade in der heutigen Informationsflut sind wir alle täglich, ja stündlich daran, zu entscheiden, ob wir einen Brief / einen Zeitungsartikel / ein E Mail / ein Inserat sofort lesen, später lesen oder ungelesen in die runde Ablage befördern.

Der Titel spielt eine zentrale Rolle, ob der Leser einen Text zu lesen beginnt oder nicht. Auch Sie überfliegen morgens in der Zeitung die Titel (oder Schlagzeilen) und entscheiden, ob Sie weiter lesen oder nicht. Weckt ein Titel Ihr Interesse, lesen Sie weiter – sogar ein Werbemailing einer Ihnen unbekannten Firma.

Ein Titel gelingt nicht zufällig

Einen guten Titel zu formulieren, ist Knochenarbeit. So gibt es beispielsweise Zeitungen, die für das Formulieren der Schlagzeilen eigene Spezialist/innen angestellt haben. Denn ein Titel soll kurz und aussagekräftig sein, dynamisch wirken und das Interesse wecken.

Möchten Sie, dass Ihr Brief / Ihr Artikel in der Mitarbeitendenzeitung / Ihre Medienmitteilung auf der Redaktion / Ihr E Mail gelesen wird, investieren Sie Zeit und Denkarbeit in den Titel. Einige Tipps, wie ein guter Titel aussieht:

  • Ist der Titel gross und fett, springt er ins Auge – auch das Betreff eines Briefes.
  • Idealerweise ist ein Titel nur 1 Zeile lang.
  • 2-zeilige Titel werden gezielt umgebrochen: Normalerweise ist die zweite Zeile länger als die erste, wobei auf einer Zeile bleibe, was inhaltlich zusammengehört.
  • Ein Titel soll mehr als nur zwei Wörter enthalten.
  • Ein Verb macht den Titel dynamisch.

Provozierende Aussagen wecken das Interesse

Ob Sie sich für eine klare Aussage, eine Frage oder ein Zitat entscheiden, hängt letztlich mit der Art Ihres Textes zusammen. Insbesondere Fragen gilt es aber eher zurückhaltend einzusetzen: Der moderne gestresste Mensch hat meist genügend offene Fragen – er sucht und ist empfänglicher für Antworten. Dasselbe gilt übrigens für Titel von Veranstaltungen und Referaten: Provozieren Sie lieber mit einer klaren Aussage, als eine Frage aufzuwerfen.

Zum Veranschaulichen einige in der Realität gefundene Titel und wie sie besser daherkommen könnten:

Beispiel 1: Titel einer Medienmitteilung
Bericht des Bundesrates über staatliche Beihilfen an Unternehmen
Der Titel wurde nicht gezielt umgebrochen und sagt wenig aus – Alternativvorschlag:
Bericht zeigt: Die EU schränkt den
Steuerwettbewerb durch staatliche Beihilfe ein

Beispiel 2: Titel eines Artikels in einer Kundenzeitschrift
Mehrwertsteuer-Vereinfachung
auf guten Wegen
Der Titel enthält kein Verb, dafür ein aus zwei langen Substantiven zusammengesetztes Wort-Ungetüm inklusive Substantivierung – Alternativvorschlag:
Gute Aussichten für Unternehmen:
Die Mehrwertsteuer wird einfacher

 Beispiel 3: Titel eines Artikels in einer Branchenzeitschrift
66. GFM-Generalversammlung
Der Titel sagt wenig aus und hat mit dem Inhalt des Artikels auch kaum etwas zu tun (es geht um einen Rückblick des GFM-Präsidenten, der anlässlich der Generalversammlung zurücktrat) – Alternativvorschlag:
«Die 16 Jahre als Präsident
lehrten mich die Freude am Wandel»
Zitate – auch verkürzte wie in diesem Falle – sind oft ein gelungener Einstieg für einen Artikel.


Die Rubrik „Kommunikation“ wird verfasst durch Kommunikationsexpertin:
Myriam Holzner, Kürze&Würze GmbH, Bern, www.kuerzeundwuerze.ch holzner@kuerzeundwuerze.ch





Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

1.

Has the new restaurant opened yet? Yes I think.

2.

If he won more tennis matches as I it was only because he cheated.

3.

He told his acquaintance that he had first visited Rome seven years ago.

4.

The parents were not lucky about the bad grades their children had brought home from school.

5.

Her book is thick, but my sister’s is still thicker than hers.

6.

We have right when we ask you to respect others.

7.

The eyes of the woman are a shade of blue the likes of which you have never seen before.




Outlook: Löschen von Einträgen in der Autovervollständigung

In der letzten Ausgabe habe ich Ihnen die Vorschlagsliste bei der Adresseingabe in einem E-Mail vorgestellt.

Was ich Ihnen nicht gesagt habe, ist, wie man Einträge aus dieser Liste löschen kann.

Wenn Sie nämlich eine falsche E-Mail-Adresse eingegeben haben und das E-Mail versandt haben, so bleibt diese Adresse für immer in der Vorschlagsliste gespeichert. Wenn Sie nun später die Anfangsbuchstaben des Empfängers eingeben, bringt er Ihnen die falsche und die korrekte Adresse (falls Sie auch diese je einmal eingetippt haben) als Vorschlag. Wenn sie nun nicht aufpassen, kann es Ihnen passieren, dass Sie immer wieder die falsche Adresse wählen.

Das Problem ist einfach zu lösen: Sie wählen die ersten Buchstaben der Adresse und Outlook zeigt Ihnen die entsprechenden Adressen an. Nun gehen Sie mit der Taste (Pfeil nach unten) auf den entsprechenden Eintrag und löschen Sie ihn mit der Taste Delete.



Rätsel: Buchstabe

P R F E O ...

Diese Reihe soll um einen Buchstaben ergänzt werden. Um welchen?

Lösung: Wichtiges Organ

Metalle werden aus mir gewonnen und setze ich einen Buchstaben voran, so bin ich eines der wichtigsten inneren Organe deines Körpers.

Herz

 

Lösungen Englisch-Tipps

1.

Has the new restaurant opened yet? Yes I think so.

Ich denke es ist so, heisst übersetzt «I think so» und nicht «I think it» oder «I think».

2.

If he won more tennis matches than I it was only because he cheated.

«As» = «als» im Sinne von gleichwertig
Beisp.:I have as much money as you.
«Than» = «als» im Sinne von unterschiedlich
Beisp.: I have more money than you.

3.

He told his acquaintance that he had first visited Rome seven years before.

«ago» wird in der direkten Rede verwendet, «before» meistens bei Vergangenheitsformen und in Verbindung mit der indirekten Rede.

4.

The parents were not happy about the bad grades their children had brought home from school.

«to be happy» heisst: glücklich sein.
«to be lucky» heisst: Glück haben

5.

Her book is thick, but my sister’s is even thicker than hers.

«Still» heisst zwar «noch», aber nur im zeitlichen Sinn. Das englische Wort für  «noch» im Sinn von «sogar» heisst «even».

6.

We are right when we ask you to respect others.

Die Wendung «man hat Recht» darf nicht wörtlich übersetzt werden; im Englischen heisst es «man ist (im) Recht».

7.

The woman’s eyes are a shade of blue the likes of which you have never seen before.

Diese Form des Genitivs im Englischen muss man sich merken (The people’s ideas).



Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500 Solothurn
Telefon: 032 622 56 56 / E-Mail: info@mehrleisten.ch

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