Mehr Produktivität im Büro

Grüezi

Wieso gibt es Menschen, die in einer gewissen Zeitspanne mehr, ja sogar doppelt so viel erledigen wie andere? Und wieso sind gerade jene Zeitgenossen gestresst oder erschöpft, die Mühe haben, den Tag optimal zu nutzen?

Oft liegt es am effizienten Umgang mit der Zeit und an Zeitdieben. In unserem Hautpartikel lesen Sie, wie Sie am besten mit Zeitdieben umgehen.

Ihr
Willy Knüsel

PS:
Der Beitrag „Zeitdiebe bei der Arbeit“ ist am 4./5. November auch in der Alpha-Beilage der Sonntagszeitung und des Tagesanzeigers erschienen.




Lesen Sie heute:

• Wie Sie mit Zeitdieben umgehen (Teil 1)
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende: False friends
• Outlook: Wie Sie sich mit Kategorien besser organisieren (Teil 2)
• Recht: Eine zweite Probezeit ist unzulässig
• Rätsel der Woche

Sprüche der Woche:

„Diejenigen, die ihre Zeit schlecht nutzen, beschweren sich als Erste über deren Kürze.“
Jean de La Bruyère, französischer Schriftsteller

„Zeit ist wie Geld: Verschwenden Sie sie nicht, und Sie werden immer im Überfluss davon haben.“
Francesco Guicciardini, italienischer Politiker

„In einem Jahr stehen allen Menschen 365 Tage bzw. 8760 Stunden bzw. 525600 Minuten  zur Verfügung. Die Zuteilung der Zeit ist die einzige Gerechtigkeit. Was wir daraus machen, liegt an uns.“
unbekannt

Cartoon der Woche:

Quelle: Georg Zitzmann / www.showzeichner.com

Wie Sie mit Zeitdieben umgehen (Teil 1)

Zeitdiebe hindern uns, effizient und erfolgreich zu sein. Nachfolgend einige Zeitdiebe und was Sie dagegen machen können:

Zeitfalle Suchen – Ordnung und Struktur statt Stapel
Ein Sachbearbeiter, der fünf grosse Papierstapel auf seinem Schreibtisch hatte, erzählte uns einmal mit einem Pokerface: „Ich weiss genau, wo ich was finde. Dies hier ist mein System!“ und er zeigte auf seine fünf Stapel auf seinem Pult. Da klingelte das Telefon. Der Anrufer fragte nach einem Brief, den er vor ein paar Tagen zugesandt hatte. Unser Mann antwortete ins Telefon „Ja, sicher, einen Augenblick bitte“, und machte sich über seine Stapel her. Er blätterte und blätterte und wurde immer röter im Gesicht, bis er dem Anrufer verlegen sagte, „ich werde Sie zurückrufen“.
Ordnung ist die Basis für Effizienz. Dies haben die Japaner seit längerem erkannt und ihre Methode KAIZEN, fängt damit an, dass Ordnung und Struktur geschaffen wird.
Tipp: Trennen Sie aktive und passive Daten! Ihr Arbeitsplatz ist kein Ablageplatz für Akten, Zeitschriften, Berichte, Mappen und andere Stapel. Auf den Arbeitsplatz kommt die Arbeit, an der wir gerade arbeiten, die wichtigsten Arbeitswerkzeuge und sonst nichts!
Je aktueller eine Information ist und je häufiger sie bearbeitet oder gebraucht wird, desto näher am Arbeitsplatz soll sie aufbewahrt werden. Nicht mehr aktuelle Informationen gehören ins Archiv oder noch besser in den Container.

Zeitfalle Trödeln – Disziplin
Gemäss dem Parkinson Gesetz neigen wir dazu, die für eine Arbeit zur Verfügung stehende Zeit auch aufzubrauchen. Sehr schön sehen wir das bei Sitzungen: Oder haben Sie schon einmal erlebt, dass eine Sitzung weniger lang dauert als geplant?
Tipp: Setzen Sie sich für jede Arbeit einen Zeitrahmen. Zum Beispiel: Bis um 11 h will ich das und das erreicht haben. Kontrollieren Sie die budgetierte Zeit mit einem Timer. Sie erreichen damit zwei Ziele: Erstens setzten Sie sich selber etwas Druck auf und zweitens gelingt es Ihnen mit der Zeit immer besser, Ihre Arbeit zeitlich zu schätzen.

Zeitfalle Aufschieberitis – Tu es sofort
Aufschieberitis ist die Tendenz der Menschen, unangenehme Arbeiten vor sich her zu schieben. Menschen, die das oft tun, verlieren viel Energie, schaffen sich Blockaden und verlieren die Lust an der Arbeit.
Tipp: Erledigen Sie deshalb unangenehme Arbeiten wenn möglich sofort oder so schnell als möglich. Meistens sind unangenehme Arbeiten nur in unserer Vorstellung schlimm und sind sie einmal erledigt, beflügelt das unsere Moral und unsere Arbeitskraft.

Zeitfalle Kleinkram – Sofort entscheiden
Viele Menschen wälzen Kleinkram x-mal von einem Stapel zum anderen, ohne etwas zu erledigen. Meistens liegt es daran, dass sich die Leute nicht entscheiden können: „Soll ich oder soll ich nicht?“ oder „Variante A oder Variante B?“ oder „archivieren oder wegwerfen?“ Und so werden Aufgaben hin und her geschoben ohne konkreten Mehrwert und in der Summe mit sehr viel Zeitverlust.
Tipp: Entscheiden Sie bei Kleinkram immer sofort, ob Sie etwas tun wollen oder nicht. Und falls Sie etwas tun wollen, dann tun Sie es auch sofort. Bei Kleinkram lohnt es sich nicht, Pendenzenlisten zu führen. Das kostet nachweislich mehr Zeit als die Erledigung des Kleinkrams.

In der nächsten Ausgabe lernen Sie weitere vier Zeitdiebe können und Sie können lesen, was Sie dagegen tun können.

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende: False friends

False friends - das sind englische Wörter, die deutschen Begriffen ähnlich klingen, aber etwas völlig anderes bedeuten:

Outlook: Wie Sie sich mit Kategorien besser organisieren (Teil 2)

Über das Menü Bearbeiten / Kategorien rufen Sie das Dialogfeld Kategorien auf, in dem eine Liste aller verfügbaren Kategorien angezeigt wird. Outlook unterscheidet zwischen „Verfügbaren Kategorien“ und den Einträgen in der Hauptkategorienliste. Ein Beispiel soll den Zweck dieser Unterscheidung verdeutlichen: Sie erhalten eine E-Mail, dem bereits eine (fremde) Kategorie zugeordnet wurde. Diese Kategorie wird bei Ihnen im Dialogfeld Kategorien als verfügbare Kategorie mit dem Nachsatz „nicht in der Hauptkategorienliste“ geführt und kann nachträglich in die Liste der Hauptkategorien aufgenommen werden.
Bevor Sie eigene Kategorien definieren, löschen Sie die standardmässig mitgelieferte Hauptkategorienliste von Outlook vollständig. Nun überlegen Sie, welche Kategorien Sie verwenden möchten.
So fügen Sie Ihrer Hauptkategorienliste eine neue Kategorie hinzu:

• Öffnen Sie das Dialogfeld Kategorien über das Menü Bearbeiten.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Hauptkategorienliste.
• Geben Sie den Namen der neuen Kategorie in das Textfeld Neue Kategorie ein und klicken Sie auf Zur Liste hinzufügen.
• Klicken Sie auf OK.

So ordnen Sie einem bestehenden Outlook-Element eine Kategorie zu:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Element und wählen Sie Kategorien aus dem Kontextmenü aus.
• Setzen Sie Häkchen vor einer oder mehreren Kategorien und bestätigen Sie mit OK.

So ordnen Sie einem neuen Outlook-Element eine Kategorie zu:

• Erstellen Sie über Datei / Neu ein neues Outlook-Element.
• Abhängig vom Elementtyp gibt es verschiedene Möglichkeiten, den Kategorien-Dialog zu öffnen:

E-Mail: Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen und anschliessend auf Kategorien.
Termin, Kontakt oder Aufgabe: Die Schaltfläche Kategorien finden Sie unten rechts im jeweiligen Formular.

• Ordnen Sie die gewünschte(n) Kategorie(n) zu.

Recht: Eine zweite Probezeit ist unzulässig

Im Arbeitsverhältnis darf eine Probezeit bis maximal drei Monate verlängert werden. Dies geht aber nur in beidseitigem Einverständnis und solange die Probezeit noch läuft. Ist sie beendet, kann keine zweite Probezeit angesetzt werden. Dies auch dann nicht, wenn formell der alte Arbeitsvertrag beendet und ein neuer abgeschlossen wird. So ein Entscheid des Arbeitsgerichts Zürich.
Im konkreten Fall schlossen die Parteien einen Arbeitsvertrag mit einer Probezeit von 14 Tagen. Nachdem diese abgelaufen war, wurde ein neuer Vertrag mit einer neuen Probezeit vereinbart.

Die Rubrik „Recht“ wird betreut durch die Rechtsanwälte der www.aarejura.ch




 

Rätsel: Der Derwisch

Ein Sultan besass einen kostbaren Diamanten. Weil er nicht wollte, dass sich seine beiden Söhne nach seinem Tod um das Juwel stritten, ritt er mit ihnen in die Wüste. "Ihr sollt um die Wette reiten. Die Oase dort ist euer Ziel. Derjenige, dessen Pferd als Letztes dort ankommt, soll den Diamanten bekommen." Die beiden schwangen sich auf ihre Tiere, stürmten los, wurden aber immer langsamer und blieben schließlich auf halber Strecke ratlos stehen. Keiner wollte der Erste sein. Nach einer Weile kam ein alter Derwisch daher. Dem klagten sie ihr Leid. Der Derwisch lächelte. Dann sprach er drei Worte. Und kurz darauf preschten die beiden im gestreckten Galopp auf die Oase zu.

Welche Worte sprach der Derwisch?

Lösung: Die goldene Gans

Es war einmal ein armer Mann, der besass nichts ausser einer Gans von 12 Pfund Gewicht. Und als der Martinstag herankam, trieb er die Gans zur Stadt, um sie zu verkaufen. Unterwegs machte er Rast, setzte sich müde ins Gras, betrachtete seine Gans und seufzte: "Wenn du doch aus purem Golde wärst." Das hörte eine gute Fee und erfüllte des armen Mannes Wunsch. Plötzlich lag also vor dem erstaunten Mann ein Goldklumpen in Form und Größe der Gans auf der Wiese. "Ich bin Millionär! Ich bin Millionär!" schrie der Mann vor Freude. Stimmt diese Behauptung, wenn der Goldpreis bei 30.000 Franken pro Kilo liegt?
Die Behauptung stimmt, der Mann ist tatsächlich Millionär. Eine Goldgans ist nämlich deutlich schwerer als eine normale Gans, die ja im Wesentlichen aus Wasser besteht. Die Dichte von Gold beträgt 19,32 g/cm3, die von Wasser nur 0,9998 g/cm3, weswegen eine Goldgans, die das gleiche Volumen wie eine 6 kg schwere normale Gans hat, mehr als 100 kg wiegt.

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