Mehr Produktivität im Büro


Grüezi

Haben Sie Ihre Ablage im Griff? Oder legen Sie alles so lange auf einen Stapel, bis dieser umzukippen droht? Ablage ist lästig, gewiss. Weit schlimmer ist es jedoch, wertvolle Zeit mit Suchen zu vergeuden.

Ihr
Willy Knüsel





Lesen Sie heute:




Sprüche der Woche:

Einer der Vorteile der Unordentlichkeit liegt darin, dass man dauernd tolle Entdeckungen macht.
Alan Alexander Milne, engl. Schriftsteller

Mit den Papierbergen auf dem Chef-Schreibtisch verhält es sich wie mit den Sandsäcken eines Heissluftballons. Die Sandsäcke halten den Korb am Boden, und erst, wenn man diese über Bord wirft, gewinnt er an Höhe und Beweglichkeit.
Frank Christoph Borgers, dt. Trainer f. Arbeitsorganisation

Bei der nächsten Sintflut wird Gott nicht Wasser, sondern Papier verwenden.
Romain Gary, frz. Schriftsteller u. Satiriker

Die Seele jeder Ordnung ist ein grosser Papierkorb.
Kurt Tucholsky





Cartoon der Woche:





Hauptartikel: Was Sie über Stapel wissen sollten!

Was machen Sie mit schmutzigem Geschirr? Warten Sie, bis die Spüle zugestellt ist, bevor Sie mit dem Abwasch beginnen? Sammeln Sie hohe Tellerstapel neben der Spülmaschine, bevor Sie sie einräumen? Oder kümmern Sie sich regelmässig darum – täglich, so dass nichts herumsteht?

Niemand käme auf die Idee, eine Woche lang nicht abzuwaschen und sich dann über die Geschirrberge zu wundern. Das Gleiche sollte für Informationseingang gelten, denn es gibt einen nie versiegenden Strom von E-Mails und Papierunterlagen. Wenn Sie täglich einmal klar Schiff machen, so dass Inbox und Eingangskorb abends leer sind, halten Sie den Aufwand relativ gering – so dass diese Arbeit Sie keine grosse Überwindung kostet. Und: Sie behalten zu jeder Zeit die Übersicht!

Unterscheiden Sie zwischen «Aktion» und «Dokumentation»

Ein wichtiger Schritt hin zu einer schnellen Informationsverarbeitung ist die Unterscheidung zwischen Dokumenten, die eine Handlung erfordern („Aktion“), und solchen, die Sie nur als Referenzmaterial aufbewahren („Dokumentation“).

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, alles, was unter „Dokumentation“ fällt, immer direkt abzulegen (oder zumindest in einer Vorablage wegzupacken) – dann haben Sie einen grossen Teil der täglichen Informationsflut schon verarbeitet! Die Unterscheidung gilt für Papierunterlagen ebenso wie für E-Mails und andere Dateien.

Unterscheiden Sie zudem zwischen «aktiven» und «passiven» Daten

Aktive Informationen sind Daten, die regelmässig gebraucht werden. Je häufiger Sie Akten oder Nachschlagedaten gebrauchen, desto näher müssen Sie in Ihrem Aktionsradius gelagert werden. Z.B. das Dossier eines aktuellen Projektes, an welchem Sie täglich arbeiten gehört in die Hängeregistratur des Pultes. Dagegen können Sie einen Katalog, welchen Sie monatlich einmal benötigen in einem entfernten Regal lagern.

Passive Daten gehören nicht in den Arbeitsbereich sondern in das Archiv oder in den Papierkorb. Passive Daten sind all jene Informationen, welche keine Aktion mehr erfordern, dessen Inhalt veraltet ist oder schlicht nicht mehr gebraucht wird. Also, wenn Sie einen Ordner mehr als ein Jahr nicht mehr angefasst haben, können Sie ihn entsorgen oder ins Archiv spedieren.

Machen sie das Ablegen so einfach wie möglich

In vielen Büros verhindern auch schlecht funktionierende Büromöbel und Schriftgutbehälter eine schnelle Ablage: klemmende Ordner oder überfüllte Schubladenschränke laden kaum zum Benutzen ein, und wer legt schon gerne eine neue Hängemappe an, wenn er das dafür nötige Material aus verschiedenen Ecken des Büros zusammensuchen muss?

  • Achten Sie bei Büromaterial immer auf gute Qualität.
  • Füllen Sie Ihre Büromöbel wie auch die Schriftgutbehälter zu maximal 80 Prozent – so dass immer einladend Platz ist für das neu Hinzukommende.
  • Und auch die Investition in Ästhetik lohnt sich (einheitliche, gut lesbare Rückenschilder, Farb-Kodierungen): Es ist nicht nur angenehmer, mit solch einer Ablage zu arbeiten. Mit einem gewissen Respekt vor der vorhandenen Ordnung wird es Ihnen auch leichter fallen, selbst ordentlich zu sein.

Mit einem einheitlichen System für Adressen arbeiten

Ein weiterer typischer Problembereich ist das Adressmanagement. Wenn Adressen und Telefonnummern auf verschiedene Orte verteilt sind, beispielsweise auf Zettel, Visitenkarten, das persönliche handgeschriebene Adressbuch und eine elektronische Adressverwaltung wie Outlook, wird es schwierig, Telefonnummern zu finden oder aktuell zu halten.

Schaffen Sie sich ein Master-System an, in dem Sie alle Adressen verwalten und aktualisieren – am besten auf dem PC. Alle weiteren Adresssysteme leiten Sie dann davon ab: Machen Sie sich einen Ausdruck für unterwegs, oder synchronisieren Sie damit die Daten auf Ihrem Mobiltelefon.

Grosszügig entsorgen

Wir können uns heute fast jede Information auf Knopfdruck beschaffen, und doch haben wir uns unsere alte Jäger- und Sammlermentalität bewahrt: Wegwerfen fällt der Mehrheit äusserst schwer. Die Folge sind überfüllte Büros, zugemüllte Festplatten und unproduktive Suchzeiten.

  • Ein einfaches und gutes Hilfsmittel ist der Jahreszahlen-Trick: Vermerken Sie auf allem, was Sie auf Papier archivieren, deutlich das Datum, so dass Ihnen das spätere Entsorgen leichter fällt. Bei Dateien können Sie die Jahreszahl im Namen unterbringen.
  • Drucken Sie E-Mails nur im Sonderfall aus! (Bei einer Studie des Druckerherstellers Lexmark gaben 34 Prozent der Befragten an, E-Mails vor dem Lesen grundsätzlich auszudrucken.)
  • Schaffen Sie sich zwei Papiersammler fürs Wegwerfen auf Probe an. Sobald dass beide Papiersammler voll sind, werfen Sie den älteren Stapel definitiv weg.

Kurshinweis: Mit PEP an die Arbeit

Weniger Stress, dafür mehr Übersicht und Gelassenheit. In diesem Kurs erfahren Sie, wie Sie Ihre Arbeit leichter meistern und mehr Zeit für Wichtiges finden.

Der kaufmännische Verband führt am 13. November 2007 diesen Kurs mit Willy Knüsel als Kursleiter durch. Nähere Informationen erfahren Sie hier
http://www.sfw.ch/80/Seminare/Administration.html





Kommunikation: Gezielte Redundanzen

Ihr Text resp. Ihr Referat ist kurz, verständlich und würzig formuliert, die Zahlen sparsam eingesetzt, mit Bildern und Beispielen ausgeschmückt – was können Sie nun noch tun, damit Ihre Hauptbotschaft sicher ankommt?

Die Lösung ist ganz einfach: Wiederholen Sie das Wichtigste noch einmal.

Wiederholen Sie sich – aber gezielt!

Die Kommunikationslehre spricht von «Redundanzen», wobei es eben zweierlei Redundanzen gibt: jene der überflüssigen Wiederholungen, die z.B. den Text unnötig verlängern, und jene der gezielten Redundanzen, die Ihre Botschaft untermauern.

Um gezielt Redundanzen einsetzen zu können, müssen Sie sich zwingend von Beginn weg über Ihre Hauptbotschaft klar sind. Ansonsten werden Sie zu viele Dinge wiederholen – und statt gezielt eben übermässig redundant sein.

Wiederholen Sie sich am Schluss noch einmal

Insbesondere beim Zuhören gilt: Am besten in Erinnerung bleiben der Anfang und das Ende. Deshalb ist es wichtig, ein Referat mit der Hauptbotschaft zu beginnen (oder sie zumindest einzuführen) und sie am Ende noch einmal in Erinnerung zu rufen: «Deshalb, meine Damen und Herren, ist es wichtig, dass...» Wobei Sie eleganterweise nicht betonen, dass Sie wiederholen – Sie tun es einfach.

Es ist jedoch auch bei Geschriebenem sinnvoll, das Wichtigste mehr als einmal zu erwähnen – damit es beim Leser des Textes sicher hängen bleibt. Aber Vorsicht: In einem kurzen Text dasselbe dreimal zu wiederholen ist zuviel des Guten und löst vor allem Verärgerung aus.

Wiederholen Sie sich über längere Zeit

Wenn Sie jedoch – z.B. im Rahmen einer Kampagne – über längere Zeit kommunizieren, ist es wichtig, die zentrale Botschaft stetig zu wiederholen. Am besten wörtlich: Sparen Sie sich den Aufwand, nach Alternativformulierungen und Synonymen zu suchen – wiederholen Sie Ihre (natürlich perfekt formulierte) Hauptbotschaft wörtlich. So haben Sie die Gewähr, dass diese Botschaft tatsächlich im Gedächtnis Ihrer Zielgruppe(n) hängen bleibt.


Die Rubrik „Kommunikation“ wird verfasst durch Kommunikationsexpertin:
Myriam Holzner, Kürze&Würze GmbH, Bern, www.kuerzeundwuerze.ch holzner@kuerzeundwuerze.ch





Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

1.

The small child hated stairs because he was anxious to fall down.

2.

There were three goldfishes in the bowl.

3.

It is easier to learn one foreign language after the other, as to learn two at the same time.

4.

If a man refuses to do a dirty job he has right.

5.

He told him that his friend had left ten minutes ago.

6.

I consider him as a very intelligent person.

7.

He was not lucky about his wife’s running away with another man.




Outlook: Verzichten Sie auf aufwendig gestaltete E-Mails

Auch die elektronische Post ist eine Visitenkarte eines Unternehmens. Darstellung und Rechtschreibung dürfen nicht vergessen gehen. Aber ist es nötig, Ihren Text mit verschiedenen Schriften und Schriftgrössen, und Farben zu gestalten? Wir meinen nein.

Versenden Sie deshalb E-Mails im Format «Nur Text» und nicht im Format «HTML». Das hat mehrere Vorteile:

Das Gestalten kostet Sie zusätzlich Zeit und im Format «Nur Text» sind Formatierungen wie fett, unterstrichen oder Farbe gar nicht möglich.

Sie wissen nicht, ob das Programm des jeweiligen Empfängers Ihre Textgestaltung überhaupt darstellen kann. Im schlimmsten Fall kommt beim Empfänger nur Kauderwelsch aus Schriftzeichen und Programmbefehlen an.

Selbst wenn Ihre Textgestaltung ankommt, wird sie nicht unbedingt honoriert, sondern kann durchaus merkwürdig wirken: Denn zumindest bei E-Mail-Geschäftsbriefen ist aufwendiges Gestalten unüblich.

Folgendermassen können Sie in Outlook 2003 das Format standardmässig einstellen: Extras / Optionen / E-Mail-Format und wählen Sie dort das entsprechende Nachrichtenformat (siehe unten)

Natürlich können Sie Ihre E-Mails auch weiterhin im HTML-Format versenden, achten Sie aber darauf, sparsam mit Formatierungen umzugehen.



Recht: Was geschieht mit E-Mail-Konten beim Austritt eines Angestellten

Vor dem Austritt hat ein Angestellter die noch hängigen Geschäfte wie E-Mails intern weiterzuleiten. Der Angestellte hat die Übergabe sämtlicher Geschäftsdokumente an die Firma zu bestätigen. Er muss die Möglichkeit haben, seine privaten E-Mails und andere Dokumente auf private Datenträger zu speichern und aus den Servern der Firma zu löschen.

Beim Austritt ist spätestens am letzten Arbeitstag sein E-Mail-Account (wie übrigens auch alle anderen EDV-Accounts) zu sperren und sein Briefkasten (wie alle anderen persönlichen Datenträger) zu löschen. Der Arbeitgeber sollte sich dazu schriftlich verpflichten.

Absender, welche E-Mails an die gesperrte E-Mail-Adresse schicken, sollen automatisch informiert werden, dass die Empfängeradresse hinfällig ist. In der automatischen Antwort sollte eine Ersatz-E-Mail-Adresse der Firma angegeben sein.



Rätsel: Plus-Zeichen setzen

Setzen Sie zwischen die Ziffern der Zahl 987654321 so viele Plus-Zeichen, damit als Summe 99 entsteht. (Es sind zwei Lösungen möglich.)

Lösung: Rosen

Was für Rosen stecken nicht im Busch, aber in Hosen?

Matrosen

 

Lösungen Englisch-Tipps

1.

The small child hated stairs because he was anxious about falling down.

«Anxious» heisst nur dann «ängstlich», wenn es im Zusammenhang mit «about» steht und in Verbindung mit einem Verb, welches auf «ing» endet.
«To be anxious to do something…» heisst nie «ängstlich sein», sondern «bestrebt sein».

2.

There were three goldfish in the bowl.

«Fish» gehört zu den Worten, von denen nur bei einer Änderung der ursprünglichen Bedeutung ein Plural gebildet werden kann.

3.

It is easier to learn one foreign language after the other, than to learn two at the same time.

«As» = «als» im Sinne von gleichwertig
Beisp.:I have as much money as you.
«Than» = «als» im Sinne von unterschiedlich
Beisp.: I have more money than you.

4.

If a man refuses to do a dirty job he is right.

Die Wendung «man hat Recht» darf nicht wörtlich übersetzt werden; im Englischen heisst es «man ist (im) Recht».

5.

He told him that his friend had left ten minutes before.

«ago» wird in der direkten Rede verwendet, «before» meistens bei Vergangenheitsformen und in Verbindung mit der indirekten Rede.

6.

I consider him to be a very intelligent person.

Im Deutschen heisst es: Man betrachtet ihn als Verrückten. Im Englischen dagegen: I consider him to be crazy. Das Hilfsverb «to be» könnte auch weggelassen werden: I consider him crazy.

7.

He was not happy about his wife’s running away with another man.

«to be happy» heisst: glücklich sein.
«to be lucky» heisst: Glück haben



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