Mehr Produktivität im Büro

Grüezi [Vorname_Name]

Haben Sie schon kleine Kinder beobachtet, die sich die Augen zuhalten und sagen «Du siehst mich nicht».

Als Erwachsene wissen wir zwar, dass unangenehme Aufgaben und Probleme nicht von selbst verschwinden, und dennoch reagieren wir oft ähnlich: «Aus den Augen aus dem Sinn» ist oft die Devise, wenn Sie Unangenehmes vor sich her schieben.

Deshalb: Packen Sie den Stier bei den Hörnern und lösen Sie Probleme solange sie noch klein sind.

Mehr dazu in unserem Hauptbeitrag.

Ihr
Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Wie Sie unangenehme Arbeiten schneller erledigen
• Integrierte Kommunikation:
  Eine klare Positionierung stärkt den Auftritt
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende
• Outlook: Automatisches Vorschlagen ähnlicher Namen deaktivieren
• Rätsel: Weder Hund noch Junge

Sprüche der Woche:

Grosse Probleme sollte man in Angriff nehmen, solange sie noch klein sind.
unbekannt

Müde macht uns die Arbeit, die wir liegen lassen, nicht die, die wir tun. Marie von Ebner-Eschenbach Aufschub ist der Dieb der Zeit.
Edward Young

Während man es aufschiebt, geht das Leben vorüber.
Seneca

Das Aufschieben ist nur dann eine gute Sache, wenn es keine Termine gibt.
Ernst Hauschka

Es ist töricht, sich im Kummer die Haare zu raufen, denn noch niemals ist Kahlköpfigkeit ein Mittel gegen Probleme gewesen.
Mark Twain

Cartoon der Woche:

Wie Sie unangenehme Arbeiten schneller erledigen

Wer hat nicht schon mal einen unangenehmen Anruf tagelang vor sich her geschoben oder eine unangenehme Arbeit wochenlang liegen gelassen und gehofft, dass sich das Problem von selber löst.

Abgesehen davon, dass diese Rechnung nicht aufgeht, schaffen wir uns so nur grössere Probleme. Denn die Stimmung des verärgerten Kunden, der tagelang nichts von uns hört, steigt natürlich nicht. Und was noch schlimmer ist: Wir züchten uns auf diese Weise sogar einen richtigen Motivationsräuber. Denn jedes Mal, wenn wir an die vor uns liegende Aufgabe denken, raubt sie uns Konzentration und Energie.

Hier einige Tipps, wie Sie es schaffen, unangenehme Arbeiten sofort zu erledigen.

• Wenn Sie realisieren, dass Sie eine Aufgabe vor sich her schieben, dann fragen Sie sich: Warum schiebe ich die Aufgabe vor mir her? Warum ist mir die Aufgabe unangenehm?
  
  
• Fragen Sie sich weiter: Was gewinne ich, wenn ich die Aufgabe aufschiebe? Was passiert oder verliere ich, wenn ich die Aufgabe aufschiebe.
  
  
• Wenn Sie feststellen, dass einzig und allein die fehlende Zeit der Grund für das aufschieben ist, dann delegieren oder eliminieren Sie die Aufgabe. Ich habe schon Manager getroffen, die eine Aufgabe seit mehr als einem Jahr vor sich her schieben.
  
  
• Eine gute Methode zur Erledigung ungeliebter Aufgaben ist das Setzen eines Termins - am besten fest verankert in Ihrem Terminplaner. Beispiel: am Donnerstag um 14 Uhr rufe ich Herrn Müller an. Damit wissen Sie: Die Arbeit wird erledigt – zur festgesetzten Zeit. Bis dahin verschwenden Sie keinen Gedanken mehr daran. Sie haben den Kopf frei und können die Zeit davor konzentriert nutzen.
  
  
• Kommt es vor, dass Sie bei bestimmten Aufgaben einfach keinen Ansatz finden? Dann versuchen Sie es einfach mit einer anderen Vorgehensweise als bisher.
  
  Beginnen Sie zum Beispiel am Aufgabenrand, und arbeiten Sie sich zur Mitte vor. Starten Sie bei einem einfachen Detail und nutzen Sie den Schwung, um sich von dort aus allmählich ins komplexe Zentrum vorzuarbeiten.
  
  Oder beginnen Sie im Zentrum der Aufgabe, und arbeiten Sie sich zum Rand vor. Stellen Sie fest, welches die schwierigsten oder wichtigsten Bereiche einer Aufgabe sind, und setzen Sie genau dort an.
  
  Oder nutzen Sie Muster, um leichter in schwierige Aufgaben hineinzufinden. Als Werbetexter können Sie in einem Buch mit gelungenen Schlagzeilen blättern, um in Gang zu kommen. Wenn Sie einen Bericht schreiben müssen, können Sie frühere Exemplare durchsehen.
  
  
• Schliesslich: Wenn Sie unter Druck nicht die Nerven verlieren, sondern besonders effizient arbeiten, können Sie das als Methode einsetzen und die Aufgabe beiseite legen, bis es Zeit dafür wird. Ein Gesetz des Zeitmanagements besagt, dass Sie für eine Aufgabe genauso viel Zeit brauchen, wie Sie sich dafür reserviert haben. Besorgen Sie sich aber rechtzeitig alle nötigen Unterlagen und Informationen und vor allem, reservieren Sie sich die nötige Zeit fest in Ihrem Terminkalender und lassen Sie sich dann nicht stören.

Integrierte Kommunikation:
Eine klare Positionierung stärkt den Auftritt

Ob Firma, politische Partei oder Interessenverband: Zentraler Aspekt der Kommunikation gegen innen und aussen ist die Positionierung. Sie definiert die Unternehmung – Firma oder Non-Profit-Unternehmen – im Grundsatz. Sie hält fest, wie die Unternehmung wahrgenommen werden möchte – von ihren Kunden, von den Aktionären, von den Lieferanten, von den Mitarbeitenden, von der Politik usw.

Positionieren Sie sich gegenüber allen Anspruchsgruppen

Die Positionierung betrifft also alle verschiedenen Gruppen, die irgendwelche Ansprüche an die Unternehmung richten. Die Kommunikation spricht von Anspruchsgruppen oder (neudeutsch) Stakeholdern. Nicht nur Firmen haben Stakeholder, sondern auch Non-Profit-Unternehmen wie Verwaltungen, Hochschulen oder Vereine. Sie unterscheiden sich je nach Unternehmungs-Form und nach konkreter Unternehmung ein wenig. Wichtig ist, die Stakeholder und ihre Ansprüche zu kennen. Denn die Ansprüche verschiedener Stakeholder können durchaus differieren – man denke nur an die Aktionäre (Shareholder) und die Gewerkschaften.

Aufgrund ihrer Zahl und Vielfalt ist es nicht einfach, eine saubere Positionierung gegenüber allen Anspruchsgruppen zu definieren. Entsprechend häufig wird darauf verzichtet, was sich manchmal schon beim ersten Besuch der Firmenwebsite entlarvt...

Kompetent, präzise, sachlich, persönlich, ...

Eine Positionierung baut im Idealfall auf Eigenschaften, also Adjektiven. Drei bis fünf Adjektive sollten die Firma, ihre Philosophie und ihre Geschäftstätigkeit zum Ausdruck bringen. Dabei hilft es immer auch, sich etwas bei den Mitbewerbern umzusehen: Eine gute Positionierung hebt die eigene Unternehmung von der Konkurrenz ab.

Geben sie Acht, dass Sie nicht Floskel-Adjektive verwenden. Dies wird sich sonst in einem späteren Schritt im Managementzyklus der Integrierten Kommunikation rächen (vgl. Newsletter 08/32).

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen.
Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

Outlook: Automatisches Vorschlagen ähnlicher Namen deaktivieren

Wenn Sie in Outlook 2003 eine neue Nachricht erstellen und in den Feldern An…, CC… oder BCC… eine E-Mail-Adresse eintippen, zeigt Outlook eine Vorschlags-Liste früher eingetippter E-Mail-Adressen zur einfacheren Auswahl an. Häufig sind hier Einträge enthalten, die nicht mehr benötigt werden und in einigen Fällen sogar zu falsch verschickten Mails führen können.

Outlook richtet sich bei den vorgeschlagenen Adressen leider nicht nach Ihren Kontakten, sondern speichert zusätzlich in einer internen Liste sämtliche Personen, an die Sie jemals eine Mail geschrieben haben.

Um diese Einträge aus der Liste zu entfernen, müssen Sie mit der Pfeiltaste auf den entsprechenden Eintrag fahren und diesen mit der Delete-Taste entfernen.

Möchten Sie in Zukunft komplett auf die Vorschlagsliste verzichten, weil Sie leicht zu Fehlern bei der Adressauswahl führen kann, dann wählen Sie in Outlook das Menü Extras / Optionen. Dort wählen Sie die Registerkarte Einstellungen und klicken auf E-Mail-Optionen und weiter auf Erweiterte E-Mail-Optionen. Schalten Sie dann das Kontrollkästchen Beim Ausfüllen der Adressfelder ähnliche Namen vorschlagen aus und bestätigen Sie Ihre Änderungen.

Rätsel: Weder Hund noch Junge

Das erste ist ein Hund, das zweite ein Junge, das Ganze aber kein Hundejunge, sondern…?

Die Lösung steht nächste Woche hier.

Lösung: Zwei schwarze und zwei weisse Hüte

Vier Personen haben schwarze und weisse Hütte auf, wissen selber aber nicht, welche Farbe ihr eigener Hut hat. Alle wissen nur, es existieren zwei weisse und zwei schwarze Hüte. Person 1 sieht Person 2 und 3, Person 2 sieht nur Person 3, Person 4 kann nichts sehen und kann nicht gesehen werden. Diese Anordnung ist allen bekannt. Wer zuerst weiss, welche Farbe sein Hut hat, soll sich melden. Welche der vier Personen meldet sich zuerst?

Es ist Person 1 oder 2, die als erstes herausbekommt, welchen Hut sie trägt.

Falls Person 2 und 3 dieselbe Farbe haben, kann Person 1 sofort sagen, dass er die andere Farbe hat. Falls Person 1 aber nichts sagen kann (weil 2+3 verschieden sind), kann Person 2 nach ein paar Augenblicken davon ausgehen, dass er auf jeden Fall eine andere Farbe haben muss als Person 3.


Lösungen Englisch-Tipps

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