Grüezi [Vorname_Name]
Wie oft passiert es Ihnen, dass Sie eine Arbeit anfangen und sie nicht oder erst später zu Ende bringen?
Die Wissenschafterin Gloria Mark von der University of California fand heraus, dass sich der moderne Büromensch nach einer Unterbrechung im Durchschnitt mindestens zwei anderen Aufgaben zuwendete, bevor er zur ursprünglichen Tätigkeit zurückkehrt.
Sie merken es schon – Störungen führen dazu, dass man Arbeiten nicht zu Ende bringt und plötzlich hat man 5 Dossiers auf der Arbeitsfläche und weiss nicht mehr, wo einem der Kopf steht.
Mehr dazu in unserem Hauptbeitrag und ich wünsche Ihnen eine möglichst störungsfreie Woche!
Ihr
Willy Knüsel
Lesen Sie heute:
Sprüche der Woche:
Wenn es ein Geheimnis der Höchstleistung gibt, so heisst es Konzentration. Effektive Manager erledigen erstrangige Dinge zuerst und bearbeiten jeweils immer nur eine Aufgabe.
Peter Drucker
Zerstreutheit ist Konzentration auf etwas anderes.
Erik Wickenburg
Gut vorbereitete Zielfindung ist bewusst ausgelöste Konzentration.
unbekannt
Cartoon der Woche:
Wie Sie Arbeiten zu Ende bringen
Angefangene Arbeiten verursachen Stapel, überladene Arbeitsflächen und kosten enorm Zeit. Zudem sind sie eine Belastung für die Konzentration, da sie latent im Kopf herumschwirren.
Um sich in eine angefangene Arbeit wieder hineinzudenken, benötigt man im Schnitt zehn Minuten, bei anspruchsvollen Arbeiten kann es sogar bis zu 20 Minuten gehen.
Sie sehen, Arbeiten nicht fertig zu machen, kostet Zeit. Machen Sie deshalb Schluss mit halben Arbeiten. Zudem ist es unbefriedigend, wenn Sie am Ende des Tages das Gefühl haben, nicht recht vorangekommen zu sein.
Natürlich können Sie nicht jede Arbeit in einem Rutsch fertig machen. Aber beachten Sie folgende Tipps und Sie können Ihre Produktivität markant steigern:
- Setzen Sie sich Ziele. Zum Beispiel: Bis um 9 h will ich Aufgabe B komplett erledigt haben. Schreiben Sie das Ziel auf ein Post-it und kleben Sie es an einen Ort, wo Sie es immer wieder sehen.
- Teilen Sie umfangreiche Arbeiten in überschaubare, bewältigbare und logisch zusammengehörende Tranchen ein. Danach gehen Sie mit diesen Tranchen wie unter Punkt 1 beschrieben vor.
- Oft kommt es vor, dass Sie eine Arbeit zu 95 % erledigt haben. Die restlichen unwichtigen 5 % lassen Sie bleiben, weil es eben unwichtig ist oder weil Sie gerade müde sind, oder keine Lust mehr haben. Dann landet das Dossier im Stapel oder in der Inbox – und dort bleibt es dann auch. Gewöhnen Sie sich deshalb an, auch die restlichen 5 % zu erledigen.
- Sorgen Sie zum Beispiel jeden Tag zumindest für 1-2 störungsfreie Stunden, in denen Sie sich konzentrieren können (die Kollegen gewöhnen sich nach einiger Zeit daran). In diesen Stunden arbeiten Sie, wie unter Punkt 1 beschrieben.
- Überlegen Sie sich ausserdem vor dem Beginn einer Arbeit, ob Sie jetzt genug Zeit dafür haben. Wenn nicht, nehmen Sie sich lieber eine andere Aufgabe vor. Planen Sie auch Störungen ein, denn diese sind nie ganz zu vermeiden.
- Versuchen Sie nicht, schwierige Aufgaben in Zeiten zu legen, die hektisch sind und in denen viele Störungen zu erwarten sind. Sonst passiert es Ihnen, dass Sie am Abend frustriert sind, weil Sie weder die Störungen noch die ruhige Arbeit richtig erledigt haben.
- Akzeptieren Sie Störungen als Teil Ihrer Arbeit, aber lassen Sie sich davon nicht auffressen. Es gibt Zeiten der Hektik und Zeiten der Ruhe und Konzentration. Wie sich diese aufteilt, kommt auf die Art Ihres Jobs an.
- Falls Sie in einer Phase der Konzentration gestört werden, dann nehmen Sie die Störungen entgegen, aber lassen Sie sich nicht darauf ein. Z.B. wenn Sie ein Kollege stört, dann sagen Sie, dass Sie an einer wichtigen Arbeit seien und Sie danach zu ihm kommen werden.
- Versuchen Sie, Ihren Arbeitsplatz ordentlich und frei zu behalten. Auf den Arbeitsplatz gehören nur Hilfsmittel und die aktuelle Arbeit. Alles andere eliminieren Sie aus Ihrem Sichtfeld.
Integrierte Kommunikation:
Eine ehrliche Analyse schmerzt vielleicht, bringt Sie jedoch weiter
Wie in vielen Bereichen des (Geschäfts-)Lebens gibt es auch in der Kommunikation Trends und Moden. Zurzeit scheinen Kundenmagazine sehr «in» zu sein: Ob Krankenkasse, lokales Elektrizitätswerk, Umweltverband, Bank, soziales Hilfswerk, Drogerie... – alle beglücken mich ungefragt mit bunten Magazinen voller Artikel, die mehr oder weniger mit ihrer Geschäftstätigkeit zu tun haben. Wie viele dieser Kundenmagazine wohl ungelesen im Abfall landen?
Bevor eine Unternehmung – Firma oder Non-Profit-Unternehmen – viel Geld für ein teures Kundenmagazin (oder eine andere Kommunikationsmassnahme) in die Hand nimmt, ist ein Punkt von zentraler Bedeutung: die Analyse der Ist-Situation. Wie steht unser Unternehmen da – kennt man uns überhaupt? Wie werden wir wahrgenommen? Wie sehen wir uns selber und würden gerne von aussen wahrgenommen (Soll)?
Erst die Analyse zeigt, welches Mittel das richtige ist
Wer diese Fragen ehrlich und fundiert beantwortet, erhält eine gute Basis um zu entscheiden, ob ein Kundenmagazin hilft, dem Soll-Zustand näher zu kommen. Vielleicht ist aber ein völliger Umbau der Website, eine Werbekampagne, gezielte Medienarbeit oder auch eine aktive Kommunikation mit den Mitarbeitenden (Interne Kommunikation) das bessere Mittel, um dem Ziel näher zu kommen? Eine saubere Analyse mit einer klaren Bewertung der festgestellten Probleme wird den Weg zeigen.
Ein kritisches Auge von aussen kann helfen, die Situation ehrlich, sachlich und umfassend zu analysieren. Denn nur zu gern verschliesst man die Augen vor unangenehmen Tatsachen, die das eigene Tun in der Vergangenheit schlecht aussehen lassen. Aber eines ist klar: Wer sich bei der Analyse um unangenehme Tatsachen herummogelt, wird nie überzeugend kommunizieren.
Englisch-Tipps für deutsch Sprechende
Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler
verlernen.
Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.
1. |
That organ music is by Bach. I know the piece well, because I’m interested to study baroque music. |
2. |
Whether or not I give you permission to go depends from your behaviour during the next week. |
3. |
As a punishment for having lied, Billy had to stay in school an extra hour. |
4. |
The young couple saved a lot of money by having its furniture made from an old carpenter whose work was good but inexpensive. |
5. |
The man who had said something insulting looked after a way out. |
6. |
I realize what for a hard job it is to write a book. |
Outlook: Standarderinnerung für Aufgaben ausschalten
Wenn Sie für Aufgaben in Outlook ein Fälligkeitsdatum eingeben, möchten Sie meistens nicht noch zusätzlich von Outlook erinnert werden, da Sie die Aufgaben sowieso regelmässig kontrollieren. ¨
In Outlook 2003 wird die Erinnerung allerdings standardmässig aktiviert und muss explizit wieder ausgeschaltet werden.
Nutzen Sie daher die wenig bekannte Möglichkeit, die Standarderinnerung für Aufgaben auszuschalten:
Rufen Sie dazu das Dialogfeld Extras / Optionen auf, wechseln Sie auf das Register Einstellungen. Klicken Sie dort auf Aufgabenoptionen. Nun können Sie das Kontrollkästchen Erinnerung aktivieren für Aufgaben mit Fälligkeitsdatum ausschalten, damit Outlook die Erinnerung in Zukunft nicht mehr automatisch aktiviert.
In Outlook 2007 gibt es diese Option weiterhin, aber sie ist standardmässig deaktiviert. Sie können sie also bei Bedarf einschalten, wenn Sie explizit eine Erinnerung an Fälligkeiten von Aufgaben wünschen.
Rätsel: Zwei schwarze und zwei weisse Hüte
Vier Personen haben schwarze und weisse Hütte auf, wissen selber aber nicht, welche Farbe ihr eigener Hut hat. Alle wissen nur, es existieren zwei weisse und zwei schwarze Hüte. Person 1 sieht Person 2 und 3, Person 2 sieht nur Person 3, Person 4 kann nichts sehen und kann nicht gesehen werden. Diese Anordnung ist allen bekannt. Wer zuerst weiss, welche Farbe sein Hut hat, soll sich melden. Welche der vier Personen meldet sich zuerst?
Die Lösung steht nächste Woche hier.
Lösung: Buchstaben im Doppelpack
Zwei P, zwei U,
zwei R dazu
am rechten Ort -
wie heisst das Wort?
Das gesuchte Wort ist: Purpur
Lösungen Englisch-Tipps
1. |
That organ music is by Bach. I know the piece well, because I’m interested in studying baroque music. |
Das Wort «interested» erfordert die Präposition «in» und ein Verb mit «-ing» am Ende. |
2. |
Whether or not I give you permission to go depends on your behaviour during the next week. |
Abhängig sein von heisst auf Englisch «to depend on». |
3. |
As a punishment for having lied, Billy had to stay at school an extra hour. |
«in» wäre für das englische Sprachempfinden überausgedrückt. |
4. |
The young couple saved a lot of money by having its furniture made by an old carpenter whose work was good but inexpensive. |
Gemacht von / geschrieben von, heisst im Englischen «by» |
5. |
The man who had said something insulting looked for a way out. |
«to look after» heisst aufpassen |
6. |
I realize what for a hard job it is to write a book. |
«what for» gibt es im Englischen nicht. |
Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500
Solothurn
Telefon: 032 622 56 56 / E-Mail: info@mehrleisten.ch
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