Mehr Produktivität im Büro

Grüezi

Eigentlich hat mich das Ergebnis einer Studie nicht sonderlich überrascht. Und trotzdem lässt einem die Zahl aufhorchen: 87 % aller Angestellten könnten mehr leisten.

Sind Schweizer Angestellte nun einfach stinkfaul oder könnte es an etwas anderem liegen?

Lesen Sie mehr dazu in unserem Hauptartikel.

Ihr
Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Wie Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter verbessern
• Vermeiden Sie Fachwörter – oder der «Teenager-Test»
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende
• Outlook: Zeit sparen mit Standardantwort
• Internet-Kriminalität: Was ist ein Botnetz?
• AufgeLesen: Übung macht den Meister nicht Talent
• Rätsel: Brüder und Schwestern

Sprüche der Woche:

Geld bewirkt viel, ein kluges Wort kaum weniger.
Aus China

Kapital lässt sich beschaffen, Fabriken kann man bauen, Menschen muss man gewinnen.
Hans Christoph von Rohr, dt. Topmanager

Chef ist nicht der, der etwas tut, sondern der das Verlangen weckt, etwas zu tun.
Edgar Pisani, frz. Politiker

Der stärkste Trieb in der menschlichen Natur ist der Wunsch, bedeutend zu sein.
John Dewey, amerik. Philosoph, Pädagoge u. Psychologe

Einer der besten Wege, die Moral aufzubauen und das Interesse an der Arbeit zu vergrössern, ist das konsequente Delegieren von Verantwortung.
Cyril Northcote Parkinson

Wenn ich meinen Leuten die Liebe zur Seefahrt mitteile, und so ein jeder den Drang dazu in sich verspürt, weil ihn ein Gewicht im Herzen zum Meere zieht, so wirst du bald sehen, wie sie sich verschiedene Tätigkeiten suchen, die ihren tausend besonderen Eigenschaften entsprechen. Der eine wird Segel weben, der andere im Walde den Baum mit dem Blitzstrahl seiner Axt fällen. Wieder ein anderer wird Nägel schmieden, und irgendwo wird es Männer geben, die die Sterne beobachten, um das Steuern zu erlernen. Und doch werden sie alle eine Einheit bilden. Denn ein Schiff erschaffen, heisst nicht, die Segel hissen, die Nägel schmieden, die Sterne lesen, sondern die Freude am Meer wachrufen. (...) Ich brauche nicht jeden Nagel des Schiffes zu kennen. Ich muss aber den Menschen den Drang zum Meer vermitteln.
Antoine de Saint-Exupéry

Cartoon der Woche:

Wie Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter verbessern

Die nachfolgende Meldung der vergangenen Woche lässt aufhorchen: Bei Firmen hapert es mit dem Engagement der Mitarbeitenden – nur 13 Prozent bringen volle Leistung. Alle andern könnten effizienter arbeiten.

Würden Schweizer Firmen das volle Potential der Mitarbeitenden nutzen, könnten sie die Produktivität um bis zu 20 Prozent steigern, ist das Ergebnis einer Studie des Corporate Leadership Council.

Erstaunlicherweise steht mehr Lohn bei den Befragten nicht an erster Stelle, damit sie mehr leisten würden. Sondern motivierend wirken Anerkennung, offene Informationspolitik und Führungskräfte, die Engagement vorleben und fähig sind, engagierte Mitarbeitende zu führen. Der Lohn ist lediglich eine Folge der Leistungssteigerung.

Ein weiterer Grund für die fehlenden Motivation: Die Stärken der Mitarbeitenden werden zu wenig genutzt.

Hier 10 Tipps, wie Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter steigern können:

1. Für die Mitarbeitenden verlässlich und berechenbar sei.
   Konkret: Halten Sie Wort! Herbert Cassons – der Gründer der Efficiency-Bewegung hat gesagt: Versprechen Sie wenig, aber halten Sie Ihre Versprechungen, denn Versprechungen machen uns schuldig.
   
   
2. Vermeiden Sie Ungleichbehandlung von Mitarbeitenden
   Mitarbeiter haben ein feines Gespür für Sachen die sie nicht dürfen und andere sehr wohl. Gibt es keinen handfesten Grund dafür, so vermeiden Sie Ungleichbehandlungen.
   
   
3. Definieren Sie Ihre Aufträge klar und deutlich
   Erteilen Sie Aufträge nach dem Prinzip der sechs W (Wer, Was, Wann, Wo, Wie, Warum) und machen Sie keine widersprüchlichen oder vagen Vorgaben.
   Nutzen Sie zudem Feedback-Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass alle Informationen richtig verstanden worden sind.
   
   
4. Übernehmen Sie die Verantwortung für eigene Fehler und Versäumnisse
   Versuchen Sie auf keinen Fall Fehler anderen in die Schuhe zu schieben. Die Art des Umgangs mit eigenen Fehlern wirkt auf Mitarbeitende als positives bzw. negatives Vorbild.
   
   
5. Kritisieren Sie Mitarbeitende nicht vor anderen
   Bringen Sie Kritik unter vier Augen oder im kleinen Kreis von Mitbeteiligten an und formulieren Sie Kritik konstruktiv. Bei Kritik geht es nicht darum, auf den Schuldigen zu zielen, sondern darum, in Zukunft eine Sache besser zu machen.
   
   
6. Legen Sie Aufgaben und Verantwortung fest
   Erwarten Sie von niemandem eine Leistung, dem Sie vorher nicht die entsprechende Verantwortung gegeben haben. Viele Schwierigkeiten in Unternehmen entstehen durch unsaubere Delegation von Verantwortung. Wenn zwei eine Verantwortung haben, so hat sie keiner.
   
   
7. Offene Kommunikation und Transparenz
   Firmen und Chefs, die schlecht kommunizieren, haben auch wenig motivierte Mitarbeiter. Stellen Sie deshalb Informationen allen Mitarbeitern zur Verfügung und erklären Sie Entscheide, damit das Team sie nachvollziehen kann.
   
   
8. Fördern Sie die Stärken der Mitarbeiter
   Menschen wollen in einer Atmosphäre arbeiten, in der sie merken, dass sie geschätzt, gefordert und gefördert werden. Das heisst vor allem, dass man Mitarbeitern Aufgaben überträgt, die sie fordern und an denen sie wachsen können.
   
   
9. Kontrollieren Sie das Ergebnis, nicht den Weg
   Vermeiden Sie übertriebene Kontrollitis. Überlassen Sie dem Mitarbeiter die Entscheidung, wie er zu einem bestimmten Ergebnis kommt, den viele Wege führen nach Rom. Bieten Sie aber den Mitarbeitenden Ihre Hilfe an, falls sie nicht weiterkommen.
   
   
10. Schaffen Sie eine menschliche Stimmung im Team
    Das Jahr hat 365 Tage und bietet viele Möglichkeiten, den Mitarbeitern zu zeigen, dass man sie wertschätzt. Ob dies der Geburtstag, der Frühlingsanfang, der Eisbecher an einem heissen Sommertag oder die Marroni im Herbst sind, weil ein Mitarbeiter die heissen Kastanien aus dem Feuer geholt hat, es gibt immer Gelegenheiten, den Mitarbeitern eine Freude zu bereiten.

Vermeiden Sie Fachwörter – oder der «Teenager-Test»

Woran denken Sie beim Wort «Vollzug»? Sehen Sie eine Person in einer Gefängniszelle sitzen? Dann geht es Ihnen wie der grossen Mehrheit: «Vollzug» wird meist mit «Strafvollzug» gleichgesetzt. Juristen raufen sich darob die Haare. Denn Vollzug eines Gesetzes bedeutet nicht zwingend Strafvollzug, sondern meist einfach, dass bestehende Vorschriften tatsächlich umgesetzt werden.

Fachbegriffe gibt es längst nicht nur im Bereich Recht. Ich nenne dieses Beispiel lediglich, weil ich – während meiner Zeit in der Verwaltung – erlebte, wie sich Juristen darüber ärgern können, dass Nichtfachleute Ihre Fachsprache falsch verstehen.

Kommunizieren Sie tatsächlich unter Ihresgleichen?

Wenn Sie verstanden werden möchten, müssen Sie Ihr Vokabular deshalb an Ihr Zielpublikum anpassen. Sind es Leute aus Ihrem Fachgebiet? Wunderbar, da können Sie gerne zeigen, wie viele Fachbegriffe Ihnen geläufig sind. Bei Nichtfachleuten aber – und das ist gerade bei (potenziellen) Kunden sehr häufig der Fall –, müssen Sie Ihre Sprache anpassen.

Schreiben Sie einen Prospekt oder einen Mailing-Brief, ersetzen Sie die Fachbegriffe durch allgemein verständliche Wörter. Sind unter den Empfänger/innen vielleicht doch ein paar Fachleute, die mit Fachbegriffen zu beeindrucken wären, können Sie den jeweiligen Fachbegriff immer noch in Klammer hinter die Umschreibung setzen.

Erfahrungsgemäss merkt man selber oft gar nicht mehr, dass ein Begriff, der einem geläufig ist, für die grosse Mehrheit der Menschen einen unverständlichen Fachbegriff darstellt. Wollen Sie sicher sein, dass Sie sämtliche Fachbegriffe entfernt haben, gibt es einen einfache Trick: Legen Sie den fertige Text (das kann auch Ihr Referat sein) einer Nichtfachperson vor.

Auch wir sind oft Teenager...

Diese muss man oft gar nicht so weit suchen: am besten ausserhalb der Firma (wegen der bekannten «Betriebsblindheit», die auch eine gewisse «Fachblindheit» beinhaltet), zum Beispiel innerhalb der Familie oder des Freundeskreises.

Idealerweise geben Sie den Text Ihrer Tochter, Ihrem Sohn oder einem Kind aus dem Bekanntenkreis. Denn, so sagt die Kommunikationswissenschaft, erwachsene Menschen sind bei Themen ausserhalb ihres Berufes und ihrer Hobbys auf dem Wissensstand von 12-Jährigen.

Versuchen Sie es: Legen Sie Ihren nächsten Kundenbrief einem Teenager vor und lassen Sie sich von ihm erklären, was er verstanden hat. Überwinden Sie den erlebten Frust und packen Sie die Chance, einen besseren Text zu formulieren – einen, den Ihre Wunschkunden tatsächlich verstehen.

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

Outlook: Zeit sparen mit Standardantwort

Eine Standardantwort empfiehlt sich, wenn Sie ungefähr die dritte E-Mail-Anfrage oder Ähnliches mit fast den gleichen Worten beantworten. Nehmen Sie sich die halbe Minute Zeit, die Sie benötigen, um aus dieser Antwort einen Standardtext zu machen, und speichern Sie ihn ab.

Sie müssen damit nicht jedes E-Mail immer wieder neu formulieren, sondern Sie und Ihre Kunden haben den Vorteil, dass Sie diese oft Zeit raubenden Routinemails sehr schnell beantworten.

Eine Standardantwort können Sie auf zwei Arten speichern:

1. Als Signatur
   
   Am schnellsten können Sie auf Ihre Standardantwort zugreifen, wenn Sie den vollständigen Text als Signatur speichern Extras / Optionen / E-Mail-Format / Signaturen… / Neu…
   
   Sobald Sie die Standardvorlage als Signatur gespeichert haben, können Sie diese über Einfügen / Signatur auswählen.
   
   Der Nachteil dieser Variante ist, Sie können damit keine Anhänge bereits in der Vorlage integrieren.
   
   
2. Funktion «Diese Nachricht erneut senden…»
   
   Kopieren Sie ein gesendetes E-Mail, falls nötig mit Anhang, in den Ordner „Entwürfe“.
   
   Öffnen Sie das E-Mail. Wählen Sie Bearbeiten / Nachricht bearbeiten
   
   Machen Sie am E-Mail die nötigen Anpassungen und speichern Sie es wieder
   
   Sobald Sie nun ein neues E-Mail machen möchten, öffnen Sie das Standard-E-Mail und dann wählen Sie Aktionen / Diese Nachricht erneut senden….
   
   Nun haben Sie ein neues E-Mail in dem Sie alle nötigen Anpassungen machen und danach senden können.

Internet-Kriminalität: Was ist ein Botnetz?

Um grössere Rechenaufgaben zu bewältigen, werden häufig mehrere Computer parallel geschaltet. Diese Idee machen sich auch Kriminelle, vor allem Versender unerwünschter Werbemails, zunutze, indem sie ihre illegalen Aktivitäten auf ein Netz von infizierten Computern verteilen.

Die Gauner verschaffen sich Zugriff auf private PCs und kontrollieren diese ohne das Wissen des jeweiligen Besitzers. Dadurch werden diese Computer zu «Zombies» und ihr Zusammenschluss zu einem so genannten Botnetz (Abkürzung für Roboter-Netzwerk).

Erst kürzlich wurde festgestellt, dass am angeblich grössten Botnezt 1,7 Millionen Rechner beteiligt sind.

Für die Kriminellen hat das Vorteile: Die Kosten sind tief, und Datenspuren können nur schwer zurückverfolgt werden, weil sich die einzelnen Computer hinter dem Botnetz verstecken.

Häufig werden Botnetze auch für den Angriff auf Firmen benutzt, um beispielsweise die Homepage mit Anfragen zu überlasten und dem Unternehmen damit einen Imageschaden zuzufügen.

AufgeLesen: Übung macht den Meister nicht Talent

Talent ist nicht alles. Höchstleistungen erbringt nur, wer Freude hat an dem, was er tut, und bereit ist, dafür viel Zeit zu investieren.

Was zeichnet Menschen aus, die in ihrem Gebiet Spitzenleistungen erbringen? Ist es Talent? Auch. Aber die Rolle von Talent und Begabung wird deutlich überschätzt, meint der Psychologe Anders Ericsson von der Florida State University.

Zusammen mit Kollegen hat Ericsson Könner aus verschiedenen Gebieten wie Golf, Fussball, Chirurgie, Musik, Literatur, Softwaredesign, untersucht und spezielle Tests mit ihnen durchgeführt. Das Ergebnis dieser Studien nennt «Talent» nur als Faktor unter vielen. Genies werden fast immer gemacht, selten geboren. Und eben: Übung macht den Meister.

Die Psychologen entdeckten aber noch einen weiteren Baustein des Erfolgs von Spitzenkönnern: Richtig gut kann auf einem Gebiet nur werden, wer das, was er tut, gerne tut. Ohne das, nützt auch noch so verbissene Arbeit nichts.

Es gibt wenig Belege dafür, dass jemand eine aussergewöhnliche Leistung erbringen kann, ohne viel Zeit und Energie dafür zu investieren. Das heisst natürlich nicht, dass alle Menschen zu Spitzenleistungen fähig sind.

Gemäss den Psychologen ist bewusste Praxis das Geheimnis zum Erfolg. Wer Grosses erreichen will, muss sich klare Ziele setzen, Feedback einholen und mit Freude üben, üben, üben.

Jungen Menschen raten die Wissenschafter, möglichst früh ihren Interessen und Neigungen zu folgen, nicht zu schnell die Flinte ins Korn zu werfen, sondern hartnäckig ein gesetztes Ziel zu verfolgen.

Rätsel: Brüder und Schwestern

Ein Junge hat ebenso viele Schwestern wie Brüder, und seine Schwestern haben halb so viele Schwestern wie Brüder.

Wie viele Brüder und Schwestern gibt es in dieser Familie?

Es ist ein Gemüse, fein und zart, Mit «d» dran ist es Geld, das man erspart.

Spargel > Spargeld

Lösungen Englisch-Tipps

Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500 Solothurn
Telefon: 032 622 56 56 / E-Mail: info@mehrleisten.ch

Besuchen Sie www.mehrleisten.ch