Mehr Produktivität im Büro

Grüezi

Kennen Sie das ungute Gefühl welches von Arbeiten ausgeht, die Sie vor sich her schieben? Die Neigung ist weit verbreitet und ein Grundübel, wenn es um mangelnde Effizienz im Büro geht. Denn Aufschieberitis deutet auf Überforderung, auf Unentschlossenheit, auf Unzuverlässigkeit – alles Zeichen fehlender Selbstorganisation. Besser ist es, das Problem von vorneherein zu vermeiden. Eine verblüffend einfache Methode, der Aufschieberitis beizukommen, ist das Sofort-Prinzip.

Ihr
Willy Knüsel




Lesen Sie heute:

• Wie Sie mit dem Sofort-Prinzip effizienter werden
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende: False friends
• Outlook: Wie Telefonnummern in Ihren Kontakten erfassen
• Recht: Muss man bei Krankheit zu Hause bleiben?
• AufgeLesen: Die 5 wichtigsten Führungsfehler
• Rätsel der Woche

Sprüche der Woche:

„Der Aufschub ist der Dieb der Zeit.“
Edward Young

„Das Aufschieben ist nur dann eine gute Sache, wenn es keine Termine gibt.“
Ernst R. Hauschka,. Aphoristiker u. Bibliothekar

„Im Aufschub verbirgt sich Gefahr.“
Titus Livius, römischer Geschichtsschreiber

„Während man es aufschiebt, geht das Leben vorüber.“
Seneca, römischer Philosoph u. Dichter

Cartoon der Woche:

Management by Post-it.

Wie Sie mit dem Sofort-Prinzip effizienter werden

Dinge unnötigerweise hinauszuschieben, verschlingt wahrscheinlich mehr Arbeitszeit als alles andere. Viele Menschen sind Meister im Verschleppen und sehr geschickt, sich vor Aufgaben zu drücken.

Geläufige Ausreden sind: „Ich habe keine Zeit.“ oder „Das kann ewig dauern, ich warte lieber einen Tag ab, an dem sonst nichts ansteht.“ oder „Das ist nicht so wichtig.“

Es gibt endlos viele Gründe, warum eine Aufgabe nicht erledigt werden kann.

Ich rate Ihnen: Seien Sie genauso geschickt darin, Dinge sofort zu erledigen, wie Sie es sind, sich vor Arbeiten zu drücken. Hier noch 5 konkrete Tipps, wie Sie der Aufschieberitis Herr werden:

1. Das Sofort-Prinzip lautet: Alle zeitlich überschaubaren Aufgaben sollten Sie am besten direkt ausführen. Denn alles was sofort erledigt wird, ist zehnmal besser, als Aufgaben zu verwalten, Notizen zu machen oder Pendenzenlisten zu führen. Aufgeschobene Arbeiten verschlingen nachweislich mehr Zeit, als ihre sofortige Erledigung und werden zudem zu einer mentalen Belastung.
2. Wenn Sie bei einer schwierigen Aufgabe keinen Ansatzpunkt finden und deshalb die Arbeit vor sich her schieben, versuchen Sie die folgenden zwei Methoden:
   a) starten Sie bei einem einfachen Detail und nutzen Sie den Schwung, um sich von dort aus an komplexe Bereiche vorzuarbeiten. Achtung: Bleiben Sie nicht an Details hängen, vor allem, wenn Sie den Hang zu Perfektionismus haben. Setzen Sie sich Zeitlimits.
   b) stellen Sie fest, welches die lohnenden oder wichtigen Bereiche einer Aufgabe sind, und setzen Sie genau dort an. Diese Technik ist zwar schwieriger aber äusserst motivierend, sobald Sie den Einstieg gefunden haben. Achtung: Vergessen Sie die Details nicht.
3. Unterteilen Sie grössere Arbeiten in kleine Schritte oder Zeiteinheiten und beginnen Sie sofort mit dem ersten Schritt. Die nachfolgenden Schritte planen Sie in Ihrer Agenda fest ein.
4. Schalten Sie Störfaktoren wie Telefon, Besuche, E-Mail aus oder ziehen Sie sich an einen ungestörten Ort zurück.
5. Loben und belohnen Sie sich für Erreichtes.

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende: False friends

False friends - das sind englische Wörter, die deutschen Begriffen ähnlich klingen, aber etwas völlig anderes bedeuten:

Outlook: Wie Telefonnummern in Ihren Kontakten erfassen

Geben Sie Telefonnummern in Ihren Outlook Kontakten wie unten angegeben ein:



Auf diese Weise werden Sie in Zukunft keine Probleme haben, falls Sie die Nummern auf Ihr Handy oder PDA exportieren möchten und mit dieser Nummer können Sie dann auch aus dem Ausland problemlos telefonieren.

Auch falls Sie direkt aus Ihrem Outlook die Nummer wählen wollen, ist es Voraussetzung, dass die Nummer wie beschrieben eingegeben wird.

Das oben aufgeführte Beispiel +41 (32) 6661155 setzt sich wie folgt zusammen:

Länderwahl Schweiz: +41

Regionale Vorwahl: (32) ohne Null und unbedingt Klammern setzen.

Ortsanschluss: 6661155 keine Zwischenräume und Apostroph

Zwischen den einzelnen Komponenten einen Zwischenraum setzen.

Recht: Muss man bei Krankheit zu Hause bleiben?

Muss ein Arbeitnehmer bei Krankheit zu Hause bleiben und darf der Arbeitgeber oder die Versicherung vorschreiben, wo sich der kranke Arbeitnehmer aufhalten muss?
Nein, weder der Krankenversicherer noch der Arbeitnehmer dürfen kranken Arbeitnehmern Bettruhe verschreiben.

Solange es die Genesung nicht beeinträchtigt oder sogar fördert, darf ein Arbeitnehmer zum Beispiel spazieren, einkaufen oder ins Kino gehen. Er sollte aber alles unterlassen, was seiner Gesundheit schaden könnte.

Die Rubrik „Recht“ wird betreut durch die Rechtsanwälte der www.aarejura.ch

AufgeLesen: Die 5 wichtigsten Führungsfehler

In einer anonymen Befragung wurden 1600 Führungskräfte nach ihren eigenen Schwachpunkten gefragt. Die sehr offenen und selbstkritischen Antworten ergaben folgendes Bild:

• Schwachpunkt 1: „Kein Feedback geben“ nannten 93% der Führungskräfte
• Schwachpunkt 2: „Konflikten ausweichen“ nannten 78% der Führungskräfte
• Schwachpunkt 3: „Entscheidungen aufschieben“ nannten 64% der Führungskräfte
• Schwachpunkt 4: „Mitarbeiter unterfordern“ nannten 52% der Führungskräfte
• Schwachpunkt 5: „Keine Verantwortung übertragen“ nannten 48% der Führungskräfte

Rätsel: Das komische Kleidergeschäft

Neulich war ich in einem Kleidergeschäft, dessen Inhaber eine sehr komische Art hat, die Preise festzulegen. Ein Hemd kostet da 20 Franken, eine Krawatte 40, Socken 30, aber ein Anzug nur 25 Franken.

Was kostet in diesem Geschäft wohl eine Unterhose?

Lösung: Die Petroleumlampe

In einem Dschungel-Camp waren die Teilnehmer eine Woche lang auf sich alleine gestellt. Sie hatten reichlich Vorräte dabei, nur an eines hatten sie nicht gedacht: Nach fünf Tagen war der Docht in ihrer Petroleumlampe so weit verbraucht, dass er sich nicht mehr ins Petroleum eintauchen liess. Sie hatten auch kein Petroleum mehr zum Nachfüllen. Zwar war in der Lampe noch genügend Petroleum drin, aber der Docht reichte nicht mehr so weit nach unten. Was taten die Camper, damit ihre Lampe weiterhin brannte?

Sie füllen Wasser in die Lampe. Da sich Wasser und Öl nicht vermischen und Öl leichter als Wasser ist, schwimmt das Öl obenauf und der Docht ist wieder im Öl eingetaucht.

Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500 Solothurn
Telefon: 032 621 76 33 / E-Mail: info@mehrleisten.ch

Besuchen Sie www.mehrleisten.ch