Mehr Produktivität im Büro

Grüezi

Gerade bei der Lösung von Konflikten zeigt sich, ob jemand als Führungskraft taugt oder nicht.

Viele Führungskräfte lösen Konflikte jedoch nach dem Motto «Gring abe und seckle». Oder mit der Vogel Strauss Politik, wie in unserem Cartoon dargestellt.

In unserem Hauptartikel finden Sie 10 Tipps wie Sie es besser machen können.

Ihr
Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Wie Sie Konflikte in Teams lösen
• Würzige Texte 4: Verwenden Sie konkrete Beispiele!
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende
• Outlook: Wie Sie Änderungen im E-Mail-Anhang nicht verlieren
• Recht: Feste Arbeitszeit: Überstunden sind zu entschädigen
• AufgeLesen: Farbige Büros steigern die Produktivität
• Rätsel: Gemüseverwandlung

Sprüche der Woche:

Den guten Seemann erkennt man bei schlechtem Wetter.
Aus der Toskana

Der Ursprung aller Konflikte zwischen mir und meinen Mitmenschen ist, dass ich nicht sage, was ich meine, und dass ich nicht tue, was ich sage.
Martin Buber, jüd. Religionsforscher u. -philosoph

Ums Wort geht, wie ich denke, der Streit über die Sache besteht Einigkeit.
Seneca

Wer seine Gedanken nicht aufs Eis zu legen versteht, soll sich nicht in die Hitze des Streits begeben.
Friedrich Nietzsche

Die Chinesen verwenden zwei Pinselstriche, um das Wort "Krise" zu schreiben. Ein Pinselstrich steht für Gefahr; der andere für Gelegenheit. In einer Krise hüte dich vor der Gefahr - aber erkenne die Gelegenheit
Richard Nixon

Cartoon der Woche:

Wie Sie Konflikte in Teams lösen

Teamarbeit kann unglaublich effektiv sein. Manchmal kann sie aber auch einfach in die Hose gehen. Das heisst dann: Viel Arbeit und Engagement sind verloren und meistens auch viel Geld.
Die richtige Vorbereitung und ein gutes Konfliktmanagement helfen, dass Ihre Teams gut zusammenarbeiten und auch bei Problemen nicht auseinander brechen.

1. Legen Sie Grundregeln fest

Konflikte im Team können Sie einfacher lösen, wenn Sie zu Beginn der Zusammenarbeit Regeln festlegen. Begrenzen Sie beispielsweise die Redezeit durch ein Zeitlimit, damit wirklich alle Teammitglieder aktiv nach einer Lösung suchen und nicht um der Diskussion willen diskutieren. Vereinbaren Sie, dass die Mitglieder eines Teams sich gegenseitig zuhören, Vorschläge nicht gleich zurückweisen und jeden wirklich zu Wort kommen lassen usw.
Wichtig ist, dass diese Regeln gemeinsam erarbeitet und getragen werden.

2. Versetzen Sie sich in die Lage des anderen

Bevor Sie urteilen oder kritisieren, versetzen Sie sich in die Lage Ihres Gegenübers. Besonders der Chef sollte das besonders konsequent machen, da die Mitarbeiter ihn immer mit einem kritischen Blick beäugen.
Das soll nicht heissen, dass Konflikte nicht ausgetragen werden und Kritik zurückgehalten wird. Aber mit einer entsprechenden Haltung signalisieren Sie, dass es Ihnen um die Sache geht und nicht um Schuldige zu verurteilen.

3. Entschärfen Sie

Eine Möglichkeit, um dicke Luft verpuffen zu lassen, ist, die Lage zu entschärfen. Am besten gelingt dies, wenn Sie Ihrem Teammitglied eine Frage stellen, über die es erst einmal nachdenken muss.
Bitten Sie z.B. Ihren Gesprächspartner, die Vor- und Nachteile eines Vorschlags aufzuschreiben. Das zwingt Ihr Teammitglied dazu, die Situation aus einer anderen Perspektive zu betrachten. Drängen Sie Ihren Mitarbeiter nicht in die Enge. Lassen Sie Alternativen offen und ihn selbst den Lösungsweg auswählen. So geben Sie ihm erstens das Gefühl, Sie trauten ihm etwas zu, und zweitens kann er so selbst Verantwortung übernehmen.

4. Bleiben Sie gelassen

Überlegen Sie sich bereits vor einem Gespräch, wie Sie reagieren, wenn ein Teammitglied ausfallend oder frech wird.
Bleiben Sie unparteiisch, und hören Sie erst einmal nur zu. Manchmal lässt sich eine Situation schon durch aufmerksames Zuhören entschärfen.

5. Ausklammern ist keine Lösung

Wenn ein Mitarbeiter eines Teams sich unkooperativ verhält, neigt man dazu, dessen Aufgaben einfach einem anderen Teammitglied zu übertragen. Dieser Schuss kann nach hinten losgehen: Die anderen Teammitglieder fühlen sich für ihr Engagement bestraft, während gleichzeitig faule Kollegen „belohnt“ werden. Sprechen Sie mit dem unmotivierten Mitarbeiter; vielleicht setzen Sie ihn für die falschen Aufgaben ein.

6. Ignorieren Sie den Widersacher nur kurz

Wenn sich jemand z.B. in einer Teambesprechung danebenbenimmt, kann es wirkungsvoll sein, ihn kurz zu ignorieren. Verweigern Sie den Blickkontakt, und sprechen Sie den Betreffenden nicht an. Damit signalisieren Sie, dass Sie sein Verhalten missbilligen und er es ändern muss. Ändert die Person ihr Verhalten jedoch nicht, sollten Sie Ihre Strategie ändern. Konfrontieren Sie ihn mit Ihren Beobachtungen, und fragen Sie ihn nach den Gründen für sein inakzeptables Verhalten.

7. Stellen Sie Querulanten zur Rede

Wenn jemand immer wieder Streit anzettelt und z.B. unsachlich ist, stellen Sie ihn zur Rede. Überlegen Sie im Voraus genau, welche Punkte Sie ansprechen wollen. Machen Sie sich eine Liste. Denken Sie auch über mögliche Lösungen oder Konsequenzen nach.
Während des Gesprächs selbst sollten Sie vor allen Dingen ruhig bleiben und Ihrem Gegenüber gut zuhören. Überlassen Sie weitgehend Ihrem Teammitglied das Reden, etwa im Verhältnis 80:20. Treten Sie aber gleichzeitig bestimmt auf. Stellen Sie die Situation aus Ihrer Sicht dar, und fragen Sie nach, ob der Betreffende das Problem ähnlich sieht. Das ist der 1. Schritt auf dem Weg zu einer wirklichen und nachhaltigen Verbesserung.

8. Vermeiden Sie Eskalationen

Würde eine Konfrontation zu grossen Schaden anrichten, sollten Sie ihr nach Möglichkeit aus dem Weg gehen. Schreit ein Mitarbeiter, bringt es nichts weiterzureden. Gehen Sie weg und verschieben Sie das Gespräch auf einen anderen Zeitpunkt.

9. Schalten Sie Vermittler ein

Wenn Sie mit einem Teammitglied gar nicht mehr zurechtkommen, sollten Sie einen Vermittler einschalten. Das kann eine unparteiische Person aus Ihrem Unternehmen sein. Besser ist aber ein externer Vermittler oder Berater, den alle Teammitglieder als neutral anerkennen. Er kann in schwierigen Situationen Gefühle und Spannungen positiv kanalisieren.

10. Zeigen Sie Grenzen auf

Wenn jedoch das ganze Team durch die Haltung eines Mitarbeiters demoralisiert ist, müssen Sie deutliche Grenzen aufzeigen. Machen Sie dem Betreffenden klar, wie er sich künftig zu verhalten hat.
Wenn auch das nicht hilft, sollten Sie wirklich Massnahmen ergreifen, wie Ausschluss aus dem Team, Versetzung oder Kündigung.

Zusammenfassung: Wie mit Konflikten umgehen

• Gehen Sie Konflikten nicht aus dem Weg.
• Sprechen Sie Konflikte sofort an, nicht erst wenn die Erinnerung verschwommen ist.
• Stellen Sie den Konflikt aus Ihrer Sicht dar.
• Hören Sie genau zu, wenn der andere seine Sichtweise erläutert.
• Versuchen Sie sich darauf zu einigen, dass ein Problem besteht.
• Suchen Sie mit Hilfe von Fragen nach einem Weg, wie Sie das Problem lösen können.
• Stellen Sie gemeinsam einen Aktionsplan mit konkreten Punkten für die Umsetzung auf.
• Ermutigen Sie Ihren Mitarbeiter dazu, den Aktionsplan umzusetzen, und geben Sie ihm die Verantwortung dafür.

Würzige Texte 4: Verwenden Sie konkrete Beispiele!

Wenn Sie wollen, dass man Ihnen zuhört resp. Ihren Text liest und versteht, gibt es ein relativ einfaches, aber dennoch zu selten verwendetes Mittel: Verwenden Sie ein Beispiel.

Gerade wenn Ihr Thema ein schwieriges und/oder technisches ist – ein Beispiel erweckt Aufmerksamkeit und fördert das Verständnis. Gute Journalisten verwenden dieses Stilmittel, wenn es darum geht, eine abstrakte, komplexe Angelegenheit wie Gesetzesänderungen zu konkretisieren. Anhand des Beispiels einer konkreten Person, für die diese Änderung spürbare Auswirkungen hätte, verstehen wir als Zeitungsleser (und Laien bezüglich der betreffenden Frage) oft erst die Zusammenhänge.

Insbesondere Juristen fürchten sich davor, ein rechtliches Problem oder ein Gesetz anhand eines konkreten Beispiels zu erklären, weil es nie alle möglichen Fälle abdeckt. ABER:

Ob reell oder fiktiv – Hauptsache konkret

Wenn Sie möchten, dass sich Ihr Publikum überhaupt für ein schwieriges, abstraktes Thema interessiert, kommen Sie um ein konkretes Beispiel nicht herum. Sie können entweder eine reale Geschichte erzählen oder aber ein fiktives Beispiel erfinden, das sich so tatsächlich ereignen könnte.

Je konkreter die Beschreibungen im Beispiel sind, desto eher lassen sie in den Köpfen des Publikums Bilder entstehen und lösen Emotionen aus. Also schreiben resp. reden Sie nicht von einer erwachsenen Person, sondern geben sie ihr einen Namen, ein Geschlecht und ein Gesicht und vervollständigen Sie die Geschichte mit weiteren Details: Renata W, 45 Jahre alt, gelernte Kleinkinderzieherin, arbeitet seit der Geburt des zweiten Kindes 50 Prozent in einer Krippe... Sofort haben Sie als Leser/in ein Bild dieser Frau und werden mit Interesse weiterlesen, welche Auswirkungen eine Änderung des AHV-, Steuer- oder Strassenverkehrsgesetzes für sie hätte.

Ein gutes Beispiel braucht Zeit

Leider liegt ein konkretes, nachvollziehbares Beispiel nicht immer einfach so auf der Hand – oft will es erdacht und weiter geschliffen werden, bis es wirklich seinen Zweck erfüllt. Am besten, Sie beginnen gleich nach Festlegen Ihrer Hauptaussagen damit, das Beispiel auszudenken. Schlafen Sie darüber, erzählen Sie die Geschichte Versuchspersonen, und schliesslich haben Sie eine Geschichte parat, mit der Sie Ihre Botschaft dem Publikum nahe bringen können.

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

Outlook: Wie Sie Änderungen im E-Mail-Anhang nicht verlieren

Wenn Sie eine E-Mail schreibe und ein Word-Dokument anfügen, kommt es vielleicht ab und zu vor, dass Ihnen noch Änderungen einfallen und diese bei der angehängten Datei vornehmen. Das machen Sie mit per Doppelklick auf dem Anhang. Sie bearbeiten die Datei und schliessen sie wieder.

Beim Empfänger kommen alle Änderungen wie gewünscht an, aber die Originaldatei auf der Festplatte hat sich nicht verändert.

Was ist passiert: Eine Datei, die Sie in eine E-Mail einfügen, wird auch tatsächlich dort gespeichert. Es handelt sich also um eine Kopie Ihrer Originaldatei. Es besteht keine Verknüpfung, so dass Sie bei einer nachträglichen Änderung nur die angehängte Datei verändert wird.

Mit einer der folgenden Techniken können Sie das umgehen:

Löschen Sie den Anhang, indem Sie ihn mit der rechten Maustaste anklicken und «Delete» drücken. Anschliessend bearbeiten Sie die Originaldatei auf Ihrer Festplatte und fügen Sie erneut in Ihr E-Mail ein.

Öffnen Sie den Anhang per Doppelklick und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Speichern Sie dann die Datei und schliessen Sie sie. Die aktuellste Version befindet sich nun in der E-Mail und nicht auf Ihrer Festplatte. Im letzten Schritt klicken Sie den Anhang einfach mit der rechten Maustaste an und sichern den neuesten Stand mit Speichern unter im ursprünglichen Verzeichnis.

Recht: Feste Arbeitszeit: Überstunden sind zu entschädigen

Nach der Praxis des Bundesgerichts haben leitende Angestellte grundsätzlich keinen Anspruch auf Überstundenentschädigung. Diese sei im Kaderlohn in der Regel inbegriffen.

Das Arbeitsgericht Zürich hat in einem kürzlich veröffentlichten Fall präzisiert:

Wenn der Arbeitsvertrag eine bestimmte wöchentliche Arbeitszeit erwähnt, ist es unerheblich, ob der Kläger leitender Angestellter ist oder nicht. Im vorliegenden Fall wurde per Vertrag eine wöchentliche Arbeitszeit von 42,5 Stunden festgelegt.

Das Arbeitsgericht schützte die Klage eines Betriebsleiters auf Entschädigung seiner Überstunden (Urteil AN050487 vom 20.12.2006).

AufgeLesen: Farbige Büros steigern die Produktivität

Was schon Goethe in seiner Farbenlehre darlegte, beginnt sich in der Arbeitswelt durchzusetzen: Farben stimulieren Psyche, Wohlbefinden und Leistung des Menschen. Farben beeinflussen Blutdruck und Sauerstoffzufuhr und wirken an verschiedensten Körperstellen. Das jedenfalls behaupten Farbphysiologen.

Raus aus dem Büro mit Schwarz-, Grau und Beigetönen heisst etwas das Motto des Davoser Farbphysiologen Erich Chiavi. Denn: «Wer von Schwarz- und Grautönen umgeben ist, denkt flach».

In einer farbigen Umgebung oder mit jemandem, der farbig angezogen ist, spreche, denke und reagiere man farbiger und lebendiger, sagt Chiavi.

Goethes Farbring hält die wichtigsten Farbwirkungen auf den Menschen fest: Blau kühlt ab und beruhigt das Gemüt; Rot und Orange setzen Energien frei, Gelb löst Muskelspannungen; Grün hingegen beruhigt und sollte nicht eingesetzt werden, wenn jemand mehr Aktivität um sich herum benötigt.

Mit Farbe gegen Schläfrigkeit

Chiavi plädiert dafür, Farbe verstärkt als Wirtschaftsfaktor zu betrachten. «Farbe aktiviert beide Gehirnhälften, und fördert Kreativität».

Chiavi gestaltet Büros nach diesen Erkenntnissen und erzielt erstaunliche Erfolge. In einem von ihm entwickelten Grossraumbüro erhöhte sich die Präsenzzeit der Mitarbeiter sprunghaft.

Chiavis Tipps:

• In Büros, wo es eher hektisch zugeht, kann mit Blau und Grün eine beruhigende Atmosphäre geschaffen werden.
• Administrationsabteilungen sollen farblich eher lebhaft gestaltet werden.
• Tischoberflächen sollen hell gestaltet sein, da dunkle Farben zu viel Licht schlucken.
• Abteilungen sollen in unterschiedlichen Farben gehalten werden, um sie voneinander zu differenzieren.
• Bei Sitzungs- und Besprechungszimmern sind stimulierende Farben wie Orange oder Rot von Vorteil.

Rätsel: Gemüseverwandlung

Es ist ein Gemüse, fein und zart,
Mit «d» dran ist es Geld, das man erspart.

Die Summe zweier Zahlen soll doppelt so gross sein wie ihre (positive) Differenz. Ihr Produkt aber soll dreimal so gross wie ihre Summe sein.

Um welche beiden Zahlen handelt es sich?

4 und 12

Lösungen Englisch-Tipps

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