Mehr Produktivität im Büro

Grüezi

Die meisten To-do-Listen erzeugen mehr Stress und Unzufriedenheit als Erleichterung, denn Aufgabenlisten repräsentieren oft Wunschdenken – und sie sind Erinnerung an Schuldgefühle und Überforderung.

Aufgabenlisten können aber auch eine Quelle für mehr Übersicht und Produktivität sein, vorausgesetzt, Sie befolgen die fünf Tipps in unserem Hauptartikel.

Ihr
Willy Knüsel





Lesen Sie heute:

• Mehr Effizienz und Übersicht mit einer Aufgabenliste
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende: False friends
• Wie Sie eigene Felder in die Ansichten bringen
• Recht: Bauvorschriften: Wann ist eine Baubewilligung nötig?
• AufgeLesen: Arbeitsplatzwechsel – schnelle Ernüchterung
• Rätsel der Woche

Sprüche der Woche:

„Wer sich für zu wichtig hält für kleine Aufgaben, ist meistens zu klein für wichtige Aufgaben.“
Jacques Tati

„Häufig leidet man daran, dass man zwar viel Arbeit, aber keine Aufgaben hat.“
Hellmut Walters

„Die simpelsten Aufgaben sind immer die, über die man am wenigsten Bescheid weiss.“
unbekannt

„Ich sehne mich danach, eine grosse und edle Aufgabe zu erfüllen, aber meine erste Pflicht ist es, kleine Aufgaben so zu erfüllen, als ob sie gross und edel wären.“

Cartoon der Woche:

Quelle: Georg Zitzmann / www.showzeichner.com

Mehr Effizienz und Übersicht mit einer Aufgabenliste

In meiner Tätigkeit als Trainer für Arbeitstechnik rate ich immer wieder, Aufgabenlisten zu führen. Viele Leute sträuben sich jedoch dagegen, mit dem Argument: „Das habe ich schon probiert, aber es funktioniert nicht“.
Bei näherem Begutachten der Aufgabenliste, finde ich immer dieselben Fehler: Die Aufgabenlisten sind zu lang, sie beinhalten Wünsche und Ideen und sie sind nicht konkret.
Aufgabenlisten können jedoch eine hervorragende Quelle für mehr Übersicht und Produktivität sein, vorausgesetzt, Sie befolgen die nachfolgenden Tipps:

1. Aufgabenlisten sind keine Wunschlisten
„Es wäre schön / toll, zu machen…“. Solche Aufgaben gehören nicht in die Aufgabenliste. Genauso wenig wie Ideen, diffuse Vorschläge usw. Falls Sie solche „Aufgaben“ nicht gleich entsorgen wollen, so sammeln Sie sie als Notiz in Ihrem Outlook mit der Kategorie „Ideen“.

2. Ideen scannen
Einmal im Monat oder Quartal planen Sie eine halbe Stunde, in der Sie Ihre gesammelten Ideen durchsehen. Ideen und Wünsche die sich in der Zwischenzeit konkretisiert haben oder aktuell wurden, übernehmen Sie in Ihre Aufgabenliste. Ideen, die obsolet wurden löschen Sie, die anderen lassen Sie stehen.

3. Aufgabenliste mit konkreten Aktivitäten
Die Struktur Ihrer Aufgabenliste sollte wie folgt aufgebaut sein:

Ziel: Aufgaben haben Sie, um etwas zu erreichen – und genau diese Ziele sollten Sie im Auge behalten. Formulieren Sie deshalb zuerst das Ziel und danach die konkrete Aufgabe, zum Beispiel: Nicht: „Büro aufräumen“ sondern „Arbeit vereinfachen - Büro aufräumen“. Mit dieser einfachen Massnahme werden Sie erleben, dass Sie auf Dauer zielbewusster planen und handeln.
Aufgabe: Formulieren Sie die Aufgabe nicht schwammig, sondern konkret. Also nicht einfach „Cabaret-Abend organisieren“, sondern definieren Sie den nächsten Schritt, die nächste konkrete Aktion.
Dauer: Schätzen Sie die Dauer der Aufgabe und schreiben Sie diese in die Aufgabenliste. Notieren Sie nach getaner Arbeit die effektive Zeit für die Aufgabe. Damit verbessern Sie mit der Zeit Ihre Schätzwerte.
Termin: Jede Aufgabe in der Aufgabenliste hat einen Erledigungstermin. Manche Aufgaben haben zudem einen Fälligkeitstermin. Diesen können Sie im Feld Bemerkungen eintragen. Versuchen Sie, den Erledigungstermin konsequent einzuhalten.

4. Wichtigkeit vor Dringlichkeit!
Trennen Sie wichtige von unwichtigen und dringende von nicht dringenden Aufgaben. Dabei hilft Ihnen das Eisenhower-Prinzip. Dieses Verfahren geht auf den US-General und späteren Präsidenten der Vereinigten Staaten, Dwight Eisenhower zurück und lautete wie folgt:
A-Aufgaben sind sowohl dringend als auch wichtig. A-Aufgaben müssen Sie selbst und ohne Aufschub erledigen.
B-Aufgaben sind sehr wichtig, selbst zu erledigen, aber nicht dringend. Das heisst, Sie können sie später bearbeiten. Legen Sie einen Erledigungstermin fest.
C-Aufgaben sind dringend, aber nicht wichtig. Hinterfragen Sie C-Aufgaben und verwerfen oder delegieren Sie diese nach Möglichkeit. Falls beides nicht geht, sofort mit möglichst geringem Aufwand erledigen. Wichtig! Solche Aufgaben möglichst nicht in die Aufgabenliste aufnehmen.
D-Aufgaben gehören nicht auf den Schreibtisch, sondern in den Papierkorb. Sie sind weder dringend noch besonders wichtig.

5. Sofort-Prinzip anstatt Aufgabenliste
Das Sofort-Prinzip lautet: Alle zeitlich überschaubaren Aufgaben sollten Sie am besten direkt ausführen. Denn alles was sofort erledigt wird, ist zehnmal besser, als Aufgaben zu verwalten, Notizen zu machen oder Pendenzenlisten zu führen.

Zusammenfassung
In die Aufgabenliste gehören keine Aufgaben, die Sie innerhalb von 3 Minuten erledigen können und keine Ideen und Wünsche, sondern wichtige und konkrete Aufgaben.
Wenn Sie das berücksichtigen, wird Ihre Aufgabenliste überschaubar und beinhaltet die nächsten Schritte Ihrer aktuellen Aufgaben, Verantwortungsbereiche und Projekte.

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende: False friends

False friends - das sind englische Wörter, die deutschen Begriffen ähnlich klingen, aber etwas völlig anderes bedeuten:

Wie Sie eigene Felder in die Ansichten bringen

Möchten Sie in Ihren Ansichten der Aufgaben ein eigenes Feld einfügen, zum Beispiel die geschätzte Dauer für eine Aufgabe, können Sie wie folgt vorgehen:
Wählen Sie die Ansicht, in der das neue Feld erscheinen soll, zum Beispiel „Aktive Aufgaben“. Nun klicken Sie mit der rechten Maustaste in den grauen Balken mit den Spaltenbeschriftungen und wählen Sie die Funktion „Feldauswahl“.
Es erscheint nachfolgende Auswahl. Dort klicken Sie links unten auf Neu… und es erscheint die Dialogbox „Neues Feld“.

           

Das Ergebnis sieht wie folgt aus:


Achtung: Das neue Feld erscheint nicht in der Erfassungsmaske für neue Aufgaben, sonder nur in den Ansichten, wo Sie auch die entsprechenden Informationen für das neue Feld erfassen können.

Recht: Bauvorschriften: Wann ist eine Baubewilligung nötig?

Grundsätzlich bedarf nahezu jedes Bauvorhaben einer behördlichen Bewilligung. So muss insbesondere für Umbauten, Abbrucharbeiten oder vorgesehene Nutzungsänderungen ein formelles Baugesuch eingereicht werden.

Aber auch die Errichtung von unterirdischen Bauten, Lagerplätzen, Erschliessungsanlagen, Sende- und Empfangsanlagen, Deponien sowie Heizungsanlagen ist bewilligungspflichtig; selbst der Bau eines Kleintierstalls, einer Garteneinfriedung oder eines Bootsstegs.

AufgeLesen: Arbeitsplatzwechsel – schnelle Ernüchterung

Sind sie unzufrieden mit Ihrem Job und planen, sich einen anderen Arbeitsplatz zu suchen? Vorsicht! Sie könnten vom Regen in die Traufe kommen. Denn die anfängliche Freude an der neuen Aufgabe kann schnell der Ernüchterung weichen. Der „Flitterwocheneffekt“ hält nicht lange an, wie Forscher an der Texas University festgestellt haben (Monitor on Psychology, 11/2005).

In einer über fünf Jahre dauernden Studie mit mehr als 500 Managern haben sie herausgefunden, dass von der Euphorie des Neuanfangs spätestens nach einem Jahr nichts mehr zu spüren war.

Der Grund für die Enttäuschung: Neue Kollegen werden von Firmen zunächst mit besonderer Aufmerksamkeit bedacht. Doch sobald der Arbeitsalltag einkehrt, stellt sich oft sehr schnell heraus, dass das Gras in der neuen Firma auch nicht grüner ist als in der alten.
Die Forscher warnen Angestellte deshalb vor einem zu schnellen Arbeitsplatzwechsel. Und Firmen raten sie, sich verstärkt um die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter zu kümmern.
Viele Unternehmen strengen sich sehr an, um gute Mitarbeiter zu gewinnen und überlassen sie dann ihrem Schicksal.

Die Forscher raten den Unternehmen, den vorhandenen Angestellten mehr Aufmerksamkeit zu widmen und zu versuchen ihren Mitarbeitern immer wieder ein „Flitterwochengefühl“ zu vermitteln. Dies würde sich positiv auf die Qualität der Arbeit auswirken.
 

Rätsel: Zahlenreihe

In einem Dschungel-Camp waren die Teilnehmer eine Woche lang auf sich alleine gestellt. Sie hatten reichlich Vorräte dabei, nur an eines hatten sie nicht gedacht: Nach fünf Tagen war der Docht in ihrer Petroleumlampe so weit verbraucht, dass er sich nicht mehr ins Petroleum eintauchen liess. Sie hatten auch kein Petroleum mehr zum Nachfüllen. Zwar war in der Lampe noch genügend Petroleum drin, aber der Docht reichte nicht mehr so weit nach unten. Was taten die Camper, damit ihre Lampe weiterhin brannte?

Lösung: Was ist gemeint?

Sie machen bei einem Marathonlauf mit und überholen kurz vor dem Ziel den Zweiten. Wievielter sind Sie dann?

Zweiter natürlich

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