Grüezi
Wie fühlen Sie sich, wenn Sie abends nach Hause gehen und in Ihrem
Posteingang hat es noch 20 unverarbeitete E-Mails unter 800 so genannt
verarbeiteten E-Mails?
Für viele ist der Posteingang eine
Aufgabenliste, Adressdatei, Wissendatenbank, Archiv und History, ja und
fast habe ich es vergessen, ein Posteingang.
Die Arbeitstechnik von
vielen Leuten kommt mir manchmal vor, wie Leute, die Ihren Briefkasten
leeren, die Post kurz überfliegen und das meiste wieder zurück in den
Briefkasten legen.
Wie Sie es besser machen und abends relaxt in den
Feierabend gehen können, finden Sie in unserem Hauptartikel.
Ihr
Willy Knüsel
PS: Unsere
„False friends“ finden Sie nächsten Montag wieder an ihrem gewohnten
Platz, dann ist unsere Englisch Spezialistin zurück aus den wohlverdienten
Ferien.
Lesen Sie heute:
Sprüche der Woche:
„Die Telekommunikation hat unsere Welt revolutioniert. Sie befähigt
uns, mit den Aufgaben so fertig zu werden, wie sie sich uns stellen,
nämlich weltweit.“
Richard von Weizsäcker
„Organisationen ab 1000 Leuten können sich sehr gut mit sich selbst
beschäftigen. Da stört der Kunde nur.“
Klaus Höfner,
Unternehmensberater
„Zweck und Ziel der Organisation ist es, die Stärken der Menschen
produktiv zu machen und ihre Schwächen unwesentlich.“
Peter F.
Drucker
„Nur Individuen können weise sein, Institutionen sind im
günstigsten Fall gut konzipiert.“
Peter Sloterdijk,
Philosoph
Cartoon der Woche:
Wie Sie mit effizienter E-Mail-Bearbeitung den Posteingang
leeren
Die Informationsflut hat in allen Arbeitsbereichen so stark zugenommen,
dass die Zeit zum Lesen kaum ausreicht. Zusätzlich steigt das schlechte
Gewissen, nicht alles Wichtige gelesen zu haben. Das hat eine
Reuters-Studie an den Tag gebracht: 59% der befragten Manager sagen, dass
sie zu wenig Zeit hätten und 42%, dass sie über zu viele Informationen
verfügen.
Im letzten Newsletter lautete unser abschliessender Tipp:
„Der Posteingang ist weder ein Archiv noch eine Pendenzenliste. Versuchen
Sie, alle eingehenden E-Mails bis am Abend zu verarbeiten“. Wie Sie es
schaffen einen leeren Posteingang zu erreichen und zu bewahren, erfahren
Sie in den nachfolgenden Tipps:
1. E-Mails mit Ordnern
strukturieren
Bei vielen Mail-Usern sammeln sich oft Hunderte
von Nachrichten im Posteingang. Kein Wunder, verliert so mancher
Mitarbeiter die Übersicht.
Nutzen Sie deshalb die Möglichkeit von
zusätzlichen Ordnern und verschieben Sie erledigte Nachrichten
systematisch in diese Ordner.
Legen Sie eine Ordner-Struktur an, die
für Ihren Arbeitsbereich logisch ist. In unserem unten stehenden Beispiel
hat die Struktur vier Hauptordner, welche mit den Zahlen 1 bis 4 beginnen.
Hilfsordner beginnen mit X oder XX. Auf diese Weise können Sie die
Reihenfolge der Ordner steuern: 
Achten Sie darauf, nicht zu viele Ordner anzulegen, sonst verlieren Sie
auch so den Überblick. Konkret: Nicht mehr als 10 Ordner pro Ebene und
nicht mehr als 3 Ebenen.
2. Nachrichten, die Sie nicht mehr
benötigen, konsequent löschen
Stellen Sie
sich bei jedem E-Mail die Frage: Ist dieses E-Mail wichtig für die
Dokumentation oder als Beleg archivierungspflichtig? Wenn nein,
verschieben Sie es in den Papierkorb.
Zudem werden Informationen in
Unternehmen oft doppelt oder dreifach gespeichert. Überlegen Sie sich
also, ob Sie die Informationen eines E-Mails wieder beschaffen könnten,
falls Sie es löschen.
Seien sie selbstsicherer und nicht all zu fest
auf Sicherheit bedacht. Sie werden sich schon bald viel besser fühlen und
die Informationen, die Sie wirklich brauchen, viel besser
finden.
3. Bearbeiten Sie E-Mails
routiniert
Das Bearbeiten von E-Mails ist für die meisten eine
tägliche Aufgabe. Es lohnt sich daher, eine strikte Prozedur dafür
einzuführen und einzuhalten.
Bearbeiten Sie E-Mails nicht dauernd,
sondern geplant. Das heisst zwei bis drei Mal pro Tag.
Gehen Sie Ihren
Posteingang sequentiell durch und versuchen Sie E-Mail um E-Mail definitiv
zu verarbeiten. Das heisst: Entweder sofort bearbeiten, sofort
beantworten, sofort löschen oder sofort ablegen.
Ist dies nicht
möglich, weil die Verarbeitung im Moment zu viel Zeit beansprucht oder
weil Ihnen Informationen fehlen, so planen Sie die Bearbeitung auf einen
günstigen Zeitpunkt oder veranlassen Sie den ersten Schritt. Danach
Terminieren Sie das E-Mail, indem Sie aus dem E-Mail eine Outlook-Aufgabe
machen oder mit der Funktion Nachverfolgung. Wichtig ist, dass das E-Mail
nicht im Posteingang stehen bleibt.
4. Mit einem
Regelassistenten arbeiten
Benützen Sie Filter, die einen Teil
der eingehenden E-Mails automatisch in die entsprechenden Ordner
verschieben. Besonders für Cc-Mails, Newsletter oder Mailinglisten eignen
sich solche Filter hervorragend. Nutzen Sie diese Möglichkeit, das spart
Zeit und Aufwand und Sie behalten die Übersicht über die wirklich
wichtigen Dinge (siehe auch nachfolgender
Outlook-Tipp).
Zusammenfassung
Erliegen Sie
nicht dem Impuls, die Bearbeitung eines E-Mails auf später zu verschieben.
Wenn Sie sich zur Gewohnheit machen, E-Mails nur einmal „anzufassen“, dann
werden Sie sehr viel Zeit sparen.
Das heisst: Nachdem die E-Mails
eingegangen sind, fassen Sie jedes E-Mail nur noch einmal an und zwar für
die abschliessende Bearbeitung oder für die Planung der Bearbeitung. Tun
Sie gleich, was getan werden muss, zum Beispiel:
- Beantworten Sie das
E-Mail.
- Leiten Sie die Nachricht mit Ihrem Kommentar weiter.
-
Delegieren Sie die Bearbeitung.
- Erledigen Sie die aus dem E-Mail
resultierende Arbeit.
- Planen Sie die aus dem E-Mail resultierende
Aufgabe und erledigen Sie den oder die ersten Arbeitsschritte, falls
möglich.
- Löschen oder archivieren Sie das E-Mail.
Outlook: Mit Filter E-Mails automatisch vorsortieren
E-Mail-Filter sind dann ausserordentlich hilfreich, wenn sie grosse
E-Mail-Mengen bearbeiten müssen. Diese Funktion erspart viel Arbeit beim
Durchsehen und Vorsortieren der E-Mails. Wenn die Filter entsprechend
konfiguriert sind, gelangen die E-Mails schon in die definierten Ordner,
bevor Sie diese gelesen haben. Im betreffenden Ordner können sie dann die
E-Mails im entsprechenden Kontext lesen und bearbeiten.
Die Funktion
finden Sie im Menu Extras unter
Regeln und Benachrichtigungen…
Im Beispiel oben werden alle Nachrichten in denen der Empfänger im
Cc… aufgeführt ist direkt in den Ordner „Zur
Information“ verschoben. Diesen Ordner kann der Empfänger nun
beispielsweise ein Mal wöchentlich durchsehen und danach direkt löschen.
Recht: Ferienlohn umfasst auch Zuschläge
Während der Ferien haben Angestellte den gleichen Lohn zugute wie
während der Arbeit. Das heisst: Regelmässig mit dem Lohn ausbezahlte
Zulagen etwa für Nacht-, Wochenend- oder Feiertagsarbeit müssen auch
während der Ferien bezahlt werden. Dies gilt laut einem neuen Entscheid
des Bundesgerichtes selbst bei monatlichen Schwankungen der
Arbeitseinsätze, sofern diese auf den Arbeitgeber zurückzuführen sind.
Der konkrete Fall: In einem Callcenter mit 24-Stunden-Betrieb
hatte der Arbeitgeber nur den Basislohn ohne die regelmässigen Zuschläge
ausbezahlt. Mehrere Arbeitnehmer wehrten sich – und bekamen Recht.
Bundesgericht, Urteil 4C.3143/2005
Die Rubrik „Recht“ wird betreut durch die Rechtsanwälte der www.aarejura.ch
Rätsel der Woche: Knapper Sieg
Sie machen bei einem Marathonlauf mit und überholen kurz vor dem Ziel
den Zweiten. Wievielter sind Sie dann?
Lösung: Eifelturm
Der Eifelturm in Paris ist
dreihundert Meter hoch und wiegt circa 8000 Tonnen. Würde man ihn aus dem
gleichen Material in einer Höhe von dreissig Zentimetern originalgetreu
nachbauen, wie schwer wäre er dann?
Nur 8 Gramm.
Das Modell des
Eifelturms wäre in allen Dimensionen (Höhe / Breite / Tiefe) 1000 mal
kleiner und somit 1000x1000x1000 leichter als das Original.
Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500
Solothurn
Telefon: 032 621 76 33 / E-Mail: info@mehrleisten.ch
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