Mehr Produktivität im Büro


Grüezi

Helmut Qualtinger sagte, Stress seien Handschellen, die man ums Herz trägt. Eine interessante Definition, finden Sie nicht auch? Wer legt sich schon selbst Handschellen an?

Warum aber lassen wir uns von wildfremden Menschen Fesseln anlegen - und sogar so, dass sie uns das Blut gleich am Herzen abschnüren? Wie Sie es schaffen, Stress zu vermeiden, erfahren Sie im Hauptartikel.

Ihr
Willy Knüsel





Lesen Sie heute:




Sprüche der Woche:

Der moderne Mensch ist eine Biomasse mit Terminkalender. (Ist der Manager von heute damit korrekt beschrieben? Eine Biomasse mit Terminkalender? Müsste es nicht präziser heissen - mit Notebook oder Palmtop?)
unbekannt

Es gibt Wichtigeres im Leben, als beständig dessen Geschwindigkeit zu erhöhen.
Mahatma Gandhi

Allgemein ist die Hast, weil jeder auf der Flucht vor sich selbst ist.
Friedrich Nietzsche

Hektik weist auf ein krankes Gemüt. Hauptmerkmal eines geordneten Verstandes ist Beharrungsvermögen und die Fähigkeit, mit sich selbst umgehen zu können.
Seneca

Wir leben in einer Zeit des eiligen Müssiggangs. Viele Leute tun nichts, aber sie tun es in Eile. Curtis Baker Wir haben keine Zeit! Darum langsam!
Fritz Kortner

Wer langsam geht, geht vernünftig; wer vernünftig geht, kommt weit.
Aus Italien



Cartoon der Woche:





Selbstmanagement: Geben Sie dem Stress keine Chance

Gegen zu viel Stress hilft vor allem ein systematisches Selbstmanagement. Nachfolgend Tipps, die einfach umzusetzen sind und sofort Erleichterung bringen:

Simplify

Selektieren und kanalisieren Sie die Informationsflut und zwar überall – im Kopf, auf dem Schreibtisch, im Computer und auch zu Hause. Werfen Sie Ideen über Bord, die Sie eh nie verwirklichen, entsorgen Sie Lesestoff, den Sie eh nie lesen, entstapeln Sie Ihren Schreibtisch, misten Sie Ihre Schränke aus.


Ordnung Ihr Arbeitsplatz ist zum „Arbeiten“ da und ist kein Archiv. Deshalb: Auf und in den Schreibtisch gehören nur aktuelle Dokumente und Informationen. Liegende Stapel sind tabu und können zum Beispiel durch das Mappei Organisationssystem ersetzt werden (Siehe auch den Zusatztipp am Schluss).

Sofort-Prinzip Fassen Sie Aufgaben, die Sie innerhalb 3 Minuten erledigen können, nie ein zweites Mal an – erledigen Sie sie sofort und zwar 100%, dazu gehört auch das Ablegen oder noch besser, das sofortige Entsorgen.

Wochenplanung Halten Sie einmal pro Woche inne, z.B. am Freitagnachmittag. Schauen Sie alle Notizen, Aufgaben, Termine, Ziele und Projekte durch, verschaffen Sie sich Überblick und planen Sie die folgende Woche. Aber verplanen Sie nur 50% der Zeit und planen Sie auch feste Termine mit sich selber ein, um wichtige Arbeiten zu erledigen.

Dennoch wird es immer wieder Tage oder Phasen geben, in denen doch alles drunter und drüber geht. Für solche Fälle geben wir Ihnen im nächsten Newsletter Tipps, wie Sie dafür sorgen, dass Ihnen Stress wenig anhaben kann.

Der besondere Tipp: Mappei-Ordnungssystem von Darya Giger

  • Sehnen Sie sich nach einem Ablagesystem, mit dem Sie alles wieder finden?
  • Wünschen Sie sich einen dauerhaft aufgeräumten Schreibtisch?
  • Möchten Sie Ihre Produktivität steigern, Papierstapel vermeiden und Arbeiten termingerecht erledigen?
  • Wollen Sie allen Mitarbeitern eine bessere Transparenz bieten?
Wenn Sie diese Fragen mit JA beantworten, dann nehmen Sie mit unserer Beraterin Frau Darya Giger Kontakt auf! info@km-ag.ch
Frau Giger ist spezialisiert auf Arbeitsplatzorganisation und unterstützt Sie vor Ort dauerhaft organisiert zu werden und zu bleiben.




Würzige Texte 2: Seien Sie konkret! Nutzen Sie Bilder

Lehnen Sie sich kurz zurück und lassen Sei die heutige Zeitungslektüre noch einmal Revue passieren: Woran erinnern Sie sich? Haben Sie auch eine Idee, warum genau diese Artikel Ihnen geblieben sind, wo Sie doch so viel Anderes auch gelesen haben?

Mit grosser Wahrscheinlichkeit hat der Artikel bei Ihnen ein Bild ausgelöst – und eventuell auch Emotionen.

Unser Geist zieht Konkretes dem Abstrakten vor

Im Gegensatz zu abstrakten, allgemeingültigen Beschreibungen lösen konkrete Beschreibungen in unserem Kopf Bilder aus. Bilder bleiben uns besser in Erinnerung als abstrakte technische Beschriebe. Das kennen Sie sicher von Ihrer letzten Weiterbildung: Abstrakte Theorien verinnerlichen Sie weniger gut als konkrete Beispiele – wobei konkrete Bespiele helfen können, die Grundsätze der abstrakten Theorie zu memorisieren.

Konkretes zieht Aufmerksamkeit auf sich

Konkrete Beschreibungen helfen nicht nur beim Erinnern, sondern erleichtern von Beginn weg die Lektüre und den Einstieg in ein neues, evtl. schwieriges Thema. In der Folge ein paar konkrete Bespiele – damit Sie sich beim Text oder bei der nächsten Rede noch daran erinnern:

Vermeiden:
abstrakte Abhandlungen		 Besser:
konkret und bildhaft
Die Verschmutzung im öffentlichen Raum hat zugenommen. Immer häufiger lassen Passantinnen und Passanten ihre Abfälle einfach liegen – auf Plätzen, Trottoirs und Strassen.
Die flexiblen Arbeitszeiten haben sich bei den Telekommunikations-firmen durchgesetzt. Immer mehr Angestellte bei Telekommunikationsfirmen wie Sunrise, Swisscom und Cablecom arbeiten nicht mehr zu fixen Bürozeiten, sondern geniessen die Freiheit, früher oder später anzufangen und Feierabend zu machen.
Das Vernehmlassungsverfahren dauert noch bis Ende Oktober. Bis Ende Oktober haben Interessenver-bände und Bürger Gelegenheit, sich zum vorliegenden Gesetzesentwurf zu äussern.

Sie haben es sicher gemerkt: Wer konkret schreibt oder redet, wird länger...

Einmal mehr zeigt sich das Dilemma, dass Würze der Kürze abträglich ist. Kurze Abhandlungen mit angenehmer Würze sind eine Herausforderung. Wenn sie gelingt, ist dafür der Erfolg beim Publikum umso grösser.

Die Rubrik „Kommunikation“ wird verfasst durch Kommunikationsexpertin:
Myriam Holzner, Kürze&Würze GmbH, Bern, www.kuerzeundwuerze.ch holzner@kuerzeundwuerze.ch





Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

1.

My ex-boss seemed to consider me as a kind of slave whom he could even call up at midnight if necessary.

2.

The little boy shone the floor with his best handkerchief.

3.

After his remarriage, he remarked: „Getting used to your new wife is just as difficult like getting rid of your old one”.

4.

Her car is big, but her fiancé’s car is still bigger.

5.

We were anxious to make our host angry. We had to be careful of what we said to him, because he had a low boiling point.

6.

I like him as a person, but when he is not successful he must leave the firm.

7.

Since it didn’t seem to make any difference to him whether she stayed or not, she left.





Outlook: Schneller Datumswechsel im Kalender

Eine typische Situation bei der Arbeit mit Outlook: Sie befinden sich in der Tages- oder Wochenansicht des Kalenders und suchen nach einem passenden Termin. Am heutigen Mittwoch passt es beispielsweise nicht, aber wie sieht es am Mittwoch in der nächsten Woche aus?
In diesen und ähnlichen Fällen Situationen helfen zwei wenig bekannte Tastaturkombinationen weiter: Mit    +    sowie    +   springen Sie jeweils direkt auf denselben Tag der nächsten oder vorhergehenden Woche.

Kurshinweis: E-Mail-Flut – kein Problem

Der kaufmännische Verband führt am 23. Oktober 2007 diesen Kurs mit Willy Knüsel als Kursleiter durch. Nähere Informationen erfahren Sie hier

http://www.sfw.ch/80/Seminare/Administration.html





Recht: E-Mail und Datengeheimnis

Das Datengeheimnis nach Art. 35 DSG kann durch den Versand unverschlüsselter E-Mail-Nachrichten verletzt werden. Dem Versender drohen Haft oder Busse.

E-Mails sind vor dem Zugriff von Dritten so gut wie gar nicht geschützt. Es ist so, wie wenn Sie eine Postkarte versenden, oder sogar noch schlimmer.

Nicht nur der Zoll kontrolliert Pakete auf ihren Inhalt, auch neugierige Menschen öffnen gerne mal die Post, die nicht für sie bestimmt ist. Dasselbe ist auch bei E-Mails möglich. Wie einfach dies geht, zeigt ein Fall, der Ende 2003 vor dem Bundesgericht verhandelt wurde: Ein Mitarbeiter hatte während der krankheitsbedingten Abwesenheit seines Chefs dessen E-Mails angezapft. So konnte er fortan munter die Korrespondenz seines Vorgesetzten mitverfolgen (BGE 130 III 28 ff.). Hätte der Chef für seine E-Mails eine Verschlüsselungs-Software verwendet, wäre der Nachrichtentext für den Mitarbeiter nur als „Zeichensalat“ sichtbar gewesen.

Was versteht man unter Verschlüsselung oder Kryptografie?

Unter Kryptografie wird die Verschlüsselung von Daten unter Verwendung komplexer Algorithmen verstanden, um sie vor unberechtigter Einsicht durch Dritte zu schützen. Oft wird zudem ein Passwort als zusätzlicher Schutz eingesetzt. Die Sicherheit der Daten hängt vor allem von der Länge des verwendeten Schlüssels ab. Gängig ist heute ein 128-Bit-Schlüssel.

Verschlüsselungsverfahren können hard- oder softwaremässig realisiert sein. Im Internet hat die Verschlüsselung persönlicher Daten (E-Mails) immer mehr an Bedeutung gewonnen.
Also: kritische oder vertrauliche Nachrichten sollten Sie deshalb unbedingt verschlüsseln. Zum Beispiel:

  • E-Mails, welche unter keinen Umständen von Dritten gelesen oder gar veröffentlicht werden dürfen.
  • Wenn sie Daten versenden, die unter das Datenschutzgesetz fallen.
  • Wenn Sie vertrauliche Abmachungen über das Netz treffen.
  • Wenn Sie Informationen über Forschungs- oder Entwicklungsprojekte per E-Mail austauschen.

Falls die Verschlüsselung in Ihrem Unternehmen nicht möglich ist, so versenden Sie solche Daten per Post.





AufgeLesen: Woher kommt das @-Zeichen

Die Italiener sprechen liebevoll von der «Schnecke», die Tschechen nennen es «Rollmops» und die Chinesen «Die kleine Maus». Richtig originell sind die Holländer: Sie bezeichnen das Internet-Zeichen als «Affenhoden».

Wie ist aber dieses Zeichen zum Synonym für das Internet geworden? In angelsächsischen Gebieten wurde der Klammeraffe lange als Zuordnungszeichen gebraucht, ähnlich unserem «à» (z.B. five litres of water @ ten cents). Dadurch konnte sich das @-Zeichen einen festen Platz auf der englischen Tastatur erobern, obwohl es im Laufe der Zeit immer weniger benutzt wurde.

Der E-Mail-Erfinder Ray Tomlinson suchte für sein Nachrichtensystem ein Zeichen, das unmöglich in einem Namen vorkommen konnte. Da nicht viel Auswahl vorhanden war, viel sein Wahl auf das Zeichen @.

Tomlinson ahnte nicht, welche Renaissance er damit dem Zeichen bescherte, das heute von der Computertastatur nicht mehr wegzudenken ist.





Rätsel: Wie viele Schafe?

Als man einen Schäfer nach der Zahl seiner Schafe fragte, gab er zur Antwort:

"Wenn ich von meinen Schafen die Hälfte und ein halbes verkaufen würde, und dann von dem Rest wieder die Hälfte und ein halbes, und das noch ein drittes, ein viertes, ein fünftes und ein sechstes Mal, so würde ich immer noch ein Schaf übrig haben."

Wie viele Schafe waren in der Herde des Schäfers?


Lösung: Was ist das?

Einem jeden Edelstein
Gebe ich noch hell´ren Schein.
Wer mich aber hat verloren,
Der wird rot bis an die Ohren,
Oder er erblasst vor Schrecken
Und bleibt in der Rede stecken.

Die Fassung

 

Lösungen Englisch-Tipps

1.

My ex-boss seemed to consider me to be kind of slave whom he could even call up at midnight if necessary.

Im Deutschen heisst es: Man betrachtet ihn als Verrückten. Im Englischen dagegen: I consider him to be crazy. Das Hilfsverb «to be» könnte auch weggelassen werden: I consider him crazy.

2.

The little boy shined the floor with his best handkerchief.

To shine = glänzen (unregelmässig)
shine / shone / shone
To shine = polieren (regelmässig)
shine / shined / shined

3.

After his remarriage, he remarked: „Getting used to your new wife is just as difficult as getting rid of your old one”.

«Like» heisst «wie» im Sinne von «ähnlich».
«As»“ heisst «wie» im Sinne von «gleich».

4.

Her car is big, but her fiancé’s car is even bigger.

«Still» heisst zwar «noch», aber nur im zeitlichen Sinn. Das englische Wort für  «noch» im Sinn von «sogar» heisst «even».

5.

We were anxious about making our host angry. We had to be careful of what we said to him, because he had a low boiling point.

«Anxious» heisst nur dann «ängstlich», wenn es im Zusammenhang mit «about» steht und in Verbindung mit einem Verb, welches auf «ing» endet.
«To be anxious to do something…» heisst nie «ängstlich sein», sondern «bestrebt sein».

6.

I like him as a person, but if he is not successful he must leave the firm.

Sehr oft wird «when» mit «if» verwechselt. «When» meint aber immer ein Zeit, «if» eine Bedingung.

7.

Since it didn’t seem to make any difference to him whether she stayed or not, she left.

Difficult correct sentence! Das Wort since heisst nicht nur «seit», sondern auch «da».



Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500 Solothurn
Telefon: 032 622 56 56 / E-Mail: info@mehrleisten.ch

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