Grüezi
E-Mails sind aus dem Berufsalltag nicht mehr wegzudenken – doch sie
verursachen auch Stress, Überforderung und Abhängigkeit bei
Angestellten.
In unserem Hauptartikel können Sie herausfinden, was
für ein E-Mail-Typ Sie sind und zudem erfahren Sie 10 Regeln, die Ihnen
und Ihren E-Mail-Partnern die tägliche Arbeit
erleichtern.
Elektronische Grüsse
Willy
Knüsel
PS:
Unsere „False friends“ fallen
heute und nächsten Montag aus, da unsere Englisch Spezialistin in den
Ferien weilt.
Lesen Sie heute:
Sprüche der Woche:
„In einer Fünftelsekunde kannst du eine Botschaft rund um die
Welt senden. Aber es kann Jahre dauern, bis sie von der Aussenseite eines
Menschenschädels nach innen dringt.“
Charles F. Kettering,
Industrieller
„Eines Morgens werden wir aufwachen und feststellen, dass wir nicht
mehr mit der Hand schreiben können, von unserem Schreibtisch sind
Briefumschläge und -papier verschwunden, die Tinte im Füller ist
vertrocknet. Wir öffnen den Mund, und kein Laut kommt heraus. Wir haben es
verlernt, uns die Hände zu schütteln oder laut zu lachen. Sicher, wir
können weiter kommunizieren, alle in demselben uniformierten Stil. Der
einzige Unterschied zwischen unseren Botschaften aber wird der Inhalt
sein.“
Clifford Stoll, amerikanischer Astrophysiker und
Computer-Pionier
„Irgendwann habe ich alles, was ich heute mit mir trage, in einer
kleinen PC-Brieftasche inklusive Telefon, E-Mail und digitalem Geld.
Letzteres ist keine Zukunftsmusik.“
Josef Brauner (1997)
Cartoon der Woche:
Zehn Regeln, wie Sie die E-Mail-Flut in den Griff bekommen
E-Mail-Kommunikation bringt neben zahlreichen Vereinfachungen auch
Probleme mit sich: Die Zahl der E-Mails, die an einem Tag empfangen und
verschickt werden, steigt kontinuierlich.
So ist das
durchschnittliche Volumen des elektronischen Briefverkehrs im letzten Jahr
gemäss einer Studie von Symantec um fast die Hälfte angewachsen. Bei 8%
der befragten Unternehmen hat sich die Zahl der E-Mails innerhalb eines
Jahres sogar verdoppelt.
Folge davon sind: Unübersichtlichkeit und
Überforderung der Mitarbeiter. Wenn Sie die folgenden Tipps befolgen,
können Sie Ihre E-Mails viel effizienter bearbeiten und verwalten und Sie
tragen zusätzlich dazu bei, die E-Mail-Flut in Ihrem Unternehmen zu
vermindern.
1. Notwendigkeit
Ein E-Mail ist nicht immer der
optimale Kommunikationsweg. Oft ist ein Telefonat oder ein persönlicher
Kontakt schneller, einfacher und vor allem eindeutiger. E-Mails sind
besonders ungeeignet für Diskussionen, persönliche Kritik oder
vertrauliche Themen.
2. Höflichkeit und klarer Inhalt
Die
Schnelligkeit von E-Mails verleitet manchmal dazu, emotional zu reagieren.
Emotionen, Ironie oder Zweideutigkeiten kommen beim Empfänger meistens
nicht so an, wie sie gemeint sind. Deshalb sind E-Mails oft Ursache von
Streit und Missverständnissen.
3. Gestaltung
Auch die
elektronische Post ist eine Visitenkarte des Unternehmens. Darstellung und
Rechtschreibung dürfen nicht vergessen gehen. Dazu gehören auch die Anrede
und die Grussformel am Schluss und nicht vergessen: die
Signatur.
4. Betreffzeile
Die Betreffzeile muss immer
ausgefüllt sein und sie sollte eine kurze Zusammenfassung des
E-Mail-Inhaltes sein. Der Empfänger sollte nach dem Lesen der Betreffzeile
wissen, worum es im E-Mail geht.
5. Nur ein Thema pro
E-Mail
Schreiben Sie pro E-Mail immer nur über ein Thema. Sie
erleichtern sich und dem Empfänger die Bearbeitung, die Zuordnung und
Ablage der E-Mails.
6. Sparsam umgehen mit Cc… (Kopie
an…)
Überlegen Sie sich immer, wer eine Kopie eines E-Mails
wirklich braucht. Vergessen Sie die Absicherungsmentalität, alle auf den
Verteiler zu nehmen, die „unter Umständen“ am Thema interessiert sein
könnten.
7. Reaktionszeit
Ein E-Mail ist ein schnelles
Kommunikationsmittel, aber es muss nicht innerhalb von 5 Minuten
beantwortet sein. Es genügt vollkommen, wenn Sie bis spätestens am
Folgetag antworten.
8. Abwesenheitsassistent
Sind Sie länger
als 2 Tage abwesend, dann aktivieren Sie den
Abwesenheitsassistenten.
9. Signale beim E-Mail-Eingang
ausschalten
Akustische oder visuelle Signale beim Empfang eines
E-Mails stören die Konzentration und den Arbeitsfluss. Schalten Sie diese
deshalb aus und bearbeiten Sie den Posteingang im Normalfall 2-3 Mal
täglich.
10. Leerer Posteingang am Abend
Der Posteingang ist
weder ein Archiv noch eine Pendenzenliste. Versuchen Sie, alle eingehenden
E-Mails bis am Abend zu verarbeiten (Wie Sie einen leeren Posteingang
erhalten, zeigen wir Ihnen im nächsten Newsletter).
Welcher E-Mail-Typ sind Sie?
Die Studie von Symantec hat unter anderem vier verschieden Typen von
E-Mail-Benutzern identifiziert. Urteilen Sie selber, zu welchem Typ Sie
gehören:
Der Disziplinierte:
Der disziplinierte Nutzer ist im
Umgang mit E-Mails eher entspannt und nutzt diese meist nur während der
Arbeit.
Der Abhängige:
Von ihren E-Mails abhängige Nutzer rufen
praktisch ständig und zwanghaft über alle Kanäle ihre E-Mails ab. Unter
diesem Typ befinden sich auch die meisten Blackberry-Benutzer. Tipp:
zwingen Sie sich, nur maximal 4-mal Ihren Posteingang zu bearbeiten und
schalten Sie alle Benachrichtigungssignale aus.
Der Ängstliche:
Der ängstliche User versucht den Umgang mit E-Mails zu vermeiden und
sucht andere Kommunikationsmittel, zum Beispiel mündlich per Telefon oder
im direkten Gespräch. Tipp: Versuchen Sie möglichst alle einfachen
Kommunikationsaufgaben per E-Mail zu erledigen, zum Beispiel Informationen
anfordern oder weiter geben. Sie sparen damit sehr viel Zeit.
Der
Überforderte:
Der überforderte Nutzer wird bei seiner Arbeit mit
E-Mails bombardiert und hat Probleme, sie zu bewältigen. Er versucht zwar
alle E-Mails zu lesen, um die Kontrolle zu behalten, es fehlt ihm aber die
Zeit dazu. Tipp: Befördern Sie alle unwichtigen E-Mails (Cc-Mails,
Newsletter usw.) per automatischer Regel in einen separaten Ordner und
lesen Sie diesen nur wenn Sie Zeit haben.
Outlook: Terminserien von mehr als einem Jahr
Anscheinend kann Outlook nur jährliche wiederkehrende Termine und nicht
Terminserien alle 2 oder mehr Jahre verwalten.
Was aber, wenn Sie –
etwa für die Inspektion Ihrer Dachflächenfenster – eine Terminserie
erstellen müssen, deren Termine nur alle zwei Jahre fällig
werden?
Mit dem folgenden Trick können Sie Outlook
überlisten:
Geben Sie als Serienmuster an, dass Sie monatlich einen
Termin haben. Dann müssen Sie nur noch im oberen Feld „Am“ angeben, dass
Sie dies für 24 Monate einrichten wollen („Am ... jedes 24. Monats“ =
jedes zweite Jahr).
Recht: Die Vertragsklausel "anwendbares Recht"
Sofern nicht zwingende Vorschriften entgegenstehen, ist das Recht, dem
der Vertrag unterstellt werden will, frei von den Parteien wählbar.
Insbesondere bei Verträgen mit internationalem Bezug werden daher
regelmässig Klauseln in den Vertrag aufgenommen, die das anwendbare Recht
festlegen. Der Vertrag beurteilt sich in diesen Fällen - selbst wenn ein
schweizerisches Gericht angerufen wird - immer und ausschliesslich nach
dem vereinbarten Recht.
Die Rubrik „Recht“ wird betreut durch die
Rechtsanwälte der www.aarejura.ch
AufgeLesen: Glücklich sein beginnt im Kopf
Wer regelmässig über seine Ziele und Wünsche nachdenkt, tut etwas für
sein Glück, haben Psychologen in einer entsprechenden Studie
herausgefunden (Journal of Positive Psychologie, Bd. 1/2,
2006)
Positive Gefühle kann man selbst beeinflussen. Wie? Indem man
sich die Zeit nimmt, mehrmals pro Woche seine Vorstellungen von
persönlichen Zielen und der eigenen Zukunft detailliert niederzuschreiben.
In der Studie mussten Probanden mehrmals pro Woche ihr
„bestmögliches Selbst“ entwerfen. Eine zweite Versuchsgruppe sollte
Momente des Lebens zusammentragen, für die man dankbar sein kann. Die
Teilnehmer der Kontrollgruppe schliesslich mussten lediglich aufschreiben,
was sie im Laufe des Tages erlebt hatten.
Vor dem Versuch und nach
vier Wochen wurde bei allen Versuchpersonen der emotionale Zustand
ermittelt.
Die Gruppe, die das „bestmögliche Selbst“ entwerfen
sollte, sowie die Dankbarkeitsgruppe“ hoben sich von der Kontrollgruppe
positiv ab. Zudem zeigte sich, dass nur die erste Gruppe auch langfristig
glücklicher war.
Die Auseinandersetzung mit dem „bestmöglichen
Selbst“ strukturiert nach Meinung der Wissenschaftler Gefühle und Motive
und verhilft auch zur Lösung eventuell bestehender Konflikte. Wer Spass
daran hat, über sich selbst nachzudenken und in Form des bestmöglichen
Selbst“ regelmässig an seinem Glück zu arbeiten, der hat gute Chancen,
dieses Glück auch zu erreichen und erhalten zu können.
Rätsel: Eifelturm
Der Eifelturm in Paris ist dreihundert Meter hoch und wiegt circa 8000
Tonnen. Würde man ihn aus dem gleichen Material in einer Höhe von dreissig
Zentimetern originalgetreu nachbauen, wie schwer wäre er dann?
Lösung:
Zahlenreihe
1
11
21
1211
111221
Wie lautet
die nächste Zeile?
312211
In Worten bedeutet die Lösung: Die
vorherige Zahlenreihe besteht aus drei Einsen, zwei Zweien und einer Eins
(3x1, 2x2, 1x1 oder eben 312211).
Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500
Solothurn
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