Mehr Produktivität im Büro


Grüezi

Sie haben zig Besprechungen pro Tag, wichtige Entscheidungen hätten Sie am besten gestern getroffen, das Telefon steht nicht still und eigentlich würden Sie gerne mal wieder einen ruhigen Abend mit Ihrer Familie verbringen…

Investieren Sie den grössten Teil Ihrer Energie in die Firma und denken Sie manchmal: „Was ich dafür zurückbekomme, steht in keinem Verhältnis“? Dann sollten sie unseren Hauptartikel lesen.

Ihr
Willy Knüsel





Lesen Sie heute:




Sprüche der Woche:

Aussergewöhnliches wurde immer nur von Menschen geleistet, die zu glauben wagten, dass irgendetwas in ihrem Innern den Umständen gewachsen sei.
Bruce Barton

Wer nicht mehr will, als er kann, bleibt unter seinem Können.
Herbert Marcuse

Es genügt nicht, grosse Eigenschaften zu haben; man muss auch mit ihnen wirtschaften können. Unbekannt Was nur gute Chefs entdecken – latente Talente.
Thomas Niederreuther

Wer seine Talente als Gaben betrachtet und nicht als Aufgaben, ist ihrer nicht wert.
Curt Goetz



Cartoon der Woche:





Setzen Sie Prioritäten dort, wo Ihre Talente sind

Prioritäten setzen bedeutet auch, sich aus Aktivitäten auszuklinken, die Ihnen nicht liegen und deren Zeitaufwand deshalb nicht im Verhältnis zum Gewinn steht.

Wenn Sie sich auf Ihre besonderen Fähigkeiten und Talente konzentrieren, haben Sie schneller mehr Erfolg. Denn wenn Sie Ihre Fähigkeiten richtig einsetzen, schaffen Sie in einer bestimmten Situation das Beste und können damit Ihr Leben stärker beeinflussen als irgendwie sonst.

Vereinfachen Sie Ihre Aktivitäten

Ermitteln Sie die Bereiche, die Ihnen am meisten Wert schaffen. Denken Sie immer wieder an die berühmte 80/20-Regel: Nur 20 % Ihrer Tätigkeit schaffen 80 % des Ergebnisses. Welche Tätigkeiten gehören zu den 20 Prozent und welche zu den 80 Prozent? Stellen Sie sich folgende Fragen:

1. Was sind Ihre besonderen Talente?
2. Was sind Ihre einträglichsten Produkte/Dienstleistungen?
3. Was sind die Kernkompetenzen Ihrer Firma?
4. Welche sind Ihre einträglichsten Kunden?
5. Was sind Ihre erfolgreichsten Marketingmethoden?
6. Was sind Ihre besten Gelegenheiten, den Umsatz zu steigern?

Wenn Sie Ihre Stärken analysiert haben, widmen Sie den wertvollen 20% mehr Zeit. Sie sind automatisch besser, wenn Sie sich auf Dinge stürzen, die Sie gern tun. Reduzieren Sie Tätigkeiten, die in den restlichen 80% liegen. Versuchen Sie, diese Bereiche so schnell wie möglich zu meiden – oder schaffen Sie sie ab.

Mit Abstand gewinnen sie Überblick

Lehnen Sie sich zurück und beurteilen Sie Ihre Situation: Verschaffen Sie sich einen Überblick über all Ihre Aufgaben und unterteilen Sie diese nach Wichtigkeit. Tun Sie das wirklich immer! Also täglich. Fünf Minuten Abstand reichen, damit Sie wissen, was Sie heute zu tun haben. Auch wenn Sie am Abend nicht alles erreicht haben, so haben Sie jedoch die Gewissheit, das Wichtigste getan zu haben.

Gehen Sie, wenn das Wichtigste geschafft ist

Einen Grossteil unserer Arbeitszeit verbringen wir mit unnützen Dingen: Jeden kleinsten Anruf erledigen wir selbst. Jede Störungen akzeptieren wir. Der Kleinkram drängt sich in den Vordergrund und wir lassen uns das bieten. Dann am späten Nachmittag merken wir, dass das Wichtigste noch nicht getan ist und wohl oder übel müssen wir noch Überstunden machen. Drehen Sie den Spiess um! Machen Sie das Wichtigste zuerst, dann den Kleinkram und gehen Sie frühzeitig nach Hause, wenn Sie die wichtigen Tätigkeiten erledigt haben.

Nie mehr Ohnmacht fühlen

Sie allein haben in der Hand, was Sie tun. Sie meinen, das stimmt nicht? Doch, es ist so. Machen Sie sich diese Macht bewusst. Verzichten Sie auf Ausreden wie „Ich muss aber ...“ oder „Ich kann nicht, weil ...“. Wenn Sie mit etwas unzufrieden sind, arbeiten Sie daran, es zu ändern. „Ich bin verantwortlich“ heisst die Devise. Sie werden bald merken, dass Sie jedes Ohnmachts- und Opfergefühl los sind.

Das Maximum-Prinzip

Die Tipps stammen aus dem Buch: Brian Tracy, Das Maximum-Prinzip: Mehr Erfolg, Freizeit und Einkommen – durch Konzentration auf das Wesentliche, Campus Verlag 2003, ISBN 3-593-37200-2

Kurshinweis: Mit PEP an die Arbeit

Weniger Stress, dafür mehr Übersicht und Gelassenheit. In diesem Kurs erfahren Sie, wie Sie Ihre Arbeit leichter meistern und mehr Zeit für Wichtiges finden. Der kaufmännische Verband führt am 13. November 2007 diesen Kurs mit Willy Knüsel als Kursleiter durch. Nähere Informationen erfahren Sie hier

http://www.sfw.ch/80/Seminare/Administration.html




Würzige Texte 1: Schreiben Sie aktiv!

Es gibt einige konkrete Anleitungen, wie aus schwerfälligen, wenig lesefreundlichen Texten bessere, nämlich süffige Texte entstehen. Heute widmen wir uns dem ersten Punkt: den Aktivformulierungen.

Vermeiden Sie, wenn immer möglich, Formulierungen wie:

«Die Stellungnahme muss bis zum 30. September eingereicht werden.» «Der Beschluss wurde mit grosser Mehrheit gefasst.» «Gestern wurde beschlossen, dass die Öffnungszeiten angepasst werden.»

Aktiv-Formulierungen bringen gleich doppelten Mehrwert

Passiv-Formulierungen zeichnen sich nämlich durch zwei Eigenschaften aus:

Sie sind, wie im Namen bereits enthalten, passiv – also wenig dynamisch.

Sie lassen eine wichtige Information weg – nämlich: Wer muss handeln resp. wer hat gehandelt?

Verwenden Sie aktive Formulierungen – und Sie erhalten dynamischere Texte und gleichzeitig zusätzliche Informationen: «Interessierte können bis 30. September ihre Stellungnahme einsenden.» oder «Bitte senden Sie uns Ihre Stellungnahme bis am 30. September.»

«Die Gemeindeversammlung hat den Beschluss mit grosser Mehrheit gefasst.»

«Die Geschäftleitung beschloss gestern, die Öffnungszeiten an die neuen Kundenbedürfnisse anzupassen.»

Nur Aktiv-Formulierungen führen zu Aktivität

Insbesondere bei Beschlussprotokollen lassen Passivformulierungen oft die zentrale Botschaft aus:

«Die Strategie muss bis Ende Jahr neu formuliert werden.»

Wer muss denn nun handeln? Sehr oft führen solche Passiv-Formulierungen dazu, dass sich keiner betroffen fühlt – und bei der Folgesitzung festgestellt werden muss, dass niemand die Aufgabe erledigt hat.

Die Rubrik „Kommunikation“ wird verfasst durch Kommunikationsexpertin:
Myriam Holzner, Kürze&Würze GmbH, Bern, www.kuerzeundwuerze.ch holzner@kuerzeundwuerze.ch




Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

1.

He wants that we go where he’s been.

2.

What the bank robber wanted was the same like millions of honest people: money.

3.

Mr. Slough is tall, but his son is still taller than he.

4.

She was anxious to go blind after she was hit in the eye by a stone.

5.

He always parks in the near of the bank.

6.

The Norwegians are a seafaring people for generations.




Outlook: Mehrere E-Mail-Anhänge schnell speichern

Wenn Sie ein E-Mail mit mehreren Dateianhängen erhalten, können Sie jeden einzelnen Anhang mit der rechten Maustaste anklicken und über den Kontextmenübefehl Speichern unter auf Ihrer Festplatte ablegen. Wenn Sie aber alle Dateianhänge auf einmal speichern möchten und dazu alle Anhänge markieren, fehlt der Befehl Speichern unter im Kontextmenü.

Um mehrerer Dateianhänge gleichzeitig zu speichern gehen Sie wie folgt vor:

Wenn Sie eine E-Mail in einem separaten Fenster geöffnet haben, speichern Sie die Anhänge, indem Sie im Menü Datei den Befehl Anlagen speichern… aufrufen.

Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster, das alle Dateianhänge auflistet. Standardmässig sind alle Dateien markiert; Sie können aber auch nur einzelne zum Speichern auswählen (Ctrl + Markieren). Klicken Sie dann auf OK, um den Zielordner auf Ihrer Festplatte zu bestimmen. Nachdem Sie auch diesen mit OK bestätigt haben, werden die Dateianhänge gespeichert.

Noch schneller ist es meist, wenn Sie die Dateianhänge direkt aus dem Posteingang speichern - ohne das E-Mail überhaupt zu öffnen. Markieren Sie dazu das E-Mail in der Posteingangsliste und wählen Sie danach den Befehl Datei / Anlagen speichern / Alle Anlagen. Jetzt erscheint wieder eine Liste der angehängten Dateien, in der Sie entweder alle markiert lassen oder explizit einzelne zum Speichern auswählen. Klicken Sie dann auf OK und legen Sie im nächsten Dialogfenster den Zielordner des Speichervorgangs fest. Ein weiterer Klick auf OK speichert alle ausgewählten Dateianhänge auf einmal.

Kurshinweis: E-Mail-Flut – kein Problem

Der kaufmännische Verband führt am 23. Oktober 2007 diesen Kurs mit Willy Knüsel als Kursleiter durch. Nähere Informationen erfahren Sie hier

http://www.sfw.ch/80/Seminare/Administration.html




Recht: E-Mail und Datensicherheit

Das Datenschutzrecht bezweckt den Schutz der Persönlichkeit von Personen, über die Daten gesammelt und bearbeitet werden. Geschützt werden sowohl natürliche wie auch juristische Personen. E-Mails haben mehrfachen Bezug zu Personendaten. Einerseits liefern oft bereits Absender- und Empfängeradresse personenbezogene Daten, andererseits können die Inhalte persönliche Informationen wiedergeben, z.B. Betriebsgeheimnisse.

Das Bundesgesetz über den Datenschutz (Datenschutzgesetz; DSG) stellt in Art. 7 Anforderungen an die Informationssicherheit. Es verlangt, dass Personendaten durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen unbefugtes Bearbeiten geschützt werden. Es sind Massnahmen zur Gewährleistung der Vertraulichkeit, der Verfügbarkeit und der Richtigkeit der Daten zu ergreifen.

Welche Massnahmen angemessen sind, überlässt der Gesetzgeber bewusst dem Anwender. Dieser hat aufgrund des Zwecks und des Umfangs der Datenbearbeitung sowie nach Prüfung möglicher Risiken für die betroffenen Personen und aufgrund des gegenwärtigen Standes der Technik über die einzusetzenden Mittel zu entscheiden. Welche Massnahme zur Sicherung von Daten getroffen werden muss, ist also nach den konkreten Umständen im Einzelfall zu entscheiden. Je sensibler die personenbezogenen Informationen sind, desto stärkere Sicherungsmassnahmen sind verlangt.

Um den Anforderungen an die Datensicherheit gerecht zu werden, müssen Mitteilungen mit sensiblen personenbezogenen Daten vor ihrer Übermittlung verschlüsselt werden. Wer solche E-Mail-Nachrichten unverschlüsselt versendet, verletzt die Persönlichkeit der betroffenen Personen. Es drohen Rufschädigung, Schadenersatz- und Genugtuungsansprüche.

Im nächsten Newsletter erfahren Sie mehr über die Verschlüsselung von E-Mails.





AufgeLesen: Auswahlverfahren

Einst wollte ein persischer König einen wichtigen Posten an seinem Hof neu besetzen. Eine Führungsposition, würden wir heute sagen. Dazu hatte er sich ein besonderes Auswahlverfahren ausgedacht.

Er rief die besten Männer seines Landes zusammen, und führte sie zu einem grossen Tor mit einem mächtigen, hoch komplizierten Schloss, wie es noch nie jemand gesehen hatte. Der König erklärte: "Hier seht ihr das grösste und schwerste Schloss unseres Königreichs. Natürlich erfordert es einige Geschicklichkeit, das Tor zu öffnen. Wer von euch ist dazu in der Lage?"

Einige, die das riesige Schloss mit seinen gewaltigen Sperr-Riegeln sahen, schüttelten nur den Kopf. Einige, die zu den weisesten Männern zählten, sahen sich das Schloss lange aus der Nähe an, überlegten hin und her und meinten dann resignierend, das Problem sei zu schwer.

Dann trat einer hervor, der das Schloss zunächst mit seinen Augen und dann mit den Händen abtastete und es in der verschiedensten Weise zu bewegen suchte. Plötzlich zog er mit einem Ruck an der Tür – und siehe, das Tor öffnete sich. Es war nämlich nur angelehnt.

"Du wirst die Stelle erhalten", sprach der König, "denn du analysierst nicht nur, sondern du wagst auch beherzt eine Probe."





Rätsel: Was ist das?

Einem jeden Edelstein
Gebe ich noch hell´ren Schein.
Wer mich aber hat verloren
Der wird rot bis an die Ohren,
Oder er erblasst vor Schrecken
Und bleibt in der Rede stecken.


Lösung: Wochentage

Können Sie fünf aufeinander folgende Wochentage nennen, in denen kein "a" vorkommt?

Vorgestern, gestern, heute, morgen, übermorgen


Lösungen Englisch-Tipps

1.

He wants us to go where he’s been.

«I want that he …» ist im Englischen ungebräuchlich. Richtig «I want him to…»

2.

What the bank robber wanted was the same as millions of honest people: money.

«Like» heisst «wie» im Sinne von «ähnlich».
«As»“ heisst «wie» im Sinne von «gleich».

3.

Mr. Slough is tall, but his son is even taller than he.

«Still» heisst zwar «noch», aber nur im zeitlichen Sinn. Das englische Wort für  «noch» im Sinn von «sogar» heisst «even».

4.

She was anxious about going blind after she was hit in the eye by a stone.

«Anxious» heisst nur dann «ängstlich», wenn es im Zusammenhang mit «about» steht und in Verbindung mit einem Verb, welches auf «ing» endet.
«To be anxious to do something…» heisst nie «ängstlich sein», sondern «bestrebt sein».

5.

He always parks in the near of the bank.

Verdeutschtes Englisch

6.

The Norwegians have been a seafaring people for generations.

Deutsch Sprechende verwenden oft Vergangenheit und Gegenwart in einem Satz. Im Englischen gibt es dafür das Present Perfect, sobald etwas in der Vergangenheit begonnen hat, aber noch in die Gegenwart hineinreicht.



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