Mehr Produktivität im Büro


Grüezi

Mit zwanzig Prozent Ihrer Tätigkeiten erreichen Sie achtzig Prozent Wirkung. Heisst das nun, dass Sie nur noch zwanzig Prozent arbeiten müssen?

Natürlich nicht, aber viele Aufgaben und Tätigkeiten sind die Zeit nicht wert, die wir in sie investieren. Investieren Sie Ihre Zeit lieber in wichtigere Dinge, ganz nach dem Motto «Distinguish sense from nonsense» und falls alle wichtigen Dinge bereits erledigt sind, pflegen Sie Familie, Hobbys oder Freunde.

In unserem Hauptartikel motivieren wir Sie, Prioritäten bewusst zu setzen.

Ihr
Willy Knüsel





Lesen Sie heute:




Sprüche der Woche:

Keine klaren Zielsetzungen? Keine Prioritäten!
unbekannt

«Keine Zeit» gibt es nicht. Nur andere Prioritäten.
Michael A. Denck

Wer Sinn für Unsinn hat, wird nicht in Gefahr geraten, Unsinn für Sinn zu halten.
Ulrich Pleitgen deutscher Fernsehjournalist

Wenn hunderttausend Leute denselben Unsinn behaupten, so bleibt es ja deswegen immer noch ein Unsinn.
Lord Bertrand A. W. Russell

Jeder, der in der Wirtschaft Verantwortung übernehmen will, muss lernen, Prioritäten zu setzen.
Lee Iacocca

Prioritäten setzen heisst auswählen, was liegen bleiben soll.
Helmar Nahr, Mathematiker u. Wirtschaftswissenschaftler

Prioritäten zu setzen und die Zeit gut zu nutzen, kann man nicht in Harvard lernen. Viele der Fähigkeiten, auf die es im Leben ankommt, muss man sich selber beibringen.
Lee Iacocca





Cartoon der Woche:





Unterscheiden Sie «sense» von «nonsense»

Eine erstaunliche Geschichte: Ein Versicherungsvertreter arbeitete 10 bis 12 Stunden an 6 bis 7 Tagen die Woche. Über 4 Jahre war er nicht mehr in Urlaub. Er war übergewichtig, nervös und mit seinem Leben unzufrieden. Dann besuchte er ein Training und änderte sein Leben.

Er steigerte seinen Umsatz innerhalb eines Jahres um 200 %, er treibt regelmässig Sport und nahm rund 10 Kilo ab. Nach einem halben Jahr gönnte er sich bereits vier  Woche Ferien. Wie er das geschafft hat? Er hat erkannt, was für ihn wichtig ist, und überflüssige Arbeiten abgeschafft.

Der Schlüssel zu erfolgreichem Zeitmanagement liegt in der Konzentration auf das Wichtige und auf seine Stärken. Denn eigentlich führt der Begriff Zeitmanagement in die Irre. Die Zeit können Sie niemals managen – sie verstreicht immer gleich schnell.

Managen können Sie nur Ihre Aufgaben und sich selbst. Jedes Zeitproblem ist in Wirklichkeit ein Prioritätenproblem. Deshalb, unterscheiden Sie «sense» von «nonsense».

Der Kleinkram drängelt sich vor

Sie haben vielleicht klare Ziele und Träume. Damit gehören Sie schon zu einem besonderen Menschentyp, denn oft ist gerade die Suche nach echten, authentischen Zielen gar nicht so leicht. Im Lauf der Zeit verblassen diese Ziele oft. Stattdessen wird der Alltag zunehmend von dringenden Dingen regiert, die alle laut „Erledige mich!“ schreien, aber für Ihr Lebens- oder Unternehmensziel unwichtig sind. Es läuft wie in einem überfüllten Restaurant: Wer am lautesten schreit, wird als Erster bedient.

Die entscheidende Ursache für mangelnde Effektivität und ein unzufriedenes Grundgefühl ist das Diktat der Dringlichkeit. Jeder will etwas von Ihnen, und zwar sofort. Folge: Sie schieben die wichtigen aber vielleicht nicht so dringenden Aufgaben beiseite. Der Kleinkram wandert auf Platz eins.

Lassen Sie die dringenden Dinge schreien

Bei dringenden Aufgaben reagieren Sie. Lassen Sie sich auf diese Arbeitsweise nicht ein – Agieren Sie!

Geben Sie Ihren persönlichen Prioritäten den gleichen Raum wie dringenden Terminen: Nehmen Sie zum Beispiel Ihren Kalender zur Hand und tragen Sie in jeder Woche (bis zum Jahresende) einen mindestens 2-stündigen Termin für wichtige Dinge ein.

Betrachten Sie sich selbst nicht als Pizza-Bäcker, sondern als Gourmet-Koch, und machen Sie den Unterschied auch Ihren Kunden und Mitarbeitern klar. Sagen Sie vorher genau, wie viel Zeit Sie benötigen. Machen Sie dabei keine unrealistischen Versprechungen. Und sagen Sie «Nein», wenn Sie eine Arbeit nicht übernehmen wollen, können oder dürfen.

Setzen Sie Prioritäten dort, wo Ihre Talente sind

Prioritäten setzen bedeutet auch, sich aus Aktivitäten auszuklinken, die Ihnen nicht liegen und deren Zeitaufwand deshalb nicht im Verhältnis zum Gewinn steht.

Wenn Sie sich auf Ihre besonderen Fähigkeiten und Talente konzentrieren, haben Sie schneller mehr Erfolg. Dazu aber mehr in unserem nächsten Beratungsbrief.

Kurshinweis: Mit PEP an die Arbeit

Weniger Stress, dafür mehr Übersicht und Gelassenheit. In diesem Kurs erfahren Sie, wie Sie Ihre Arbeit leichter meistern und mehr Zeit für Wichtiges finden. Der kaufmännische Verband führt am 13. November 2007 diesen Kurs mit Willy Knüsel als Kursleiter durch. Nähere Informationen erfahren Sie hier

http://www.sfw.ch/80/Seminare/Administration.html




Kommunikation: Wie man zu kurzen Texten und Reden kommt (Teil 2)

Um zu lange Texte oder Reden zu kürzen, soll man bewusst auf Inhalte verzichten, habe ich letzte Woche an dieser Stelle geschrieben. Das ist natürlich einfacher gesagt als getan. Vor allem auch deshalb, weil durch das Löschen eines Absatzes oder gar mehrere Absätze die Übergänge nicht mehr stimmen. Nach dem Löschen geht es somit ans Umformulieren, damit der Lese- resp. Redefluss wieder stimmt. Das Resultat entspricht oft genau jenem Gefühl, das man beim Umformulieren hatte: ein Gebastel.

Der einfachere Weg, zu Texten und Reden von sinnvoller Länge zu finden, ist deshalb ein anderer:

Überlegen Sie sich, bevor Sie mit Formulieren loslegen, was Sie Ihrem Zielpublikum mitteilen wollen.

Dieser Satz mag auf den ersten Blick trivial klingen – aber Vorsicht: Dahinter verbirgt sich einige Denkarbeit!

  1. Zielpublikum:
    Wer ist überhaupt Empfänger/in meiner Botschaft?
    Was wissen diese Leute über mein Fachgebiet?
    Was hat mein Fachgebiet mit ihrem persönlichen Alltag zu tun?
  2. Ziel:
    Was möchte ich bei den Empfänger/innen bewirken?
    - Sollen sie einfach mehr erfahren (Information)?
    - Oder sollen sie handeln, z.B. Mitglied werden, etwas bestellen, mich wählen, spenden, ...? (Handlungsaufforderung)?
  3. Botschaften:
    Welches ist meine Hauptbotschaft? Falls Ihr Ziel ist, dass die Empfänger/innen eine bestimmte Handlung vornehmen (siehe oben), steht Ihre Hauptbotschaft bereits fest.
    Neben der Hauptbotschaft haben Sie noch die Aufmerksamkeit für zwei bis drei Nebenbotschaften – nicht mehr. Überlegen Sie, welche zwei oder maximal drei Nebenbotschaften Ihre Hauptbotschaft maximal unterstützen – und lassen Sie die anderen fünf oder zehn weg.

Die Rubrik „Kommunikation“ wird verfasst durch Kommunikationsexpertin:
Myriam Holzner, Kürze&Würze GmbH, Bern, www.kuerzeundwuerze.ch holzner@kuerzeundwuerze.ch




Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

1.

To get rich today is just as difficult like one hundred years ago.

2.

The little boy, thinking nervously about his mother’s anger, was anxious to get dirty.

3.

I want that he says what he thinks.

4.

When you go shopping today, will you be in the near of a flower shop?

5.

The cleaning lady shone the mirrors.

6.

My family stood in Spain for a year when I was little.




Outlook: PST-Dateien öffnen und schliessen

Möchten Sie eine PST-Datei von einem PC auf einen Laptop zügeln oder eine PST-Datei von einem alten PC auf Ihren aktuellen PC zügeln, so müssen Sie nur wissen, wo die PST-Datei gespeichert ist und sie dann auf den neuen Zielort übertragen.

Wie öffnen Sie nun aber diese PST-Datei im neuen Outlook? Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie in Outlook Datei / Öffnen / Outlook-Datendatei.
  2. Klicken Sie sich zum entsprechenden Speicherort der PST-Datei durch.
  3. Markieren Sie die PST-Datei und wählen Sie Öffnen.
  4. Nun erscheint die Datei in Ihrer Ordnerliste von Outlook.

Falls Sie in Ihrer Ordnerliste PST-Ordner haben, die Sie nur ganz selten benötigen, können Sie diese entfernen (nicht löschen) in dem Sie den PST-Ordner markieren, die rechte Maustaste klicken und den Menüpunkt PST Ordner schliessen wählen.

Falls Sie den PST-Ordner später wieder hinzufügen wollen, gehen Sie unter Punkt 1 bis 4 beschrieben vor.

Kurshinweis: E-Mail-Flut – kein Problem

Der kaufmännische Verband führt am 23. Oktober 2007 diesen Kurs mit Willy Knüsel als Kursleiter durch. Nähere Informationen erfahren Sie hier

http://www.sfw.ch/80/Seminare/Administration.html




Recht: Aufbewahrungspflicht von E-Mails

Gerade weil im Geschäftsleben viel per E-Mail vereinbart wird, besteht auch eine Aufbewahrungspflicht analog den Bestimmungen über schriftliche Dokumente.

Das Unternehmen hat die Pflicht, geschäftsrelevante E-Mails während 10 Jahren aufzubewahren. Es hat aber die Wahl, ob es geschäftsrelevante E-Mails ausdrucken und physisch ablegen will oder ob es die E-Mails elektronisch archivieren will.

Wer Geschäftsbücher ordnungswidrig führt oder der gesetzlichen Pflicht, Geschäftsbücher, Geschäftsbriefe und Geschäftstelegramme aufzubewahren, nicht nachkommt, wird gemäss Art. 325 StGB mit Haft oder mit Busse bestraft.

Für das Unternehmen bedeutet dies:

  • Die E-Mail-Nutzung im Rahmen von Geschäftsprozessen ist genau zu beschreiben und zu dokumentieren.
  • Für alle geschäftsrelevanten Transaktionen sollten Rückbestätigungen verlangt werden, die im System nachvollzogen werden können.
  • E-Mails sind durch die Benutzer zu klassieren und zu klassifizieren (Aussonderung der geschäftsrelevanten E-Mails).


Wer also E-Mails als Kommunikationsmittel für geschäftsrelevante Vorgänge zulässt, soll dies genau regeln, ansonsten wird er sich mit einiger Wahrscheinlichkeit Probleme einhandeln.





AufgeLesen: Glück erzeugt Glück erzeugt Glück

Macht Erfolg glücklich – oder macht Glück erfolgreich? Eher Letzteres, haben amerikanische Psychologen festgestellt. Denn: glückliche Menschen haben positive Wahrnehmungen, und diese sind wichtig für den Erfolg.

Die Formel schien einfach: Erfolg im Leben macht glücklich. Psychologisch gesehen ist das allenfalls die halbe Wahrheit, erklären drei amerikanische Experten, nachdem sie 225 einschlägige Studien zum Thema in einer so genannten Metaanalyse unter die Lupe genommen haben. Eher muss man die gewonnene Formel Umdrehen. Denn glückliche Leute erreichen oft mehr im Leben als weniger glückliche Menschen, sagen die Psychologen.

Der Schluss, „chronisches Glück“ sei nötig für jeglichen Erfolg, ist jedoch auch falsch. Intelligenz, Fitness oder auch Familienverbindungen spielten eine ähnlich grosse Rolle. Positive Emotionen, also Glück, sind sehr wichtig, aber kein magisches Elixier.





Rätsel: Wochentage

Können Sie fünf aufeinander folgende Wochentage nennen, in denen kein "a" vorkommt?


Lösung: Ziegelstein

Ein gewöhnlicher Ziegelstein hat eine Masse von 3,5 kg. Welche Masse besitzt ein Spielzeugziegel aus dem gleichen Material, dessen Abmessungen jeweils 1/5 von denen des Bauziegels betragen?

Länge, Breite und Höhe des Spielzeugziegels betragen jeweils 1/5 von denen des Bauziegels. Damit ist das Volumen des Spielzeugziegels 1/5 * 1/5 * 1/5 = 1/125 des Volumens des Bauziegels. Da beide aus dem gleichen Material bestehen, ist auch die Masse 125mal kleiner, sie beträgt 28 Gramm.


Lösungen Englisch-Tipps

1.

To get rich today is just as difficult as one hundred years ago.

„Like“ heisst „wie“ im Sinne von „ähnlich“.
„As“ heisst „wie“ im Sinne von „gleich“

2.

The little boy, thinking nervously about his mother’s anger, was anxious about getting dirty.

Anxious heisst nur dann ängstlich, wenn es im Zusammenhang mit about steht und in Verbindung mit einem Verb, welches auf „ing“ endet. To be anxious to do something heisst nie „ängstlich sein“, sondern „bestrebt sein“.

3.

I want him to say what he thinks.

„I want that he …“ ist im Englischen ungbräuchlich. Richtig: I want him to…

4.

When you go shopping today, will you be in the near of a flower shop?

Verdeutschtes Englisch

5.

The cleaning lady shined the mirrors.

To shine = glänzen (unregelmässig)
shine / shone / shone
To shine = polieren (regelmässig)
shine / shined / shined

6.

My family stayed in Spain for a year when I was little.

to stand (stood) = stehen
to stay (stayed) = bleiben



Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500 Solothurn
Telefon: 032 622 56 56 / E-Mail: info@mehrleisten.ch

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