Mehr Produktivität im Büro

Grüezi

Auf Einladung einer Studentengruppe durfte Diego Maradona seine Lebensweisheiten an der berühmten englischen Universität Oxford zum Besten geben. Die Studenten verfolgten Maradonas in Spanisch gehaltene Rede mit mässigem Interesse. Erst als der Argentinier einen Golfball mit den Füssen jonglierte, brandete Beifall auf…

Das gesprochene Wort gilt zwar immer noch etwas, mit visuellen Präsentationen können Sie die Wirkung Ihrer Worte allerdings massiv steigern. Lesen Sie in unserem Hauptartikel, wie Sie das angehen sollen und was Sie dabei beachten müssen.

Ihr
Willy Knüsel





Lesen Sie heute:

• Wie Sie wirkungsvoll Präsentieren
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende: False friends
• Outlook: Liste verwendeter E-Mail-Adressen teilweise oder ganz löschen
• Recht: Ferienplanung am Arbeitsplatz
• AufgeLesen: Akustische Werbebotschaften
• Rätsel der Woche

Sprüche der Woche:

„Die Welt erwartet Ergebnisse. Sprich nicht über deine Bemühungen. Zeig ihnen das Baby.“
unbekannt

„In the modern world of business, it is useless to be a creative original thinker unless you can also sell what you create. Management cannot be expected to recognize a good idea unless it is presented to them by a good salesman“.
David Ogilvy (1911-99), Werbefachmann; Gründer Ogilvy & Mather

“Eine Rede abzulesen ist wie ein Telefon zu küssen - es fehlt was!“
Jesse Jackson (*1941), amerikanischer Politiker

“Wie viel in der Welt auf die Präsentation ankommt, kann man schon daraus erkennen, dass Wein, aus Kaffeetassen getrunken, ein sehr elendes Getränk ist!“
Georg Christoph Lichtenberg

Cartoon der Woche:

Wie Sie wirkungsvoll Präsentieren

Vieles ist eine Frage der Technik – gerade bei Vorträgen und Präsentationen
Lesen Sie, mit welchen Schritten Sie dafür sorgen, dass Sie nicht nur eine optisch perfekte PowerPoint-Präsentation haben, sondern auch einen Vortrag, der eine Botschaft enthält und bei Ihrer Zielgruppe die erwünschte Wirkung erzeugt.

Die richtige Vorbereitung der Präsentation

• Ist das Ziel der Präsentation klar definiert? Überlegen Sie sich genau, was Sie mit der Präsentation erreichen wollen. Das heisst: Warum wird die Präsentation gehalten und welches Ziel wollen Sie erreichen.
• Sind die Hauptaussagen der Präsentation deutlich herausgearbeitet? Kurz: hat die Präsentation eine Botschaft. Das Aneinanderreihen von Informationen, das Zusammenkopieren verschiedener Folien ist noch längst keine Präsentation. Entscheidend ist, dass beim Publikum etwas "hängen bleibt". Haben Sie die Präsentation schon einmal daraufhin untersucht, ob sie eine Botschaft enthält und ob diese auch für andere erkennbar ist?
• Ist die Präsentation auf die Zielgruppe ausgerichtet? Stellen Sie sich vor jeder Präsentation die Frage, was die Zuschauer über das Thema wissen und was sie interessieren wird. Denn: Ein Vortrag für Jugendliche sieht sicher anders aus als eine Präsentation für ein Fachpublikum. Hinterfragen Sie also vor dem Anfertigen von Folien, welches Wissen vorausgesetzt werden kann und was erklärt werden muss! Welche Meinungen gibt es zum Thema, sind Widerstände zu erwarten, müssen Argumente und Informationen deshalb speziell aufbereitet werden?

Der Aufbau der Präsentation

• Wählen Sie einen originellen oder verblüffenden Einstieg. Beispiel: Beginnen Sie mit einem eigenen Erlebnis oder alternativ mit einem ungewöhnlichen Zitat, das Sie beeindruckt und Ihre Ansichten in Bezug auf Ihr Redethema geprägt hat. Ich zum Beispiel beginne des Thema E-Mail-Management mit Jonglieren und leite dann über, dass E-Mail-Management gleichbedeutend ist mit E-Mails jonglieren.
• Bauen Sie immer wieder Bilder und typische und nachvollziehbare Beispiele ein, um bei Ihren Zuhörern beide Gehirnhälften (die rationale und die sinnliche) anzusprechen. So bleiben diese nicht nur länger aufmerksam, sie können sich die Inhalte auch viel besser merken.
• Arbeiten Sie bei Ihrer Powerpoint-Präsentation eher bildlastig, und geben Sie die Erklärungen dazu stets mündlich. So sprechen Sie beide Sinne an und entgehen der Gefahr, projizierte Texte nur abzulesen, die ohnehin jeder vor sich hat (und schneller liest als Sie).
• Bauen Sie Interaktionen mit dem Publikum ein. Dies sorgt für Abwechslung, macht Ihre Souveränität deutlich und ermöglicht es, Inhalte noch besser beim Publikum zu "platzieren". Also: Stellen Sie Fragen, machen Sie eine kleine Umfrage, oder ein kurzes Experiment mit dem Publikum.
• Hat die Präsentation neben Einleitung und Hauptteil auch einen guten Schluss?
  Oft fehlt der Schluss, weil nicht mehr die Zeit war, wesentliche Aussagen prägnant und optisch eindrucksvoll zusammenzufassen. Doch merken Sie sich, das, was am Ende gesagt und gezeigt wird, bleibt besonders stark bei den Zuhörern haften.
  
  Ungeübte Vortragende erkennen Sie daran, dass sie das Publikum über das Ende der Präsentation im Unklaren lassen und keinen erkennbaren Schlusspunkt setzen. Sorgen Sie deshalb mit gut durchdachten Folien für einen "guten Abgang".
• Schliesslich: Spätestens beim Formulieren der abschliessenden Folien sollte die Hauptaussage der Präsentation "zum Vorschein kommen". Es ist daher gar keine schlechte Idee, beim Ausarbeiten einer Präsentation mit dem Schlussteil zu beginnen.

Allgemeine Tipps für Ihre Präsentation

• Lernen Sie nicht auswendig, und lesen Sie nicht durchgängig von einem Manuskript ab, sondern arbeiten Sie wie Fernsehmoderatoren mit Stichwortkarten. Sie formulieren so automatisch verständlicher. Ausserdem behalten Sie mit dem Blick ins Publikum auch den Kontakt zu Ihren Zuhörern.
• Schalten Sie die Projektion ab, wenn Sie zwischen einzelnen Bildern weiteren Text sprechen. Sonst bleiben die Zuhörer am Bild kleben und folgen Ihren Ausführungen nicht mehr.
• Überlegen Sie sich, wann Sie Fragen aus dem Publikum annehmen wollen: während Ihres Vortrags, nach einzelnen thematisch abgeschlossenen Kapiteln oder erst ganz am Schluss und kommunizieren Sie das zu Beginn der Präsentation.
• Wohin mit den Händen? Die richtige Gestik trägt eine Menge zu einem erfolgreichen Vortrag bei:
  Verstecken Sie Hände nicht in Hosentaschen oder hinter dem Körper.
  Verschränken Sie Ihre Hände nicht vor dem Körper.
  Halten Sie Ihre Hände oberhalb der Gürtellinie.
  Legen Sie die Hände locker zusammen.
  Machen Sie raumgreifende Gesten zur Unterstreichung des Gesagten.
  Lassen Sie Ihre Hände mitreden und mitarbeiten.
  Vermeiden Sie wildes Gestikulieren.
• Präsentieren Sie nach Möglichkeit barrierefrei, das heisst ohne Rednerpult und nicht statisch. Versuchen Sie den Raum zu nutzen: Treten Sie direkt vors Publikum und wieder zurück. Wechseln Sie mal auf die linke Seite, mal auf die rechte Seite des Raumes, aber nicht wie ein Löwe im Käfig.
• Anzahl der Folien pro Vortrag: Pro Minute maximal eine Grafik.
• Keine überfrachteten Folien. Das heisst, weder zu viel Text noch zu viele grafische Elemente.
• Schriftgrösse: mindestens 20 Punkte. Dies hängt natürlich auch von der Raumgrösse und der Projektionsfläche ab.
  
  
  
  

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende: False friends

False friends - das sind englische Wörter, die deutschen Begriffen ähnlich klingen, aber etwas völlig anderes bedeuten:

Outlook: Liste verwendeter E-Mail-Adressen teilweise oder ganz löschen

Sobald Sie ins Feld An… Buchstaben eingeben, zeigt Ihnen Outlook alle Adressen an, die mit dem oder den entsprechenden Buchstaben beginnen. Outlook speichert also alle E-Mail-Adressen, welche Sie je einmal eingegeben haben. Dabei wird ab Outlook 2003 jene Adresse zuerst angezeigt, welche Sie am häufigsten benützen.
Falls Ihnen die Liste zu lang ist, oder falls fehlerhafte Einträge in der Liste sind, können Sie die vielen überflüssigen Einträge mit der Taste Delete einfach entfernen
Wenn Sie die ganze Liste entfernen wollen, löschen Sie die Datei: OUTLOOK.NK2 im Ordner:
Dokumente und Einstellungen \ Name \ Anwendungsdaten \ Microsoft \ Outlook

Recht: Ferienplanung am Arbeitsplatz

Jeder Arbeitnehmer hat im Jahr Anspruch auf mindestens 4 Wochen Ferien, deren Zeitpunkt letztlich der Arbeitgeber bestimmt. Dieser hat dabei aber nach Möglichkeit Wünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen und ausreichend Zeit (ca. 3 Monate) für die Ferienplanung einzuräumen. Wird der Arbeitnehmer - etwa wegen Krankheit - "ferienunfähig", so müssen die Ferien verschoben werden. Im Gegenzug darf der Arbeitgeber, falls betrieblich dringend notwendig, den Arbeitnehmer gegen Kostenerstattung sogar aus den Ferien zurückrufen.

Die Rubrik „Recht“ wird betreut durch die Rechtsanwälte der www.aarejura.ch

AufgeLesen: Akustische Werbebotschaften

Voice Mailing stammt aus den USA und erfreut sich auch in Europa wachsender Beliebtheit. Dabei werden vor allem Stammkunden (die im Übrigen ihre Einwilligung zum Erhalt von Informationen via Telefon gegeben haben) so lange angerufen, bis sie auch wirklich erreicht werden.

Bis zu 10-mal wählt ein Telefonserver die private Nummer, um nach dem Abheben des Hörers eine Werbeinformation abzuspielen. Der Angerufene vernimmt dann beispielsweise, dass ein Händler eine besondere Rabattaktion gestartet hat, dass man ihn zu einer besonderen Kundenveranstaltung einladen möchte oder dass es an einem bestimmten Tag ein kostenloses Essen für die Stammkunden etwa eines Möbelhauses gibt.

Durchschnittlich werden 80 von 100 Nummern auch wirklich erreicht und, wichtiger noch: Die Voice Mail-Aktionen führen zu einer Netto-Response zwischen 4% und 10%.

Eine gut gepflegte Kundendatenbank ist das A und O dieser neuen Werbeform. Die Kunden sollten jedoch nicht häufiger als drei bis vier Mal pro Jahr mit solchen Anruf-Aktionen beglückt werden, um kein Problem mit der Glaubwürdigkeit zu bekommen.

 

Rätsel: Was ist gemeint?

Bundesrat Merz hat einen Kurzen, Arnold Schwarzenegger einen Langen, Ehepaare benutzen ihn oft gemeinsam, ein Junggeselle hat ihn für sich allein, Madonna hat keinen, und der Papst benutzt ihn nie. Was ist gemeint?

Lösung: Mutter und Tochter
Silvia ist genau 25 Jahre jünger als ihre Mutter. In 7 Jahren wird die Mutter 5-mal so alt sein wie Silvia.
Wo befindet sich Silvias Vater?
Das Rätsel ist wirklich lösbar. Wenn man Anhand der Angaben das Alter von Silvia ausrechnet, dann stellt man fest, dass Silvia erst in 9 Monaten geboren wird. Somit findet gerade die Zeugung statt. Das heisst: Der Vater befindet sich bei der Mutter.
Lösungsweg:
S = Silvia
M = Mutter
Siliva ist genau 25 Jahre jünger als ihre Mutter.
Das bedeutet: S+25 = M
In 7 Jahren wird die Mutter 5-mal so alt sein wie Silvia.
Das bedeutet: M+7 = (S+7) * 5
Wir haben also folgende beide Formeln:
S+25 = M
M+7 = (S+7) * 5
Nun ersetzen wir in der zweiten Formel die Variable M durch S+25 (denn laut der ersten Formel ist ja beides dasselbe. So erhalten wir eine Formel mit nur noch einer Variablen:
S+25+7 = (S+7) * 5
Die 25 und die 7 kann man gleich zusammenzählen: S+32 = (S+7) * 5
Nun lösen wir die Klammer auf, indem wir die beiden Summanden (S und 7) jeweils mit der 5 malnehmen:
S+32 = S*5 + 7*5
Nun kann man die 7*5 gleich ausrechnen: S+32 = S*5 + 35
Dann ziehen wir von beiden Seiten der Gleichung 32 ab: S = S*5 + 3
Dann auf beiden Seiten der Gleichung S abziehen: 0 = S*4 + 3
Und jetzt noch die 3 auf die andere Seite bringen: -3 = S*4
Und durch 4 teilen: -3/4 = S
Silvia ist also minus 3/4 Jahre alt. 3/4 Jahr sind genau 9 Monate. Silvia wird somit in 9 Monaten erst geboren.

Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500 Solothurn
Telefon: 032 621 76 33 / E-Mail: info@mehrleisten.ch

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