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Mehr Produktivität im Büro | ||||||||||||||||||||||||||||||||
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Kurshinweis: Mit PEP an die Arbeit Weniger Stress, dafür mehr Übersicht und Gelassenheit. In diesem Kurs erfahren Sie, wie Sie Ihre Arbeit leichter meistern und mehr Zeit für Wichtiges finden. Der kaufmännische Verband führt am 21. Oktober 2008 diesen Kurs mit Willy Knüsel als Kursleiter durch. Nähere Informationen erfahren Sie hierhttp://www.sfw.ch/80/Seminare/Administration.html |
Das Telefonat:
Die wichtige, oft vergessene Kommunikation
Ist von (integrierter) Unternehmenskommunikation die Rede, denken die meisten Leute an Werbung, Öffentlichkeitsarbeit, Events und vielleicht noch Interne Kommunikation. Ein wichtiger Kanal geht jedoch meist vergessen: die Kommunikation via Telefon.
Dabei ist doch gerade das Telefon oft der erste reelle Kontakt, den ich als Kundin mit einem Unternehmen eingehe! Ich habe mich im Web über das Angebot erkundigt und möchte einige Fragen persönlich beantwortet haben. Also greife ich zum Telefon und wähle die angegebene Telefonnummer der Firma oder, falls vorhanden, die Direktwahl zur zuständigen Fachperson.
Die Telefonzentrale ist die Visitenkarte der Firma
Oft scheinen sich die Menschen am anderen Ende der Leitung nicht bewusst zu sein, welch wichtige Funktion sie beim Entgegennehmen des (externen) Anrufs innehaben. Sie sind in diesem Augenblick die Visitenkarte ihrer Firma. Der erste Eindruck ist bekanntlich beim ersten Kontakt mit einem Menschen sehr prägend – dasselbe gilt auch für eine Unternehmung.
Meldet sich am anderen Ende der Leitung ein Individuum nur mit eigenem Namen, oder stellt es diesem den Firmennamen voran? Die ersten in den Hörer gesprochenen Wörter geben tiefen Einblick, wie stark resp. ob überhaupt sich jemand mit der Unternehmung identifiziert. Ja, sie lassen sogar Schlüsse auf die Firmenkultur zu.
Am Telefon fehlt uns die nonverbale Kommunikation
Zu schnell und undeutlich ausgesprochene Namen vermitteln ebenfalls kein Vertrauen erweckendes Bild der Unternehmung. Eine deutliche Aussprache und angemessene Lautstärke ist beim Telefon besonders wichtig, fehlt doch das Gesicht des «Gegenübers» und damit ein wichtiges Kommunikationsmittel.
Das Telefon als Kommunikationsmittel spielt natürlich nicht nur in der externen Kommunikation eine wichtige Rolle. Betriebsintern läuft vieles auch im Zeitalter von E-Mail und Intranet via Telefon. Einen Anruf professionell tätigen ist genau so wichtig wie das korrekte Entgegennehmen. Mehr dazu nächste Woche.
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Englisch-Tipps für deutsch Sprechende
Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler
verlernen.
Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.
1. |
We regret to have to inform you that our plane will arrive Chicago one hour late. |
2. |
They wrote that we would be getting a package in the next time. |
3. |
Any house owner can tell you that although an own house is a wonderful thing, it is never as cheap as a rented one. |
4. |
I decided to stay in my parents’ home the whole weekend. |
5. |
This remembers me of my mother. |
6. |
In his position as foreman he has the authority to give orders. |
Outlook: E-Mail-Adresse von ausgetretenen Mitarbeitern
Ein Mitarbeiter verlässt Ihr Unternehmen. Was passiert nun mit E-Mails, die an seine alte E-Mail-Adresse gesendet werden – was noch lange vorkommen kann.
So lösen Sie das Problem:
- Es ist nicht ratsam, wenn Sie die E-Mail-Adresse des ausgeschiedenen Mitarbeiters löschen lassen, denn so verlieren Sie eventuell für das Unternehmen wichtige Informationen.
- Nutzen Sie die Abwesenheitsfunktion von Outlook, die automatisch Antworten auf alle E-Mails versendet. Ein möglicher Text für die automatische Antwort könnte wie folgt lauten: «Herr Meier ist nicht mehr in unserem Unternehmen tätig. Ihr E-Mail kann nicht mehr an ihn weitergeleitet werden und wird gelöscht. Der Nachfolger von Herrn Meier ist Tom Huber, tom.huber@firma.ch. Falls Ihre Nachricht unser Unternehmen betrifft, bitten wir Sie, sich an Tom Huber zu wenden.“
- In den ersten Wochen nach dem Austritt des Mitarbeiters, ist es ratsam, das Postfach des ausgetretenen Mitarbeiters durchzusehen. Aber aufgepasst: E-Mails, die klar privat sind, dürfen nicht eingesehen werden und müssen sofort gelöscht werden.
- Nach etwa 3 – 6 Monaten können Sie das E-Mail-Postfach definitiv löschen.
Rätsel: Mit und ohne „A“
Zu meinen Füssen eilt in Hast
Umher es fleissig, ohne Säumen
Doch über mir hoch in den Bäumen
Hüpft es ohne „A“ von Ast zu Ast.
Lösung: Wie viele Tage hat der Monat
Einige Monate haben 30 Tage, andere 31. Wie viele Monate haben 28 Tage?
Lösung:
Alle zwölf, denn jeder Monat hat mindestens 28 Tage.
Lösungen Englisch-Tipps
1. |
We regret to have to inform you that our plane will arrive in Chicago one hour late. |
Das Auslassen der Präposition ist Bahnhofsenglisch. Im korrekten Englisch ist das nicht akzeptabel. |
2. |
They wrote that we would be getting a package in the near future. |
Verdeutschtes Englisch |
3. |
Any house owner can tell you that although your own house is a wonderful thing, it is never as cheap as a rented one. |
«ein eigenes Haus» ist eine typische deutsche Ausdrucksweise und kann nicht so ins Englische übersetzt werden. |
4. |
I decided to stay at my parents’ home the whole weekend. |
«in» wäre für das englische Sprachempfinden überausgedrückt in Sinne von: innen drin |
5. |
This reminds me of my mother. |
«to remember» = sich an etwas erinnern. |
6. |
In his position of foreman he has the authority to give orders. |
Verdeutschtes Englisch |
Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500
Solothurn
Telefon: 032 622 56 56 / E-Mail: info@mehrleisten.ch
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