Mehr Produktivität im Büro

Grüezi

Der Autor Charles Dickens kannte seine Erfolgsfaktoren: „Pünktlichkeit, Ordnung, Fleiss und Konzentration auf ein Thema.“ Wir Menschen haben oft beim letzten Punkt Schwierigkeiten.

Erstens: Wir trauen uns nicht, nur das zu tun, was wirklich wichtig ist. Zweitens: Wir haben Mühe, an einer Sache dran zu bleiben. Wir lassen uns viel zu schnell ablenken und wollen oft alles miteinander tun.

In unserem Hauptartikel erfahren Sie eine Methode, wie Sie diese zwei Übel anpacken können.

Ihr
Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Die 25'000 Dollar Methode (do one thing at a time)
• Kommunikation: Wie man zu kurzen Texten und Reden kommt
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende
• Outlook: Symbolleiste individuell anpassen (Teil 2)
• Recht: Wann gilt ein Arbeitsvertrag als befristet
• AufgeLesen: Optimisten leben länger
• Rätsel der Woche

Sprüche der Woche:

Wenn es ein Geheimnis der Höchstleistung gibt, so heisst es Konzentration. Effektive Manager erledigen erstrangige Dinge zuerst und bearbeiten jeweils immer nur eine Aufgabe.
Peter Drucker

Gut vorbereitete Zielfindung ist bewusst ausgelöste Konzentration.
unbekannt

Als ich ein junger Mann war, merkte ich, dass von zehn Dingen, die ich tat, neun fehlschlugen. Ich wollte kein Versager sein und arbeitete zehnmal so viel.
George Bernard Shaw (1856-1950), Schriftsteller

Eine Stunde konzentrierter Arbeit hilft mehr, deine Lebensfreude anzufachen, deine Schwermut zu überwinden und dein Schiff wieder flottzumachen, als ein Monat dumpfen Brütens.
Benjamin Franklin (1706-90),

Es gibt Menschen, die Fische fangen und solche, die nur das Wasser trüben.
Aus China

Es ist reine Zeitverschwendung, etwas Mittelmässiges zu tun.
Madonna

Häufig leidet man daran, dass man zwar viel Arbeit, aber keine Aufgabe hat.
Hellmut Walters

Cartoon der Woche:

Die 25'000 Dollar Methode (do one thing at a time)

Charles Michael Schwab war zu Beginn des letzten Jahrhunderts Chef der Bethlehem Steel. Dieses Unternehmen war mit seinen Produkten massgeblich am Aufbau des Wolkenkratzer-Zeitalters beteiligt und war damals der zweitgrösste Stahlkonzern der Welt.

Charles Schwab engagierte Ivy Lee, einen Unternehmensberater, als persönlichen Coach. Die Honorarvereinbarung lautete wie folgt: „Zeigen Sie mir, wie ich meine Zeit besser nutzen kann. Wenn Ihre Tipps funktionieren, zahle ich Ihnen jedes Honorar innerhalb vernünftiger Grenzen“.

Lee gab ihm ein Blatt Papier und sagte: „Schreiben Sie einfach alles auf, was Sie morgen zu tun haben. Wenn Sie alle Aufgaben aufgelistet haben, stellen Sie sich die Frage: Falls ich morgen nur eine einzige Aufgabe erledigen könnte, für welche würden Sie sich entscheiden? Nun schreiben Sie vor diese Aufgabe die Nummer eins.

Welche von den dann noch verbleibenden Aufgaben würden Sie wählen, wenn Sie nur noch eine einzige davon unterbringen könnten? Dieser geben Sie die Nummer zwei. Und so weiter, bis Sie eine Rangfolge für die gesamte Liste gebildet haben.
Fangen Sie dann morgen zuerst mit der Nummer eins an, gleich als Erstes. Tun Sie nichts anderes, bis Sie diese Aufgabe erledigt haben.

Überprüfen Sie danach Ihre Liste noch einmal: Hat sich inzwischen etwas verändert, so dass die Nummer zwei nach unten rutscht? Ist irgendetwas passiert, das so wichtig ist, dass Sie sich gleich darum kümmern sollten.

Passen Sie also die Liste an und machen Sie mit der Nummer zwei weiter. Tun Sie nichts anderes, bis Sie diese Aufgabe erledigt haben. Fahren Sie so weiter, und vergessen Sie die Pausen nicht.

Auch wenn Sie am Ende des Tages nicht alles erledigt haben, ist das nicht so tragisch. So ist das Leben! Aber mit dieser Methode haben Sie wenigstens die allerwichtigsten Aufgaben geschafft – nämlich das, was wirklich zählt.

Der Schlüssel zu Erfolg ist es, dies täglich zu tun: Listen Sie Ihre Aufgaben auf und bewerten Sie deren relative Wichtigkeit im Vergleich zueinander. Dann halten Sie sich and die Liste und lassen Sie sich so wenig wie möglich stören.

Schriftliche Priorisierung ist auch ein ganz wichtiger Schritt zu mehr Selbstdisziplin bei der konsequenten Umsetzung. Kümmern Sie sich zuerst um die wichtigsten Aufgaben und bleiben Sie dabei, solange sich die Prioritäten nicht verschieben. Machen Sie dies zu einer Gewohnheit für jeden Tag.

Lee meinte zum Schluss: „Versuchen Sie es solange sie wollen. Wenn Sie von der Wirksamkeit dieses Systems überzeugt sind, schicken Sie mir einen Scheck und entscheiden Sie selbst, was Ihnen dieser Tipp wert ist.“

Einige Wochen später schickte Charles Schwab einen Scheck über 25'000 Dollar. Später sagte er, dass dies die gewinnbringendste Lektion gewesen sei, die er in seiner gesamten Managementkarriere gelernt habe.

Kommunikation: Wie man zu kurzen Texten und Reden kommt

Der Brief zieht sich über eineinhalb Seiten, die Medienmitteilung ist beinahe zwei Seiten lang, und die Rede resp. Präsentation ist auch länger, als die Traktandenliste Ihnen Zeit gibt... Kennen Sie das? Wer schon nicht!

Immer, wenn wir uns zu unserem Fachgebiet äussern sollen oder wollen, fällt uns sehr viel ein, das – aus unserer Sicht – spannend und wichtig ist. Und so fallen denn die ersten Entwürfe zu lange aus.

Der Trick mit der kleineren Schrift...

Nun gibt es natürlich Schlaumeier, die bei Texten einfach die Schrift verkleinern und bei Präsentationen schneller reden. Davon sei dringend abgeraten: Kleingedrucktes lesen wir ungern, und Schnellgesprochenes überfordert bald einmal das Ohr und Hirn der Zuhörenden.

Soll der Text resp. die Rede kürzer werden, gibt es nur eins: inhaltlich kürzen! Das heisst knallhart: Fakten weglassen, Aspekte weglassen! Und nicht etwa das anschauliche Beispiel streichen oder alle «Füllwörter» löschen – sonst erhalten wir zwar eine/n kurze/n, aber trockene/n Text/Rede im Lexikon-Stil.

Kürzen Sie schon vor dem Schreiben

Am besten, Sie überlegen sich noch vor dem Schreiben, was Sie sagen wollen. Die Natur hat uns ein tolles Hilfsmittel mitgegeben: Unsere Hände. An diesen befinden sich normalerweise genau so viele Finger, wie der Mensch maximal Argumente oder Aspekte aufnehmen kann. Maximal – das heisst: Lieber nur drei statt fünf.

Zugegeben: Streichen resp. Weglassen tut weh. Es fällt schwer, die Liste der sieben – aus eigener Sicht unerlässlichen! – Aspekte auf drei oder vier zu kürzen. Aber: Nehmen Sie das Kürzen noch vor dem Formulieren resp. dem Kreieren von Folien vor, sparen Sie viel Zeit und haben am Ende ein Ergebnis, das überzeugt. Denn Streichen in einem ausformulierten Text führt meist zu unschönen, weil geflickten Übergängen.

Der Lohn für einen kurzen Text oder eine kurze Rede mit nur drei bis vier Aspekten hat den Riesenvorteil, dass er gelesen resp. angehört wird und in Erinnerung bleibt.

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

Outlook: Symbolleiste individuell anpassen (Teil 2)

Angenommen, Sie möchten das Speichern von E-Mail-Anlagen vereinfachen. Die Aktion betrifft den Posteingang, weshalb Sie folgendermassen vorgehen, um ein entsprechendes Symbol in die Standard-Symbolleiste einzufügen:

1. Wechseln Sie in den Posteingang, also in den Ordner, in dem Sie die Bedienung erleichtern wollen.
2. Wählen Sie das Menü Ansicht / Symbolleisten / Anpassen…
3. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld wechseln Sie auf die Registerkarte Befehle.
4. Markieren Sie im Listenfeld Kategorien den Eintrag "Datei". Das ist das Menü, in dem sich üblicherweise der Befehl zum Speichern von Mail-Anlagen befindet.
5. Suchen Sie im rechten Listenfeld den Befehl "Anlagen speichern".
6. Zeigen Sie mit der Maus auf den Befehlsnamen und ziehen Sie ihn bei gedrückter linker Maustaste in die Standard-Symbolleiste von Outlook. Dabei kennzeichnet ein Balken die aktuelle Einfügeposition, sodass Sie frei wählen können, wo das neue Symbol erscheinen soll. Ist die gewünschte Position erreicht, lassen Sie die Maustaste wieder los.
7. Beenden Sie die Aktion, indem Sie im Dialogfeld Anpassen auf die Schaltfläche Schliessen klicken.

Auf diese Weise können Sie fast alle Standardbefehle in die Symbolleisten einfügen.
Bei all dem Komfort, den Symbolleisten bieten, besteht schnell die Gefahr, dass sie überfrachtet und damit unübersichtlich werden. Sie sollten die individuellen Erweiterungen auf ein vernünftiges Mass reduzieren und nur die Befehle hinzufügen, die Sie wirklich häufig benötigen.
Wenn Sie eine Symbolleiste komplett auf ihren "Werkszustand" zurücksetzen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie Ansicht / Symbolleisten / Anpassen…
2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Symbolleisten.
3. Markieren Sie den Namen der Symbolleiste, die Sie in ihren ursprünglichen Zustand zurückversetzen wollen.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurücksetzen und bestätigen Sie die anschliessende Meldung mit OK.

Recht: Wann gilt ein Arbeitsvertrag als befristet

Befristete Arbeitsverträge werden von vornherein für eine bestimmte Dauer abgeschlossen und enden ohne Kündigung. Das klingt simpel. In der Praxis stellen sich aber heikle Rechtsfragen.

• Ein „befristeter“ Arbeitsvertrag, dessen Dauer nicht klar definiert wird, gilt als unbefristet. Unmissverständlich ist eine klare schriftliche Regelung im Sinne von: „Das Arbeitsverhältnis dauert vom 1. Juli 2007 bis 31. März 2008“.
• Die Dauer eines befristeten Vertrags kann aber auch durch den Eintritt eines Ereignisses oder den Abschluss eines konkreten Projektes definiert sein. Steht der Endtermin des Arbeitsverhältnisses nicht von vornherein fest, muss er für Arbeitnehmer und Arbeitgeber aufgrund objektiver Kriterien erkennbar sein.
• Hängt die Dauer des Vertrages von einem künftigen Ereignis ab, muss es ausserhalb des Einflussbereichs beider Parteien liegen. Zum Beispiel, wenn bei der Anstellung an einem Skilift „bis zur Schneeschmelze“ in den Vertrag geschrieben wird. Unzulässig wäre, wenn einer der Beteiligten allein beeinflussen könnte, wann dieses Ereignis eintritt.

AufgeLesen: Optimisten leben länger

Was man schon lange vermutete, bestätigen jetzt niederländische Forscher: Es lohnt sich, zuversichtlich durchs Leben zu gehen. Denn Optimisten haben ein kleineres Risiko an Herz-Kreislauf-Beschwerden zu sterben, bestätigen die Wissenschafter vom Institut für psychische Gesundheit in Delft.

Für Ihre Untersuchung suchten die Forscher 545 gesunde Männer im Alter zwischen 64 und 84 Jahren aus. Von 1985 bis ins Jahr 2000 befragten sie die Probanden alle fünf Jahre nach Ihrer Lebenseinstellung.

Zum Schluss stellte sich heraus, dass bei den Männern mit der optimistischsten Lebenseinstellung die Rate der Todesfälle wegen einer Herz-Kreislauf-Erkrankung nur halb so gross war wie bei den Männern, die sehr negativ in die Zukunft blickten.

Die Forscher erklären den Unterschied auch damit, dass Optimisten nicht nur besser mit den eigenen Missgeschicken umgehen, sondern auch besser auf sich selber achten.

Rätsel: Ziegelstein

Ein gewöhnlicher Ziegelstein hat eine Masse von 3,5 kg. Welche Masse besitzt ein Spielzeugziegel aus dem gleichen Material, dessen Abmessungen jeweils 1/5 von denen des Bauziegels betragen?

Je mehr es bekommt, desto hungriger wird es.
Hat es aber alles gefressen, so stirbt es.
Das Feuer

Lösungen Englisch-Tipps

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