Mehr Produktivität im Büro

Grüezi [Vorname_Name]

Informationen prasseln auf uns nieder wie Tropenregen. Vor Tropenregen gehen wir in Schutz, nicht aber vor der Informationsflut – im Gegenteil, wie Süchtige saugen wir alles auf.

Letzthin im Hauptbahnhof Zürich: Jeder Zweite trägt sein Handy sichtbar am Ohr oder vor sich hertragend auf der Handfläche, wie ein kleiner Altar – ein kleines Heiligtum.

Lebenskunst ist die Kunst des richtigen Weglassens. Dies gilt besonders für Informationen. Machen Sie sich wieder einmal bewusst, was, wann und wie viel Sie an Informationen konsumieren. Überlegen Sie was die Informationen bewirken, was bleibt und was passieren würde, wenn Sie bestimmte Informationen bewusst nicht mehr konsumieren.

Aus Erfahrung kann ich sagen, bewusst Informationen konsumieren bedeutet bewusster arbeiten, bewusster leben.

Ihr
Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Informationsgesellschaft oder Informationsflut
• PEP-Arbeitstechnik
• Kommunikation: Der richtige Umgang mit PowerPoint vor Ort
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende
• Outlook: Anzahl E-Mails im Ordner anzeigen
• Rätsel: Wieviele Tage hat der Monat

Sprüche der Woche:

Bildung im zwanzigsten Jahrhundert erfordert vor allem und zunächst die instinktsichere Abwehr überzähliger Informationen.
Hans Kasper

Die Zahl derer, die durch zu viele Informationen nicht mehr informiert sind, wächst.
Rudolf Augstein, Journalist, Herausgeber "Der Spiegel“

Information ist billig, Wissen teuer, Weisheit selten.
unbekannt

Unsere Abwehrmechanismen gegen die Informationsschwemme sind zusammengebrochen; unser Immunsystem gegen Informationen funktioniert nicht mehr. Wir leiden unter einer Art von kulturellem Aids.
Neil Postman, amerik. Medienkritiker

Wir ertrinken in Informationen, aber hungern nach Wissen.
John Naisbitt, amerik. Prognostiker

Cartoon der Woche:

Informationsgesellschaft oder Informationsflut

Wir sind noch nicht mal an der Startlinie zur Informationsgesellschaft, hat Bill Gates einmal gesagt – dabei produzieren wir Informationen in Massen, wie Automobile, WC-Rollen oder Fertig-Menüs.

Was kommt noch auf uns zu, wenn das stimmt was Bill Gates sagt. Oder meint er vielleicht etwas anderes?

Ich denke, dass Bill Gates nicht meint, dass wir am Beginn der Informationsflut stehen, denn da stecken wir mitten drin. Mit dem Begriff Informationsgesellschaft meint Bill Gates meiner Meinung nach Folgendes:

A) Wir haben jederzeit Zugriff auf die Informationen, die wir gerade gebrauchen – in der genau richtigen Form, Menge und Aussagekraft.

B) Die „Informationsgesellschaft“ besteht aus Menschen, die Informationen nicht wahllos konsumieren, sondern selektiv verarbeiten und den ausgewählten Informationen einen Mehrwert geben.

Von dieser Definition der „Informationsgesellschaft“ sind wir tatsächlich noch meilenweit entfernt. Wie können Sie nun aber persönlich auf die Informationsflut reagieren? Hier einige Tipps für einen effizienten Umgang mit Informationen:

1. Lassen Sie sich von Informationen nicht terrorisieren
   Schalten Sie Ihr Hirn ab und zu bewusst auf „kein Empfang“, so wie Sie Ihren Radioempfänger ausschalten. Konkret heisst das, schaffen Sie sich Zeitinseln ohne Telefon, Handy, TV, Radio, Zeitungen, SMS. Nutzen Sie diese Zeit für konzentriertes Arbeiten oder für bewusste Entspannung oder fürs Träumen…
   
   
2. Werden Sie vom Sammler zum Entsorger
   Sammeln Sie keine Informationen, für die Sie keinen konkreten, kurzfristigen Nutzen sehen. Das bedeutet zum Beispiel: Löschen Sie ein E-Mail mit Informationen, die Sie nicht benötigen sofort. Entsorgen Sie Dokumente ohne Nutzen für Sie sofort bei Empfang. Horten Sie keine Artikel aus Zeitungen und Magazinen. Archivieren Sie keine Dossiers von Projekten, die abgeschlossen, abgebrochen, nie begonnen oder vergessen wurden.
   
   
3. Leerer Tisch = bessere Konzentration
   Viele Menschen lagern hängige Dossier und Unterlagen auf ihrer Arbeitsfläche, weil sie meinen, damit einen besseren Überblick zu haben und nichts zu vergessen. „Aus den Augen, aus dem Sinn“ ist ihr Argument für diese Arbeitplatzorganisation.
   
   Doch mit dieser Arbeitsweise sind die Dossier in Ihrem Gesichtsfeld und somit auch in ihrem Gehirn dauernd präsent. Auch eine Art Informationsflut, die Ihr Hirn dauernd auf Empfang trimmt und nicht ruhig an einer Aufgabe arbeiten lässt.
   
   
4. Keine Informationsflut produzieren
   Nicht alle können und müssen alles wissen. Verteilen Sie Informationen bewusst und selektiv. Überlegen Sie, welche Kollegen die Information effektiv benötigen. Produzieren Sie keinen Info- Müll in Form von Memos „an alle“.
   
   
5. Lesen Sie effektiver
   Es gibt zwar Schnell-Lesemethoden, doch sie gelingen nur bei Einzelnen, sagen Wahrnehmungspsychologen. Beim Schnell-Lesen werden Sie zwar schneller, verstehen aber weniger.
   
   Lesen Sie nicht jeden Mist schneller, sondern nur das Nützliche intensiv.
   
   Grundsätzlich gilt: Lieber sofort ein bisschen lesen als der gute alte Vorsatz, später ganz viel zu lesen. Reduzieren Sie Stapel mit Büchern und Zeitschriften, „die ich eines Tages noch mal durcharbeiten werde“. Finden Sie mit Ihrem Leseziel lieber schnell heraus, was sich zu lesen lohnt. Lesen Sie diese Stellen intensiv.
   
   
6. Entrümpeln Sie auch Ihren Kopf
   Dauern schwirren uns Ideen und Aufgaben durch den Kopf. Dies und jenes sollte ich noch tun… dies und jenes könnte ich noch tun…
   
   Mit einer Tagesplanung und einer einfachen Aufgabenliste entlasten Sie Ihren Kopf und Sie können fokussierter und effizienter an Ihren aktuellen Aufgaben arbeiten.
   
   Seien Sie ehrlich mit sich selber und entledigen Sie sich von Ideen und Wünschen, für die Sie eh keine Zeit haben. Schreiben Sie diese auf eine Liste, welche Sie periodisch durchsehen und entscheiden, ob eine Idee oder ein Wunsch nun reif ist und die nötigen Ressourcen bereitstehen.

Kommunikation: Der richtige Umgang mit PowerPoint vor Ort

PowerPoint und andere Präsentationsprogramme sind heute beinahe Standard für Referate und Präsentationen. Doch deren sachgerechter Einsatz ist leider oft keine Selbstverständlichkeit.

Eine PowerPoint-Präsentation will nicht nur professionell vorbereitet sein (siehe Newsletter von letzter Woche). Auch vor Ort gibt es einige Dinge zu beachten, damit der Auftritt wirklich überzeugt.

Laptop, Leinwand und Referent am richtigen Ort

Der Laptop, auf dem die Präsentation läuft, gehört zwingend vor die referierende Person. So hat sie jederzeit den Überblick, ob die projizierte Folie dem gerade Gesprochenen entspricht – ohne dass sie dem Publikum den Rücken drehen muss. Auf keinen Fall sollten Sie zur Leinwand sprechen – und schon gar nicht ablesen, was auf der Folie steht.

Sehr unschön sind auch Projektionen auf Gesicht und Oberkörper der referierenden Person. Deshalb sollten Sie sich zu Beginn entscheiden, auf welcher Seite der Projektionsfläche Sie sich hinstellen, und nie vor der Präsentation durchlaufen.

Aus meiner Sicht zwingend ist auch eine drahtlose Fernbedienung für die Präsentation. Denn das Suchen nach der richtigen Taste auf dem Laptop bricht fast immer den Redefluss und führt oft dazu, dass sich das Gesicht in die projizierte Folie bewegt.

Im Zentrum steht die referierende Person

Wer diese Dinge berücksichtigt und die Präsentation einige Male laut übt, kann durch das Hilfsmittel PowerPoint seine Wirkung gezielt unterstützen. Bedingung ist allerdings, dass der Raum nicht – für heutige Beamer überflüssigerweise – abgedunkelt wird. Denn im Zentrum steht die redende Person und ihre Botschaft – PowerPoint oder auch Folien und Flip Chart sind lediglich unterstützendes Beiwerk.

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen.
Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

Outlook: Anzahl E-Mails im Ordner anzeigen

Normalerweise zeigt Outlook in Klammern die Anzahl ungelesener E-Mails an, welche sich in einem Ordner befinden. Siehe Bild unten:



Bei Archivordnern macht dies aber keinen Sinn, da sich darin ja keine ungelesenen E-Mails befinden sollten.

Interessant wäre jedoch, wie viele E-Mails gesamthaft im entsprechenden E-Mail-Ordner gespeichert sind. Das können Sie für jeden Ordner individuell einstellen.

Gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordnernamen und wählen Sie den Befehl Eigenschaften. In der Mitte der Auswahlbox finden Sie die Optionen, wo Sie wählen können, ob die Anzahl Elemente oder die Anzahl ungelesener Elemente angezeigt werden soll.

Aktivieren Sie Anzahl aller Elemente anzeigen, wenn neben dem Ordnernamen die Gesamtzahl der Ordnerelemente stehen soll; aktivieren Sie Anzahl ungelesener Elemente anzeigen, wenn Sie nur wissen möchten, wie viele Ordnerelemente noch nicht gelesen wurden. Ihre Auswahl bestätigen Sie mit einem Klick auf OK.

Die genannten Anzeigeoptionen stehen Ihnen übrigens nicht nur in E-Mail-Ordnern zur Verfügung. Auch für Kontakt- oder Aufgabenordner kann es praktisch sein, einen Überblick über die Anzahl vorhandener Elemente zu bekommen.

Rätsel: Wieviele Tage hat der Monat

Einige Monate haben 30 Tage, andere 31. Wie viele Monate haben 28 Tage?

Lösung: Welche Zahl

Doppelt soviel + die Hälfte + ein Viertel + 1 = 100

Lösung:
2x + x/2 + x/4 + 1 = 100
2,75x = 99
X = 36


Lösungen Englisch-Tipps

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