Mehr Produktivität im Büro

Grüezi

Hand aufs Herz: Ist Kritik angenehm? Die meisten Menschen haben Mühe, mit Kritik umzugehen, und zwar Kritik entgegen zu nehmen, wie auch selber zu kritisieren.

Gibt es Möglichkeiten, zu kritisieren, ohne zu verletzen und seine Ziele trotzdem zu erreichen? Lesen Sie unseren Hautpartikel und versuchen Sie es.

Ihr

Willy Knüsel

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Lesen Sie heute:

• Wie Sie wirkungsvoll Kritisieren, ohne zu verletzen
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende: False friends
• Outlook: Versenden Sie per E-Mail keine Dateien, sondern Links
• Recht: Ferien trotz Krankheit
• AufgeLesen: E-Mails – Der Chef liest mit
• Rätsel der Woche

Sprüche der Woche:

„Die meisten Menschen wollen lieber durch Lob ruiniert als durch Kritik gerettet werden.“
Aus den USA

„Ein Mensch, will er auf etwas pfeifen, darf sich im Tone nicht vergreifen.“
Eugen Roth (1895-1976), dt. Autor

„I have never in my life learned anything from any man who agreed with me.”
Dudley Field Malone

„Gelungene Kritik ist immer auch das Bemühen um einen Dialog. Auf den Kritiker als Scharfrichter können wir verzichten.”
Hendrik Schmidt, Medienpublizist

„Um Kritik zu vermeiden: Tu nichts, sag nichts, sei nichts.“
Elbert Hubbard (1856-1915), amerikanischer Schriftsteller

„Wer mir schmeichelt ist mein Feind, wer mich tadelt ist mein Lehrer.“
Aus China

Cartoon der Woche:

Wie Sie wirkungsvoll Kritisieren, ohne zu verletzen

Ein Mitarbeiter fällt durch seine barsche und unfreundliche Art am Telefon auf. Nicht nur Kollegen, sondern auch Kunden beschweren sich über ihn.
Wirkt sich das Verhalten des Mitarbeiters negativ auf das Klima in Ihrer Abteilung aus oder sind Kunden verärgert oder verunsichert, ist es höchste Zeit für ein Kritikgespräch.

Nicht auf die lange Bank schieben
Schieben Sie ein Kritikgespräch nicht vor sich her. Das ist belastend für Sie selber und je länger ein Ereignis her ist, desto verschwommener wird es wahrgenommen.
Machen Sie sich zur Regel, nie länger als 2 bis 3 Tage nach einem Ärgernis ein Kritikgespräch zu führen. Sind Sie der aufbrausende Typ, verordnen Sie sich, mindestens eine Nacht über die Sache zu schlafen, bevor Sie mit Ihrem Mitarbeiter reden.
Vereinbaren Sie das Kritikgespräch mit Ihrem Mitarbeiter und sagen Sie auch sofort, um was es geht, zum Beispiel: "Ich möchte morgen mit Ihnen über Ihr Verhalten am Telefon sprechen." Jetzt hat Ihr Mitarbeiter Gelegenheit, sich ebenfalls auf das Gespräch vorzubereiten. Begrenzen Sie das Kritikgespräch auf maximal 5 bis 10 Minuten.

Ziel ist Verbesserung nicht Vorwurf
Ziel ist es, die Leistung Ihres Mitarbeiters zu verbessern und nicht, ihn mit Vorwürfen zu bombardieren. Versuchen Sie, persönliche Aspekte aus dem Kritikgespräch herauszuhalten. Konzentrieren Sie sich vielmehr auf das Thema, in unserem Beispiel die Unfreundlichkeit im Kontakt mit internen und externen Kunden.

Gute Vorbereitung des Gesprächs
Versuchen Sie alle Fakten zusammen zu tragen. Sammeln Sie Beispiele und versuchen Sie herauszufinden, ob es sich um einen Einzelfall handelt oder um wiederholtes negatives Verhalten oder um häufige Fehler.

Kommen Sie auf den Punkt
Reden Sie nicht lange um den heissen Brei herum, sagen Sie zum Beispiel: "Ich möchte mit Ihnen über die Art und Weise sprechen, wie Sie mit Kunden am Telefon umgehen." Beschreiben Sie Situationen, die Sie selbst erlebt haben, und Beschwerden, die Ihnen zu Ohren gekommen sind. Bieten Sie dann Ihrem Mitarbeiter die Chance, sein Verhalten aus seiner Sicht zu kommentieren.
Beherzigen Sie im Gespräch folgende Tipps:

• Lassen Sie sich nicht reizen. Bleiben Sie immer sachlich.
• Nutzen Sie nie Ihre Führungsposition aus, um einen Konflikt zu beenden.
• Entscheiden Sie nicht willkürlich, sondern nachvollziehbar.
• Hüten Sie sich vor Spott und Ironie.
• Vermeiden Sie Vorwürfe und Schuldzuweisungen.
• Kontrollieren Sie den Erfolg.

Zusammenfassung: Lösung steht im Vordergrund und nicht das Problem!
An sich will man stets das Beste geben. Deshalb liebt es niemand, wenn die Arbeit als nicht gut bewertet wird. Für Kritik gelten deshalb «Spielregeln». Es ist sehr wichtig, sich selbst klarzumachen, in welchem Ton wir unsere Mitmenschen kritisieren.
Wenn Sie dem Mitarbeiter klar machen können, dass es darum geht, Verbesserungen und Lösungen zu erhalten und nicht darum, ihn zu verletzen oder an den Pranger zu stellen, wird er die Kritik akzeptieren können.

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende: False friends

False friends - das sind englische Wörter, die deutschen Begriffen ähnlich klingen, aber etwas völlig anderes bedeuten:

Outlook: Versenden Sie per E-Mail keine Dateien, sondern Links

Sie haben soeben ein Protokoll erstellt und nun soll dieses an alle Teilnehmer der Sitzung verteilt werden. Die meisten würden jetzt das Protokoll als Anhang zu einem E-Mail versenden. OK, wieso nicht. Ich möchte Ihnen jedoch noch eine effizientere Methode zeigen, die vor allem Platz auf dem Server und Doppelspurigkeiten verhindert:

Falls Sie Ihre E-Mails im Rich-Text-Format erstellen, können Sie beim Einfügen des Anhangs wählen, ob Sie den Anhang als Hyperlink anfügen möchten:

Das bedeutet, dass im E-Mail Pfad und Dateiname aufgeführt wird und sobald der Empfänger darauf klickt, wird die Original-Datei geöffnet.

Nun hat das ganze einen Haken. Wenn Sie Ihre E-Mails im Text oder HTML-Format verfassen, fehlt diese Option im Menü. Wechseln Sie deshalb temporär das Format auf Rich-Text:



Nun fügen Sie den Link ein und wechseln sofort wieder in Ihren bevorzugten Format-Modus zurück. Das Ergebnis sieht folgendermassen aus:



Falls Sie Ihre E-Mails im HTML-Format erfassen, müssen Sie noch einen kurzen Umweg über das Text-Format machen.

Das ganze geht natürlich nur intern, da externe E-Mail-Partner keinen direkten Zugriff auf Ihren Daten-Server haben.

Recht: Ferien trotz Krankheit

Eine volle oder teilweise Arbeitsunfähigkeit bedeutet nicht automatisch, dass ein Mitarbeiter nicht „ferienfähig“ ist. Wenn die Krankheit den Mitarbeiter bei den geplanten Ferien nicht einschränkt, diese also immer noch einen guten Erholungswert haben, dann kann der Mitarbeiter auch in die Ferien gehen.

Darüber entscheidet der Arzt. Falls er Ferien erlaubt, muss der Mitarbeiter dies dem Arbeitgeber mitteilen. Die Ferien werden dann zu 100% dem Ferienguthaben belastet, also auch wenn eine teilweise Arbeitsunfähigkeit besteht.

Der Mitarbeiter erhält während den Ferien den normalen vollen Lohn, also nicht nur Krankentaggelder. Der Arbeitgeber muss die Ferien zudem der Versicherung melden, damit diese die Taggelder richtig abrechnen kann.

Die Rubrik „Recht“ wird betreut durch die Rechtsanwälte der www.aarejura.ch

 

AufgeLesen: E-Mails – Der Chef liest mit

Der Chef kann mitlesen wenn er will. Und der Wille, in der Post seiner Angestellten zu schnüffeln, ist gross, wie eine Untersuchung der Hitachi Data Systems ergab.

So würden mehr als die Hälfte der knapp 700 befragten europäischen Firmen den E-Mail-Verkehr ihrer Mitarbeiter routinemässig überwachen.

Die gängigste Methode ist der Zugriff über den E-Mail-Server. Hier wird der gesamte E-Mails-Verkehr in einem Betrieb durchgeschleust und auch gespeichert. Normalerweise werden die Protokollierungen vom Systemadministrator jedoch auf eine niedrige Stufe eingestellt, um die Datenmenge einzudämmen. Aber auch ohne Speicherung der Inhalte verraten Zeitangabe, Absender, Empfänger und Betreff genügend über den Mitarbeiter.

Der Eidgenössische Datenschutzbeauftragten empfiehlt die Protokollierungen innerhalb von vier Wochen zu löschen. Konzerne wie UBS, CS, Novartis, Swisscom, ABB und zehn weitere Schweizer Firmen, die in den USA börsenkotiert sind, müssen allerdings ihre E-Mails fünf Jahre aufbewahren.

Selbst wer seine E-Mails verschlüsselt, hinterlässt Spuren: Absender, Empfänger und Betreff bleiben weiterhin einsehbar. Schliesslich können auch E-Mails, welche vom Arbeitsplatz aus über Hotmail oder GMX versendet werden über den sogenannten Outgoing-Proxy-Server überwacht werden.

Rätsel der Woche:Das dritte Kind

Peters Mutter hat drei Kinder: Tick, Trick und…?

Lösung: Fieser König
Vor langer Zeit herrschte ein König, der stets alle Gefangenen hinrichten liess. Um deren Schuld zu beweisen, hatte er eine kleine Schatulle mit einem weissen Elfenbein-Kügelchen und einem schwarzen Ebenholz-Kügelchen. Jeder Gefangene durfte eines der beiden Kügelchen aus der Schatulle ziehen. War es das schwarze, so wurde er hingerichtet. Zog er dagegen das weisse, so kam er frei.

Merkwürdigerweise gelang es aber nie jemandem, das weisse Kügelchen zu ziehen, und im ganzen Land flüsterte man sich bald zu: "Unser König, der Fiesling, hat zwei schwarze Kügelchen in seinem Kästchen." Dies zog sich dahin, bis eines Tages ein Gefangener die rettende Idee hatte.

Wie konnte er sein Leben retten?

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