Mehr Produktivität im Büro


Grüezi

Als ich dem Quartierfestkomitee beitrat, waren wir 8 Leute und benötigten 4 endlose Sitzungen für die Organisation. Heute sind wir noch 4 Personen und machen nur noch 1 Sitzung, die eine Stunde dauert.

Viele Projektteams kommen mir vor wie Quartierfestkomitees. Jeder redet ein bisschen mit, verfasst Anträge, Protokolle und sonstiges Papier, um die endlosen Weiten der Festplatte zu füllen. Aber immerhin: Man hat gesprochen, sich eingebracht und diskutiert. Willkommen im Reich der Zeitverschwendung!

In unserem Hauptartikel erfahren Sie Tipps, wie Sie Projektteams auf Erfolg stimmen.

Ihr
Willy Knüsel





Lesen Sie heute:




Sprüche der Woche:

Wir hätten noch genügend Projekte, aber man soll sich nicht überheben - ein Bruch tut weh.
Dr. Josef Taus

Die Lösung ist gut – nur, sie passt nicht zum Problem.
Unbekannt

Die Lösung ist immer einfach, man muss sie nur finden.
Alexander Solschenizyn

Gott gab uns die Nüsse - knacken müssen wir sie.
Johann Wolfgang von Goethe



Cartoon der Woche:


Fortsetzung am Schluss…






Projektteams: Wie Sie Projektteams auf Erfolg stimmen

Eine 2005 veröffentlichte Studie "Projekt-Management: Abenteuer Wertvernichtung" bescheinigt deutschen Unternehmen eine jährliche Geldvernichtung durch schlechtes Projekt-Management in der Höhe von rund 150 Milliarden €.

Nur 13 % aller in Deutschland durchgeführten Projekte sind gemäss dieser Studie wertschöpfend, 87 % können hingegen als reine Wertvernichtung betrachtet werden.

Falls Sie Ihre Projekte erfolgreicher umsetzen wollen, sollten Sie es mal mit folgenden Tipps versuchen:

  1. Stellen Sie sich die Frage: „Was passiert, wenn wir dieses Projekt nie in Angriff nehmen? Falls die Antwort darauf schwammig oder sogar „nichts“ ist, sollten Sie den Mut haben, das Projekt sofort zu beerdigen.

  2. Erstellen Sie eine klare Projektdefinition – ein A4-Blatt sollte reichen und könnte folgende Punkte umfassen: Zielsetzung / Vorgehensschritte / Termine / Kosten / Qualität / Risiken / Projektorganisation / Rahmenbedingungen.

  3. Das Wichtigste ist die Zielformulierung:
    Was soll mit einer (zukünftigen) Lösung erreicht bzw. vermieden werden?
    Welche wichtigen Eigenschaften soll eine Lösung beinhalten?

  4. Bilden Sie Projektgruppen, die aus optimal zwei, maximal drei Personen bestehen – dafür aus den Richtigen! Diese führen das Projekt nicht durch die Agenda, sondern zum Ziel.

  5. Wenn es die Meinung oder die Hilfe anderer Abteilungen benötigt, dann müssen die Projektverantwortlichen auf diese zugehen, informieren und überzeugen, jedoch nicht in den Entscheidungsprozess einbinden – zu viele Köche verderben den Brei!

  6. Ein Projekt muss innerhalb 6 Monate umgesetzt sein. Wenn ein Projekt länger dauert, dann sollten Sie das Projektziel verkleinern oder das Gesamtprojekt in Teilprojekte aufteilen.

Die Vorteile dieser Methode liegen auf der Hand:

Die zwei, die ein Projekt führen, finden immer einen freien Termin in der Agenda für Projektbesprechungen. Bei sechs und mehr Personen vergehen Wochen bis alle für einen Termin verfügbar sind.

Die Verantwortung ist klar geregelt und das Projektteam ist motiviert, weil Resultate schnell sichtbar werden.

Schliesslich führen Effizienz und Tempo zu tieferen Projektkosten.

Kommunikation: In der Kürze liegt die Würze

Wer gehört oder gelesen werden möchte, tut gut daran, sich kurz zu fassen: Meist wollen die Zuhörenden nicht eine seitenlange Abhandlung lesen, sondern zuerst das Grundsätzliche erfahren. Danach entscheiden sie, ob sie mehr wissen wollen – und über welchen Aspekt.

Deshalb fassen Zeitungsartikel typischerweise die wichtigsten Informationen im Lead zusammen – Sie als Leser/in entscheiden daraufhin, ob Sie den Artikel in der ganzen Länge lesen wollen oder ob Ihnen die Kurzinfo genügt. (Seien Sie ehrlich: Wie oft brechen Sie die Lektüre nach dem Lead ab?)

Als Faustregeln gilt deshalb:

  1. Ein Brief habe auf einer A4-Seite Platz – inklusive Adresse und Unterschrift. Weiterführende Infos gehören in die Beilage.

  2. Eine Medienmitteilung finde auf einer A4-Seite Platz – inklusive Koordinaten der Personen, die für weitere Auskünfte zur Verfügung stehen. Weiterführende Infos gehören auf die Website und entsprechend verlinkt.

  3. Ein E-Mail sei nicht länger als 1500 Zeichen (inkl. Leerschläge) – soviel kann ein Mailprogramm in etwa auf einer Bildschirmlänge darstellen.

  4. Eine Rede sei nicht länger als 20 Minuten – danach sinkt die Aufmerksamkeit dramatisch.

Zum Schluss noch ein kleiner Vers vom Dichter Robert Pütz:

Des Lebens Kürze
liegt in der Würze.
Fände es unendlich statt,
hätte man's in Kürze satt.

Die Rubrik „Kommunikation“ wird verfasst durch Kommunikationsexpertin:
Myriam Holzner, Kürze&Würze GmbH, Bern, www.kuerzeundwuerze.chholzner@kuerzeundwuerze.ch




Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.


1.

While I rowed the boat toward the shore it began to sink.

2.

The man who left the table before the dessert was served missed the best part of the meal.

3.

After a while, the new-comers must be able to do the same work like the old-timers.

4.

If the girl continues to train the piano as much as she has up till now, she is bound to learn to play well.

5.

I want to become a degree in philosophy.

6.

We stood at a hotel the first week we were here, and our money disappeared rapidly because of it.

7.

If I would only have stayed a little longer, I would have succeeded in persuading her to marry me.



Outlook: Termine ganz einfach kopieren

Haben Sie oft Termine, mit derselben Betreffzeile wie zum Beispiel:
„Projektsitzung XY, Bern, Raum Säntis“, die sich aber nicht als Terminserie erfassen lassen.

Wie Sie einen Kalendereintrag ganz einfach mit der Maus kopieren, erfahren Sie nachfolgend:

Dazu gehen Sie im Outlook-Kalender zu dem Tag mit dem zu kopierenden Termin. Dann zeigen Sie mit der Maus auf den Eintrag und drücken die Ctrl-Taste. Nun halten Sie die Taste fest, während Sie den Mauszeiger auf das nächste Datum, an dem dieser Termin stattfinden soll, ziehen (neben dem Mauszeiger erscheint dabei ein kleines Plussymbol). Es kann sich um ein neues Datum in der Wochen- oder Monatsansicht des Kalenders handeln oder um ein Datum in der kleinen Kalenderübersicht, die in der rechten Fensterhälfte angezeigt wird. Nachdem Sie das Datum markiert haben, lassen Sie Maustaste und Ctrl-Taste wieder los.

Outlook erzeugt an dem neuen Datum eine exakte Kopie des ursprünglichen Termins. Sie müssen allenfalls noch Beginn und Ende bearbeiten.


 


Recht: Darf mein Chef meine E-Mails lesen?

Viele Leute meinen, Chefs hätten das Recht, private E-Mails mitzulesen. Das ist jedoch in keinem Fall gestattet – auch dann nicht, wenn private E-Mails im Betrieb nicht zugelassen werden. Im letzteren Fall darf (z.B. anhand der Zieladresse) festgestellt (und gerügt) werden, wenn private Mails verschickt werden; der Inhalt geht aber auch dann die Chefs nichts an.

Voraussetzung ist natürlich, dass ein E-Mail als privates E-Mail erkennbar oder gekennzeichnet ist, denn geschäftliche E-Mails dürfen vom Chef, aber auch von Kollegen geöffnet und gelesen werden. Im geschäftlichen Umfeld ist es deshalb am Mitarbeiter, sicherzustellen, dass private E-Mails als solche erkennbar sind.

Weitere Informationen zu E-Mail und Recht finden Sie in unserer Broschüre E-Mail-Management.




AufgeLesen: Du-Botschaften kommen nicht gut an

Ich, du, wir – diese Wörter spielen eine grosse Rolle, wenn Partner streiten. Die Pronomen, die in partnerschaftlichen Auseinandersetzungen auftauchen, sind ein guter Gradmesser für die Beziehungsqualität.

Verwenden Partner „ich“ und „wir“, ist das positiv zu werten, der Gebrauch von „du“ dagegen ist eher ein Alarmsignal. Zu diesem Ergebnis gelangten Wissenschaftler bei der Analyse von Konfliktgesprächen.

Die Forscher errechneten die Häufigkeit der Ich-, Du- und Wir-Aussagen und setzten sie in Beziehung zu den Ergebnissen der Konfliktgesprächen und der allgemeinen Zufriedenheit in der Partnerschaft.

Partner, die häufig von „wir“ sprachen, hatten gute Chancen auf eine gütliche Einigung des Konfliktes, während Du-Botschaften oft zu einem unbefriedigenden Gesprächsergebnis führten.

Partner, die häufig „wir“ sagen, begreifen sich offensichtlich nicht als Gegner, sondern fassen die Erarbeitung einer Konfliktlösung als ihre gemeinsame Verantwortung auf.

Versuchpersonen, die oft das Wort „ich“ gebrauchten, waren am zufriedensten mit dem allgemeinen Zustand.





Rätsel: Gemeinsam

Vier Hölzer sind so umzulegen, dass zehn Quadrate gebildet werden.


Lösung: Gemeinsam

Was haben Geburtstage und Regenschirme gemeinsam?

Sie werden beide oft vergessen.

Lösungen Englisch-Tipps

1.

While I was rowing the boat toward the shore it began to sink.

Continuous Past muss verwendet warden, wenn es sich um eine Tätigkeit in der Vergangenheit handelt, die gerade im Gange war, als sie durch eine andere unterbrochen wurde.

2.

The man who had left the table before the dessert was served missed the best part of the meal.

Bringt ein Satz zwei unterschiedliche in der Vergangenheit liegende Zeiten zum Ausdruck, wird der weiter zurückliegende Zeitpunkt im Past Perfect ausgedrückt.

3.

After a while, the new-comers must be able to do the same work as the old-timers.

Like heisst „wie“ im Sinne von „ähnlich“. „Dasselbe“ dagegen übersetzt man mit the same as.

4.

If the girl continues to practice the piano as much as she has up till now, she is bound to learn to play well.

You can train your dog, but not the piano. You must practice the piano.

5.

I want to get a degree in philosophy.

to become heisst „werden“ und nicht „bekommen“.

6.

We stayed at a hotel the first week we were here, and our money disappeared rapidly because of it.

To stand = stehen
sto stay = bleiben

7.

If I had only stayed a little longer, I would have succeeded in persuading her to marry me.

In einem Bedingungssatz kann nur einmal will oder would vorkommen, aber nie in Verbindung mit if.


Fortsetzung Projektcartoons…



Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500 Solothurn
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