Mehr Produktivität im Büro

Grüezi

Behandeln Sie Ihre Ablage auch als „Stiefkind"? Meinen Sie, der Zeitaufwand für eine sorgfältige Ablage zahle sich nicht aus? Dann sollten Sie sich erst einmal klar machen, was Sie eine schlecht funktionierende Ablage kosten kann.

Denn das Informationshandling, also Suchen, Bereitstellen, Sortieren, Ordnen und Ablegen, macht an einem Büroarbeitsplatz ohnehin schon durchschnittlich 25 % der verfügbaren Arbeitszeit aus - das sind immerhin 2 Stunden bei einem 8-stündigen Arbeitstag. Je chaotischer Ihr bisheriges Ablageverfahren ist, desto mehr kostbare Zeit vergeuden Sie für solch unproduktive Tätigkeiten.

Lesen Sie unseren Hauptartikel und sparen Sie sich in Zukunft das nervige Suchen nach verlegten Akten.

Ihr
Willy Knüsel





Lesen Sie heute:

• Wie Sie mit einer professionellen Ablage Zeit sparen
• Mappei Dokumentenablage
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende: False friends
• Outlook: Standardlaufwerk für Anlagen speichern wechseln
• Recht: Ab wann läuft die Zahlungsfrist bei Rechnungen
• AufgeLesen: Schwierige Entscheide – Eine Nacht darüber schlafen
• Rätsel der Woche

Sprüche der Woche:

„Gebraucht der Zeit, die geht so schnell von hinnen,
doch Ordnung lehrt euch Zeit gewinnen.“
Johann Wolfgang von Goethe, deutscher Dichter (1749 - 1832)

„Die Seele jeder Ordnung ist ein großer Papierkorb.“
Kurt Tucholsky, deutscher Schriftsteller (1890 - 1935)

„Einer der Vorteile der Unordentlichkeit liegt darin,
dass man dauernd tolle Entdeckungen macht.“
Alan Alexander Milne (1882-1956), engl. Schriftsteller u. Journalist

„Mit den Papierbergen auf dem Chef-Schreibtisch verhält es sich wie mit den Sandsäcken eines Heißluftballons. Die Sandsäcke halten den Korb am Boden, und erst, wenn man diese über Bord wirft, gewinnt er an Höhe und Beweglichkeit.“
Frank Christoph Borgers, Trainer für Arbeitsorganisation

Cartoon der Woche:

Wie Sie mit einer professionellen Ablage Zeit sparen

Ein Sachbearbeiter, der fünf grosse Papierstapel auf seinem Schreibtisch hatte, erzählte uns einmal mit einem Pokerface: „Ich weiss genau, wo ich was finde und ein System benötige ich keines. Dies hier ist mein System!“ und er zeigte auf seine fünf Stapel und auf sein Chaos auf seinem Pult. Da klingelte das Telefon. Der Anrufer fragte nach einem Brief, den er vor ein paar Tagen zugesandt hatte. Unser Mann antwortete ins Telefon „Ja, sicher, einen Augenblick bitte“, und machte sich über seine Stapel her. Er blätterte und blätterte und wurde immer röter im Gesicht, bis er dem Anrufer verlegen sagte, „ich werde Sie zurückrufen“.

Ordnung ist die Basis für Effizienz. Dies haben die Japaner seit längerem erkannt und ihre Methode KAIZEN zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen, fängt damit an, dass Ordnung und Struktur geschaffen wird.

Wichtig ist: Ihr Arbeitsplatz ist kein Ablageplatz für Akten, Zeitschriften, Berichte, Mappen und andere Stapel, sondern eben ein Arbeitsplatz! Auf den Arbeitsplatz kommt die Arbeit, an der Sie gerade arbeiten, höchstens 4 Ablagefächer (Ein / Aus / Pendenz / Lesen), die wichtigsten Arbeitswerkzeuge und sonst nichts!

Beachten Sie die folgenden Punkte und Sie werden Zeit sparen, mehr Überblick erlangen und schliesslich effizienter Arbeiten:

• Aktive und passive Daten trennen
  Das Grundprinzip von Ordnung im Büro ist: Je aktueller eine Information ist und je häufiger sie bearbeitet oder gebraucht wird, desto näher am Arbeitsplatz soll sie aufbewahrt werden.
  
• Archivakten und Daten, die seit Monaten oder Jahren nicht mehr benutzt wurden, gehören ins Archiv oder in den Container.
  
• Daten, die von mehreren Personen oder von einem Team benutzt werden, gehören an einen zentralen und für alle zugänglichen Ort und nicht an einen persönlichen Arbeitsplatz.
  
• Liegende Stapel sind tabu
  Sammeln Sie keine Unterlagen in Stapeln, sondern versorgen Sie möglichst immer alles, zum Beispiel in Hängemappen oder noch effizienter im Mappei Ablagesystem (Siehe nachfolgender Beitrag).
  
• Immer sofort entscheiden
  Entscheiden Sie bei allen Schriftstücken, die keine juristische Aufbewahrungspflicht haben immer sofort, welchen Nutzen das Dokument bietet und ob es nicht weggeworfen werden kann.
  
• Wo und wie könnte ich ein Dokument wieder beschaffen
  Fragen Sie sich immer, bevor Sie ein Dokument horten: Wo und wie könnte ich es wieder beschaffen, falls ich es in Zukunft möglicherweise wieder benötige?
  
• Eindeutige und konsequente Beschriftung
  Alle Dokumentenbehälter (Ordner, Hängeregister, Mappei-System, Körbe, Schalen, Schubladen, Schränke usw.) sind eindeutig beschriftet.
  
• Papierkorb
  Betrachten Sie den Papierkorb als eines Ihrer wichtigsten Werkzeuge, denn 85% aller Informationen werden nie mehr angeschaut. Also können Sie diese auch gleich wegschmeissen. Falls Ihnen das Wegwerfen Mühe macht, dann besorgen Sie sich zwei Papiersammler. Füllen Sie zuerst den ersten mit unnötigen Dokumenten, dann den zweiten. Sobald der zweite Papiersammler voll ist, leeren Sie den ersten usw. Mit diesem Dokumenten-Puffer können Sie Ihr Sicherheitsbedürfnis befriedigen und falls Sie doch einmal etwas zu früh weggeschmissen haben, können Sie das Papier wieder hervorkramen.
  
  
  
  

Mappei Dokumentenablage

Zeit ist Geld: Das gilt insbesondere für das Dokumenten-Handling am Arbeitsplatz. Die Mappei-Methode hilft Ihnen, den Arbeitsaufwand für Ablagearbeiten um ca. 50% zu reduzieren.

Die Methode basiert auf einfachen aber effektiven Prinzipien, die den Zugriff und das Handling von Dokumenten so unkompliziert wie möglich gestalten:

• Sämtliche Dokumente werden schon vor der Bearbeitung organisiert.
  
• Alle Informationen werden zu logischen Einheiten zusammengefasst und übersichtlich gegliedert.
  
• Die klare Kennzeichnung aller Unterlagen gewährleistet einen ständigen und direkten Zugriff.
  
• Die Lose-Blatt-Ablage eliminiert Arbeitsschritte wie Lochen oder Abheften und spart somit Zeit.
  
• Die Stehorganisation nutzt den Raum optimal und spart Platz.

Möchten Sie mehr über das Mappei-System wissen? Dann senden Sie ein E-Mail an unsere Spezialistin für Ablage-Systeme, Darya Giger darya.giger@km-ag.ch.

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende: False friends

False friends - das sind englische Wörter, die deutschen Begriffen ähnlich klingen, aber etwas völlig anderes bedeuten:

Outlook: Standardlaufwerk für Anlagen speichern wechseln

Wenn Sie eine Anlage in einem E-Mail mit der rechten Maustaste anklicken und mit dem Menüpunkt Speichern unter abspeichern, schlägt Outlook das Verzeichnis Eigene Dateien vor.

Falls Sie diese Standardeinstellung wechseln möchten, um sich einige Klicks durch Ihren Verzeichnisbaum zu sparen, können Sie wie folgt vorgehen:

• Öffnen Sie mit Start / Ausführen und der Eingabe von regedit den Registrierungseditor von Windows.
  
• Suchen Sie Verzeichnis: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\xxx\Outlook\Options
  (xxx steht für die Version: 10.0 für Outlook XP und 11.0 für Outlook 2003).
  
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den rechten freien Bereich und legen eine neue Zeichenfolge mit dem Namen DefaultPath an.
  
• Als Wert tragen Sie nach einem Doppelklick auf den neuen Eintrag den Pfad ein.
  
• Beenden Sie den Registrierungseditor.

Nach dem Neustart wird Outlook diesen Pfad anbieten. Das endlose Klicken hat ein Ende.

Recht: Ab wann läuft die Zahlungsfrist bei Rechnungen

Sie erhalten eine Rechnung, zum Beispiel am 15. August, datiert ist sie aber auf den 2. August, mit einer Zahlungsfrist von 30 Tagen. Ab wann läuft nun die Frist: ab Rechnungsdatum oder ab Erhalt?

Forderungen sind grundsätzlich sofort zu Bezahlung fällig, ausser die beiden Vertragsparteien haben eine andere Zahlungsmodalität vereinbart.

In der Praxis notiert der Anbieter oft erst auf der Rechnung eine Zahlungsfrist. Zum Beispiel „Zahlbar innert 30 Tagen ab Rechnungsdatum“ oder „30 Tage nach Lieferung“. Entsprechend lang hat der Kunde Zeit, die Rechnung zu begleichen. Im zweiten Beispiel würde das bedeuten, dass der Kunde die Rechnung bis am 1. September zu bezahlen hat, auch wenn die Rechnung erst am 15. August eintrifft.

Wenn ein Anbieter die Zahlungsfrist ungenau angibt, zum Beispiel „Zahlungsfrist 30 Tage“, kann man davon ausgehen, dass die Frist ab Erhalt der Rechnung läuft.

Die Rubrik „Recht“ wird betreut durch die Rechtsanwälte der www.aarejura.ch

AufgeLesen: Schwierige Entscheide – Eine Nacht darüber schlafen

Sie wollen sich ein neues Auto kaufen. Dazu sammeln Sie zunächst alle nötigen Informationen über die Modelle, die in Frage kommen. Wenn Sie alle Informationen zusammen haben, sollten Sie jedoch nicht gleich entscheiden. So geben Sie Ihrem Unterbewusstsein die Chance, Ihnen bei der Entscheidung zu helfen und so kommen Sie zu einem besseren Ergebnis als durch bewusstes Nachdenken.

Je schwieriger und komplexer eine zu fällende Entscheidung ist, desto weniger sollte man darüber nachdenken, meinen holländische Psychologen in einem Beitrag im Science 2/2006.

Die Forscher beobachteten Menschen bei unterschiedlich komplexen Kaufentscheidungen: Die einen wollten Möbel oder Autos erwerben, andere benötigten nur ein Shampoo oder Nudeln. Die Käufer wurden von den Psychologen gebeten, zuerst eine Liste von Fakten zu dem jeweiligen Produkt aufmerksam zu studieren. Während einige Teilnehmer sofort im Anschluss mit dem Lösen von Puzzles und Anagrammen abgelenkt wurden, konnte sich eine andere Gruppe das Gelesene in Ruhe durchdenken. Vier Minuten später sollten sich dann alle zum Beispiel für eins der Autos entscheiden.

Das Ergebnis war erstaunlich: Von den abgelenkten Teilnehmern entschieden sich doppelt so viele für das beste Auto, als bei den Teilnehmer, die die Informationen bewusst verarbeiteten.

Zudem: Je komplexer die zu treffende Entscheidung war, desto besser arbeitete das Unterbewusstsein. Denn bei einfachen Entscheidungen war es genau umgekehrt. Hier trafen die Denker die bessere Wahl.

Der Volksmund hat also Recht: Erst einmal eine Nacht darüber zu schlafen scheint zumindest bei schwierigen Entscheidungen eine sehr vernünftige Vorgehensweise zu sein.
 

Rätsel: Fieser König

Vor langer Zeit herrschte ein König, der stets alle Gefangenen hinrichten liess. Um deren Schuld zu beweisen, hatte er eine kleine Schatulle mit einem weissen Elfenbein-Kügelchen und einem schwarzen Ebenholz-Kügelchen. Jeder Gefangene durfte eines der beiden Kügelchen aus der Schatulle ziehen. War es das schwarze, so wurde hingerichtet. Zog er dagegen das weisse, so kam er frei.

Merkwürdigerweise gelang es aber nie jemandem, das weisse Kügelchen zu ziehen, und im ganzen Land flüsterte man sich bald zu: "Unser König, der Fiesling, hat zwei schwarze Kügelchen in seinem Kästchen." Dies zog sich dahin, bis eines Tages ein Gefangener die rettende Idee hatte.

Wie konnte er sein Leben retten?

Lösung: Golfprofis

Roger und Thomas sind beide Golfprofis und erbitterte Rivalen. Eines Tages verschlug Roger beim Spielstand von dreissig zu dreissig einen Ball, worauf Thomas sein Punktekonto sofort um zehn erhöhte. Als Thomas unmittelbar danach ein sehr guter Schlag gelang, hatte er das Spiel gewonnen.

Wieso?

Die beiden spielen Tennis.

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