Mehr Produktivität im Büro

Grüezi

Es gibt Menschen, die scheinen immer Zeit zu haben, andere leiden dauernd unter Zeitnot. Kein Wunder schiessen die Zeitmanagement-Gurus und die entsprechenden Bücher, Kassetten, Seminare und Kurse wie Pilze aus dem Boden.

Ich halte es wie die alten Römer „Carpe Diem“ – nutze den Tag. Falls Sie damit nichts anfangen können, finden Sie in unserem Hauptartikel einige Zusatz-informationen, was wir meinen, was die Römer darunter verstanden haben.

Ihr
Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Kleinkram sofort erledigen
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende: False friends
• Outlook: Versteckte Informationen in Dateianhängen verhindern
• Recht: Sind Pausen Pflicht?
• AufgeLesen: Spracherkennung bei Microsoft Vista
• Rätsel der Woche

Sprüche der Woche:

„Zeitmanagement ist Unsinn. Sie können die Zeit nicht managen - nur Ihr Verhalten.“
Michael Kastner (*1946), dt. Psychologe u. Hochschullehrer

„Zeit ist unser wertvollstes Gut, doch wir tun nichts Sinnvolleres damit, als sie totzuschlagen.“
Tiphereth

„Eins-zwei-drei! Im Sauseschritt läuft die Zeit, wir laufen mit.“
Wilhelm Busch

“Ich rate, sich um die Minuten zu kümmern, die Stunden tun das für sich selbst.“
Earl of Chesterfield

„Fleiss für die falschen Ziele ist noch schädlicher als Faulheit für die richtigen.“
Peter Bamm (1897-1975), dt. Arzt u. Schriftsteller

Cartoon der Woche:

Quelle: Georg Zitzmann / www.showzeichner.com

„Carpe Diem“ oder wie Sie Ihren Tag besser nutzen

Der Tag hat für viele viel zu wenig Stunden. Deshalb gibt es eine Fülle von Büchern und Kassetten mit unterschiedlichsten Ratschlägen zum Thema, wie wir kostbare Zeit sparen können. Doch widersprechen sich die Tipps vielfach.
In einem Buch steht: „Um Zeit zu sparen, sollten wir lernen, zwei bis drei Dinge gleichzeitig zu tun“ und anderseits wird aber empfohlen: "Machen Sie immer nur eine Sache auf einmal und richtig!"
Oder:  „Ab und zu sollten Sie einfach mal ruhig dasitzen und nichts tun!“ und andererseits „Ihre Zeit ist eine kostbare Reserve, verschwenden Sie sie nicht!“
Einige Zeitmanagement-Gurus arbeiten gerne mit Listen. Gemäss deren Rat müssten Sie dauernd Listen erstellen.
Autoren und Experten zum Thema Zeitmanagement sind sich jedenfalls nicht einig, wie Zeit gespart werden kann.
Und trotzdem – wieso gibt es Menschen, die in einer gewissen Zeitspanne mehr, ja sogar doppelt so viel erledigen wie andere. Und wieso sind aber gerade jene Zeitgenossen gestresst oder erschöpft, die Mühe haben den Tag optimal zu nutzen?
Zeitmanagement bedeutet, Zeit zu planen und zu organisieren. Also, einer bestimmten Arbeit oder Tätigkeit Zeit zuzuordnen. Es bedeutet aber auch, für eine bestimmte Arbeit oder Tätigkeit so wenig Zeit wie möglich zu verbrauchen.
Die Römer hatten dafür eine einfache Formel „Carpe Diem – Nutze den Tag“. Hier einige

Tipps wie Sie das anstellen können:

Ziele – Was will ich erreichen
Kennen Sie Ihre Ziele? Was ist die Kernaufgabe meines Jobs? Mit welchen Tätigkeiten trage ich am meisten zum Erfolg des Unternehmens bei? Was will ich persönlich mit meinem aktuellen Job erreichen? Wissen Sie die Antwort auf diese und ähnlich Fragen? Nein! Dann sollten Sie sich zuerst einmal damit befassen. Denn nur wer zielorientiert arbeitet kann auch effektiv sein. Die Ziele zu kennen ermöglicht uns erst, die Zeit bewusst zu nutzen.

Disziplin statt Trödeln
Gemäss dem Parkinson Gesetz neigen wir dazu, die für eine Arbeit zur Verfügung stehende Zeit auch aufzubrauchen. Sehr schön sehen wir das bei Sitzungen: Oder haben Sie schon einmal erlebt, dass eine Sitzung weniger lang dauert als geplant?
Tipp: Setzen Sie sich für jede Arbeit einen Zeitrahmen. Zum Beispiel: Bis um 11 h will ich das und das erreicht haben. Kontrollieren Sie die budgetierte Zeit mit einem Timer. Sie erreichen damit zwei Ziele: Erstens setzten Sie sich selber etwas Druck auf und zweitens gelingt es Ihnen mit der Zeit immer besser, Ihre Arbeit zeitlich zu schätzen.

Zeitfalle Aufschieberitis beseitigen
Aufschieberitis ist die Tendenz der Menschen, unangenehme Arbeiten vor sich her zu schieben. Menschen, die das oft tun, verlieren viel Energie, schaffen sich Blockaden und verlieren die Lust an der Arbeit.
Tipp: Erledigen Sie deshalb unangenehme Arbeiten wenn möglich immer sofort oder so schnell als möglich. Meistens sind unangenehme Arbeiten nur in unserer Vorstellung so schlimm und sind sie einmal erledigt, beflügelt das unsere Moral und unsere Arbeitskraft.

Prioritäten setzen
Bei der Arbeit orientiert sich ein Grossteil der Menschen nach den eigenen Vorlieben oder anderen Zufällen und nicht daran, ob etwas wichtig ist. Mit dem Eisenhower-Prinzip machen Sie sich bewusst, dass für den Erfolg vor allem entscheidend ist, sich zuerst um das Wichtigste zu kümmern.
Wie funktioniert nun dieses Prinzip? Unterteilen Sie Ihre Aufgaben in vier Bereiche:

Aufgaben, die sowohl wichtig, als auch dringend sind.
-> Diese müssen sofort angepackt werden!

Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind.
-> Diese planen wir im Terminkalender oder als Aufgabe mit fixem Termin!

Aufgaben, die unwichtig, dafür aber dringend sind.
-> Diese delegieren wir, lehnen sie ab oder tun Sie nicht!

Aufgaben, die unwichtig und nicht dringend sind.
-> Diese gehören in den Papierkorb!

Kleinkram sofort erledigen
Viele Menschen wälzen Kleinkram x-mal von einem Stapel zum anderen, ohne etwas zu erledigen. Meistens liegt es daran, dass sich die Leute nicht entscheiden können: „Soll ich oder soll ich nicht?“ oder „Variante A oder Variante B?“ oder „archivieren oder wegwerfen?“ oder „tun oder nicht tun?“ Und so werden Aufgaben hin und her geschoben ohne konkreten Mehrwert und in der Summe mit sehr viel Zeitverlust.
Tipp: Entscheiden Sie bei Kleinkram immer sofort ob Sie etwas tun wollen oder nicht. Und falls Sie etwas tun wollen, dann tun Sie es auch sofort. Bei Kleinkram lohnt es sich nicht, Pendenzenlisten zu führen oder diese mit Outlook-Aufgaben zu verwalten. Das kostet nachweislich mehr Zeit als die Erledigung des Kleinkrams.

Abschliessend unser letzter Tipp zu diesem Thema: Versuchen Sie nicht, alles sofort zu ändern. Wählen Sie sich einen Punkt aus obigem Bericht aus und setzen Sie ihn bewusst und konsequent um. Falls Ihnen das während drei Wochen gelingt, so haben Sie eine neue Arbeitsgewohnheit angenommen – und nur das zählt.

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende: False friends

False friends - das sind englische Wörter, die deutschen Begriffen ähnlich klingen, aber etwas völlig anderes bedeuten:

Outlook: Versteckte Informationen in Dateianhängen verhindern

Wenn Sie einen Word-Text erfassen, eine Excel-Tabelle oder eine PowerPoint-Präsentation erstellen, enthält die jeweilige Datei viele Zusatzinformationen (wie beispielsweise ausgeblendeten Text oder Versionskontrollen). Wenn Sie nun diese Datei als Anhang eines E-Mails versenden, kann der Empfänger diese Informationen sehen.

Wenn Sie ein Office-Dokument elektronisch verteilen, enthält das Dokument möglicherweise Informationen, die Sie nicht öffentlich bekannt geben möchten, z. B. Informationen, die Sie als „verborgen“ formatiert haben oder die zur Zusammenarbeit beim Verfassen und Bearbeiten des Dokuments mit Ihren Mitarbeitern dienen.

Microsoft stellt ein Tool bereit, mit dem Sie diese Informationen per Mausklick entfernen können. Mit dem Add-In „Remove Hidden Data“ können Sie verborgene Daten und Daten zur Zusammenarbeit, z. B. Daten zum Nachverfolgen der Änderungen und Kommentare, aus Word 2003/XP-, Excel 2003/XP- und PowerPoint 2003/XP-Dateien dauerhaft entfernen.

Also: Wenn Sie oft Word- oder Excel-Dokumente versenden, laden Sie sich am besten dieses Tool "Remove Hidden Data" herunter:

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=de&FamilyID=144e54ed-d43e-42ca-bc7b-5446d34e5360

Hinweise

• Sie sollten das Add-In zum Entfernen verborgener Daten erst ausführen, wenn die betreffenden Dateien bereit zur Veröffentlichung sind. Der Grund hierfür ist, dass einige der Daten, die das Tool entfernt, von Office für Funktionen zur Zusammenarbeit verwendet werden, z. B. Überarbeitungsoptionen, Kommentare und Versendung zur Durchsicht.
• Sie sollten die Datei stets unter einem neuen Namen speichern, anstatt die ursprüngliche Datei mit dem neuen Dokument zu überschreiben, damit eine Kopie des Dokuments mit den ursprünglichen Daten erhalten bleibt.

Recht: Sind Pausen Pflicht?

Die Arbeit ist von Gesetzes wegen durch Pausen von folgender Mindestdauer zu unterbrechen:

• Eine Viertelstunde bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 5 ½ Stunden.
• Eine halbe Stunde bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 7 Stunden.
• Eine ganze Stunde bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden.

Das Unterbrechen der Arbeit ist grundsätzlich ein Recht der Angestellten. Pausen sind aber auch im Interesse des Arbeitgebers, da sich die Angestellten in der Pause erholen und ihre Arbeitsleistung danach wieder besser erbringen können.

Sofern die Angestellten den Arbeitsplatz verlassen können (ins Freie, Kantine, Pausenraum), gelten die Pausen nicht als Arbeitszeit.

Wenn der Angestellte jedoch am Arbeitsplatz bleiben muss, etwa um das Telefon zu hüten, muss die Pause als Arbeitszeit angerechnet werden.

Die Rubrik „Recht“ wird betreut durch die Rechtsanwälte der www.aarejura.ch

AufgeLesen: Spracherkennung bei Microsoft Vista

Microsoft versucht seit Jahren, die Computernutzung einfacher zu gestalten. Im herannahenden Vista-Zeitalter soll dafür die Spracherkennung herangezogen werden. So sollen Vista-Applikationen die Rolle eines Sekretärs übernehmen, der diktierte Sätze in Dokumente überträgt und auf Befehl Navigationsaktionen ausführt. Doch die Entwickler von Microsoft dürften hierbei noch einiges an Arbeit vor sich haben, wie das nachfolgende Beispiel beweist:

Bei einer Analystenkonferenz im Microsoft-Hauptquartier in Redmond sorgte die Sprecherkennung des neuen Betriebssystems Windows Vista bei der Präsentation für Heiterkeit unter den anwesenden Wirtschaftsjournalisten. Der Vorführer diktierte dem System "dear mom", Vista hatte jedoch Probleme mit der Aussprache und verstand "dear aunt". Der Versuch des Microsoft-Mitarbeiters, den Fehler mit dem Befehl "fix aunt" zu korrigieren, misslang ebenfalls. Das System verstand "let's set". Ein dreimaliges "delete that" ignorierte die Spracherkennung beharrlich und textete stattdessen "so double the killer delete select all".

Fairerweise muss gesagt werden, dass selbst hochentwickelte Spracherkennungssoftware unter ungünstigen Umständen ins Stolpern geraten kann. So reicht eine veränderte Akustik im Raum oder der Schnupfen des Benutzers aus, um diese Programme vor Probleme zu stellen. Ausserdem wird von der Applikation die Sinnhaftigkeit des Gesprochenen nicht überprüft, was zum Teil zu völlig konfusen Sätzen führt.
 

Rätsel: Portrait

Ein Mann stand vor einem Portrait. Jemand fragte ihn: "Wer ist das auf dem Bild, das Sie sich da ansehen?" Er antwortete: "Brüder und Schwestern habe ich nicht, aber der Vater dieses Mannes ist der Sohn meines Vaters." ("Der Vater dieses Mannes" bezieht sich natürlich auf den Vater des Mannes auf dem Bild.) Wessen Portrait betrachtete der Mann?

Lösung: Sanduhren
Gegeben sind zwei Sanduhren, eine die 7 Minuten und eine die 4 Minuten misst. Wie lassen sich 9 Minuten damit messen?

Beide Uhren umdrehen. Nach 4 Minuten muss die 4 Minuten Uhr nochmals umgedreht werden. Nach 7 Minuten die 7 Minuten Uhr umdrehen. Nach 8 Minuten endet die 4 Minuten Uhr zum zweiten Mal. Jetzt einfach die 7 Minuten Uhr umdrehen; da diese ja erst seit 1 Minute läuft, kann durch Umdrehen genau eine Minute erzielt werden. Voilà, wir sind bei 9 Minuten.

Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500 Solothurn
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