Mehr Produktivität im Büro

Grüezi [Vorname_Name]

Stress gehört im Job einfach dazu. Und oft fördert Stress die Produktivität und die Kreativität. Wie fast überall kommt es aber auf die gesunde Dosis an. Sorgen Sie dafür, dass der Stress nicht chronisch wird und Sie nicht auffrisst.

Ihr
Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Wie Sie Stress vermeiden
• PEP-Kurse Sommer/Herbst
• Rhetorik 10: Reden Sie nicht für sich, sondern für das Publikum
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende
• Outlook: Platz schaffen auf Tastendruck
• Rätsel: Berg- und Talfahrt

Sprüche der Woche:

Nicht die Last, sondern die Überlastung bringt Lebewesen um.
Cervantes

Stress ist ein Bazillus, der von Unsicheren in leitenden Stellungen auf die Mitarbeiter übertragen wird.
Oliver Hassencamp, Schriftsteller

Es gibt Wichtigeres im Leben, als beständig dessen Geschwindigkeit zu erhöhen.
Mahatma Gandhi

Allgemein ist die Hast, weil jeder auf der Flucht vor sich selbst ist.
Friedrich Nietzsche

Es gibt heute viele, die es statt mit Dynamik mit Hektik versuchen.
Peter Horton

Wir leben in einer Zeit des eiligen Müssiggangs. Viele Leute tun nichts, aber sie tun es in Eile.
unbekannt

Wenn der Stress oder die Überanstrengung zu gross war, versuche ich irgendwie den Himmel zu sehen. Tags die Wolken, nachts die Sterne, das gibt mir Frieden und das Gefühl, dass alles gar nicht so wichtig ist. Ich fühle mich dann wie Wasser in Wasser gegossen.
Marion von Möllendorff, Schriftstellerin

Cartoon der Woche:

Wie Sie Stress vermeiden

Chronischer Stress vermindert auf die Dauer unsere Leistungsfähigkeit und ist zudem schlecht für unsere physische und psychische Gesundheit. Dauerstress vermindert unsere Konzentration, macht uns nervös und launig. Unternehmen Sie deshalb etwas gegen Stress, bevor es zu spät ist.

Wie Sie vorgehen können erfahren Sie in den folgenden Tipps:

Arbeitstag planen

Bevor Sie abends das Büro verlassen, sollten Sie sich zehn bis fünfzehn Minuten Zeit nehmen und den nächsten Tag planen. Notieren Sie sich, welche Aufgaben Sie wann erledigen wollen – beginnen Sie am nächsten Tag gleich mit der wichtigsten Aufgabe, noch bevor Sie E-Mails lesen oder Stapel durchsehen.

Arbeit kategorisieren

Teilen Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit ein. Dabei kann ein Buchstabensystem helfen. Zum Beispiel: A für «wichtig und dringend», B für «wichtig», C für «dringend aber nicht wichtig» und schliesslich D für «nicht dringend und nicht wichtig», was gleichbedeutend ist wie «Papierkorb». Ein solches System hilft Ihnen, die Aufgaben zu priorisieren und den Überblick zu bewahren.

Zeit einschätzen

Überschlagen Sie, wie lange Sie etwa für eine Aufgabe brauchen. Dabei sollten Sie grosszügig sein. So verhindern Sie, dass Sie Termine nicht einhalten können. Verplanen Sie zudem nicht den ganzen Tag, sondern lassen Sie Zeit für Unvorhergesehenes.

Unterbrechungen vermeiden

Schliessen Sie beispielsweise die Tür und schalten Sie den Anrufbeantworter ein. Wenn Kollegen etwas mit Ihnen besprechen wollen, erklären Sie freundlich, aber bestimmt, dass Sie im Moment keine Zeit haben, und verabreden Sie einen konkreten Termin.

Leistungshochs nutzen

Bei den meisten Menschen arbeiten Körper und Geist besonders effektiv zwischen acht und elf Uhr. Vor und nach dem Mittagessen geht es dann bergab. Ein zweites Hoch kommt etwa um 15 Uhr. Erledigen Sie wichtige Aufgaben also in dieser Zeit.

Pausen gönnen

Mindestens alle zwei Stunden sollten Sie eine etwa zehnminütige Pause einlegen – sonst lässt die Konzentration schnell nach. Denken Sie auch daran, regelmässig zu essen und zu trinken.

Verspätungen einplanen

Rechnen Sie bei Auswärtsterminen mit Zugverspätungen, Staus oder Zeit für die Parkplatzsuche, damit Sie nicht abgehetzt bei Ihrem Gesprächspartner ankommen.

Körperhaltung kontrollieren

Erinnern Sie sich regelmässig daran, aufrecht zu sitzen, und machen Sie ab und zu einen kleinen Spaziergang. So vermeiden Sie typische Stresssymptome wie Verspannungen und Rückenschmerzen.

Sport treiben

Ob Jogging, Schwimmen oder Yoga – beim Sport schüttet der Körper das Glückshormon Endorphin aus. So werden Stresshormone abgebaut.

Rhetorik 10: Reden Sie nicht für sich, sondern für das Publikum

Ein überzeugender Auftritt setzt Vorbereitung voraus, habe ich letzte Woche an dieser Stelle geschrieben. Ein wichtiger Teil der Vorbereitung stellt – wie bei jeder Kommunikationsmassnahme – das Beantworten der zwei zentralen Fragen dar:

• Was ist das Ziel meines Auftritts?
• Wer ist das Zielpublikum?

Bei meinen Trainings stelle ich immer wieder fest, dass diese Fragen beim Vorbereiten eines Referats oft ausser Acht gelassen werden – mit gravierenden Folgen!

• Wer sein Ziel nicht kennt, wird es kaum je erreichen.
• Wer sein Zielpublikum nicht kennt, wird es mit seinen Worten kaum berühren.

Halten Sie sich Ihr Ziel vor Augen – bis zum Schlusssatz

Je nachdem, was mein Ziel ist, wird insbesondere mein Schlusssatz anders ausfallen (siehe Newsletter 08/19). Will ich mein Publikum von einer politischen Vorlage überzeugen oder mich als Fachperson positionieren? Im ersten Falle höre ich mit einer klaren Handlungsaufforderung auf: «Deshalb ist es wichtig, dass Sie am nächsten Abstimmungssonntag ein Ja einlegen.» Im zweiten Falle lasse ich im letzten Satz durchscheinen, dass ich noch viel mehr weiss, als ich bereits preisgegeben habe: «Dies sind die drei wichtigsten Punkte, worauf Sie bei einer Website achten müssen. Natürlich gibt es noch weitere, aber das sprengt den Rahmen dieses Anlasses.»

Erkundigen Sie sich nach dem (Ziel-)Publikum und seinem Vorwissen

Beim Zusagen eines Auftrittes vor Publikum ist unbedingt die Frage zu stellen, welches Publikum vor Ort sein wird. Sind es Experten Ihres Fachgebietes, können Sie Ihr Referat ganz anders aufbauen und andere Begriffe verwenden, als wenn Sie einem Laienpublikum Ihr Thema nahe bringen sollen.

Bevor Sie sich also daran machen, Ihr nächstes Referat vorzubereiten, schreiben Sie sich gross Ihr Ziel auf ein Blatt und hängen Sie dieses in Sichtweite Ihres Arbeitsplatzes auf. Und stellen Sie sich möglichst konkret vor, wie eine «Durchschnittsperson» Ihres Zielpublikums aussieht, fühlt, denkt und handelt.

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen.
Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

Outlook: Platz schaffen auf Tastendruck

Im Kalender oder Posteingang ist es häufig wünschenswert, möglichst viele Informationen gleichzeitig sehen zu können. Outlook 2003 bietet eine wenig bekannte Tastenkombinationen, mit deren Hilfe Sie schnell Platz schaffen, die ausgeblendeten Informationen aber auch schnell wieder aufrufen können:

Drücken Sie Alt + F1 in Outlook 2003, um den Navigationsbereich am linken Fensterrand schnell ein- oder auszublenden.

Outlook 2007 bietet mit Alt+F1 und Alt+F2 gleich zwei Tastenkombinationen an, wobei hier jeweils der Navigationsbereich oder die Aufgabenleiste ausgeblendet werden können.

Rätsel: Berg- und Talfahrt

Auf einer schmalen Passstrasse begegnen einander vier Personenwagen: Zwei bergauf fahrend, zwei bergab, jeweils dicht aufeinander. Zum Ausweichen gibt es eine schmale Ausbuchtung der Strasse nach der Bergseite zu; dort hat gerade ein Wagen Platz. Wie kommen die Wagen aneinander vorbei?

Lösung: Aus einer Mücke kein Kamel machen

Was ist bei einer Mücke gross und bei einem Kamel klein?

Lösung: Das «M»


Lösungen Englisch-Tipps

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