Mehr Produktivität im Büro


Grüezi

Sind Sie auch ein Sklave der Mailbox? Untersuchungen haben ergeben, dass die
E-Mail-Nutzung ausser Kontrolle geraten ist.

Viele Manager und Sachbearbeiter betrachten E-Mails nicht mehr als Segen, sondern als Fluch. Sie kosten zu viel Zeit, sind oft irrelevant und verkomplizieren die Kommunikation.

In unserem Hauptartikel erfahren Sie, was Sie tun können, dass E-Mails Ihre Arbeit wieder erleichtern.

Ihr
Willy Knüsel





Lesen Sie heute:




Sprüche der Woche:

E-Mail ist wie Wein: Massvoll genossen ein Gewinn, zuviel macht Kopfschmerzen.
Dieter Eder

Mit dem E-Mail ist es wie mit jedem Werkzeug. Der eine macht mit Hammer und Meissel ein Kunstwerk, der andere weiss nicht einmal einen Nagel gerade einzuschlagen.
Unbekannt

Die Internet-Manie wirkt wie eine moderne Seuche: Keiner kennt den Virus, aber alle sind davon betroffen.
Georg Wailand

Es fasziniert mich, über welche Distanzen man im Internet Kontakte knüpfen kann. Aber es erschreckt mich, dass ich nicht weiss, ob mein Kommunikationspartner ein Computer ist oder ein Mensch.
Dieter Eder

Früher hat man Götter gesagt, heute sagt man Internet.
Herbert Achternbusch

Das Internet macht zwar aus der Welt ein globales Dorf. Aber der Name des Dorfes ist Babylon.
Der Spiegel (1999)



Cartoon der Woche:







Wie Sie die E-Mail-Flut aktiv bekämpfen

Der Büro-Mensch von heute ersäuft fast in der E-Mail-Flut. Dauernd macht es „pling“ und wieder zeigt ein kleines Briefsymbol an, dass uns irgendjemand mit einem Mail beglückt hat. Die E-Mails lenken uns von unseren aktuellen Aufgaben ab, selbst wenn sie uns keinen Deut interessieren.

Eine wissenschaftliche Studie untermauert diese Erfahrung. Sie kommt zum Ergebnis, dass viele E-Mails (jedes Dritte) überflüssig sind und eine Unmenge an Zeit verschlingen. Bis zu zwei Stunden täglich beschäftigen sich gemäss dieser Studie europäische Manager mit der E-Mail-Kommunikation.

Wohlgemerkt, wir reden dabei nicht von SPAM, sondern von der internen und externen Kommunikation per E-Mail.

Nachfolgend 6 Tipps, wie Sie die E-Mail-Flut aktiv vermindern können:

  1. Wer viele E-Mails schreibt, bekommt auch viele.
    Wenn Sie jedes E-Mail verdanken oder jeden Auftrag bestätigen, auch wenn der Versender dies nicht fordert, so werden sich auch Ihre Mail-Partner ähnlich verhalten. Schreiben Sie deshalb keine unnötigen oder unwichtige E-Mails.

  2. E-Mails eignen sich nicht für alle Kommunikationsaufgaben
    Ein E-Mail ist nicht immer der optimale Kommunikationsweg. Oft ist ein Telefonat oder ein persönlicher Kontakt schneller, einfacher und vor allem eindeutiger. E-Mails sind besonders ungeeignet für Problembehandlungen, Diskussionen, persönliche Kritik oder vertrauliche Themen.
    E-Mails eignen sich vor allem zum Weitergeben von klaren und eindeutigen Informationen. Also um Inhalte, die weder mehrdeutig sind, noch Spielraum für Interpretationen bieten.

  3. Möglichst wenig Empfänger im Cc…
    Heute fragt man sich nicht mehr, wer hat ein aktives Interesse an dieser Information, sondern, wer könnte vielleicht noch an dieser Information interessiert sein.
    Aus einem falschen Sicherheitsdenken oder um ja niemanden zu verletzen führt man diesen und jenen im Cc… Verteiler auf und trägt damit aktiv zur E-Mail-Flut bei.
    Ich kenne Manager, die Cc… Mails automatisch und ungesehen per Regel löschen lassen, da Sie die Zeit zur Durchsicht solcher E-Mails gar nicht mehr haben.

  4. Aussagefähige Betreffzeile schreiben
    Mit einer Aussagefähigen Betreffzeile erleichtern Sie sich und Ihrem Mail-Partner die Übersicht, Bearbeitung und Archivierung der E-Mails. Schreiben Sie deshalb bereits in die Betreffzeile ein Schlüsselwort, z.B. Projekt XY, dann um was es geht, z.B. Abgabe Dokumentation und falls nötig einen Termin.

  5. Reaktionszeit vergrössern
    Ein E-Mail ist ein schnelles Kommunikationsmittel, aber es muss nicht innerhalb von 5 Minuten beantwortet sein. Es genügt vollkommen, wenn Sie innerhalb von 12 Stunden antworten. Möchten Sie als E-Mail-Versender eine schnellere Antwort, so kommunizieren Sie per Telefon.
    Mit diesem Verhalten verringern Sie den Takt und generieren dadurch automatisch weniger E-Mails. Das Ergebnis ist nicht etwa tiefere Effizienz, sondern das Gegenteil, denn Sie werden weniger gestört und können mehr leisten.
  6. Comics, Fun-Videos und Powerpoint-Shows
    Verbreiten Sie keine Comics, Videos oder Powerpoint-Shows, welche keinen geschäftlichen Bezug haben. Diese lösen oft eine Lawine von E-Mails aus, denn jeder will den anderen ebenfalls mit der neuesten Entdeckung aus dem Internet beglücken.




Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

1.

If you train your English every day, instead of once a week, you will learn much more quickly.

2.

How do we call the children’s disease that covers the victim with red spots?

3.

The general had to overlook the movements of three divisions.

4.

It was a characteristic of him to always remain cool as a cucumber.

5.

If I would not have seen the car coming and been able to jump aside, I would have been killed.

6.

They did not like him to make a mistake.

7.

It was terribly embarrassing to discover that I had no money in my pocket to pay the bill at the restaurant. Such a thing never happened to me before.




Outlook: Verteilerliste vor dem Versenden überprüfen und mutieren

Eine Verteilerliste ist eine Gruppe von Personen mit E-Mail-Adresse, die Sie unter einem Namen zusammenfassen und abspeichern und bei Bedarf in den Empfängerfeldern An… / Cc… oder Bcc… unter dem gespeicherten Namen abrufen können.

Fälschlicherweise meinen viele E-Mail-User, dass mit diesem Vorgehen, die einzelnen Empfänger im An… nicht offen gelegt werden.

Wenn Sie auf das Plus-Zeichen klicken, wird der Name durch die einzelnen E-Mail-Adressen ersetzt. Dasselbe passiert, wenn Sie auf Senden klicken.

Wenn Sie statt auf das Plus auf den Namen doppelklicken, öffnet sich direkt das Menü, um die Verteilerliste zu mutieren. Sie können nun die Verteilerliste vor dem Senden überprüfen und falls notwendig mutieren.

Mit Speichern und schliessen wird die Mutation abgeschlossen und auch die bereits eingegebene Verteilerliste im E-Mail wird aktualisiert.


 


Recht: Was ist der Unterschied zwischen Überstunden und Überzeit?

Wer länger arbeitet als vertraglich abgemacht, leistet Überstunden. Ganz gleich, ob im Vertrag von 40 oder bei einer teilzeitigen Anstellung nur von 20 Wochenstunden ausgegangen wird.

Von Überzeit sprechen die Juristen, wenn die Höchstarbeitszeit überschritten wird. Die Höchstarbeitszeit ist im Arbeitsgesetz verankert. Sie beträgt 45 Stunden für die Industrie und den Dienstleistungssektor und 50 Stunden in den übrigen Bereichen. Es gibt jedoch viele Ausnahmen, welche wir hier nicht aufführen wollen.

Bei Überzeit kann der gesetzliche Lohnzuschlag von 25 Prozent vertraglich nicht wegbedungen werden, wie das bei Überstunden möglich ist.


 


Rätsel: Zahlenspielerei

Die Zahl 45 soll in vier Teile geteilt werden, so dass man ein und dieselbe Zahl erhält, wenn man zum ersten Teil 2 addiert, vom zweiten Teil 2 subtrahiert, den dritten Teil mit 2 multipliziert und den vierten Teil mit 2 dividiert.


Lösung: Väter und Söhne

Es gingen zwei Väter und zwei Söhne übers Feld und fanden drei Äpfel und teilten sie so, dass jeder einen ganzen erhielt.

Wie war das möglich?

Es waren nur drei Personen, nämlich Grossvater, Vater und Sohn, weil der eine Vater als Sohn des Grossvaters zählt.




Lösungen Englisch-Tipps

1.

If you practice your English every day, instead of once a week, you will learn much more quickly.

You can train your dog, but not your English. You must practice your English.

2.

What do we call the children’s disease that covers the victim with red spots?

Entgegen dem deutschen Sprachgebrauch heisst es im Englischen nicht: How do you call this, sondern: What do you call this?

3.

The general had to oversee the movements of three divisions.

To overlook = etwas übersehen, im Sinne von nicht beachten.
To oversee = etwas überschauen, im Sinne von beaufsichtigen, überwachen

4.

It was a characteristic of his to always remain cool as a cucumber.

Mine, yours, his, hers, its, ours, yours, theirs drücken den Genitiv aus.

5.

If I had not seen the car coming and been able to jump aside, I would have been killed.

In einem Bedingungssatz kann nur einmal will oder would vorkommen, aber nie in Verbindung mit if

6.

They did not want him to make a mistake.

To like to = gern haben
bezieht sich auf etwas Gegenwärtiges
To want to = gern wollen, wünschen
bezieht sich auf etwas, das man noch vorhat.

7.

It was terribly embarrassing to discover that I had no money in my pocket to pay the bill at the restaurant. Such a thing had never happened to me before.

Bringt ein Satz zwei unterschiedliche in der Vergangenheit liegende Zeiten zum Ausdruck, wird der weiter zurückliegende Zeitpunkt im Past Perfect ausgedrückt.



Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500 Solothurn
Telefon: 032 622 56 56 / E-Mail: info@mehrleisten.ch

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