Mehr Produktivität im Büro


Grüezi

E-Mails und Telefon stehen in der Bürokommunikation zwar auf Rang eins und zwei, doch die Nutzer müssen noch etwas trainieren, um eine Goldmedaille zu gewinnen.

Wenn man beim täglichen Telefonieren genauer hinhört, gehören viele Gespräche in die Amateurliga und nicht in die Championsleague.

In unserem Hauptbeitrag finden Sie einige Tipps, wie Sie professioneller und positiv telefonieren – trainieren müssen Sie selber.

Sommerliche Grüsse

Ihr
Willy Knüsel





Lesen Sie heute:


 

Sprüche der Woche:

Das Telefon kann einen Geistesblitz töten oder auch eine wichtige Entscheidung, die in diesem Moment heranreift.
Cyril Northcote Parkinson (1909-93), britischer Historiker u. Publizist

Im Leben eines jeden Büromenschen gibt es drei einschneidende Ereignisse: Erstens einen Wechsel des Vorgesetzten, zweitens den Tod der Topfpflanze und drittens eine neue Telefonanlage.
Christian Ankowitsch, deutscher. Journalist

Die wahre Kunst der Kommunikation liegt darin, nicht nur das Richtige am richtigen Ort zur richtigen Zeit zu sagen, sondern das Falsche im verlockenden Augenblick ungesagt zu lassen.
unbekannt

Cartoon der Woche:






Wie Sie professionell telefonieren

Nehmen Sie den Telefonhörer nicht ab, während Sie noch mit Kollegen sprechen. Manche denken, dass dieses Geschäftigkeit ausdrückt. Die Wahrheit aber ist: Es ist schlicht unhöflich.

Melden Sie sich immer mit dem Namen des Unternehmens. Nennen Sie danach Ihren Vor- und Nachnamen. Anrufer verstehen häufig den ersten Teil am Telefon nicht. Also sollte Ihr Name erst an 2. Stelle folgen, damit der Anrufer ihn versteht.

Tabu am Telefon ist: Essen, Trinken, Rauchen und Kaugummikauen! Zudem ist die richtige Körperhaltung wichtig: Wer zusammengesunken am Tisch sitzt oder auf dem Schreibtischstuhl herumlümmelt, hört sich nie höflich, engagiert und souverän an.

Vermeiden Sie, einen Anrufer weiterzuleiten, wenn dieser bereits zu Ihnen weitergeleitet wurde. Bieten Sie ihm stattdessen an, die Telefonnummer aufzunehmen und sich intern um den passenden Ansprechpartner zu kümmern, so dass dieser dann zurückrufen kann.

Nachfolgend einige Beispiele für unschöne Formulierungen am Telefon und wie Sie Ihre
Aussagen positiv formulieren könnten:

Falsch Richtig
Das haben Sie falsch verstanden Ich habe mich da nicht klar ausgedrückt. Darf ich es Ihnen nochmals erklären?
Sie haben sich unklar ausgedrückt. Ich habe Sie offensichtlich nicht richtig verstanden. Würden Sie es mir bitte noch mal erklären?
Nein, das geht nicht … Das ist im Moment schwierig. Darf ich Ihnen stattdessen Folgendes anbieten?
Da kenne ich mich überhaupt nicht aus Herr Müller ist Ihr richtiger Ansprechpartner, ich werde Sie sofort verbinden.
Da sind Sie bei mir völlig falsch. Wie oben
Da kann ich nichts dafür. Es tut mir leid, wenn Sie nicht zufrieden sind. Ich prüfe, was wir für Sie tun können, und melde mich heute noch bei Ihnen.
Da müssen Sie warten. Bitte gedulden Sie sich einen Moment
Da müssen Sie warten Bitte gedulden Sie sich, bis ich herausgefunden habe, wer Ihnen helfen kann.
Ich kann Ihnen aber nichts versprechen. Ich verspreche Ihnen, mich für Sie einzusetzen.
Das habe ich nicht geschafft. Wissen Sie, ich habe im Moment so viel zu tun. Tut mir Leid, dass ich das bis jetzt nicht geschafft habe. Ich werde es definitiv bis morgen Abend (immer einen wirklich sicheren Termin nennen!) erledigen.
Herr Müller ist im Moment nicht da, rufen Sie bitte später an. Herr Müller ist im Moment ausser Haus. Wann kann er Sie zurückrufen?
Tut mir Leid, aber ich kann Frau Meier jetzt nicht stören. Frau Meier ist im Augenblick nicht am Platz. Wann kann sie Sie zurückrufen?
Ich weiss auch nicht, wie wir dieses Problem lösen können. Ich werde eine Möglichkeit suchen, wie wir dieses Problem für Sie lösen können.
Das Gerät hat einwandfrei funktioniert, haben Sie es eventuell falsch bedient? Ich werde das sofort mit unserer Produktionsabteilung klären.
Sie haben Recht, bei uns herrscht ein Chaos. Ich kann Ihren Ärger gut verstehen …
Sie müssen mit einer langen Lieferfrist rechnen. Die Nachfrage nach diesem Modell ist sehr gross. Ich kann Ihnen eine Lieferung am xxx zusagen. (realistischen Liefertermin nennen!)
Wann das geht, weiss ich nicht, aber heute auf keinen Fall mehr! Wenn Sie die Ware heute noch brauchen, muss ich prüfen, ob das möglich ist. Falls es bis morgen Zeit hat, kann ich Ihnen die Lieferung zusagen.




Englisch-Tipps für deutsch Sprechende: False friends

False friends - das sind englische Wörter, die deutschen Begriffen ähnlich klingen, aber etwas völlig anderes bedeuten:

False friend Richtig Beispiel
Kurs (Geld) the course (Uni-Kurs, Lauf, usw.) the exchange rate Working at the counter she had to be careful always to give the right exchange rate.
Devisen The device (Plan, Gerät usw.) foreign currency During holiday season, foreign currencies are demanded.
Obligationen the obligation (die Verpflichtung) bonds He was one of the biggest holders of bonds.
Gratifikation the gratification (die Genugtuung) the bonus He often gives his employees a nice little bonus.
honorieren to honour (ehren, würdigen) to reward He rewarded good service very generously.
Emission the emission (Schadstoffemission) the issue Brokers watch every new issue with care.



 

Outlook: Wie Sie schnell alle Terminserien finden

In Ihrem Kalender haben Sie etliche Terminserien eingetragen, zum Beispiel Geburtstage. Nun möchten Sie einige davon bearbeiten, zum Beispiel löschen. Da ist es schon sehr mühsam, den ganzen Kalender Tag für Tag nach diesen Terminserien zu durchsuchen.
Outlook besitzt eine Kalenderansicht namens "Terminserien". Dabei handelt es sich um eine Listenansicht, in der alle wiederkehrenden Termine chronologisch aufgeführt werden. Damit sehen Sie auf einen Blick, welche Terminserien im Kalender eingetragen wurden:

  1. Wechseln Sie in den Outlook-Kalender.
  2. Wählen Sie das Menü Ansicht / Anordnen nach / Aktuelle Ansicht  und dort machen Sie einen Haken bei Terminserien.
  3. In der Liste können Sie einzelne Einträge per Mausklick öffnen und entsprechend bearbeiten, zum Beispiel löschen.
  4. In die normale Ansicht kommen Sie zurück, indem Sie wiederum das Menü Ansicht / Anordnen nach / Aktuelle Ansicht  wählen und dort machen Sie einen Haken bei Tages/Wochen/Monats-Ansicht.

Unter dem Menüpunkt Aktuelle Ansicht gibt es noch mehr Ansichten. Probieren Sie sie aus.




Outlook 2007: Jetzt gratis im Internet

Seit kurzem kann eine Vorabversion von Office 2007 gratis im Internet herunter geladen werden und kostenlos bis im Januar getestet werden. Aber Achtung: Testen Sie Office2007 nicht in Ihrem Firmennetz oder auf Ihrem Arbeits-PC. Die meisten Virenschutzprogramme schützen Office 2007 noch nicht. Sie laufen also Gefahr, dass Viren oder andere Bedrohungen über Office 2007 in Ihr System eindringen.




Recht: Ein freiwilliger Bonus ist eine Gratifikation

Ist die Auszahlung eines Bonus laut Vertrag freiwillig und hängt die Höhe von den Leistungen des Angestellten und vom Betriebsergebnis ab, so hat er den Charakter einer Gratifikation. Ob und wie viel als Bonus bezahlt wird, hängt in diesem Falle allein vom Arbeitgeber ab. So ein Entscheid des Arbeitsgerichts Zürich.
Im konkreten Fall hatten Arbeitgeber und Angestellter einen Bonus vereinbart. Es wurde ausdrücklich festgehalten, dass die Zahlung freiwillig erfolgt. Für das Jahr 2001 sicherte der Arbeitgeber jedoch einen minimalen Fixbonus zu.
Der Arbeitnehmer war der Ansicht, dieser Mindestbonus stehe ihm auch im Folgejahr zu. Seine Klage blieb erfolglos.
Arbeitsgericht Zürich, Entscheid AN030059 vom 2. April 2004

Die Rubrik „Recht“ wird betreut durch die Rechtsanwälte der www.aarejura.ch




AufgeLesen: Im Rausch der Computerspiele

Menschen die exzessiv am Computer spielen, sind Süchtige ohne Suchtstoff. Forscher der Berliner Charité haben herausgefunden, dass exzessives Spielen die Menschen in einen angenehmen Erlebenszustand eintauchen lässt. Süchtiges Spielen hilft demzufolge unangenehme Gefühle zu bewältigen.

Die Forschergruppe untersuchte an 323 Berliner Schülern, wie sehr sie den Computer zum Spielen nutzen. Fast 10% der ca. zwölf Jahre alten Kinder erfüllten die Kriterien einer Suchterkrankung. Eine ähnliche Prozentzahl ergab eine Online-Umfrage unter 7000 aktiven Computerspielern.

Kinder, die sich exzessiv Computerspielen widmen, haben mehr Konzentrationsprobleme im Unterricht. Sie reden weniger mit anderen Menschen über ihre Probleme und spielen am Computer, wenn sie sich ärgern oder traurig sind. Dies sein eine falsche Strategie zur Regulation emotionaler Belastungen, so die Forscher.


 

Rätsel: Wasserkessel

Mit einem 9-Liter Kessel und einem 4-Liter Kessel will Hans genau 6 Liter Wasser abmessen. Wie stellt er das an?


Lösung: Buchstabenreihe
Welches wären die vier nächsten Buchstaben der folgenden Reihe:
E Z D V F S S A

Es handelt sich hier immer um den ersten Buchstaben der Zahlen 1 bis 8, demzufolge sind
die nächsten 4 Buchstaben:

N für Neun
Z für Zehn
E für Elf
Z für Zwölf



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