Mehr Produktivität im Büro

Grüezi [Vorname_Name]

80 % der Kommunikation ist nonverbal. Deshalb sollten Sie Ihr E-Mail-Verhalten schleunigst ändern, falls Sie 80 % Ihrer Kommunikation per E-Mail abwickeln.

In unserem Hauptbeitrag erfahren Sie, wofür sich E-Mails besonders eignen und wann Sie E-Mails durch persönliche Kommunikation ersetzen sollten.

Ihr
Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Wie Sie E-Mails richtig einsetzen
• PEP-Kurse Sommer/Herbst
• Rhetorik 9: Ein überzeugender Auftritt will vorbereitet sein
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende
• Outlook: Besprechungsanfragen verbleiben im Posteingang
• Rätsel: Aus einer Mücke kein Kamel machen

Sprüche der Woche:

Dass wir miteinander reden können, macht uns zu Menschen.
Karl Jaspers

Eines Morgens werden wir aufwachen und feststellen, dass wir nicht mehr mit der Hand schreiben können, von unserem Schreibtisch sind Briefumschläge und -papier verschwunden, die Tinte im Füller ist vertrocknet. Wir öffnen den Mund, und kein Laut kommt heraus. Wir haben es verlernt, uns die Hände zu schütteln oder laut zu lachen. Sicher, wir können weiter kommunizieren, alle in demselben uniformierten Stil. Der einzige Unterschied zwischen unseren Botschaften aber wird der Inhalt sein.
Clifford Stoll, Astrophysiker u. Computer- Pionier

In einer Fünftelsekunde kannst du eine Botschaft rund um die Welt senden. Aber es kann Jahre dauern, bis sie von der Aussenseite eines Menschenschädels nach innen dringt.
Charles F. Kettering, amerik. Industrieller

Cartoon der Woche:

Wie Sie E-Mails richtig einsetzen

Die Arbeit im Büro besteht zu einem wesentlichen Teil aus Kommunikation. Wenn Kommunikation unterstützt wird durch elektronische Medien, dann ist das eine Hilfe. Wenn sie aber ersetzt wird durch elektronische Medien, dann liegt dort eine Gefahr, denn menschliche Kommunikation ist nicht nur Übermittlung von Sachaussagen, sondern sie transportiert zwischenmenschliche Bindung.

1. Zu viele E-Mails machen süchtig und machen Sie ineffizient

Ist Ihnen auch schon aufgefallen, dass Sie von gewissen Kollegen auf ein E-Mail innerhalb von Minuten eine Antwort erhalten?

E-Mails können süchtig nach neuesten Nachrichten machen und halten oft von der eigentlichen Arbeit ab. Denn viele Mitarbeiter haben den ganzen Tag den Posteingang im Blick oder lassen sich durch optische und akustische Benachrichtigungen informieren, dass sie ein neues E-Mail bekommen haben.

Menschen, die so arbeiten, sind nicht effizient.

Lösungsansatz:

Vereinbaren Sie im Team, dass es reicht, E-Mails 2 bis 3 Mal am Tag gebündelt abzuarbeiten und schalten Sie alle E-Mail-Signale aus.

Sagen Sie klar, dass E-Mail kein dringendes Kommunikationsmittel ist und dass auf E-Mails nicht innerhalb von 10 Minuten geantwortet werden muss.

Sagen Sie aber auch, dass E-Mail ein schnelles Kommunikationsmittel ist und dass darauf innerhalb von 24 Stunden geantwortet werden soll.

Wenn Sie bei einem Mitarbeiter Tendenzen zur E-Mail-Sucht erkennen, sprechen Sie es unter vier Augen an.

2. Entscheidungen werden verzögert

Konfliktscheue Menschen neigen dazu, unangenehme Sachverhalte nicht in direkter Kommunikation (persönliches Gespräch oder Telefonat) zu klären, sondern die Problemstellung per E-Mail zu kommunizieren. Das kann Missverständnisse und Irritationen hervorrufen, verzögert Entscheidungen und schafft eine unnötige „Schriftlichkeit“, die unter Umständen gar nicht gewünscht ist.

Auch kränkt das geschriebene Wort eher als ein persönliches Gespräch. In einem E-Mail kann man keine Zwischentöne anschlagen und beim Gegenüber natürlich auch keine Zwischentöne hören. Ausserdem werden unnötig viele Mails produziert, die wiederum gelesen, beurteilt und beantwortet werden müssen.

Lösungsansatz:

In vielen Fällen ist das persönliche Gespräch mit Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten viel klärender und benötigt wesentlich weniger Zeit.

Wichtig ist, dass Sie dem ersten Impuls ein E-Mail zu schreiben widerstehen. Überlegen Sie zuerst, ob der Sachverhalt für ein E-Mail geeignet ist.

Gehen Sie bei unangenehmen Themen aktiv auf Ihren Gesprächspartner zu und Sie werden feststellen, dass die Befürchtung, das Gespräch verlaufe negativ, oft nur eine Phantasie ist.

Greifen Sie bei kniffligen Fragestellungen lieber früher als später zum Telefonhörer oder führen Sie ein persönliches Gespräch. Über Stimme, Mimik, Gestik erfahren Sie wesentlich mehr Hintergrundinformationen als auf dem elektronischen Weg.

Wichtig: Nach dem Telefonat macht eine schriftliche Bestätigung der Einigung oft Sinn, um die Verbindlichkeit zu dokumentieren, hierfür ist ein E-Mail dann wieder bestens geeignet.

3. Vorgesetzte und Mitarbeiter überinformieren mit unfertigen Sachlagen und verstreuen Verantwortung in unverantwortlicher Weise.

„Unfertige Zustände“ werden oft über viel zu grosse Verteiler gestreut. Das erhöht nicht nur das innerbetriebliche E-Mail Aufkommen beträchtlich, sondern kann zu einer Kultur der „Rückdelegation“ führen.

Ein Beispiel: Wird eine Person immer in „Cc“, gesetzt, so kann der Absender im Konfliktfall die Verantwortung mit den Worten «Sie haben doch die Infos immer in Cc erhalten» zurückdelegieren. So kann ein Kreislauf von Pingpong-Mails entstehen, die viel Aufmerksamkeit kosten und keinen Mehrwert haben.

Lösungsansatz:

Thematisieren Sie die Adressierung von E-Mails an einer Teamsitzung und klären Sie, welche Personen zu welchen Sachverhalten Cc… Mails schicken bzw. bekommen möchten. Das ist häufig eine sehr wertvolle Diskussion, in der Sie ausserdem viel über Schnittstellen im Unternehmen erfahren werden.

Stellen Sie anschliessen Regeln auf, die zum Beispiel folgendermassen lauten könnten:

An…

Der Empfänger muss aktiv werden. Nur ein Empfänger, falls nur eine Aufgabe zu erledigen ist.

Mehrere Empfänger müssen aktiv werden. Z.B. mehrere Mitarbeiter müssen den Monatsrapport bis zu einem Datum senden.

Informationen, die für die Arbeit der Empfänger wichtig sind und auf die sie angewiesen ist (in diesem Fall sollte das Cc... nie benutzt werden).

Cc… Diese Adressierung sollte eigentlich nur als Ergänzung zum An… gewählt werden, wenn die Information für Dritte und für deren Arbeit wichtig ist.

Z.B. informiert die Qualitätssicherung den Produktionsleiter über Qualitätsprobleme bei einem Produkt, die gelöst werden müssen. Im Cc… wird der Verkaufsleiter informiert, damit dieser bei Kundenreklamationen Bescheid weiss.

4. Formulieren Sie schliesslich konkrete Ziele.

Es ist eine Binsenwahrheit. Wer viele E-Mails schreibt, erhält viele E-Mails. Versuchen Sie deshalb, Ihr E-Mail Verhalten zu verändern, indem Sie sich konkrete Ziele setzen. Zählen Sie zum Beispiel die monatlich gesendeten E-Mails der vergangenen Monate und formulieren Sie anschliessend folgendes Ziel:

- Im nächsten Monat will ich meine gesendeten E-Mails um 30% reduzieren, indem ich mehr telefoniere oder das persönliche Gespräch suche.

Oder

- Teilen Sie Ihren Mitarbeitern mit, dass Sie pro Woche X E-Mails erhalten und dass Sie diese Anzahl in einem ersten Schritt um die Hälfte reduzieren wollen. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter um Mithilfe, indem nur noch für Sie wichtige Cc… Mails an Sie gesandt werden.

Diskutieren Sie im Team, welche Kommunikations-Aufgaben mit E-Mails, per Telefon oder im Gespräch gelöst werden sollen. Z.B. Informationstransport per E-Mail / Diskussionen, komplexe Sachverhalte, Kritik per Telefon oder Gespräch.

Rhetorik 9: Ein überzeugender Auftritt will vorbereitet sein

Erfreut hängen Sie den Telefonhörer auf: Soeben haben Sie die Zusage bekommen, an einem für Sie wichtigen Event während 30 Minuten zu einem Ihrer Fachthemen reden zu dürfen. Wann beginnen Sie mit der Vorbereitung, und wie lange wird diese dauern?

Immer wieder höre ich in meinem Berufsalltag, für die Vorbereitung des Referats habe man nur wenig Zeit. Wer kann, delegiert etwa das Produzieren der Folien an einen Mitarbeiter – man hat schliesslich Wichtigeres zu tun.

Schlechte Vorbereitung ist für das Publikum spürbar

Und so erlebe ich immer wieder Referenten, die ihr Thema nicht wirklich im Griff haben, die selber vom Inhalt ihrer nächsten Folie überrascht sind und keine geschmeidigen Übergänge von einer Aussage zur nächsten schaffen.

Schade um die halbe Stunde – eine gute Vorbereitung hätte den Auftritt sehr viel überzeugender werden lassen. Nur die allerwenigsten Redner – die äusserst raren Naturtalente – sind in der Lage, aus dem Stegreif eine überzeugende Präsentation oder Rede zu halten. Alle anderen müssen sich vorbereiten, indem sie die Redesituation üben.

Tragen Sie Ihre Rede laut vor – im Minimum dreimal

Im Klartext: Ihre Rede sollten Sie auf keinen Fall erstmals vor Publikum halten, sondern idealerweise zum vierten Mal. Die ersten drei Male reden Sie (selbstverständlich frei) vor einem imaginären Publikum, und zwar laut und deutlich.

Sie werden merken: Beim dritten Mal fliessen die Worte schon fast automatisch, und die Übergänge von einer zur nächsten Folie werden so rund, dass Ihr Referat wirklich fliesst. Beim dritten Mal werden Sie so locker formulieren, dass Sie sich auch der non- und der paraverbalen Kommunikation widmen können. Wo sind meine Hände? Wohin gucke ich? Wie stehe ich da? Wie schnell rede ich? Wie deutlich ist meine Aussprache? Welches Wort im Satz betone ich? ...

Üben Sie an mehreren Tagen

Sie dürfen Ihren Auftritt selbstverständlich auch fünf- oder zehnmal 1:1 üben – er wird dadurch vielleicht noch überzeugender. Drei Mal ist das absolute Minimum – idealerweise auf mehrere Tage verteilt.

Sie haben keine Zeit, Ihre Auftritte so lange vorzubereiten? Dann rate ich: Treten Sie weniger auf, aber bereiten Sie die spärlichen Auftritte so vor, dass Sie wirklich überzeugen. Ein guter Auftritt bringt Ihnen letztlich mehr als drei schlecht gelungene.

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen.
Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

Outlook: Besprechungsanfragen verbleiben im Posteingang

Oft sehe ich im Posteingang meiner Kunden Besprechungsanfragen, auf die sie bereits geantwortet haben. Teilweise werden diese sogar in einem separaten Ordner gespeichert.

Besprechungsanfrage sollen jedoch aus dem Posteingang gelöscht wurden, sobald Sie die Einladung entweder angenommen oder abgelehnt haben, und zwar automatisch.

Falls dies bei Ihnen nicht der Fall ist, müssen Sie folgende Einstellung in den Programmoptionen von Outlook aktivieren:

1. Rufen Sie im Outlook-Fenster Extras / Optionen auf.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einstellungen auf die Schaltfläche E-Mail-Optionen.
3. Im danach angezeigten Dialogfenster klicken Sie auf die Schaltfläche Erweiterte E-Mail-Optionen.
4. Sorgen Sie im nächsten Dialogfenster unter Beim Senden einer Nachricht dafür, dass das Kontrollkästchen Besprechungsanfragen nach Antwort aus Posteingang löschen mit einem Haken versehen ist.
5. Klicken Sie dreimal auf OK, um alle geöffneten Dialogfenster zu schliessen.

Rätsel: Aus einer Mücke kein Kamel machen

Was ist bei einer Mücke gross und bei einem Kamel klein?

Lösung: Rätselhaft

Ich sag dir nicht, was ich dir sage. Was ich dir sage, sag ich dir nur darum, dass du sagest mir, was ich nicht selbst dir sage! (Brentano)

Lösung: Das Rätsel


Lösungen Englisch-Tipps

Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500 Solothurn
Telefon: 032 622 56 56 / E-Mail: info@mehrleisten.ch

Besuchen Sie www.mehrleisten.ch