Mehr Produktivität im Büro

Grüezi

Kennen Sie diese Meetings, in denen stundenlang über ein Problem diskutiert wird? Da wird mit Hingabe kritisiert, lamentiert und problematisiert. Der Vertrieb beschwert sich übers Marketing und umgekehrt. Der eine echauffiert sich über die Produktpolitik der Firmenleitung, der andere über die schlechten Zeiten ... Und die ganze Diskussion dreht sich immer wieder im Kreis. Besonders unsinnig sind diese Meetings, wenn sie nur stattfinden, weil irgendjemand mal in Outlook einen Serientermin gesetzt hat und so trifft man sich jetzt halt jeden Montag mit dem Verkauf und jeden Freitag mit der Technik. Wie Sie diese Negativspirale stoppen und Meetings lösungsorientiert und effektiv gestalten, lesen Sie in unserem Hauptartikel.

Freundliche Grüsse

Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• So machen Sie Schluss mit negativen Meetings
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende: False friends
• Outlook: Terminserie löschen, ohne die alten Termine zu verlieren
• Recht: Darf ein Arbeitgeber eine Freistellung widerrufen
• AufgeLesen: UV-Licht macht glücklich
• Rätsel der Woche

Sprüche der Woche:

Habe ich ohne wichtigen Grund eine Sitzung besucht? Habe ich ohne wichtigen Grund zu einer Sitzung eingeladen? Habe ich ohne wichtigen Grund durch eine Wortmeldung eine Sitzung verlängert und somit mich und andere von der Familie ferngehalten? Lieber Gott, hilf mir meinen Mund zu halten, bis ich weiss, worüber ich rede!
Franz Hengsbach (1910-91), dt. Theologe, Bischof v. Essen

Eine Konferenz ist eine Sitzung, bei der viele hineingehen und wenig herauskommt.
Werner Finck, deutscher Kabarettist (1902 - 1978)

Über manche Besprechungsteilnehmer muss man sich fragen: Hilft er eigentlich bei der Lösung, oder gehört er mit zum Problem?
Robert Jungk (1913-94), österreichischer Schriftsteller u. Zukunftsforscher

Zu viele Besprechungen sind ein deutliches Zeichen für eine schlechte Organisation.
Cyril Northcote Parkinson (1909-93), britischer Historiker u. Publizist

Cartoon der Woche:

So machen Sie Schluss mit negativen Meetings

Kennen Sie diese Meetings, in denen stundenlang über ein Problem diskutiert wird? Da wird mit Hingabe kritisiert, lamentiert und problematisiert. Am Schluss ist viel Zeit verschwendet und eine Lösung ist noch meilenweit entfernt. Die folgenden 3 Tipps zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Meetings ab sofort effektiver und lösungsorientierter durchführen.

Tipp 1: Lösungsorientiert anstatt problemorientiert diskutieren
Wenn Sie das nächste Mal in einem solchen Meeting sitzen, dann probieren Sie einfach einmal diesen verblüffend wirksamen Satz: "Wie es nicht geht, wissen wir alle. Jetzt macht doch mal einen Vorschlag, wie es funktionieren könnte!"
Mit diesem einfachen Satz holen Sie die Kollegen und Mitarbeiter aus der negativen Spirale einer ermüdenden Problem-Diskussion heraus. Sie lenken die Aufmerksamkeit und die Kreativität Ihrer Mitarbeiter auf eine Lösung hin.  Der Effekt: Ihre Mitarbeiter beschäftigen sich wieder mit ihrem Erfolg - und nicht mehr damit, was sie vom Erfolg abhalten könnte.
Doch Sie können noch einen draufsetzen, um bei Ihren Team-Meetings schneller zu erfolgreichen Lösungen zu kommen. Die Idee: In den meisten Meetings wird zu 90% über Probleme gesprochen und nur zu 10% über Lösungen. Drehen Sie das Verhältnis um. Sorgen Sie dafür, dass nur noch 10% über das Problem geredet wird und zu 90 % über die Lösung.
Damit Ihr Team dabei mitzieht, übernimmt jeder Mitarbeiter reihum für einen Monat das Amt des "Lösungsverantwortlichen". In dieser Rolle muss er bei jeder Besprechung strikt darauf achten, dass nicht über Probleme lamentiert oder diskutiert wird, sondern dass alle Teilnehmer Ideen und Vorschläge für eine Lösung bringen.

Tipp 2: Kreativität in Meetings ist ein Märchen
Als wichtigster Vorteil von Meetings gilt, dass dort „Brainstorming“ stattfinde und dass damit die Kreativität enorm beflügelt werde. Je mehr Meinungen zusammenkommen, desto mehr und bessere Ideen würden geboren.
Falsch, sagt der Sozialpsychologe Wolfgang Stroebe von der Universität Utrecht. Brainstorming in Gruppen liefert nur halb so viele und darüber hinaus weniger kreative Ideen, als wenn dieselben Personen einzeln nachdenken würden. Je grösser die Gruppe und je länger sie hirnt, desto weniger kommt pro Kopf heraus.
Folgendes können Sie tun, um diese Nachteile zu vermindern: Erstens sollten die Gruppen möglichst klein sein, am besten Zweiergruppen. Ist das nicht möglich, teilen Sie die Gruppe zwischendurch in Zweiergruppen auf, mit der Aufgabe, eine Lösung zu erarbeiten. Im Plenum präsentiert danach jede Kleingruppe ihr Ergebnis.
Zweitens sollte eine Diskussionsleitung dafür sorgen, dass alle Anwesenden zu Worte kommen.  Lassen Sie die schwächeren Teilnehmer zuerst sprechen. Gerneredner melden sich selber. Ein besonderes Auge sollten sie auf Taktiker halten, denn diese bringen Ihre Anliegen erst vor, wenn die anderen zu erschöpft sind, um zu widersprechen. Trifft dies ein und das Thema ist wichtig, so verschieben Sie es auf eine andere Sitzung.

Tipp 3: Keine Sitzung ohne Ziel
Das Ziel gehört bereits in die Sitzungseinladung. Jeder sollte wissen, was mit der Sitzung erreicht werden soll. Das Sitzungsziel gehört natürlich auch an den Anfang der Sitzung und falls in der Diskussion der rote Faden verloren geht, ist es Aufgabe des Sitzungsleiters, die Teilnehmer wieder auf den Zielpfad zu bringen.
Schliesslich geht es auch darum, die erarbeiteten Lösungen umzusetzen. Beweisen sie gerade hier Stärke. Fragen Sie bei jedem Punkt: Was ist zu tun? Wer kümmert sich darum und bis wann? Nur so werden Sitzungen glaubwürdig und werden von den Sitzungsteilnehmern auch ernst genommen.

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende: False friends

False friends - das sind englische Wörter, die deutschen Begriffen ähnlich klingen, aber etwas völlig anderes bedeuten:

Outlook: Terminserie löschen, ohne die alten Termine zu verlieren

Sie haben in Ihrem Kalender eine Terminserie ohne Enddatum, zum Beispiel für die wöchentlichen Projektsitzungen. Nun ist das Projekt abgeschlossen und die Sitzungen sind nicht mehr notwendig.
Das Löschen der Terminserie geht sehr einfach, indem Sie auf irgend einen Termin klicken und die Delete-Taste antippen. Outlook fragt Sie, ob Sie „Dieses Serienelement löschen“ oder „Alle Serienelemente löschen“ wollen. Nun können Sie das zweite anwählen und die gesamte Serie wird gelöscht.
Hier liegt nun jedoch der Haken – es werden auch jene Serientermine gelöscht, welche stattgefunden haben. Sie können also nicht im Kalender nachschauen, wann ein bestimmter Termin aus dieser Serie stattgefunden hat. Ebenfalls sind Notizen, die Sie sich in die vergangen Termine geschrieben haben weg.
Das können Sie verhindern, indem Sie die Terminserie nicht löschen, sondern diese öffnen und einen Endtermin setzen:

Recht: Darf ein Arbeitgeber eine Freistellung widerrufen

Wenn der Arbeitgeber einen Mitarbeiter für den ganzen Rest des Arbeitsverhältnisses freigestellt hat, darf er dies nicht einseitig widerrufen. Mit einer solchen Freistellung hat er definitiv auf die weitere Arbeit des Mitarbeiters verzichtet. Er muss aber den Lohn bis zum Ablauf der Kündigungsfrist bezahlen. Falls der freigestellte Mitarbeiter noch in der Kündigungsfrist eine neue Stelle antritt, kann der alte Arbeitgeber den neuen Verdienst vom Lohn abziehen. Da Angestellte ihre Freistellung im Streitfall beweisen müssen, ist es ratsam, eine schriftliche Bestätigung zu verlangen.

Die Rubrik „Recht“ wird betreut durch die Rechtsanwälte der www.aarejura.ch

AufgeLesen: UV-Licht macht glücklich

Sportliche Bräune ist nicht der Hauptgrund, der Menschen an die Sonne oder ins Solarium zieht. Vielmehr ist es die Sucht auf die glücklich machenden Endorphine. Angeregt durch das UV-Licht, werden diese ausgeschüttet. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie einer amerikanischen Universität. Die Forscher stellten den Testpersonen, alles regelmässige Sonnenanbeter, zwei Kabinen zur Verfügung: eine mit UV-Licht und eine ohne. Alle wählten zielstrebig jene Kabine aus, die UV-Licht ausstrahlte, obwohl sie nicht wussten, dass die andere kein UV-Licht abgab.
Weiter wurden 8 von 16 Testpersonen mit einem Wirkstoff behandelt, der die Endorphinwirkung im Gehirn aufhebt. Die anderen bekamen ein Placebo. Schon bald liess bei der ersten Gruppe die Lust auf Bräune nach. In der Placebogruppe blieben alle weiterhin fleissige Solarstudiobesucher.

 

Rätsel: Drei Töchter

Zwei Mathematiker treffen sich auf der Strasse und fangen ein Gespräch an.
"Wie ich gehört habe, hast du schon drei Kinder."
"Ja, das ist richtig, ich habe drei Töchter."
"Wie alt sind sie denn?"
"Tja, wenn man ihr Alter zusammenzählt erhält man 13 und wenn man ihr Alter miteinander multipliziert ergibt das dieselbe Zahl wie auf der Hausnummer dort drüben."
"Ach ja, das genügt mir aber noch nicht."
"Stimmt, ich muss noch erwähnen, dass meine älteste Tochter einen Hund hat."
"Jetzt ist alles klar!"

Lösung: Ferner Planet
Auf einem fernen Planeten lebt ein Volk dass sich Gnonoz nennt. Dieses Volk ist in drei Stämme unterteilt: Die X sagen immer die Wahrheit, die Y lügen immer und die Z lügen oder sagen die Wahrheit je nach Lust und Laune.
Ein Händler, der über dieses Volk Bescheid wusste, landete eines Tages mit seinem Raumschiff auf dem Planeten und traf kurz nach der Landung drei Gnonoz. Er begrüsste die drei und fragte sie, von welchen Stämmen sie kommen.
Der 1. Gnonoz sagt: "Der dritte ist ein Y."
Der 2. Gnonoz sagt: "Der erste ist ein X."
Der 3. Gnonoz meint: "Ich bin ein Z."
Wer ist nun was, wenn von jedem Stamm ein Mitglied dabei ist?
Der Erste ist ein X
Der Zweite ist ein Z
Der Dritte ist ein Y
Alle andern Varianten führen zu einem Widerspruch

Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500 Solothurn
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