Mehr Produktivität im Büro

Grüezi [Vorname_Name]

Denken Sie mehrheitlich in Problemen, anstatt in Lösungen? Oder werden an Sitzungen hauptsächlich Probleme gewälzt, anstatt Lösungen produziert?

Dann sollten Sie unseren Hauptbeitrag lesen.

Ihr
Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Wie Sie in Lösungen statt in Problemen denken
• PEP-Kurse Sommer/Herbst
• Rhetorik 7: Der Schlusssatz verdient besondere Aufmerksamkeit!
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende
• Outlook: Telefonnummer in den Kontakten
• Rätsel: Kleinvieh macht auch Mist

Sprüche der Woche:

Das Wort «Problem» würde ich im Unternehmen am liebsten verbieten. Probleme machen Angst, wer stattdessen «Aufgabe» sagt, schafft Mut.
Herbert Gienow

Die meisten Menschen wenden mehr Zeit und Kraft auf, um Probleme herumzureden, anstatt sie anzupacken.
Henry Ford

Die Schwachen haben Probleme. Die Starken haben Lösungen.
Unbekannt

Die Lösung ist immer einfach, man muss sie nur finden.
Alexander Solschenizyn

Gott gab uns die Nüsse - knacken müssen wir sie.
Unbekannt

Cartoon der Woche:

Wie Sie in Lösungen statt in Problemen denken

Ungelöste Probleme wirken wie Bremsklötze und setzen die Leistungsfähigkeit stark herab. Das Wort «Problem» bedeutet jedoch «Lösungssuche». Ein unbefriedigender Ist-Zustand soll in einen befriedigenden Soll-Zustand überführt werden. Die erste animierende Worthälfte «pro» zeigt an, dass ein Problem als Chance zu werten und offenbar für etwas gut ist.

Wenn Sie jedoch nur über die Vergangenheit und die Ursache des Problems lamentieren, sei es an Sitzungen oder im Zwiegespräch mit Ihnen selber, verschwenden Sie viel Zeit und eine Lösung ist noch meilenweit entfernt. Die folgenden Tipps zeigen Ihnen, wie Sie ab sofort effektiver und lösungsorientierter Probleme lösen.

Tipp 1: Lösungsorientiert anstatt problemorientiert diskutieren
Wenn Sie das nächste Mal in einer Problem-Diskussion gefangen sind, dann probieren Sie einfach einmal diesen verblüffend wirksamen Satz: "Wie es nicht geht, wissen wir alle. Jetzt macht doch mal einen Vorschlag, wie es funktionieren könnte!"

Mit diesem einfachen Satz holen Sie die Kollegen und Mitarbeiter aus der negativen Spirale einer ermüdenden Diskussion heraus. Sie lenken die Aufmerksamkeit und die Kreativität Ihrer Mitarbeiter auf eine Lösung hin.

Doch Sie können noch einen draufsetzen, um bei Ihren Team-Meetings schneller zu erfolgreichen Lösungen zu kommen. In den meisten Meetings wird zu 90% über Probleme gesprochen und nur zu 10% über Lösungen. Drehen Sie das Verhältnis um. Sorgen Sie dafür, dass nur noch 10% über das Problem geredet wird und zu 90% über die Lösung.

Damit Ihr Team dabei mitzieht, übernimmt jeder Mitarbeiter reihum für einen Monat das Amt des "Lösungsverantwortlichen". In dieser Rolle muss er bei jeder Besprechung strikt darauf achten, dass nicht über Probleme lamentiert oder diskutiert wird, sondern dass alle Teilnehmer Ideen und Vorschläge für eine Lösung bringen.

Wenn man dann Lösungsansätze und nicht das «unbearbeitete» Problem vorträgt, so ist dieses meist im Nu vom Tisch.

Also versuchen Sie es: Nie in Problemen, sondern in Lösungen denken.

Tipp 2: Die Denkweise variieren
Albert Einstein sagte, dass wir ein Problem nicht mit denselben Denkweisen lösen können, die bereits zum Problem geführt hatten. Das heisst: Versuchen Sie, Abstand zwischen sich und das Problem zu bringen, und betrachten Sie es aus möglichst vielen neuen Perspektiven.

Das wird Ihnen leichter fallen, wenn Sie auch die Umgebung wechseln: Machen Sie einen Spaziergang oder gehen Sie in ein Café – dort werden Ihre Ideen freier fliessen als im stressigen Büro.

Oder stellen Sie sich vor, Sie wären ein unabhängiger Experte, der um Rat gebeten wird: Was würden Sie jemand anderem empfehlen?

Schliesslich: Bitten Sie Freunde oder Kollegen um deren Ideen und Vorschläge. Ein kurzer frischer Blick von aussen kann Ihnen tagelanges Grübeln ersparen!

Tipp 3: Probleme systematisch lösen
Diese fünf Schritte dienen nur als Hilfe für die Problemlösung und die fünfteilige Gliederung soll bezwecken, logisch und methodisch zu denken.

1. Was ist los? Die Situation sauber beschreiben. Symptome und Ursachen erläutern (10 % der Zeit).
2. Was soll erreicht werden? Lösungsneutral und gemeinsam Ziele formulieren.
3. Welche Lösungen sind möglich? Mehrere Alternativen erarbeiten, z.B. mit Kreativitätstechniken.
4. Welche Lösungen sind sinnvoll? Kosten, Zeit, Risiko, Schwierigkeitsgrad, usw. (Bei der Lösungsbewertung geht es darum, aus den verschiedenen Projektideen die besten auszuwählen. Als Beurteilungskriterien können nur messbare Projektziele betrachtet werden).
5. Wie soll die gewählte Lösung umgesetzt werden? Klare Gliederung der Realisierungsphase, z.B. wer, was, bis wann mit welchen Mitteln etwas erledigen muss.

Rhetorik 7: Der Schlusssatz verdient besondere Aufmerksamkeit!

Womit beginnen Sie die Vorbereitung Ihrer Rede? Idealerweise beim Schluss!

Warum ausgerechnet beim Schluss? Nun: Dieser wird Ihrem Publikum besonders in Erinnerung bleiben. Deshalb lohnt es sich, ihm bei der Vorbereitung die nötige Aufmerksamkeit zu widmen. Damit Sie nicht am Ende Ihres Auftritts plötzlich ins Stocken kommen und schliessen mit: «...ja, das war's eigentlich von meiner Seite.»

Der Einstieg (siehe Newsletter von letzter Woche) und der Ausstieg sind die wichtigsten Elemente eines Referats. Der Schlusssatz muss Ihrem Publikum sozusagen noch einmal klar machen, was Sache ist. Er soll die Hauptbotschaft Ihres Referats noch einmal in kurzer, prägnanter Form aufnehmen (siehe Newsletter 07/29). Wollen Sie eine bestimmte Handlung – z.B. dass man Ihnen die Stimme für die anstehende Wahl gibt, dass man bei der nächsten Abstimmung «Ja» stimmt, dass man für eine Aktion Geld spendet? Dann wiederholen Sie dies in Ihrem Schlusssatz – als klare Handlungsaufforderung.

Ihr Schlusssatz bestimmt, was hängen bleibt

Oft genug erlebe ich – in meinen Rhetoriktrainings wie auch in der Realität –, dass Redner/innen ihre Aufforderung zu Beginn nennen und das Publikum anschliessend mit Argumenten hierfür umfassend eindecken. Vor lauter Argumentieren vergessen sie, ihre Aufforderung zu wiederholen. Das Publikum, erschlagen vor lauter Argumenten, vergisst schliesslich, was die Aufforderung war... Wollen Sie Ihrem Publikum Wissen, eine neue Einsicht vermitteln, so wiederholen Sie Ihre entsprechende Aussage nach Aufzählen der wichtigsten Beweise noch einmal. So sind Sie sicher, dass sich Ihr Publikum nicht einfach nur erinnert, dass Sie sehr viele Argumente hatten, sondern was Ihre Aussage war.

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen.
Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

Outlook: Telefonnummer in den Kontakten

Wenn Sie in einem Outlook-Kontakt eine Telefonnummer in einem falschen Format eingeben und dann zum nächsten Eingabefeld wechseln, erscheint ein Dialogfenster mit Telefondetails wie Länder- und Ortsvorwahl und das angezeigte Land ist oft falsch.

Bei der Eingabe der Telefonnummer ist es wichtig, dass Sie sich an das internationale Format (auch kanonisches Format genannt) halten. Nur dann kann Outlook Ihre Eingabe korrekt interpretieren. Das internationale Format sieht folgendermassen aus:

+<Ländervorwahl> (<Ortsvorwahl>) <Rufnummer>

Eine Nummer in der Schweiz sollten Sie demzufolge so eingeben: +41 (32) 6225656

Wenn Sie eine Telefonnummer nach dem oben genannten Schema eingeben, wird im Dialogfenster mit den Telefondetails auch das richtige Land angezeigt. Eine Eingabe wie "+353 (91) 123456" sollte zu folgenden Telefondetails führen:

Land/Region: Irland
Ort/Vorwahl: 91
Ortsanschluss: 123456

Zu fehlerhaften Länderangaben kommt es dagegen, wenn Sie Telefonnummern in einem nicht standardisierten Format eingeben - etwa "00353-91-123456". Dann wird Outlook als Land/Region vermutlich Schweiz oder das Land Ihres aktuellen Standorts vorschlagen und die von Ihnen eingegebene Rufnummer vollständig in das Feld Ortsanschluss einsetzen.

Sie können das Dialogfenster mit den Telefondetails dann immer noch mit Abbrechen schliessen, um Ihre Nummerneingabe beizubehalten. Bedenken Sie aber, dass die Telefonnummer von Outlook nicht korrekt interpretiert werden kann, was, insbesondere wenn Sie Telefonate aus Outlook heraus führen wollen, zu Problemen führen kann.

Unsere Empfehlung: Verwenden Sie immer das internationale Rufnummernformat, auch wenn es erst gewöhnungsbedürftig ist. Es erleichtert zudem die Synchronisierung von Outlook mit einem PDA oder Ihrem Handy.

Rätsel: Kleinvieh macht auch Mist

Bäuerin Else geht in den Stall, um das Kleinvieh zu füttern, die Hühner und die Kaninchen. 94 Füsse kommen ihr entgegen, aber nur 35 Köpfe. Wie viele Kaninchen, wie viele Hühner sind im Stall?

Lösung: Abstinente Mäuse

Es hat einen Rücken, wie im Stall das Pferd.
Es hat Blätter, wie im Garten der Baum.
Man kann es öffnen, wie die Tür in den Raum.
Du hast es noch nicht erkannt?
Du hältst es öfters in der Hand.

Lösung: Das Buch


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