Mehr Produktivität im Büro


Grüezi

Es gibt Leute, die sind offensichtlich verzettelt. Auf ihrem Schreibtisch lagern mehrere Notizblöcke in den Formaten A4 und A5, zudem zieren diverse Post-it den Bildschirm, die Pultoberfläche, die Schreitischlampe und und und…

Die beschriebenen Notizblätter liegen verstreut auf dem Pult oder vegetieren in diversen Stapel bis sie wiederentdeckt werden und dann hoffentlich noch entzifferbar sind.

Die Zerstreutheit einer solchen Arbeitsweise ist so offensichtlich, dass es mich zum Schreiben des heutigen Hauptartikels bewogen hat.

Ich wünsche Ihnen einen guten Start in die Woche.

Ihr
Willy Knüsel





Lesen Sie heute:




Sprüche der Woche:

Diplomaten ärgern sich nie. Sie machen sich Notizen.
Charles Maurice Duc de Talleyrand

Ich kenne einen Kollegen, der so zerstreut ist, daß er in einer Drehtür fünfmal im Kreise läuft, bis ihm einfällt, ob er rein oder raus wollte.
Robert Lembke

Wenn es ein Geheimnis der Höchstleistung gibt, so heißt es Konzentration. Effektive Manager erledigen erstrangige Dinge zuerst und bearbeiten jeweils immer nur eine Aufgabe.
Peter Ferdinand Drucker

Weil sie nämlich keine Gedanken auszutauschen haben, tauschen sie Karten aus und suchen einander Gulden abzunehmen. O, klägliches Geschlecht!
Schopenhauer

Viele Menschen suchen nur dort, wo die Beleuchtung gut ist.
Aus Wales

Bei der Eroberung des Weltraums sind zwei Probleme zu lösen: die Schwerkraft und der Papierkrieg. Mit der Schwerkraft wären wir fertig geworden.
Wernher von Braun

Bei der nächsten Sintflut wird Gott nicht Wasser, sondern Papier verwenden.
Romain Gary

Wer kein Gedächtnis hat, macht sich eins aus Papier.
García Márquez, G.



Cartoon der Woche:



Der Post-it Man



Wie Sie mit einem Aktivitätenbuch die Zettelwirtschaft vermeiden

Aufgaben, Termine, Ideen und und und… täglich haben wir es mit einer Vielzahl von Informationen zu tun, die wir nicht vergessen dürfen. Da greifen viele Sachbearbeiter oder Manager zum Notizblock, zu Zetteln oder zu Post-it.

Doch viele haben Probleme mit diesem Hilfsmittel. Wo sollen Notizen abgelegt werden: Im Projektordner oder bei den Pendenzen? Wie sollen die offenen Aufgaben und Aufträge aus den Notizen verwaltet werden? Wie lange sollen Notizen aufbewahrt werden? Wie geht man vor, dass Notizen mit Pendenzen nicht verloren gehen?

Sie sehen, die Aufgabenstellung ist gar nicht so einfach – und trotzdem gibt es eine einfache Lösung.

Lassen Sie alle Notizblöcke, Zettel und Post-it von Ihrem Pult verschwinden und schaffen Sie sich dafür ein Aktivitätenbuch an.

Tragen Sie nun alle Aufgaben und Notizen chronologisch in Ihr Buch ein und ziehen Sie nach jedem Eintrag eine Linie zur Abgrenzung. Auch spontane Ideen oder Privates gehören in dieses Buch. Ebenfalls ins Buch gehören Notizen an Sitzungen oder Kursen. Schreiben Sie alles, was Sie erledigen wollen oder woran Sie denken müssen, in Ihr persönliches Aktivitätenbuch.

Streichen Sie erledigte Aufgaben sofort durch. Sie sehen so unmittelbar, was getan worden und was noch zu tun ist. Wenn alle Notizen auf einer Seite erledigt sind, wird die obere Ecke des Blattes abgeschnitten.

Nachfolgend noch einige Tipps, wie Sie erfolgreich mit einem Aktivitätenbuch arbeiten:

  • Kaufen Sie sich ein leeres, gebundenes DIN-A4- oder besser, weil handlicher, ein DIN-A5-Buch. Es sollte mindestens 100 Seiten haben. Nehmen Sie ruhig eine kräftige, knallige Deckel-Farbe, damit Sie Ihr Aktivitätenbuch immer schnell wieder finden.
  • In das Innere der Ringhalterung klemmen Sie einen Kugelschreiber, damit dieser immer zur Hand ist
  • Schreiben Sie gross und lassen Sie genügend Platz für zusätzliche Einträge oder Erledigungsvermerke.
  • Die Seiten werden im A5-Ringbuch nicht herausgerissen, sondern bleiben im Buch.
  • Machen Sie auch Ihre Tagesplanung mit Ihrem Aktivitätenbuch. Schreiben Sie täglich auf, was Sie heute erledigen wollen. Denken Sie daran: Wichtiges kommt vor Dringendem. Und ebenfalls wichtig: Planen Sie niemals mehr ein, als Sie tatsächlich erledigen können.
  • Nutzen Sie Ihr Aktivitätenbuch konsequent. Dazu bieten sich Wartezeiten zum Beispiel am Flughafen oder vor Besprechungen an.
  • Wenn Ihr Buch voll ist, heben Sie es als Ideenlieferanten und Notfalltagbuch für Telefonnummern und Adressen auf.

Übertragen Sie wichtige und langfristige Aufgaben in Ihre Aufgabenliste oder überwachen Sie diese noch besser mit Outlook. Das gleiche gilt für Aufgaben mit einem Fälligkeitstermin, der nicht in der nahen Zukunft liegt.

Zettelwirtschaft ade! Ein Beispiel aus der Praxis

Ich kenne einen Manager, der sein ganzes Unternehmen mit einem Aktivitätenbuch und einem Smart-Phone mit elektronischer Agenda und Adressen im Griff hat. Sein Aktivitätenbuch ist sozusagen seine Informations-Sammelstelle und er nimmt es überall mit, in Sitzungen, auf Reisen oder nach Hause. Er schreibt dort alles sequentiell auf, was ihm gerade einfällt, was ihm gerade gesagt oder aufgetragen wird, Telefonnotizen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Postadressen, Aufgaben usw. Sobald ein Eintrag erledigt ist, streicht er ihn durch.

Zusammenfassung: Wenn sie die kleinen Aufgaben, die Sie tun müssen, alle in einem Aktivitätenbuch zusammenfassen, kommen Sie ohne die lästige Zettelwirtschaft auf Ihrem Schreibtisch aus. Ein derartiges Aktivitätenbuch stellt eine nützliche Erinnerungshilfe für den „Krimskram“ dar, den jeder von uns tagtäglich zu erledigen hat.




Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

1.

To tell a lie when in an awkward situation, what is done by people who lack self-confidence, can only lead to a loss of trust.

2.

Since the party began at 8 pm and Martin arrived at 8:15 pm, he was 15 minutes too late.

3.

The advantage of the manager is that he can overlook the whole.

4.

The new light bulb shined brightly.

5.

I simply didn’t like to lend him the money, so I refused.

6.

How do you call it when one football player throws the football to another player? It’s called a “pass”.

7.

I told her that I would bring her home after the party.




Outlook: Aus einem Text schnell ein E-Mail erstellen

Outlook bietet zahlreiche kleine Shortcuts und Techniken, um neue Elemente schneller anzulegen. Wenig bekannt ist beispielsweise die Tatsache, dass Sie Text, Tabellen, Grafiken usw. aus anderen Anwendungen ganz einfach in neue E-Mails übernehmen können.

Markieren Sie die gewünschte Information und kopieren Sie sie mit Strg+C. Wechseln Sie nun in den Posteingang und drücken Strg+V. Outlook legt daraufhin automatisch ein neues E-Mail an, in dem der kopierte Inhalte bereits enthalten ist.

Auf Wunsch geht es auch ganz ohne die Tastatur nur mit der Maus:

  • Markieren Sie beispielsweise in Word, Excel, im Internet Explorer usw. die Informationen, die Sie per Mail verschicken möchten.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über die Markierung, drücken Sie die linke Maustaste und halten Sie sie gedrückt.
  • Ziehen Sie die Daten in die Taskleiste über das Outlook-Symbol. Warten Sie, bis sich das Outlook-Fenster geöffnet hat, bewegen Sie den Mauszeiger in den Posteingang und lassen Sie die Maustaste los.
  • Statt in den Posteingang können Sie die Information auch in eine Notiz, Aufgabe oder in einen Termin verwandeln.
Noch einfacher funktioniert es innerhalb von Outlook: Wenn Sie einen bestimmten Abschnitt aus einem E-Mail verschicken möchten, markieren Sie den entsprechenden Text einfach direkt im Vorschaufenster und ziehen ihn bei gedrückter linker Maustaste in den Posteingang. So bald Sie die Maustaste loslassen, wird ein neues E-Mail mit dem markierten Text angelegt.


 

Kurshinweis: E-Mail-Flut – Kein Problem!

Weniger Stress mit E-Mails, dafür mehr Übersicht und Gelassenheit. Wenn Sie jeden Tag zwanzig, dreissig oder noch mehr E-Mails erhalten und nur wenige sind wirklich wichtig, dann sollten Sie diesen Kurs besuchen.

Sie lernen, wie Sie mit Outlook als Schaltzentrale die Übersicht über Ihre E-Mails, Termine und Aufgaben behalten und wie Sie mit der richtigen Arbeitstechnik die E-Mail-Flut verringern und am Abend gelöst und mit einem guten Gefühl den Feierabend geniessen können

Der kaufmännische Verband führt am 12. Juni diesen Kurs mit Willy Knüsel als Kursleiter durch. Näheren Informationen erfahren Sie hier http://www.sfw.ch/80/Seminare/Administration.html#Email





Recht: Ist ein Nebenerwerbstätigkeit erlaubt?

Das OR verpflichtet die Angestellten, die Interessen ihres Arbeitgebers zu wahren. Diese „Treuepflicht“ verlangt neben sorgfältiger Arbeit, alles zu vermeiden, was dem Betrieb schaden könnte.

So ist die konkurrenzierende Nebenbeschäftigung natürlich nicht erlaubt, auch wenn dies im Arbeitsvertrag nicht explizit erwähnt ist.

Eine Nebenerwerbstätigkeit die den Arbeitgeber nicht konkurrenziert, ist erlaubt, solange sie die Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis nicht beeinträchtigt.

Wenn allerdings Arbeitnehmende in der Freizeit bis zur Erschöpfung ihrem Nebenerwerb nachgehen, und dann während der Haupterwerbszeit vor sich hin dösen, braucht der Arbeitgeber diesen Zustand nicht zu tolerieren.
 



Rätsel: Hundetempo

Ein fiktiver Hund rennt von Bern nach Paris. Die Distanz beträgt 500 km. Am Hinterbein ist eine Blechbüchse angebunden. Er macht Schritte von einem Meter Länge und bei jedem Schritt schlägt die Büchse einmal auf. Seine Startgeschwindigkeit ist 1 m/s. Jedes Mal, wenn er die Büchse aufschlagen hört, verdoppelt er seine Geschwindigkeit.

Mit welcher Geschwindigkeit kommt er in Paris an?

 


Lösung: Falsches Umfrageergebnis

Dem Leiter eines Hotels wurde das Ergebnis einer Umfrage zum Genuss von Kaffee und Tee in seinem Restaurant vorgelegt.

Zahl der Befragten: 100
Von ihnen trinken Kaffee: 78
Von ihnen trinken Tee: 71
Von ihnen trinken Kaffee und Tee: 48

Der Bericht wurde als fehlerhaft abgelehnt. Wieso?

Von den 78 Kaffeetrinkern trinken 30 keinen Tee (78 - 48 = 30). Von den 71 Teetrinkern trinken 23 keinen Kaffee (71 - 48 = 23). Das heisst, 30 trinken nur Kaffee, 23 nur Tee, Kaffee und Tee trinken 48 Personen. Als Summe erhält man 101. Es wurden aber nur 100 Personen befragt. Der Bericht enthält also einen Fehler.





Lösungen Englisch-Tipps

1.

To tell a lie when in an awkward situation, which is done by people who lack self-confidence, can only lead to a loss of trust.

Das Relativpronomen heisst im Englischen which und nicht what.

2.

Since the party began at 8 pm and Martin arrived at 8:15 pm, he was 15 minutes too late.

Too late = zu spät um etwas machen zu können, z.B. um einen Zug zu erreichen.
Late = Jemand kommt zu spät, hat aber nichts versäumt.

3.

The advantage of the manager is that he can oversee the whole.

To overlook = etwas übersehen, im Sinne von nicht beachten.
To oversee = etwas überschauen, im Sinne von beaufsichtigen, überwachen

4.

The new light bulb shone brightly.

To shine = glänzen (unregelmässig)
shine / shone / shone
To shine = polieren (regelmässig)
shine / shined / shined

5.

I simply didn’t want to lend him the money, so I refused.

To like to = gern haben
bezieht sich auf etwas Gegenwärtiges
To want to = gern wollen, wünschen
bezieht sich auf etwas, das man noch vorhat.

6.

What do you call it when one football player throws the football to another player? It’s called a “pass”.

Entgegen dem deutschen Sprachgebrauch heisst es im Englischen nicht: How do you call this, sondern: What do you call this?

7.

I told her that I would take her home after the party.

To bring = bringen
(im Sinne von herbringen)
To take = bringen
(im Sinne von wegbringen)




Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500 Solothurn
Telefon: 032 622 56 56 / E-Mail: info@mehrleisten.ch

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