Mehr Produktivität im Büro

Grüezi 

Wer sich zuerst bewegt, hat gewonnen. Richtig! Durch Stillhalten und Nichtstun ist noch keiner vorangekommen.

John R. R. Tolkien der Autor der „Herr der Ringe“ hat den Satz geprägt: „Am längsten dauert die Arbeit, die wir nie anfangen“.

Gönnen Sie sich das wunderbare Gefühl, dass Sie eine Aufgabe erledigt, ein Projekt beendet oder eine Tat vollbracht haben. Dann kommt die Erkenntnis: Ich schaffe was! Ihr Selbstvertrauen wird durch jedes gelungene Vorhaben grösser, und Sie werden erfolgreicher.

Wie Sie Trödeln und Aufschieberitis bekämpfen, erfahren Sie in unserem Hauptartikel.

Ich wünsche Ihnen einen guten Start in die Woche.

Ihr
Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Tu’s statt Blues
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende
• Outlook: Abruf von grossen E-Mails verhindern
• Kurshinweis: E-Mail-Flut – Kein Problem!
• Recht:Freie Mitarbeit kann vieles bedeuten (Teil 2)
• Rätsel der Woche

Sprüche der Woche:

Taten sind Früchte, Worte sind Blätter.
Aus Grossbritannien

Kleine Taten, die man ausführt, sind besser als grosse, die man plant.
George Marshall

Glaube mehr den Taten als den Worten.
Sprichwort

An meinen Worten nicht, an meinen Taten sollt ihr mich messen.
unbekannt

Die einen erkennt man an ihren Taten, die anderen an ihrem Getue.
Martin Kessel

Achte auf deine Gedanken! Sie sind der Anfang deiner Taten.
Aus China

Cartoon der Woche:

Tu’s statt Blues

„Müde macht uns die Arbeit, die wir liegen lassen, nicht die, die wir tun“, sagte die österreichische Schriftstellerin Marie von Ebner-Eschenbach. Das ist jetzt wissenschaftlich erwiesen. Am Institut für klinische Psychologie der Universität Münster wurde das „Aufschiebeverhalten“ wissenschaftlich untersucht.

Die wichtigsten Erkenntnisse:

• Wer zu viel aufschiebt, verliert an Lebensqualität und Leistungsfähigkeit.
• Hauptursache für das Aufschieben sind Selbstzweifel und überzogene Ansprüche an die eigene Arbeit.

Wie Sie Trödeln und Aufschieberitis bekämpfen, erfahren Sie nachfolgend:

Entscheiden Sie
Jede Aufgabe verlangt nach Entscheidungen, denn oft schieben wir Aufgaben vor uns her, weil wir gar nicht wissen, ob wir sie überhaupt tun wollen oder nicht. Solche Aufgaben beschreiben wir dann mit „Es wäre schön…“, „Es wäre toll…“ oder „Man sollte…“. Entscheiden Sie bei solch undefinierten Aufgaben, ob es einen Sinn macht, sie anzupacken. Wenn ja, konkretisieren Sie sie, definieren Sie den ersten Schritt und setzen Sie einen Termin, wann Sie diesen ersten Schritt machen.

Aufgaben nicht endlos vor sich her schieben
Wenn Sie eine terminierte Aufgabe mehr als 3 Mal verschoben haben, können Sie sie getrost löschen, denn dann ist sie weder wichtig noch dringend oder es fehlen Ihnen schlicht die Ressourcen um die Aufgabe zu bewältigen.

Anfangsblockade überwinden
Oft ist der erste Schritt der schwerste. Man sitzt am Schreibtisch und starrt auf den leeren Bildschirm, das leere Blatt Papier. Wenn Ihnen bei einem Bericht, einem Plan, einem Konzept der erste Satz schwer fällt, beginnen sie einfach mit einem Satz in der Mitte des Textes!

Wichtig ist, dass man überhaupt anfängt, den Bericht zu schreiben oder den Plan zu zeichnen. Beginnen Sie jede Aufgabe mit dem Teil, über den Sie sich bereits positive Gedanken gemacht haben, mit dem leichtesten Teilabschnitt. Meist geht eine Arbeit dann schneller voran, als wenn man chronologisch vorgeht und ewig am schwierigen Anfang hängen bleibt.

Fangen Sie rechtzeitig an!
Neil Armstrong konnte sich nicht eben mal entschliessen, zum Mond zu fliegen; Edmund Hillary konnte nicht gelegentlich auf den Mount Everest spazieren. Aber sie und viele andere erfolgreiche Menschen fingen mit der Umsetzung ihrer Pläne rechtzeitig an. Bestimmen auch Sie für Ihre Arbeit grundsätzlich einen realistischen Beginn!

Fahren Sie rechtzeitig los zu einem Termin; setzen Sie sich rechtzeitig in Ihr Büro. Vermeiden Sie die berüchtigte Aufschieberitis: Erst mal eben noch eine andere Kleinigkeit erledigen und dann eine Tasse Kaffee trinken. Nur wenn Sie sich konsequent an Ihren eigenen Zeitplan halten, können Sie Ihre Aufgaben sorgfältig durchführen und rechtzeitig abschliessen.

Teilen Sie Ihre Pläne anderen mit!
Das kennen wir alle von Silvester: Wir fassen gute Vorsätze und erzählen Freunden und Bekannten von ihnen. Das hat einen einfachen Grund: Wir möchten, dass unsere Umgebung uns etwas kontrolliert. Schliesslich ist es peinlich, wenn wir unsere guten Vorsätze nicht einhalten und andere das mitbekommen!

Das funktioniert auch im Büro: Sie sind zwar der Chef – doch sicherlich möchten Sie nicht, dass Ihre Mitarbeiter merken, wenn Sie eine wichtige Arbeit nicht so zügig schaffen, wie Sie angekündigt haben. Machen Sie aus Ihrer Arbeit kein Geheimnis! Seien Sie offen und präzise zu sich selbst, Ihren Kunden und Ihren Mitarbeitern.

Nicht ewig zweifeln, sondern zupacken
Zweifel sind im Prinzip berechtigt. Zweifel bei der Arbeit bedeuten, diese zu hinterfragen und sich nicht mit der erstbesten Lösung zufrieden zu geben. Zweifel können also produktiv sein. Sie stossen zum Denken an und lassen uns eine Sache von verschiedenen Seiten beleuchten. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie ewig über immer dieselben Probleme nachdenken sollten. Stellen Sie sich stattdessen folgende Fragen:

• Schiebe ich diese Aufgabe vor mir her, weil sie objektiv schwierig ist und ich an meinem Erfolg zweifle?
• Was wird schlimmstenfalls passieren, wenn ich sofort loslege?

Zum Beispiel: Das Schlimmste, was passieren kann, wenn ich den schwierigen Kunden Meier besuche ist, keinen Auftrag zu bekommen. Dann muss ich in nächster Zeit nicht mehr zu Meier. Und dann werde ich sofort neue Kunden akquirieren.

Alltagstrott und Routine entfliehen
Neben Selbstzweifeln hält uns die alltägliche Routine von ungeliebten Arbeiten ab. Das ist eine prima Ausrede: Ich bin leider so mit meinen Alltagsarbeiten beschäftigt, dass diese wichtige Aufgabe, dieses neue Projekt noch warten muss.

Seien Sie ehrlich zu sich selbst: Viele Routineaufgaben können Sie hinterfragen oder delegieren. Jene, die Sie selbst tun müssen, lassen sich mit Sicherheit beschleunigen.

Noch besser: Anstatt das Gewohnte immer schneller zu machen, lieber mal neue Wege ausprobieren!

Niemals aufgeben
Halten Sie nicht an aussichtslosen Projekten fest. Doch analysieren Sie genau, ob ein Vorhaben keine Chance mehr hat. Viele grossartige Geschäftsideen stammen von Menschen, die jahrelang versucht haben, sie zu realisieren. Colonel Sanders, der Erfinder von Kentucky Fried Chicken, bot sein Rezept über 1.000 Restaurantbesitzern an, bis einer endlich Ja sagte.

Wenn Sie von einer Sache überzeugt sind, betrachten Sie die Arbeit an ihr nicht als Belastung. Geniessen Sie es, dass Sie die Energie haben, an ihrer Verwirklichung zu arbeiten. Denn: „Der Erfolg bietet sich meist denen, die kühn handeln, nicht denen, die alles wägen und nichts wagen wollen.“ (Herodot, ca. 490 bis 425 v. Chr., griechischer Völkerkundler und Schriftsteller).

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

Outlook: Abruf von grossen E-Mails verhindern

Wenn Sie sich beispielsweise auf Reisen befinden, ist es ärgerlich, wenn Sie mit einer langsamen oder teuren Verbindung grosse E-Mails herunterladen.
Outlook bietet Ihnen die Möglichkeit, Nachrichten ab einer gewissen Grösse vom Download auszuschliessen.

• Wählen Sie das Menü Extras / Optionen an und wechseln Sie auf die Registerkarte E-Mail-Setup
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden/Empfangen.
• Markieren Sie den gewünschten Gruppennamen und klicken Sie auf Bearbeiten… Nun befinden Sie sich in unten stehender Dialogbox:

Gehen sie zu Ordneroptionen und markieren Sie mit der Maus den Posteingang. Jetzt können Sie bei der Option Nur Kopfzeilen downloaden, wenn das Element grösser ist als das entsprechende Kontrollkästchen einschalten und die gewünschte Grösse festlegen.

Kurshinweis: E-Mail-Flut – Kein Problem!

Weniger Stress mit E-Mails, dafür mehr Übersicht und Gelassenheit. Wenn Sie jeden Tag zwanzig, dreissig oder noch mehr E-Mails erhalten und nur wenige sind wirklich wichtig, dann sollten Sie diesen Kurs besuchen.

Sie lernen, wie Sie mit Outlook als Schaltzentrale die Übersicht über Ihre E-Mails, Termine und Aufgaben behalten und wie Sie mit der richtigen Arbeitstechnik die E-Mail-Flut verringern und am Abend gelöst und mit einem guten Gefühl den Feierabend geniessen können

Recht: Freie Mitarbeit kann vieles bedeuten (Teil 2)

In der Praxis ist die Abgrenzung zwischen Arbeitsvertrag und freier Mitarbeit nicht so einfach. Typische Kennzeichen des Arbeitsvertrages sind nach der Gerichtspraxis die Einordnung des Arbeitnehmers in die Arbeitsorganisation des Betriebes und das Weisungsrecht des Arbeitgebers. Letzteres bedeutet, dass der Arbeitnehmer seine Arbeit nach den Vorgaben des Arbeitgebers zu verrichten hat.

Wenn ein Arbeitgeber die Arbeitszeiten und den Arbeitsplatz bestimmt, wenn er auch das Arbeitsmaterial zur Verfügung stellt und zudem Weisungen erteilt, wie die Arbeit zu erledigen ist, so wird man regelmässig von einem Arbeitsverhältnis und nicht von einer selbständigen Tätigkeit sprechen.

Wenn nun ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer als „Selbständig“ erklärt, um ihm Rechte vorzuenthalten, so handelt es sich in Wirklichkeit immer noch um einen gewöhnlichen Arbeitsvertrag und der Arbeitnehmer hat die vollen Arbeitnehmerrechte.

Wichtig: Ob jemand sozialversicherungsrechtlich als selbständig oder unselbständig gilt, hat auf die Art des Vertrages keinen Einfluss. So kann ein freier Mitarbeiter AHV-rechtlich sehr wohl wie ein Angestellter behandelt werden, während er vertragsrechtlich dem Auftrag unterstellt ist.

Die Sozialversicherungen behandeln Selbständige in der Regel nur dann als frei Erwerbende, wenn sie von mehreren Auftraggebern abhängig sind. Besteht eine einseitige Abhängigkeit von einem Auftraggeber, sind die Auftraggeber AHV-pflichtig.

Rätsel: Falsches Umfrageergebnis

Dem Leiter eines Hotels wurde das Ergebnis einer Umfrage zum Genuss von Kaffee und Tee in seinem Restaurant vorgelegt.
Zahl der Befragten: 100
Von ihnen trinken Kaffee: 78
Von ihnen trinken Tee: 71
Von ihnen trinken Kaffee und Tee: 48
Der Bericht wurde als fehlerhaft abgelehnt. Wieso?

Lösung: Daldal – Wortpaare finden

Ein Kaumann reiste nach Indien und kaufte dort prächtige Stoffe ein. Auf dem Rückweg versank sein Schiff mit seinen Kisten, in denen seidene Daldal daldal.
Waren – waren
Der Hauswart schimpfte mit den Kindern: "Ihr sollt nicht immer über meinen grünen Daldal daldal!"
Rasen – rasen
Meine Oma wollte mich mit ihrem Auto mitnehmen. Ich aber sagte zu ihr: "Ich will mich nicht in deinen Daldal daldal."
Wagen – wagen
Ein Bauer schaute zum Himmel und sah dort dunkle Wolken. Hoffnungsfroh sagte er: "Bald werden sich die Pflanzen im Daldal daldal."
Regen – regen
Da der Mieter wiederholt seinen Mietzins nicht zahlte, forderte ihn der Hausbesitzer auf, dass er seine Daldal daldal.
Räume – räume




Lösungen Englisch-Tipps

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