Mehr Produktivität im Büro

Grüezi

„In meinem Job muss ich stets erreichbar sein“, fluchen viele. Doch selbst für Manager gibt es gute Gründe, Handy und E-Mail einmal auszuschalten. Sonst ist Stress unvermeidlich.

Unser Hauptartikel ist ein Beitrag aus dem Tages-Anzeiger vom 23. April 2007, den wir so gut fanden, dass er in leicht gekürzter Version gleich Aufnahme in unseren Newsletter fand.

Ihr
Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Vorsicht vor „süssen“ Störenfrieden am Arbeitsplatz
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende
• Outlook: Wie Sie die Sortierung im Outlook Adressbuch ändern
• Kurshinweis: E-Mail-Flut – Kein Problem!
• Recht: Wann ist eine fristlose Kündigung zulässig
• Rätsel der Woche

Sprüche der Woche:

Es gibt Menschen, die Fische fangen und solche, die nur das Wasser trüben.
Aus China

Der Furchtmensch ist scheu und unruhig. Seine hastigen, an Störung gewöhnten Freuden sind kurz. Deshalb braucht er Abwechslung. Der Reichtum seines Lebens ist nicht Tiefe sondern Mannigfalt.
Rathenau

Ich kann nicht verstehen, warum man sich im Fernsehen immer für Störungen entschuldigt, aber niemals für das normale Programm.
Otto Preminger

Die Arbeit dehnt sich aus, bis sie die Zeit ausfüllt, die für ihre Ausführung zur Verfügung steht.
Cyril Northcote Parkinson

Jede Arbeit bringt Erfolg, leeres Geschwätz führt nur zu Mangel.
Altes Testament

Cartoon der Woche:

Vorsicht vor „süssen“ Störenfrieden am Arbeitsplatz

Von Matthias Mächler im Tages-Anzeiger vom 23.4.07

Kleiner Test mit zwei Freunden im hohen Management: Ich sende ein E-Mail an ihre Privatadressen. Der eine antwortet postwendend, der andere nach einer halben Stunde mit «Sorry, war gerade an einem Meeting». Beide haben neben dem Geschäftsmail auch ihr privates aktiv, und ich bin bestimmt nicht der Einzige, mit dem sie kommunizieren.

Der Finanzdienstleister Sterling Commerce hat herausgefunden, dass durchschnittlich 17,2 Tage pro Jahr und Mitarbeiter fremdgemailt und -gesurft wird. Dass also über drei Arbeitswochen Zeit draufgeht, die in keinerlei Zusammenhang mit dem Job steht. Und da jammern alle, sie hätten Stress.

«Das haben sie auch», sagt Cornelius König, Arbeitspsychologe der Universität Zürich. «Denn sie können der süssen Verlockung eines unmittelbaren Erlebnisses nicht widerstehen. Sie greifen nach dem Zückerchen, obwohl sie wissen, dass es sie von ihrem Projekt abhält und in Zeitnot bringt.»

Viele Menschen hätten grosse Mühe, Handy und E-Mail zu ignorieren oder die Bürotür auch mal zu schliessen, sagt König: «Neben der willkommenen Abwechslung im Arbeitsalltag hat dies auch soziale Gründe: Sie suchen den Austausch, möchten alles mitbekommen und auf keinen Fall in die Rolle eines Sonderlings, fallen, indem sie andere rüde abweisen.»

Zerstreutheit als Dauerzustand
Neben dem Problem der «Selbstunterbrechung» gibt es noch einen anderen, nicht minder akuten Stressfaktor: die Fremdstörung. Gerade Manager werden von ständigem Kommunizieren bestimmt. Im Minutentakt blinken E-Mails auf, das Telefon klingelt, der Organiser ruft zur Sitzung, im Handy klopft der nächste Anrufer, die Sekretärin sendet ein SMS über eine Terminverschiebung, und auf Skype meldet sich der Partner aus London. Es bleibt kaum Zeit, um in Ruhe einem Projekt nachzugehen.

Eine Studie der US-Firma Basex besagt, dass durch das ständige Unterbrochenwerden 28 Milliarden Arbeitsstunden drauf gehen, was die amerikanische Wirtschaft jährlich 588 Milliarden Dollar kostet. Und die «Financial Times – Deutschland» schreibt von einem neuen Leiden unter Manager: die permanente Zerstreutheit. Die vielen Reize, denen sie gleichzeitig ausgesetzt sind, werden zum Problem. Denn je häufiger jemand aus seiner Beschäftigung gerissen wird, desto mehr Fehler macht er.

Just diesem Trend widmet sich Philipp Käser, Ökonom an der Universität Zürich, in seinem Forschungsgebiet «Betriebliches Gesundheits-Management». Unter anderem entwickelt er Modelle, um das Übermass an Störungen während der Arbeit einzudämmen. «Wenn Kommunikation Teil des Jobs ist, dann braucht es diese genauso wie die Zeit fürs individuelle Arbeiten», sagt er. «Die Frage ist: Wie bringt man Kommunizieren und konzentriertes Arbeiten zusammen.» Käser plädiert für Zeitblocks, die man am besten gleich mit der ganzen Abteilung vereinbart: klar definierte Stunden der «offenen Bürotür» und Zeitfenster, in welchen konzentriert und unerreichbar gearbeitet werden kann.

6 Tipps gegen den Stress durch Störungen

• E-Mails höchstens dreimal täglich checken
• E-Mails bewusst und konzentriert abarbeiten
  Lesen – sofort bearbeiten – sofort löschen oder archivieren
• Für konzentriertes Arbeiten Telefon auf Zentrale umleiten und Handy ausschalten.
• Bürotür schliessen
• Benötigen Sie wirklich all den technischen Schnickschnack wie Handy, Instant Messaging, SMS, Blackberry, Skype… Es gibt Bundesräte, die haben weder Handy noch PC…
• Schliesslich, buchen Sie für Ihre Mitarbeiter ein Arbeitstechnik-Training bei der Knüsel Management AG – Wir garantieren Ihnen Wirkung!

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

Outlook: Wie Sie die Sortierung im Outlook Adressbuch ändern

Wenn Sie ein neues E-Mail schreiben und den Empfänger mit einem Klick auf die Schaltfläche An… auswählen möchten, listet Outlook die Adressbucheinträge standardmässig nach dem Vornamen auf. Wie Sie das ändern erfahren Sie hier:

Um die Eintragsliste im Adressbuch umzustellen, rufen Sie in Outlook den Befehl Extras / E-Mail-Konten auf. Das daraufhin angezeigte Dialogfeld stellt vier Optionen zur Verfügung, von denen Sie Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen oder bearbeiten auswählen. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter fort. In der Verzeichnis- und Adressbuchliste markieren Sie den Eintrag Outlook-Adressbuch. Anschliessend klicken Sie auf Ändern. Im der nächsten Dialogbox aktivieren Sie im Bereich „Namen ordnen“ die gewünschte Auswahl: Entweder Vorname Nachname oder Wie 'Speichern unter'.

Zur Bestätigung der neuen Einstellung klicken Sie erst auf Schliessen und dann auf Fertig stellen. Wirksam wird die neue Sortiermethode, nachdem Sie Outlook beendet und noch einmal neu gestartet haben.

Die Sortierung nach Nachnamen in Outlook 2003 klappt allerdings nur, wenn Sie in den Kontakten das Feld Speichern unter nach dem Muster "<Nachname>, <Vorname>" aufbereitet haben. Dazu rufen Sie Extras / Optionen auf und wechseln auf die Registerkarte Einstellungen. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche Kontaktoptionen. Nun wählen Sie im Dropdown-Feld Ablagereihenfolge den Listeneintrag "Nachn., Vorn." aus. Zur Bestätigung schliessen Sie alle geöffneten Dialogfelder mit Ok.

Kurshinweis: E-Mail-Flut – Kein Problem!

Weniger Stress mit E-Mails, dafür mehr Übersicht und Gelassenheit. Wenn Sie jeden Tag zwanzig, dreissig oder noch mehr E-Mails erhalten und nur wenige sind wirklich wichtig, dann sollten Sie diesen Kurs besuchen.

Sie lernen, wie Sie mit Outlook als Schaltzentrale die Übersicht über Ihre E-Mails, Termine und Aufgaben behalten und wie Sie mit der richtigen Arbeitstechnik die E-Mail-Flut verringern und am Abend gelöst und mit einem guten Gefühl den Feierabend geniessen können

Recht: Wann ist eine fristlose Kündigung zulässig

Das Gesetz hält nur gerade fest, dass ein Arbeitsverhältnis beim Vorliegen von wichtigen Gründen fristlos gekündigt werden darf. Was solche „wichtigen Gründe“ sind, wird den Gerichten überlassen. Diese sind jedoch eher zurückhaltend mit dem Akzeptieren von fristlosen Entlassungen. Nachfolgend einige Grundsätze aus der Rechtsprechung:

Straftaten am Arbeitsplatz wie Betrug, Diebstahl oder Veruntreuung
Wer zum Beispiel einen Arbeitskollegen mit dem Stempeln seiner Präsenzkarte beauftragt, selbst jedoch nicht oder verspätet zur Arbeit erscheint, riskiert eine fristlose Kündigung.
Wer einmal eine unredliche Spesenabrechnung abliefert, muss allerdings noch nicht mit einer fristlosen Entlassung rechnen.

Verweigerung der Arbeit
Wer die Arbeit verweigert, den Arbeitsplatz unbegründet verlässt oder eigenmächtig Ferien bezieht oder sogar die Leistung von Überstunden verweigert, dem kann fristlos gekündigt werden.

Konkurrenzierung des Arbeitgebers
Beispielsweise Schwarzarbeit und Geschäfte auf eigene Rechung stellen einen Grund für eine fristlose Entlassung dar.

In folgenden Fällen ist eine fristlose Entlassung ebenfalls gerechtfertigt:

• Nimmt ein Arbeitnehmer Schmiergelder an oder verlangt er sogar welche.
• Angestellte, welche Mitarbeitende oder Kunden sexuell belästigen.
• Tätlichkeiten, Beschimpfungen, Beleidigungen gegenüber dem Arbeitgeber oder Arbeitskollegen.

Worträtsel

Ich mache hart, ich mache weich,
Ich mache arm, ich mache reich,
Man liebt mich, doch nicht allzu nah.
Zu nah wird alles aufgezehrt,
Doch stirbt der, der mich ganz entbehrt.

Lösung: Genaue Zeit

Professor Quantum hat eine kostbare alte Standuhr, leider ist sie schon vor längerem stehen geblieben. Quantum würde sie gerne in Betrieb nehmen. Der Professor geht zum Nachbarn, fragt nach der Zeit, kommt zurück und stellt die Uhr genau ein. Wie hat er das gemacht? (Annahme: Der Professor ist in der Lage, mit konstanter Geschwindigkeit zu gehen.)

Professor Quantum zieht die Uhr auf und stellt sie auf eine willkürliche Zeit t1 (beispielsweise 3:00 Uhr), geht sofort zum Nachbarn, erfährt dort die genaue Zeit t2 (beispielsweise 4:15), dreht ohne Aufenthalt um und geht wieder nach Hause.

Zu Hause angekommen blickt er auf die Uhr; sie zeigt t3 (beispielsweise 3:10). Damit weiss er, dass er für den Weg zum Nachbarn und zurück t3-t1 Zeit gebraucht hat (beispielsweise 10 Minuten), für den Rückweg die Hälfte davon (beispielsweise 5 Minuten) und die Uhr auf t2+(t3-t1)/2 stellen muss (beispielsweise 4:20 Uhr) .

Lösungen Englisch-Tipps

Besuchen Sie www.mehrleisten.ch