Mehr Produktivität im Büro

Grüezi 

Grüezi Vorname Name
Unsere Grosseltern arbeiteten unter ungleich härteren Bedingungen als wir und sie hatten keine soziale Absicherung und kannten keine Fünftagewoche. Ist unser Stress eine Art Luxuserscheinung?
Ich denke nein. Zu Grossvaters Zeiten litten die Menschen eher an der körperlich strengen Arbeit. Heute leiden wir unter der Flut von Informationen, an der Komplexität der Anforderungen, an der Schnelligkeit unseres Alltags.
Lesen Sie in unserem Hauptbeitrag, wie Sie etwas gegen den Stress unternehmen können.

Stressfreie Grüsse

Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Wie Sie mit Stress umgehen lernen
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende: False friends
• Outlook: Sie die Aktivitäten mit einer Person abfragen können
• Kurs E-Mail-Management
• Recht: Mängelrüge nach OR
• Rätsel der Woche

Sprüche der Woche:

Stress ist der Preis, um den uns die Götter alle Güter verkaufen.
Epicharm (um 500), griechischer Komödiendichter

Wenn du willst, dass etwas wirklich erledigt wird, dann beauftrage jemanden, der schon sehr viel zu tun hat.
Unbekannt

Die meisten Menschen wenden mehr Zeit und Kraft auf, um Probleme herumzureden, anstatt sie anzupacken.
Henry Ford (1863-1947), amerikanischer Industrieller

Das Wort "Problem" würde ich im Unternehmen am liebsten verbieten. Probleme machen Angst, wer stattdessen "Aufgabe" sagt, schafft Mut.

Cartoon der Woche:

Wie Sie mit Stress umgehen lernen

Stellen Sie sich doch einmal die letzten zwei Arbeitstage vor Ihren letzten grossen Ferien vor. Wie haben Sie gearbeitet? Wie haben Sie sich gefühlt? Wie sah Ihr Arbeitsplatz aus? Was haben Sie alles erledigt? Wie fühlten Sie sich abends im Kreis Ihrer Familie?
Die meisten Leute antworten, sie hätten enorm strukturiert und produktiv gearbeitet. Sie hätten sehr viel erledigt. Ihr Arbeitsplatz war sauber und aufgeräumt. Alle wichtigen und dringenden Arbeiten seien erledigt oder delegiert. Während der Arbeit hätten sie sich nicht stören lassen und hätten konzentriert gearbeitet. Wenn man sie fragt, ob sie in dieser Situation „Stress“ empfunden hätten, meinen die meisten: „Nein, eigentlich nicht.“ Es sei zwar ein gewisser Druck da gewesen, aber sie hätten die Arbeit als total befriedigend empfunden.

Schön wäre doch, wenn sich dieses Gefühl tagtäglich einstellen würde. Hier einige Tipps, wie Sie das schaffen und Stress vermeiden können:

Strukturieren Sie Ihre Arbeit konsequent
Machen Sie jeden Freitagabend eine Wochenplanung. Dazu gehört, dass Sie sich einen Überblick über alle Ziele, Ideen, Projekte, Aufgaben und Termine verschaffen. Sehen Sie alles durch, entscheiden Sie was zu tun ist und planen Sie die Woche.
Wichtig ist, dass Sie bei dieser Gelegenheit auch Aufgaben, Ideen oder Termine ausmisten, die hinfällig oder überflüssig geworden sind.
Schliesslich verplanen Sie nie mehr als 50% Ihrer Woche. Denn sonst werden Sie die Wochenplanung sehr schnell aufgeben, weil sowieso alles anders gekommen ist als geplant.

Unterscheiden Sie wichtige von unwichtigen Arbeiten
Gestresste Leute verzetteln sich leicht. Sie verlieren den Überblick und halten sich plötzlich mit Sachen auf, die weder wichtig noch dringend sind. Bemühen Sie sich deshalb konsequent, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Das bedeutet dann auch:

• Delegieren Sie Aufgaben, die nicht in Ihren Aufgabenbereich fallen
• Sagen Sie Nein zu Aufgaben, die nicht wichtig sind
• Entsorgen Sie Informationen sofort, die Sie sowieso nie lesen
• Befassen Sie sich nicht mit Arbeiten, die nicht wichtig sind.

Tipp: Hüten Sie sich vor Leuten, die dauernd mit vermeintlich „Dringendem“ daher kommen. Fragen Sie nach ob die Arbeit wichtig ist und warum. Sagen Sie auf keinen Fall spontan „Ja“ sondern verlangen Sie Bedenkzeit, weil Sie etwas abklären müssen.

Tun Sie wenn möglich nicht mehrere Dinge gleichzeitig
Versuchen Sie an einer Sache dranzubleiben und bis zum Ende zu bringen. Gerade wenn Sie 90% einer Aufgabe erledigt haben, ist es sinnvoll, auch die restlichen 10% zu erledigen, auch wenn diese Arbeit vielleicht nicht mehr spannend ist oder sogar lästiges Aufräumen, Organisieren, Zuordnen usw. bedeutet.
Erst dann beginnen Sie mit einer neuen Aufgabe.

Schaffen Sie Blockzeiten
Das heisst Zeiten, in denen Sie ungestört und konzentriert arbeiten, Zeiten, in denen Sie Routinearbeiten erledigen (Telefonate, E-Mails, Korrespondenz), Zeiten für Ihre Mitarbeiter, Zeiten mit offener Tür usw.

Vergessen Sie nicht, sich zu entspannen und abzuschalten
Der Begriff Work-Life-Balance zeigt, welch absurd hohen Stellenwert wir der Arbeit zumessen. Die Arbeit (Work) steht vor Leben (Life) und unser Sozialprestige leitet sich weitgehend aus unserer beruflichen Funktion ab. Arbeit ist aber ein Bestandteil des Lebens und dieses besteht bekanntlich aus Familie, Gesellschaft, Freizeit, Hobby und eben aus Arbeit.
Nur ein ausgeglichener Mix aus diesen Komponenten hilft uns, Stress zu bewältigen oder sogar ihm vorzubeugen.

Achten Sie auf Warnsignale für ungesunden Stress
Haben Sie Mühe mit dem Einschlafen und wachen Sie früh auf, so zwischen vier und fünf Uhr? Haben Sie Heisshunger und sind übergewichtig oder verlieren Sie deutlich an Gewicht? Zeigen sich Konzentrationsschwächen und Desinteresse gegenüber allem, was nicht mit der Arbeit zu tun hat, inklusive der eigenen Familie? Haben Sie Magen- Darmprobleme? Solche Warnsignale sollten Sie ernst nehmen und reagieren, bevor es zu spät ist.

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende: False friends

False friends - das sind englische Wörter, die deutschen Begriffen ähnlich klingen, aber etwas völlig anderes bedeuten:

Outlook: Sie die Aktivitäten mit einer Person abfragen können

Möchten Sie z.B. alle E-Mails mit einer bestimmten Person abfragen, so geht das mit Outlook 2003 ganz einfach. Sie öffnen in Outlook den Kontakt dieser Person und klicken die Lasche „Aktivitäten“ an und schon sucht Ihnen Outlook alle E-Mails, aber auch Termine und Aufgaben heraus, welche Sie mit diesem Kontakt gewechselt haben.

Voraussetzung, dass auch Termine und Aufgaben in Zusammenhang mit diesem Kontakt angezeigt werde, ist, dass Sie in jedem Termin oder in jeder Aufgabe das Feld Kontakt: ausfüllen.
Sie können auch entscheiden, ob Sie nur alle E-Mails oder Aufgaben oder Termine angezeigt haben möchten, indem Sie die Auswahl im Feld Anzeigen: machen.

Kurs E-Mail-Management

Wie man mit E-Mails effektiv und effizient umgeht, erfahren Sie in einem Tages-Seminar am 8. Juni 2006. Mehr darüber und noch viele andere interessante Kurse finden Sie bei unserem Schulungspartner www.sfw.ch Forum für Weiterbildung des Kaufmännischen Verbandes.

Recht: Mängelrüge nach OR

Um den Verkäufer wegen eines Sachmangels in Regress nehmen zu können, ist der Käufer aus Gründen der Verkehrssicherheit verpflichtet, die Kaufsache unmittelbar nach Erhalt auf ihre Beschaffenheit hin zu überprüfen und etwaige Mängel dem Verkäufer sofort anzuzeigen und deutlich zum Ausdruck zu bringen, dass er diesen haftbar machen wolle, die so genannte Mängelrüge.
Zeigt sich der Mangel erst später, ist er gleich im Anschluss an seine Entdeckung zu rügen. Andernfalls gilt die mangelhafte Ware als genehmigt.

Die Rubrik „Recht“ wird betreut durch die Rechtsanwälte der www.aarejura.ch 

Rätsel der Woche:Zwei schwarze und zwei weisse Hüte

Vier Personen haben schwarze und weisse Hütte auf, wissen selber aber nicht, welche Farbe ihr eigener Hut hat. Alle wissen nur, es existieren zwei weisse und zwei schwarze Hüte. Person 1 sieht Person 2 und 3, Person 2 sieht nur Person 3, Person 4 kann nichts sehen und kann nicht gesehen werden. Diese Anordnung ist allen bekannt. Wer zuerst weiss, welche Farbe sein Hut hat, soll sich melden. Welche der vier Personen meldet sich zuerst?

Lösung: Durchschnittsgeschwindigkeit
Ein Auto fährt mit 100 km/h die 120 km lange Strecke von Zürich nach Bern. Dort angekommen fährt es wieder mit konstanter Fahrgeschwindigkeit von 60 km/h zurück nach Zürich.
Wie hoch ist die Durchschnittsgeschwindigkeit des Autos?
75 km/h (nicht 80 km/h!) und zwar unabhängig von der Entfernung.
Lösungsweg:
Die Durchschnittsgeschwindigkeit wird errechnet, indem man die Kilometer durch die Fahrzeit teilt. Also 240 / Fahrzeit.
Die Fahrzeit errechnet sich folgendermassen:
120 km / 100 = 1,2 Std. + 120 km / 60 = 2 Std. ergibt total 3,2 Std.
Also: 240 km / 3,2 Std. = 75 km/h

Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500 Solothurn
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