Mehr Produktivität im Büro

Grüezi [Vorname_Name]

Wann hatten Sie das letzte Mal freie Sicht auf Ihre Schreibtischoberfläche? Würden Sie diesen Zustand gerne ändern? Dann lesen Sie unseren Hauptbeitrag!

Ihr
Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Ein leerer Tisch verbessert Ihre Konzentration
• Rhetorik 3: Von der Unmöglichkeit, Schachteln akustisch auszupacken
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende
• Outlook: Empfangene E-Mails kommentieren
• Rätsel: Der höchste Berg

Sprüche der Woche:

Gebraucht der Zeit, sie geht so schnell von hinnen, doch Ordnung lehrt Euch Zeit gewinnen!
Goethe

Wissen ohne Ordnung ist Hausrat auf einem Leiterwagen.
Jakob Lorenz

Kreativität heisst, aus dem Chaos Ordnung schaffen.
Sprichwort

Die Basis jeder gesunden Ordnung ist ein grosser Papierkorb.
Kurt Tucholsky

Freiheit existiert nur, wenn Ordnung da ist und nicht, wenn Ordnung zerstört ist.
Carl Friedrich Freiherr von Weizsäcker

Wer Ordnung liebt ist nur zu faul zum Suchen.
Sprichwort

Die Kunst des Fortschritts besteht darin, inmitten des Wechsels Ordnung zu wahren, inmitten der Ordnung den Wechsel aufrecht zu erhalten.
Alfred Whitehead

Ordnung ist die Seele der Schublade.
Werbespruch

Cartoon der Woche:

Ein leerer Tisch verbessert Ihre Konzentration

Täglich landen zahllose Informationen auf Ihrem Schreibtisch – in Form von Papierpost, Fax-Mitteilungen, E-Mails und selbst erstellten Telefonnotizen. Und wenn Sie nicht aufpassen, sieht man bald nichts mehr von Ihrer Pultoberseite.

Vermeiden Sie unbedingt das „Parken“ von Informationen nach dem Motto „Das muss ich mir später noch einmal genauer ansehen“. Das wiederholte Durchblättern von Stapeln und das mehrmalige Durchsehen von Dokumenten, bevor es zu einer Entscheidung kommt, gehören zu den schlimmsten Zeitfressern und Stapelproduzenten! Und zudem, Dokumente auf Ihrem Schreibtisch verringern Ihre Konzentration massiv.

Automatisieren Sie anhand der folgenden vier Fragen Ihre Entscheidung, was mit einem neuen Dokument geschehen soll. Fragen Sie:

• Kann ich es wegwerfen? Wenn nein:
• Kann ich es weiterleiten? Wenn nein:
• Gehört es in die Ablage? Wenn nein:
• Wie werde ich es bearbeiten?

Wichtig: Lassen Sie sich keine Wahl. Es gibt nur diese vier Möglichkeiten!

Möglichkeit 1: Was Sie wegwerfen

Machen Sie den Papierkorb zu Ihrem besten Freund im Kampf gegen die Papierflut. Werfen Sie alles weg,

• was Sie unproblematisch ersetzen können, sollten Sie es wirklich noch einmal benötigen, wie Zeitschriften, Kataloge und anderes Info-Material,
• was für Sie von geringem Wert oder Interesse ist, beispielsweise Einladungen zu Besprechungen, an denen Sie nicht teilnehmen werden,
• was Sie nur „zur Kenntnisnahme“ erhalten haben, etwa die Kopie eines Zeitungsartikels über den Firmenwechsel eines Bekannten.

Möglichkeit 2: Was Sie weiterleiten

Weiterleiten ist fast so praktisch wie Wegwerfen: Sie bekommen mit wenig Aufwand Papier vom Schreibtisch. Leiten Sie alles weiter,

• was offensichtlich in den Aufgabenbereich anderer fällt (notieren Sie das entsprechende Kürzel auf dem Blatt, und geben Sie es in den Ausgangskorb),
• was Sie nicht unbedingt selbst bearbeiten müssen. Geben Sie das Original an die entsprechende Stelle weiter. Falls Sie die Erledigung überprüfen wollen, machen Sie sich eine Aufgabe in Outlook, aber nur wenn die Sache wichtig ist.

Möglichkeit 3: Was Sie ablegen

Alles, was keine Bearbeitung erfordert, was Sie aber auch nicht wegwerfen oder weiterleiten können, gehört in Ihren Ablagekorb. Vermerken Sie das entsprechende Ablagekürzel auf dem Blatt, zum Beispiel: Ablage Marketingideen und eventuell auch einen Fristvermerk wie beispielsweise Ende 2011 vernichten.

Möglichkeit 4: Was Sie bearbeiten

Übrig bleiben die Aufgaben, die Sie selbst erledigen müssen. Unterscheiden Sie hier konsequent zwischen

• Aufgaben, die Sie nach dem Sofort- Prinzip erledigen können, das heisst: Alles was nicht länger als 3 Minuten dauert, sofort erledigen und sofort zu Ende bearbeiten. Solche Aufgaben sind es nicht Wert, ein zweites Mal in die Hand genommen oder auf Aufgabenlisten geführt zu werden. Denn dies dauert nachweislich länger, als die sofortige Erledigung.
• Aufgaben, die Sie nicht umgehend erledigen können, für die Sie sich aber sofort einen Bearbeitungstermin setzen (Aufgabenliste oder Termin).

Rhetorik 3: Von der Unmöglichkeit, Schachteln akustisch auszupacken

Eine Studie der Universität Heidelberg ergab: Die Anteile unserer Interaktionen sind im Durchschnitt wie folgt verteilt:

• 72 % über den Körper (Gestik, Mimik, Haltung)
• 19 % über die Sprechwerkzeuge (Stimme, Tonfall, Lautstärke)
• Für den Inhalt verbleiben demzufolge 9 %.

Als Politiker das vernahmen, haben die meisten unter ihnen sich auf die 91 % spezialisiert und die Inhalte weggelassen.

Als bewusste Kommunikatoren wollen wir uns trotz allem dem gesprochenen Wort widmen, denn letztlich wollen wir ja eine Botschaft überbringen. Wer beim Sprechen den spezifischen Regeln der gesprochenen Kommunikation Rechnung trägt, kann den Anteil, den die Worte bei der empfangenen Botschaft ausmachen, nämlich durchaus steigern.

Zuhörende verstehen auf Anhieb – oder gar nie

Geschriebenen Text können wir, falls nötig, zwei, drei, fünf oder noch mehr Male durchlesen, bis wir ihn verstanden haben. Gerade im Falle von Betriebsanleitungen teuerer Geräte nehmen wir diese Mühe durchaus auf uns. Gesagtes hingegen können wir im Normalfall genau einmal hören – verstehen wir es nicht auf Anhieb, bleibt meist keine zweite Chance. Nur wenn wir der sprechenden Person direkt gegenübersitzen, haben wir die Möglichkeit nachzufragen. Im Idealfall sind die danach folgenden Ausführungen klarer und verständlicher als das vorher Gesagte (aber nicht immer).

Hören wir uns einen Radiobeitrag im Internet an, haben wir die Möglichkeit, zurückzuspulen und die Aussage mehrmals anzuhören. Der Grossteil der Radiosendungen wird aber nach wie vor «über den Äther» gehört – beim Aufstehen, Arbeiten, Kochen oder Autofahren. Hier hören wir die Worte genau einmal – und verstehen sie entweder auf Anhieb oder gar nicht. Da die meisten Menschen beim Radiohören noch andere Dinge erledigen, ist ausserdem ihre Aufmerksamkeit stark eingeschränkt.

Schachtelsätze überfordern Zuhörende und Redner

Doch selbst aufmerksam Zuhörende eines Referats – das Traumpublikum jedes Redners! – stossen oft an die Grenze. Denn lange, womöglich verschachtelte Sätze überfordern das Gehirn der allermeisten Menschen – übrigens nicht nur beim Zuhören, sondern auch beim Reden. Wer frei redet, macht im Normalfall keine langen Sätze – schon gar nicht im Deutschen, wo das Verb meist am Schluss steht und man nach einem langen, komplizierten Satz noch Person und Zeit wissen und korrekt umsetzen müsste.

Verschachtelte Sätze geben deshalb meist Redner von sich, die ihre Rede in Sätzen ausformuliert haben. Hier gibt es zwei Abhilfen:

• die beste Lösung: Reden Sie frei! (eventuell unterstützt durch Redehilfen)
• die zweitbeste Lösung: Achten Sie beim Verfassen Ihres Referats gezielt darauf, kurze, einfache Sätze zu formulieren!

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen.
Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

Outlook: Empfangene E-Mails kommentieren

Kommt es bei Ihnen auch ab und zu vor, dass Sie ein empfangenes E-Mail lesen und Ihnen einige wichtige Anmerkungen für die Antwort einfallen, Sie aber gerade keine Zeit oder noch nicht alle Informationen haben, um das E-Mail fertig zu bearbeiten.

Mit folgendem Tipp können Sie Ihre Anmerkungen bereits jetzt im eingegangen E-Mail notieren:

1. Öffnen Sie das E-Mail und wählen Sie im Menü Bearbeiten / Nachricht bearbeiten.
2. Nun können Sie die Betreffzeile oder den Nachrichtentext beliebig bearbeiten. Fügen Sie also Anmerkungen ein, oder heben Sie Passagen hervor, um die Sie sich kümmern müssen.
3. Speichern und schliessen Sie nun das E-Mail. Sobald Sie sich dann an die tatsächliche Beantwortung der Nachricht machen, stehen Ihnen Ihre Kommentare bereits zur Verfügung.

Rätsel: Der höchste Berg

Welcher Berg war vor der Entdeckung des Mount Everest der Höchste?

Lösung: Nicht fassbar

Immer ist es nah, niemals ist es da. Wenn du denkst, du seist daran, nimmt es andern Namen an.

Lösung: Das Morgen


Lösungen Englisch-Tipps

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