Mehr Produktivität im Büro


Grüezi 

Ordnung muss nicht sein und Pedanten sind sogar ineffizienter, hat ein amerikanischer Professor herausgefunden.

Als Trainer für Arbeitstechnik mag ich weder den Mythos "Ordentliche Leute sind effizient" noch den Mythos "Chaotische Menschen sind kreativ".

Was wir genau unter Ordnung verstehen, erfahren Sie in unserem Hauptbericht.

Ihr
Willy Knüsel





Lesen Sie heute:




Sprüche der Woche:

Wenn ein unordentlicher Schreibtisch einen unordentlichen Geist repräsentiert, was repräsentiert dann ein leerer Schreibtisch?
Albert Einstein

Auch das Chaos gruppiert sich um einen festen Punkt, sonst wäre es nicht einmal als Chaos da.
Arthur Schnitzler

Kreativität heisst, aus dem Chaos Ordnung schaffen.
Sprichwort

Man kann die raffiniertesten Computer der Welt benutzen und alle Diagramme und Zahlen parat haben, aber am Ende muss man alle Informationen auf einen Nenner bringen, muss einen Zeitplan machen und muss handeln.
Lee Iacocca

Ordnung ist die Lust der Vernunft, Chaos ist die Wonne der Phantasie.
Schreibtisch- & Büroweisheiten

Es gibt ein gutes Prinzip, das die Ordnung, das Licht und den Mann, und ein schlechtes Prinzip, das das Chaos, die Finsternis und die Frau geschaffen hat.
Pythagoras

Zeiten der Ordnung sind die Atempausen des Chaos.
Hilsbecher, Walter



Cartoon der Woche:







Kreatives Chaos oder effiziente Ordnung?

Ein amerikanischer Managementprofessor will herausgefunden haben, dass chaotische Mitarbeiter weniger Zeit zum Suchen benötigen, als sehr ordentliche Mitarbeiter.
Diese Aussage ist ziemlich falsch, denn entscheidend für die Suchzeiten ist nicht die persönliche Organisation, sondern allein die Masse an Informationen, die ein Mitarbeiter verwaltet. Wenn ein Büroarbeiter mit der Informationsflut nicht zu Recht kommt, spielt es keine Rolle, ob er die Papierberge chaotisch lagert oder jedes Papierchen pingelig ablegt. Beide Arbeitsformen sind auf ihre Art äusserst ineffizient!
In unseren Trainings halten wir zwar die Teilnehmer dazu an, Ordnung und Struktur zu schaffen. Dabei legen wir jedoch mehr Wert auf die Struktur als auf die Ordnung. Denn eine gute Struktur kann auch etwas unordentlich sein. Was bedeutet nun aber eine gute Struktur?

Trennen Sie aktives und passives Material
Wichtig ist, dass Sie passives Material von Ihrem Arbeitsplatz verbannen. Das beginnt beim Eingang von Informationen. Entscheiden Sie immer sofort, ob Sie eine Information benötigen oder nicht. Falls nicht, werfen Sie die Information sofort weg.

Der nächste wichtige Punkt ist der Moment, wenn Sie eine Arbeit erledigt haben. Lassen Sie Dossiers, Zeitschriften, Ordner oder Hängemappen nicht am Arbeitsplatz oder in den Pultschubladen, wenn Sie erledigt oder gelesen sind. Entweder Sie werfen das Material gleich weg oder Sie verschieben es ins Archiv.

Tipp: Wenn Sie Mühe haben, etwas wegzuwerfen, so erstellen Sie einen Vorpapierkorb (z.B. ein Papiersammler oder eine Kiste). Dorthin befördern Sie alle erledigten Dossier, die nicht von Gesetzes wegen archiviert werden müssen. Das jüngste erledigte Dossier ist immer zuoberst. Ist der Behälter voll, beginnen Sie einen neuen. Den alten werfen Sie nach 6 Monaten, nachdem er voll war, definitiv fort.

Sofort entscheiden und tun
Viele Aufgaben, die auf unseren Tisch flattern, sind Kleinkram und in wenigen Minuten erledigt. Versuchen Sie Kleinkram immer sofort zu erledigen. Das heisst nun nicht, dass Sie sich von jedem Eingang stören lassen sollten. Lassen Sie den Eingang ruhig anwachsen und machen Sie sich bewusst und geplant an die Abarbeitung zum Beispiel des Posteingangs.

Nun ist ganz wichtig, dass Sie bei jedem Papier, welches Sie in die Finger nehmen bewusst entscheiden, was ist zu tun. Dabei gibt es drei Möglichkeiten: Erstens, sofort tun, zweitens, sofort wegwerfen und drittens, auf den Aufgabenstapel legen.

Delegieren mit Termin
Delegieren Sie Aufgaben immer mit einem konkreten Termin. Sagen Sie nicht, das können Sie gelegentlich erledigen, oder bitte geben Sie mir die Daten so bald als möglich. Das sind alles nichts sagende Aussagen, die jeder für sich interpretieren kann. Wenn Sie auf diese Art delegieren, bleiben Dossiers tage- oder wochenlang auf Ihrem Pult, ohne dass etwas geschieht. Sagen Sie also besser: „Bitte liefern Sie mir die Daten bis Freitagabend“.

Wenn Sie wie oben beschrieben vorgehen, so erreichen Sie, dass nur aktives Material am Arbeitsplatz ist - also relativ wenig - und das darf ohne weiteres auch ein bisschen chaotisch organisiert sein - hier kommt es sehr auf den Typ an: der eine mag es sehr ordentlich und der andere eben nicht - und diesen Freiraum soll jeder für sich entscheiden.

Also, die Devise lautet: Nicht mehr Chaos und auch nicht mehr Ordnung, sondern weniger Informationen - und die dürfen, je nach Typ ordentlich oder etwas chaotisch angeordnet sein.





Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

1.

The fisherman ate seldom fish.

2.

A ten-years-old dog is comparable in age to a fifty-years-old man.

3.

She doesn’t like the colour pink, and I don’t, too.

4.

She learned through a private detective that her husband was having an affair with a woman that was ten years younger than she was.

5.

He would have been always happy if he had been rich.

6.

If too much people have too little bread, it is only a matter of time before you have a revolution on your hand.

7.

That telephone call just reminded me of a call I must make.





Outlook: Plötzlich verschwinden E-Mails aus dem Posteingang

Letzthin hat mich ein Kunde angerufen und folgende Frage gestellt: Seit kurzem löscht Outlook alle E-Mails ohne weitere Rückfrage. Ich sehe neue E-Mails zwar in meinem Posteingang. Aber wenn ich sie dann öffne, lese und wieder schliesse, sind sie unwiederbringlich verschwunden. Haben Sie eine Erklärung?

Antwort: Vermutlich haben Sie die Ansicht "Ungelesene Nachrichten" eingestellt. Dann zeigt Outlook nur neue Nachrichten an, die Sie bislang noch nicht geöffnet oder in der Vorschau gelesen haben. Sobald Sie ein E-Mail öffnen, wird sie nicht mehr im Posteingang angezeigt, da sie jetzt ja "gelesen" ist.

Der Anwender kann aber beruhigt sein, alle E-Mails sind immer noch vorhanden, nur die Sicht auf die Daten ist beschränkt.

Um die Ansicht des Posteingangs zu ändern, wählen Sie:
Ansicht / Anordnen nach / Aktuelle Ansicht und nun machen Sie einen Haken bei der Option Nachrichten.

Nun sehen Sie wieder alle E-Mails, egal ob sie gelesen oder nicht gelesen sind.



 

Kurshinweis: E-Mail-Flut – Kein Problem!

Weniger Stress mit E-Mails, dafür mehr Übersicht und Gelassenheit. Wenn Sie jeden Tag zwanzig, dreissig oder noch mehr E-Mails erhalten und nur wenige sind wirklich wichtig, dann sollten Sie diesen Kurs besuchen.

Sie lernen, wie Sie mit Outlook als Schaltzentrale die Übersicht über Ihre E-Mails, Termine und Aufgaben behalten und wie Sie mit der richtigen Arbeitstechnik die E-Mail-Flut verringern und am Abend gelöst und mit einem guten Gefühl den Feierabend geniessen können

Der kaufmännische Verband führt am 12. Juni diesen Kurs mit Willy Knüsel als Kursleiter durch. Näheren Informationen erfahren Sie hier http://www.sfw.ch/80/Seminare/Administration.html#Email





Recht: Teurer Bruch des Konkurrenzverbotes

Wie gesagt: Ein Konkurrenzverbot ist keine Leerformel. Was sind die Folgen, wenn Beschäftigte ein Konkurrenzverbot ignorieren:

Beim Bruch einer korrekt vereinbarten Konkurrenzklausel hat der Arbeitgeber Anrecht auf Schadenersatz. Weil in der Praxis der effektive Schaden meist schwierig zu errechnen ist, sind Konkurrenzklauseln oft mit einer Konventionalstrafe gekoppelt. Das heisst: Es wird gleich im Vertrag festgehalten, dass bei Aufnahme einer konkurrenzierenden Tätigkeit nach dem Verlassen der Stelle eine Summe von beispielsweise 20'000 Franken geschuldet ist.

Wenn die Höhe einer solchen Konventionalstrafe unverhältnismassig ist, kann sie durch ein Gericht gekürzt werden. Im Allgemeinen dürfte eine Konventionalstrafe von einem oder mehreren Monatslöhnen nicht anfechtbar sein. Ein Jahreslohn ist aber eindeutig zu hoch.

Unter ganz bestimmten, sehr strengen Voraussetzungen kann der Arbeitgeber dem ehemaligen Arbeitnehmer durch das Gericht befehlen lassen, die neue Stelle zu kündigen. Dies ist aber nur möglich, wenn das ausdrücklich schriftlich abgemacht worden ist. Eine allgemeine Formulierung wie „die Bezahlung der Konventionalstrafe entbindet nicht von der weiteren Einhaltung des Konkurrenzverbots“ ist nicht genügend.

Der Arbeitgeber könnte über die Konventionalstrafe hinaus auch noch weiteren Schadenersatz fordern, zum Beispiel für erlittene Umsatzeinbusse. Den Schadenersatz müsste der Arbeitgeber aber genau belegen.

Schliesslich wird die Durchsetzung des Konkurrenzverbots begünstigt, wenn der neue Arbeitgeber die Konventionalstrafe des Arbeitnehmers bezahlt.


 


Rätsel: Genaue Zeit

Professor Quantum hat eine kostbare alte Standuhr, leider ist sie schon vor längerem stehen geblieben. Quantum würde sie gerne in Betrieb nehmen. Der Professor geht zum Nachbarn, fragt nach der Zeit, kommt zurück und stellt die Uhr genau ein. Wie hat er das gemacht? (Annahme: Der Professor ist in der Lage, mit konstanter Geschwindigkeit zu gehen.)


Lösung: Worträtsel

Dem schönen Pferde steht’s wohl an,
doch rückwärts, wohl gepflegt, dem Mann.

Die gesuchten Wörter sind: Trab – Bart




Lösungen Englisch-Tipps

1.

The fisherman seldom ate fish.

Adverbs of time stehen vor dem Verb, wenn es nur ein Verb gibt. Bei Sätzen mit Hilfsverb und Verb stehen sie dazwischen und bei Sätzen mit to be hinter to be.

2.

A ten-years-old dog is comparable in age to a fifty-years-old man.

Adjektive müssen im Singular stehen.

3.

She doesn’t like the colour pink, and I don’t, either.

Too verwendet man bei positiven Aussagen, either bei negativen.

4.

She learned through a private detective that her husband was having an affair with a woman that was ten years younger than she was.

Der Satz wird von deutsch Sprechenden oft als verkehrt angesehen, weil sie nicht wissen, dass man nicht nur who, sondern auch that als Relativpronomen verwenden kann.

5.

He would always have been happy if he had been rich.

Siehe Nummer 1

6.

If too many people have too little bread, it is only a matter of time before you have a revolution on your hand.

Much wird bei messbaren Quantitäten, many bei zählbaren Sachen verwendet.

7.

That telephone call just reminded me of a call I must do.

To make hat im Englischen die Bedeutung von “herstellen”.




Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500 Solothurn
Telefon: 032 621 76 33 / E-Mail: info@mehrleisten.ch

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