Grüezi
E-Mail hier, E-Mail da, E-Mail überall! E-Mails werden heutzutage für
fast alle Kommunikationsaufgaben genutzt – zu Recht? Wir meinen
nein!
Die Schnelligkeit und Einfachheit, mit der mittels E-Mail
kommuniziert werden kann lässt vergessen, dass Kommunikation ein
hochkomplexer Prozess ist und vor allem, dass viele Aspekte der
Kommunikation per E-Mail nicht übermittelt werden.
Wer zum Beispiel im
E-Mail witzig oder ironisch sein möchte, sollte sich vorsehen. Mehrere
Studien der „New York University“ haben nachgewiesen, dass die Empfänger
von E-Mails Witz und Ironie oft nicht erkennen.
Erfahren Sie mehr
darüber in unserem Hauptbeitrag, wie Sie per E-Mail effizient
kommunizieren.
Ihr
Willy Knüsel
Lesen Sie heute:
Sprüche der Woche:
„In einer Fünftelsekunde kannst du eine Botschaft rund um die Welt
senden. Aber es kann Jahre dauern, bis sie von der Aussenseite eines
Menschenschädels nach innen dringt.“
Charles F. Kettering
(1876-1958), Industrieller, zuständig für Forschung u. Entwicklung bei
General Motors
„Der Widerspruch zwischen dem, was gesagt wird, und dem, was gemeint
ist, ist sehr gross. Man muss ihn herausfinden.“
Friedrich Ebeling
(*1934), dt. Konzernmanager
„Eines Morgens werden wir aufwachen und feststellen, dass wir nicht
mehr mit der Hand schreiben können, von unserem Schreibtisch sind
Briefumschläge und -papier verschwunden, die Tinte im Füller ist
vertrocknet. Wir öffnen den Mund, und kein Laut kommt heraus. Wir haben es
verlernt, uns die Hände zu schütteln oder laut zu lachen. Sicher, wir
können weiter kommunizieren, alle in demselben uniformierten Stil. Der
einzige Unterschied zwischen unseren Botschaften aber wird der Inhalt
sein.“
Clifford Stoll, amerikanischer Astrophysiker und
Computer-Pionier
Cartoon der Woche:
Wie Sie per E-Mail effizient kommunizieren
Arbeit im Büro und vor allem Führung besteht zu einem grossen Teil aus
Kommunikation. Wenn Kommunikation unterstützt wird durch elektronische
Medien, dann ist das eine Hilfe. Wenn sie aber ersetzt wird durch
elektronische Medien zum Beispiel E-Mail, dann liegt dort eine Gefahr,
denn menschliche Kommunikation ist nicht nur Übermittlung von
Sachaussagen, sondern sie transportiert zwischenmenschliche
Bindung.
Die Gefahren und Probleme der E-Mail-Kommunikation und einige
Regeln für eine effiziente E-Mail-Kommunikation möchten wir Ihnen
nachfolgend erläutern:
Vorsicht bei Witz und
Ironie
Wie ist das gemeint? Diese Frage stellt sich so
mancher, der ein E-Mail erhält. Meint der Absender wirklich was er
schreibt, oder will er witzig oder ironisch sein? Eine Studie hat ergeben,
dass Witz und Ironie in E-Mails vom Empfänger oft nicht erkannt wird. Auch
wenn der Versender meint, seine Aussage sei absolut klar.
Dabei helfen
auch so genannte Emoticons (Smileys usw.) nicht. Ein Experiment der Studie
zeigte, dass die Klarheit der E-Mails auch mit Emoticons nicht besser
wurde.
Keine verbalen Attacken
E-Mails
verleiten dazu, den Emotionen freien Lauf zu lassen. Im Affekt ist ein
beleidigendes oder unflätiges E-Mail schnell geschrieben und noch
schneller versendet. Meist bereut man das E-Mail bereits unmittelbar nach
dem Senden. Bevor Sie ein E-Mail im Ärger verfassen, atmen Sie zehn Mal
gut durch, holen Sie sich einen Kaffee oder machen Sie etwas anderes und
erst dann schreiben Sie Ihr E-Mail.
Muss es immer ein
E-Mail sein?
Überlegen Sie sich, ob ein E-Mail das richtige
Kommunikationsmittel ist. Dabei spielen Kriterien wie Genauigkeit,
Schnelligkeit, Vertraulichkeit und Komplexität eine Rolle. Grundsätzlich
gilt: Je komplexer eine Kommunikationsaufgabe ist, desto weniger sollte
Sie per E-Mail erledigt werden.
Zum Beispiel ist die Vereinbarung eines
Termins bereits relativ komplex. Per E-Mail können da gut und gerne drei,
vier E-Mails hin und her wechseln. Per Telefon ist eine solche Aufgabe in
2 Minuten erledigt.
Weiteres Beispiel: Wälzen Sie keine Probleme, vor
allem zwischenmenschliche, per E-Mail platt. Sobald Sie merken, dass ein
Sachverhalt zu komplex oder eben persönlich wird, greifen Sie zum Telefon,
um die Sache zu klären oder um ein Gespräch zu vereinbaren. Sie sparen
dabei eine Menge Zeit und beugen Missverständnissen
vor.
Ein Brief wirkt mehr als ein E-Mail
Klar,
E-Mails sind modern und Zeichen eines modernen Lebensstils. Wenn Sie aber
mit Ihrer Kommunikation eine nachhaltige Wirkung erzielen wollen, dann
seien Sie ruhig etwas altmodisch: Schreiben Sie wieder einen Brief,
eventuell sogar handschriftlich.
Wie Sie ein E-Mail
verfassen sollten.
Grundsätzlich: Verlassen sie nie die
sachliche Ebene und schreiben Sie E-Mails kurz, klar und
prägnant.
Überlegen Sie sich, welche Informationen und welchen
Wissensstand der Empfänger braucht, um zu verstehen, was Sie meinen.
Versetzen Sie sich kurz in den Empfänger Ihrer Zeilen und überlegen Sie
sich: Wird aus meinem E-Mail wirklich klar, was ich mitteilen
will?
Schreiben Sie im ersten Satz konkret, worum es geht und was Sie
erreichen wollen.
Führen Sie alle Informationen an (Was, Wer, Wie,
Wann, Wo, Wie viel) und machen Sie zum Schluss, falls nötig, einen
Entscheidungsvorschlag.
Gliedern Sie den Text mit Absätzen, die durch
eine Leerzeile getrennt sind. Vermeiden Sie Bandwürmer ohne Struktur. Wer
einen Text gliedert, zeigt, dass er sich mit der Materie
auseinandergesetzt hat, dass er strukturiert denkt und vor allem, dass er
zuerst denkt und dann schreibt.
Aussagefähige Betreffzeile
und nur ein Thema pro E-Mail
Verfassen Sie immer eine
Betreffzeile und zwar so, dass der Empfänger sofort erkennt, um was es
geht. Betreffzeilen wie „Diverses“ oder „Allgemein“ oder „Marketing“ sind
zu vermeiden.
Daraus geht auch hervor, dass man pro E-Mail nur über
ein Thema schreibt. Dies erleichtert dem Verfasser und dem Empfänger die
Bearbeitung und Organisation des E-Mails.
Englisch-Tipps für deutsch Sprechende: False friends
False friends - das sind englische Wörter, die deutschen Begriffen
ähnlich klingen, aber etwas völlig anderes bedeuten:
|
False friend |
Richtig |
Beispiel |
| Band |
band (Musikgruppe; das Band) |
Volume |
I’m reading the second volume now. |
| Lektüre |
lecture (Vortrag) |
Reading |
That’s very interesting reading. |
| offensiv |
offensive (beleidigend; offensiv im Sport) |
vigorous, aggressive |
We are pursuing an aggressive strategy. |
| pathetisch |
pathetic (armselig) |
emotional, impassioned |
He held an impassioned speech. |
| Probe |
probe (Sonde, Untersuchung) |
sample |
I’ve got a sample of his handwriting here. |
| stapeln |
staple (heften) |
stack |
Please stack the books on the
table. |
Outlook: Abstimmungsschaltfläche verwenden
Möchten Sie z.B. die Meinung von mehreren Arbeitskollegen einholen oder
wissen, wer alles zum Mittagessen kommt, damit Sie eine entsprechende
Reservation vornehmen können, dann ist die Funktion
Abstimmungsfläche verwenden hervorragend um
diese Arbeit effizient zu erledigen. Sie haben ein Einladungs-Mail
geschrieben und wollen nun die Abstimmungsfläche einfügen. Wählen Sie nun
das Menu Ansicht /
Optionen und klicken auf die Box
Abstimmungsflächen verwenden:. Rechts davon
können Sie aus dem Auswahlfeld die passenden Antworten auswählen oder eine
eigene Antwortmöglichkeit eingeben. Dann können Sie das E-Mail absenden.
Der Empfänger erhält folgendes E-Mail (siehe roter Pfeil):
Sobald der erste Empfänger geantwortet hat,
können Sie das von Ihnen ursprünglich gesendete E-Mail öffnen und Sie
erhalten einen Statusbericht mit Statistik, wer wie geantwortet
hat.
Kurs E-Mail-Management
Wie man mit E-Mails effektiv und effizient umgeht, erfahren Sie in
einem Tages-Seminar am 8. Juni 2006. Mehr darüber und noch viele andere
interessante Kurse finden Sie bei unserem Schulungspartner www.sfw.ch Forum für Weiterbildung des
Kaufmännischen Verbandes.
Recht: Was ist der Unterschied zwischen Anwalt, Notar und Jurist?
Ein Jurist kann Anwalt und Notar in einer Person sein. Während der
Anwalt naturgemäss parteiisch ist, da er die Interessen seiner
Mandantschaft in einem bestehenden Rechtsstreit vertritt, ist der Notar
zur Neutralität verpflichtet. Seine wichtigste Aufgabe besteht darin,
künftigen Streit durch klare, umfassende Verträge zu vermeiden. Für
diverse wichtige Dokumente ist der Beizug eines Notars gesetzlich
vorgeschrieben, z.B. Verträge über Liegenschaften, Eheverträge oder
Gründungsverträge für Aktiengesellschaften oder GmbH.
Die Rubrik „Recht“ wird betreut durch die Rechtsanwälte der www.aarejura.ch
Rätsel der Woche: Durchschnittsgeschwindigkeit
Ein Auto fährt mit 100 km/h die 120 km lange Strecke von Zürich nach
Bern. Dort angekommen fährt es wieder mit konstanter Fahrgeschwindigkeit
von 60 km/h zurück nach Zürich.
Wie hoch ist die
Durchschnittsgeschwindigkeit des Autos?
Lösung: Teller in der Verwandtschaft
Am
Mittagstisch sitzen ein Grossvater, eine Grossmutter, zwei Väter, zwei
Mütter, vier Kinder, drei Enkel, ein Bruder, zwei Schwestern, zwei Söhne,
zwei Töchter, ein Schwiegervater, eine Schwiegermutter und eine
Schwiegertochter.
Wie viele Teller werden mindestens
benötigt?
Mindestens 7 Teller werden benötigt.
Grossvater (Vater vom
Vater / Schwiegervater der Mutter)
Grossmutter (Mutter vom Vater /
Schwiegermutter der Mutter)
Vater (Sohn vom Grossvater /
Kind)
Mutter (Schwiegertochter)
Kind (Sohn des Vaters / Enkel vom
Grossvater / Bruder seiner Schwestern)
Kind (Tochter des Vaters / Enkel
vom Grossvater / Schwester ihres Bruders)
Kind (Tochter des Vaters /
Enkel vom Grossvater / Schwester ihres Bruders)
Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500
Solothurn
Telefon: 032 621 76 33 / E-Mail: info@mehrleisten.ch
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