Mehr Produktivität im Büro

Grüezi [Vorname_Name]

Immer wieder werde ich gefragt: Was sind denn die wichtigsten Methoden, um sich besser zu organisieren? Oder, was kann ich persönlich an meiner Arbeitsweise ändern, um mehr zu erreichen?

Das sind berechtigte Fragen – in der heutigen Zeit, wo fast alles komplizierter und hektischer wird.

Die Antwort erfahren Sie in unserem Hauptbeitrag.

Ihr
Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Zwei Kardinaltugenden der Selbstorganisation
• Rhetorik 2: Das Nonverbale sagt weit mehr als viele Worte
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende
• Outlook: E-Mails auf Tastendruck abschicken
• Rätsel: Nicht fassbar

Sprüche der Woche:

Kleine Taten, die man ausführt, sind besser als grosse, die man plant.
George Marshall

Glaube mehr den Taten als den Worten.
Sprichwort

Die einen erkennt man an ihren Taten, die anderen an ihrem Getue.
Martin Kessel

Achte auf deine Gedanken! Sie sind der Anfang deiner Taten.
Aus China

Taten sind Früchte, Worte sind Blätter.
Aus Grossbritannien

Der Aufschub ist der Dieb der Zeit.
Edward Young

Cartoon der Woche:

Zwei Kardinaltugenden der Selbstorganisation

1.Das Sofort-Prinzip

Die erste Kardinaltugend ist das Arbeiten nach dem Sofort-Prinzip, und das geht so: Alle zeitlich überschaubaren Aufgaben sollten Sie am besten direkt ausführen. Denn alles was sofort erledigt wird, ist zehnmal besser, als Aufgaben zu verwalten, Notizen zu machen oder Pendenzenlisten zu führen. Aufgeschobene Arbeiten verschlingen nachweislich mehr Zeit, als ihre sofortige Erledigung und werden zudem zu einer mentalen Belastung.

Entscheidungen sind die Grundlage für das Sofort-Prinzip

Jede Aufgabe verlangt nach einer Entscheidung. Treffen Sie diese Entscheidung möglichst direkt. Entscheiden Sie bei jedem Blatt Papier, bei jedem E-Mail, ob Sie die Aufgabe direkt erledigen, fest planen und terminieren oder gleich in den runden Ordner entsorgen wollen. Mit diesem Prinzip verhindern Sie die Stapelbildung, das wiederholte Prüfen und das Suchen von Dossiers.

Sofort-Prinzip bedeutet auch: Arbeiten zu Ende führen

Nehmen Sie sich jedes Blatt und jeden Vorgang wenn möglich nur einmal vor und zwar richtig und vollständig. Schliessen Sie eine Arbeit vollständig ab und dazu gehören auch die letzten 5% der Arbeit - also z.B. Schriftstücke ablegen, Adresse speichern, Listen nachführen, Material versorgen usw. Wenn Sie diese Regel befolgen, verschwinden die Stapel und die Unordnung nachhaltig.

Nutzen des Sofort-Prinzips

Sie entlasten Ihr Gedächtnis und reduzieren deutlich den gefühlten Aufwand bei der Erledigung von Kleinkram – weil Sie Aufgaben hinter sich bringen, bevor sie Ihnen überhaupt als Aufgaben (im Sinne eines „Ich muss noch ...“) bewusst werden.

2. Das Schriftlichkeits-Prinzip

Mit dem Prinzip, sich alles, das Sie nicht vergessen wollen, in Stichworten zu notieren – und zwar möglichst an einem einzigen Ort – entlasten Sie Ihr Gedächtnis, und Sie schaffen Verlässlichkeit.

Aufgaben, Termine, Ideen und und und… täglich haben wir es mit einer Vielzahl von Informationen zu tun, die wir nicht vergessen dürfen. Da greifen viele Sachbearbeiter oder Manager zum Notizblock, zu Zetteln oder zu Post-it.

Doch viele haben Probleme mit diesen Hilfsmitteln. Zettel mit Notizen gehen verloren oder Aufgaben unter vielen Notizen gehen vergessen. Und zudem, wie soll man seine Notizzettel verwalten und ablegen?

Aktivitätenbuch ist die Lösung

Lassen Sie alle Notizblöcke, Zettel und Post-it von Ihrem Pult verschwinden und schaffen Sie sich dafür ein Aktivitätenbuch an.

Tragen Sie nun alle Aufgaben und Notizen chronologisch in Ihr Buch ein und ziehen Sie nach jedem Eintrag eine Linie zur Abgrenzung. Auch spontane Ideen oder Privates gehören in dieses Buch. Ebenfalls ins Buch gehören Notizen an Sitzungen oder Kursen. Schreiben Sie alles, was Sie erledigen wollen oder woran Sie denken müssen, in Ihr persönliches Aktivitätenbuch.

Streichen Sie erledigte Aufgaben sofort durch. Sie sehen so unmittelbar, was getan worden und was noch zu tun ist. Wenn alle Notizen auf einer Seite erledigt sind, wird die obere Ecke des Blattes abgeschnitten.

Machen Sie auch Ihre Tagesplanung mit Ihrem Aktivitätenbuch. Schreiben Sie täglich auf, was Sie heute erledigen wollen. Denken Sie daran: Wichtiges kommt vor Dringendem. Und ebenfalls wichtig: Planen Sie niemals mehr ein, als Sie tatsächlich erledigen können.

Achtung: Das Aktivitätenbuch eignet sich vor allem für kleine, kurzfristige Aufgaben. Übertragen Sie wichtige und langfristige Aufgaben in Ihre Aufgabenliste oder überwachen Sie diese noch besser mit Outlook. Das gleiche gilt für Aufgaben mit einem Fälligkeitstermin, der nicht in der nahen Zukunft liegt.

Schriftlichkeits-Prinzip! Ein Beispiel aus der Praxis

Ich kenne einen Manager, der sein ganzes Unternehmen mit einem Aktivitätenbuch und einem Smart-Phone mit elektronischer Agenda und Adressen im Griff hat. Sein Aktivitätenbuch ist sozusagen seine Informations-Sammelstelle und er nimmt es überall mit, an Sitzungen, auf Reisen oder nach Hause. Er schreibt dort alles sequentiell auf, was ihm gerade einfällt, was ihm gerade gesagt oder aufgetragen wird, Telefonnotizen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Postadressen, Aufgaben usw. Sobald ein Eintrag erledigt ist, streicht er ihn durch.

Rhetorik 2: Das Nonverbale sagt weit mehr als viele Worte

Bei der Kommunikation von Angesicht zu Angesicht vermittelt die nonverbale Kommunikation den klar grössten Teil der Botschaft. Je nach Studie variiert dieser Wert zwischen 55 und fast 80 Prozent. Ob beim jährlichen Qualifikationsgespräch, bei einem Auftritt vor Publikum oder beim Fernsehinterview: Unser Körper redet weit mehr als unser Mund – es lohnt sich, dieser Tatsache Rechnung zu tragen. Die nonverbale Kommunikation setzt sich aus fünf Aspekten zusammen:

Je nachdem, in welcher Entfernung ich der Person gegenüberstehe oder ‑sitze, verändert sich die Bedeutung der fünf Faktoren: Je näher wir uns sind, desto wichtiger werden Blick und Mimik – aus der Distanz wirken vor allem Haltung und Habitus. Auf der Bühne wirkt die gesamte Person auf mich, im Fernseher sehe ich oft nur das Gesicht, im Radio mache ich mir aufgrund der paraverbalen Kommunikation mein eigenes Bild.

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen.
Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

Outlook: E-Mails auf Tastendruck abschicken

Die meisten Anwender greifen nach dem Verfassen einer E-Mail zur Maus und klicken auf Senden. Alternativ bietet sich die etwas umständliche Tastenkombination Alt+S an.

Aber es geht noch einfacher: Bereits seit der ersten Outlook-Version können Sie eine E-Mail mit Ctrl+Return auf die Reise schicken. Diese Tastenkombination ist noch schneller zu betätigen und man kann sie sich besser merken!

Rätsel: Nicht fassbar

Immer ist es nah,
niemals ist es da.
Wenn du denkst, du seist daran,
nimmt es andern Namen an.

Lösung: Baden im Knast

Im Hochsicherheitstrakt eines Gefängnisses soll ein Gefangener baden. Hierzu wird er in eine spezielle Zelle geführt. Diese ist genau 1,80 Meter lang, 1,80 Meter breit und 2,60 Meter hoch. Darin befindet sich eine Badewanne mit 250 Liter Fassungs¬vermögen, die fest einbetoniert ist. Der Raum hat keine Fenster und nur eine Tür. Diese ist aus Stahl und absolut wasserdicht. In der Mitte der Decke ist ein runder Lüftungsschacht mit 12 cm Durchmesser und abnehmbarem Gitter. Der Wärter erklärt dem Gefangenen, dass er in genau 3 Stunden wiederkommt und ihn abholt. Als der Gefangene kurze Zeit später den Wasserhahn aufdreht, bricht jedoch der Griff ab und er kann das Wasser nicht mehr abstellen. Das Wasser fliesst unaufhörlich mit 60 Litern pro Minute, und die Stahltür ist ausbruchsicher verschlossen. Was kann er tun, damit er nicht ertrinkt? Er zieht den Stöpsel aus der Badewanne.

Lösung: Er zieht den Stöpsel aus der Badewanne.


Lösungen Englisch-Tipps

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