Mehr Produktivität im Büro

Grüezi

Die Unfähigkeit, „Nein“ zu sagen und Versprechungen, gehören zu den grössten Zeitdieben im Arbeitsalltag. Da können Sie noch so viel planen, sich noch so viel vornehmen – Ihre Planung wird hinfällig, wenn Sie nicht „Nein“ sagen können.
Wer sich immer und sofort um die Anliegen und Bedürfnisse anderer kümmert, weil er niemanden enttäuschen will, kommt nicht mehr zu seinen eigenen Arbeiten und schadet sich und letztendlich auch der eigenen Firma.
Aber sehen wir es positiv: Wenn Sie Probleme mit dem „Nein“ sagen haben, besitzen Sie eine grosse, bisher ungenutzte Zeitreserve. Zapfen Sie diese an und versuchen Sie, unsere Tipps im Hauptartikel in die Tat umzusetzen.

Ihr

Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Gewinnen Sie Zeit, indem Sie öfter mal „Nein“ sagen
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende: False friends
• E-Mail an Gruppen mit anonymen Empfängern
• Kurs E-Mail-Management
• Fund und Fundunterschlagung
• Rätsel der Woche

Sprüche der Woche:

„Versprechen Sie wenig, aber halten Sie Ihre Versprechungen, denn Versprechungen machen uns schuldig.“
Herbert Cassons, Gründer der Efficiency Bewegung

„Diplomatie meint die Fähigkeit, auf so taktvolle Weise nein zu sagen, dass alle Welt glaubt, man hätte ja gesagt.“
Robert Anthony Eden, britischer Politiker (1897 - 1977)

„Die Fähigkeit, "Nein" zu sagen, ist die Geburt der Individualität.“
René Arpad Spitz (1887-1974), österreichischer Psychoanalytiker

Cartoon der Woche:

Gewinnen Sie Zeit, indem Sie öfter mal „Nein“ sagen

Fällt es Ihnen schwer „Nein“ zu sagen, auch dann, wenn Sie unter Zeitdruck stehen?
Fühlen Sie sich ab und zu ausgenützt, wenn Sie eine unangenehme Arbeit ausführen müssen, die nicht einmal in Ihren Aufgabenbereich fällt?
Werden Ihnen oft unter dem Deckmantel der Dringlichkeit Aufgaben aufgebürdet, die sich im Nachhinein als gar nicht so wichtig herausstellen?
Falls einige dieser Aussagen zutreffen, sollten Sie öfter mal „Nein“ sagen. Befolgen Sie die nachfolgenden Tipps und es wird Ihnen leichter fallen, „Nein“ zu sagen:
Oft sagen wir vorschnell „Ja“ zu einer Arbeit, weil wir uns schlicht und einfach überrumpeln lassen. Anliegen und Bitten werden ja meist ganz schnell mal zwischendurch an uns herangetragen und bevor wir uns versehen, haben wir zu etwas „Ja“ gesagt, das uns dann Stunden kostet.
Strategie: Antworten Sie nie sofort! Verlangen Sie Bedenkzeit! Überlegen Sie Folgendes:

• Wie viel Zeit, Kraft, Energie und Lust habe ich für diese Aufgabe?
• Was muss eventuell für diese Arbeit zurückstehen oder welche wichtigen eigenen Aufgaben leiden unter dieser neuen Aufgabe?
• Wer ist es, der mich da um einen Gefallen bittet (persönliches und organisatorisches Verhältnis / Vergangenheit und Zukunft)?
• Ist die Aufgabe wirklich wichtig oder nur einfach dringend?
• Machen Sie sich klar, welchen Preis Sie bezahlen, wenn Sie „Ja“ sagen.

Falls Sie unsicher sind und nicht sofort entscheiden können oder wollen, bitten Sie ruhig um Bedenkzeit. Antworten Sie zum Beispiel:

• Ich muss darüber einen Moment nachdenken. Ich komme in 10 Minuten zu dir und gebe dir Bescheid.
• Das kann ich im Moment nicht sagen, da muss ich erst meine Termine überprüfen. Rufen Sie doch in einer halben Stunde wieder an, dann weiss ich mehr.
• Um das zu entscheiden, muss ich mehr wissen. Schicken Sie mir doch einfach die Unterlagen zu, damit ich diese prüfen kann.
• Ich muss das zuerst mit X besprechen – ich rufe Sie in der nächsten halben Stunde an.

Mit diesen Antworten gewinnen Sie Zeit, um darüber nachzudenken, ob Sie „Ja“ oder „Nein“ sagen wollen. Und wenn Sie sich dafür entscheiden, „Nein“ zu sagen, ist die Art, wie Sie Ihr „Nein“ vortragen, wichtig.
Lehnen Sie die Aufgabe unmissverständlich, aber höflich ab. Hier einige Beispiele, wie Sie das machen könnten:

• Schieben Sie Ihre Absage nicht auf die lange Bank.
• Zeigen Sie Interesse für das Anliegen des Anderen.
• Formulieren Sie eine eindeutige Absage und reden Sie nicht um den Brei herum.
  Schlecht: „Ich will Ihnen zuvor erläutern...“ oder „Lassen Sie mich sagen, dass...“
  Besser: „Wir haben folgendes Problem, und zwar...“ oder „Ich kann Ihnen leider nicht helfen, aber lassen Sie uns gemeinsam überlegen, wie wir mit dieser Aufgabe umgehen.“
• Vermeiden Sie Formulierungen, die überheblich wirken, wie:
  “Sie wissen sicher, dass...“
  “Ich brauche Ihnen ja wohl nicht weiter zu erklären, dass...
• Begründen Sie Ihre Absage. Z.B. „Es tut mir Leid, das geht heute nicht – ich muss heute noch etwas dringend besorgen.“ Oder „– ich muss diese Arbeit noch unbedingt heute erledigen.“
• Zeigen Sie Alternativen auf. Z.B. 
  „Ist nicht Herr Meier der Experte auf diesem Gebiet?“ oder
  „Bis morgen Abend bin ich voll ausgebucht, ab Donnerstag helfe ich Ihnen gerne“.
  Oder, falls der Chef wieder einmal alles auf einmal will:
  „Diese Arbeit muss bis Ende Woche fertig sein, entscheiden Sie, welche Aufgabe warten kann“.

Nun gibt es die Arbeitskollegen oder Chefs, die es einem oft nicht einfach machen, „Nein“ zu sagen. Sie wenden Strategien wie Überrumpelung, Druck, Schmeicheleien, Mitleidstour und anderes an, um ihr Anliegen durchzubringen.
Hier hilft nur eines: Erkennen Sie die Strategie und sprechen Sie diese freundlich aber deutlich an, wie z.B.:

• Ich fühle mich im Moment überrumpelt, weil du von mir unter Zeitdruck eine Entscheidung möchtest. Gib mir zehn Minuten und ich gebe dir Bescheid.
• Ich kann verstehen, dass du in Schwierigkeiten kommst, wenn ich jetzt „Nein“ sage. Ich möchte mir aber deswegen von dir keine Schuldgefühle machen lassen.
• Ihr Lob freut mich natürlich sehr und trotzdem kann ich diese Aufgabe heute nicht mehr erledigen.
• Du möchtest mich jetzt offenbar mit allen Mitteln dazu bringen, dass ich "Ja" sage - tut mir wirklich leid, aber das zieht dieses Mal nicht.
• Ihnen scheint es sehr wichtig zu sein, mich umzustimmen. Aber leider kann ich nur noch einmal wiederholen, dass es heute nicht geht.

Zusammenfassung:

1. Analysieren Sie die Situation und/oder verlangen Sie Bedenkzeit.
2. Machen Sie sich klar, welchen Preis Sie bezahlen, wenn Sie „Ja“ sagen.
3. Erlauben Sie sich „Nein“ zu sagen.
4. Lernen Sie auf sanfte Art „Nein“ zu sagen.
   - Das „Nein“ begründen
   - Verständnis zeigen
   - Bedanken für das Vertrauen
   - Manchmal reicht auch ein teilweises „Nein“
   - Alternativen oder Gegenangebot

Und hier haben wir noch einen spannenden Denkanstoss zum Schluss:
Grundsätzlich fällt es vielen Menschen schwer, eine Bitte oder ein Anliegen abzulehnen. Das kann ganz unterschiedliche Gründe haben. Wie zum Beispiel: Die Angst, abgelehnt und nicht mehr gemocht zu werden oder die Angst vor Konsequenzen oder man will nicht egoistisch oder herzlos wirken oder die Angst, etwas zu versäumen.

Wenn Sie Klarheit haben, was es Ihnen ganz persönlich schwer macht,  „Nein“ zu sagen, dann hilft Ihnen das, diese Ängste und Bedenken zu überwinden. Finden Sie deshalb heraus, warum es Ihnen so schwer fällt, "Nein" zu sagen!

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende: False friends

False friends - das sind englische Wörter, die deutschen Begriffen ähnlich klingen, aber etwas völlig anderes bedeuten:

Outlook: E-Mail an Gruppen mit anonymen Empfängern

Sie möchten gerne eine Gruppe von Kollegen, Geschäftspartner oder Freunde über etwas informieren, z.B., dass Sie die Stelle wechseln oder über Ihre neue Adresse.
Wenn Sie nun alle Adressen in das Feld An… schreiben, ist das problematisch, denn alle Empfänger sehen alle Empfänger-Adressen. Sie verletzen damit die Privatsphäre, vor allem dann, wenn sich die einzelnen Empfänger nicht kennen.
Aus diesem Dilemma befreit Sie die Funktion Bcc… (Blind Carbon Copy). Wenn Sie ein E-Mail an eine Gruppe senden und die Empfänger-Adressen in das Feld Bcc… eintragen, sehen die einzelnen Mitglieder der Gruppe nur Ihre und die eigene Adresse.
Das Feld Bcc… können Sie wie folgt aktivieren:

• Öffnen Sie ein neues E-Mail und wählen Sie das Menu Ansicht, wo Sie die Auswahl Bcc-Feld anklicken.

• Nun erscheint im E-Mail-Formular unter Cc… das Feld Bcc… Wenn Sie in diesem Feld einen E-Mail-Empfänger eingeben, so bleibt dieser anonym, das heisst, die Empfänger unter An… und Cc… sehen nicht, dass Sie das E-Mail als Kopie auch noch an weitere Empfänger gesendet haben.
• In der Empfängeradresse An… geben Sie nun Ihre eigene E-Mail-Adresse ein.
• Das Feld Cc… lassen Sie leer.
• Im Feld Bcc… geben Sie alle E-Mail-Adressen der Empfänger ein oder eine Verteilerliste.
• Senden Sie das E-Mail.

Die Zeile Bcc… wird auch in weiteren E-Mails eingeblendet und zwar solange, bis Sie die Funktion wieder ausschalten.

Kurs E-Mail-Management

Wie man mit E-Mails effektiv und effizient umgeht, erfahren Sie in einem Tages-Seminar am 8. Juni 2006. Mehr darüber und noch viele andere interessante Kurse finden Sie bei unserem Schulungspartner www.sfw.ch Forum für Weiterbildung des Kaufmännischen Verbandes.

Recht: Fund und Fundunterschlagung

Ein Fund sollte stets der Polizei angezeigt werden oder falls sich der Fund in einem Gebäude oder am Arbeitsplatz zugetragen hat, dem Hausherrn oder Aufsichtspersonal ausgehändigt werden. Andernfalls läuft der Finder Gefahr, wegen Fundunterschlagung angezeigt zu werden.
Kann der Eigentümer innerhalb von 5 Jahren nicht ausgemacht werden, so erwirbt der Finder das Eigentum an der Fundsache. In dieser Zeit muss der Fund angemessen aufbewahrt werden.

Kann der Eigentümer innerhalb der 5 Jahre ausgemacht werden, so kann der Finder Finderlohn beanspruchen.

Die Rubrik „Recht“ wird betreut durch die Rechtsanwälte der www.aarejura.ch

 

Rätsel der Woche:Teller in der Verwandtschaft

Am Mittagstisch sitzen ein Grossvater, eine Grossmutter, zwei Väter, zwei Mütter, vier Kinder, drei Enkel, ein Bruder, zwei Schwestern, zwei Söhne, zwei Töchter, ein Schwiegervater, eine Schwiegermutter und eine Schwiegertochter.
Wie viele Teller werden mindestens benötigt?

Lösung: Drei Töchter
Als der Vater in die Küche kommt, sind darin gerade seine 3 Töchter lautstark am Streiten, wer denn klammheimlich das letzte Stück Nusstorte gegessen hat.
Adele zeigt auf ihre Schwester Anni und sagt: "Du warst das!" Darauf macht Anni ein unschuldiges Gesicht und meint: "Aber nein, ich bin es nicht gewesen!" Hilda zuckt nur die Schultern "Also ich war's ja ganz bestimmt nicht!" Der Vater verlässt lächelnd die Küche, er hat gesehen wer es war und weiss deshalb, dass nur eine die Wahrheit gesagt hat. Wer hat das Stück Kuchen gegessen?
Angenommen, Adele hätte den Kuchen gegessen, dann wäre Adeles Aussage falsch, Annis und Hildas Aussage richtig.
Angenommen, Anni hätte den Kuchen gegessen, dann wäre Annis Aussage falsch, die von Adele und Hilda hingegen richtig.

Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500 Solothurn
Telefon: 032 621 76 33 / E-Mail: info@mehrleisten.ch

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