Mehr Produktivität im Büro


Grüezi [Vorname_Name]

Ihr Tagesplan ist randvoll, Termine hier, Besprechungen dort, zwei bis drei wichtige und etliche unwichtige Telefonate, Mails checken, den Quartalsbericht verfassen, den Urlaub buchen… Und im Hinterkopf befassen Sie sich mit Ihren beiden wirklich wichtigen Projekten: „Eigentlich müsste ich mich vor allem darum kümmern.“

Wie Sie aus diesem Teufelskreis raus kommen, erfahren Sie in unserem Hauptbeitrag.

Ihr
Willy Knüsel





Lesen Sie heute:




Sprüche der Woche:

Man kann alles richtig machen und das Wichtigste versäumen.
Alfred Andersch

Wichtige Dinge nur halb zu tun, ist nahezu wertlos; denn meistens ist es die andere Hälfte die zählt.
Oesch

Es gibt Wichtigeres im Leben, als beständig dessen Geschwindigkeit zu erhöhen.
Mahatma Gandhi

Wichtig tut der Wicht, doch Wichtiges tut er nicht.
Sprichwort

Wichtigtuer erzeugen Wirbel, aber keine Strömung.
Aus Island

Die ärgsten Feinde der Hauptsache sind die wichtigen Nebensachen.
Friedrich von Bodelschwingh



Cartoon der Woche:






Mehr leisten mit einem 6-Stunden-Tag

Kennen Sie das Pareto-Prinzip? Es besagt, dass ein relativ kleiner Anteil von Tätigkeiten einen bedeutenden Einfluss auf das Gesamtergebnis ausübt. In Zahlen ausgedrückt: 20% Ihres Zeiteinsatzes bewirken 80% des Ergebnisses.

Konkret bedeutet das: Ich müsste eigentlich täglich nur 2 Stunden arbeiten und würde fast gleich viel erreichen, wie mein Kollege, der 10 Stunden bügelt.

So sehr wir auch wissen, dass wir uns auf das Wesentliche konzentrieren sollten, so schwer ist es offenbar, entsprechend zu handeln - also uns das Unwesentliche vom Hals zu schaffen. Oder kennen Sie jemanden, der das wirklich konsequent tut?

Wahrscheinlich ist die Tendenz, mehr zu machen, als man gut schaffen kann, und seine Zeit oft auch Unwesentlichem zu widmen, allzu menschlich. Mir passiert das quasi jede Woche: Eine kleine neue Aufgabe bietet sich als anregende Herausforderung an. Bei der Recherche im Internet stosse ich auf eine interessante Seite, die mich neugierig macht. Die freundliche Bitte eines Freundes möchte ich gerne erfüllen. Es ist doch schön, flexibel auf die Angebote der Welt eingehen zu können.

Es ist jedoch möglich, weniger zu arbeiten und mehr zu leisten. Hier einfache Methoden oder Fragestellungen, die Ihnen dabei helfen:

  • Machen Sie zuerst eine pingelige Analyse Ihrer Arbeit: Was sind meine Routinetätigkeiten; Was sind meine Projekte; Was sind meine aktuellen einmaligen Aufgaben und Tätigkeiten; Wie viel Zeit verbringe ich an Sitzungen; Wie viel Zeit benötige ich für die E-Mail-Bearbeitung; Wie viel Zeit kosten mich Störungen
  • Fragen Sie sich jetzt: Wenn ich einen Herzinfarkt hätte und danach nur zwei Stunden am Tag arbeiten könnte, was würde ich machen?
  • Oder, wenn Ihnen jemand eine Pistole an den Kopf hielte und Sie müssten 80% aller zeitraubenden Aktivitäten aufgeben, welche wären das?
  • Eliminieren Sie nun alle Tätigkeiten, die nichts bringen oder nur Wünsche sind, für die Sie eh keine Zeit haben.
  • Fragen Sie sich von nun an mindestens drei Mal am Tag zu festgelegten Zeiten: Bin ich gerade produktiv oder nur aktiv? Erfinde ich Aufgaben, um wichtigen Dingen aus dem Weg zu gehen?
  • Stellen Sie sich bei jeder Tätigkeit die Frage: Wenn ich jetzt nur noch eine Aufgabe erledigen könnten bevor Sie in die Ferien abreisen, würde ich gerade das tun oder etwas anderes.

Zum Schluss noch dieser Spruch: Prioritäten setzen heisst:
Auswählen was liegen bleiben soll.

Kurshinweis: Mit PEP an die Arbeit
Weniger Stress, dafür mehr Übersicht und Gelassenheit. In diesem Kurs erfahren Sie, wie Sie Ihre Arbeit leichter meistern und mehr Zeit für Wichtiges finden.

Der kaufmännische Verband führt am 20. Mai 2008 diesen Kurs mit Willy Knüsel als Kursleiter durch. Nähere Informationen erfahren Sie hier

http://www.sfw.ch/80/Seminare/Administration.html




E-Mail-Kommunikation: Was Ihre Attachments so alles verraten können...

Das Internet hat die Kommunikation zweifelsohne beschleunigt: Wurden beispiels-weise Verträge früher per Post hin- und hergeschickt , bis sie vollständig und unter-zeichnungsbereit waren, geschieht dies heute per E-Mail: Der Vertragsentwurf wird als Word-Dokument dem Mail angehängt, jede Partei trägt ihre Inputs direkt in elektronischer Form ein, und schon nach Stunden ist das Dokument zum Ausdruck und zur Unterschrift bereit.

Die wenigsten Mail-User sind sich bewusst, wie viel sie dabei über sich verraten. Versierte Anwender der jeweiligen Software können aus Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumenten so einiges herauslesen. So verraten beispielsweise mehrere Tabulatoren hintereinander oder Leerzeilen zwischen Absätzen den wenig bewanderten Word-Anwender. Im Korrekturmodus angebrachte Änderungen zeigen, zu welcher Uhrzeit (manchmal auch Unzeit) ein Dokument weiterentwickelt wurde, oder wie man sich als User auf seinem Heimcomputer nennt. Unter Datei / Eigenschaften lässt sich ausserdem erkennen, wer ein Dokument wann ursprünglich erstellt hat und wie lange die letzte Person daran gearbeitet hat.

Vergessene Korrekturen und Kommentare lassen tief blicken

Im geschäftlichen Verkehr innerhalb Ihrer Unternehmung sind solche «Enthüllungen» wahrscheinlich problemlos. Anders jedoch sieht es in der Kommunikation mit Stakeholdern wie (potenziellen) Kunden oder Medien(schaffenden) aus. Was, wenn der Empfänger in der Offerte noch alte Korrekturen sichtbar machen kann und dort liest, dass der Verkaufsleiter eine Zahl zweimal nach oben korrigiert oder im Preis enthaltene Dienstleistungen gelöscht hat? Oder die Journalistin alte Kommentare findet, wo jemand «würde ich so nicht schreiben – ist politisch heikel!» eingetragen hat?

Um solche und andere Peinlichkeiten zu verhindern, gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Senden Sie wenn möglich pdf-Dokumente statt doc-, xls-, ppt- oder andere Original-Dokumente.
  • Speichern Sie Dokumente, die Sie als Originale versenden müssen, vor dem Versenden unter einem neuen Namen ab. Suchen Sie gezielt nach Korrekturen und Kommentaren (auch wenn Sie auf den ersten Blick keine sehen) und löschen Sie diese.
  • Seit Januar 2004 stellt Microsoft ein Tool bereit (nur auf englisch verfügbar), welches bei den 2002er (XP) - und 2003er-Versionen von Excel, PowerPoint und Word automatisch die Metadaten entfernt. Nach erfolgreicher Installation, wird durch Aufruf der Funktion "Remove hidden data" ein neues Dokument ohne Metadaten erstellt. Diese Funktion sollte jedoch erst kurz vor der Veröffentlichung durchgeführt werden, da Office diese versteckten Funktionen bis zur finalen Version nutzt.

Möchten Sie zu diesem Thema detaillierte Informationen, so können Sie unter info@km-ag.ch einen kurzen Leitfaden bestellen.

Die Rubrik „Kommunikation“ wird verfasst durch Kommunikationsexpertin: Myriam Holzner, Kürze&Würze GmbH, Bern, www.kuerzeundwuerze.ch holzner@kuerzeundwuerze.ch




Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.


1.

She doesn’t know what for a difficult task she has before her.

2.

When the man said me that he had lost his money and needed the taxi fare to get home, I made the mistake of believing him.

3.

I stayed working until I finished the job.

4.

I tried to persuade my wife to go to see a film of Walt Disney.

5.

The ticket agent controls each person’s ticket as he passes through the gate.

6.

That what some politicians say to get votes is amazing.




Outlook: Unformatierten Text in Notizbereich einfügen

Wenn Sie im Notizfeld Ihrer Kontakte Informationen aus anderen Quellen hineinkopieren, so übernimmt Outlook die Formatierung der Informationsquelle.

So wirken die Anmerkungen im Notizfeld natürlich uneinheitlich.

Um das zu verhindern, müssen Sie nur dafür sorgen, dass die Anmerkungen als unformatierter Text eingefügt werden. Das erreichen Sie folgendermaßen:

  1. Kopieren Sie den gewünschten Text wie gewohnt zum Beispiel von der Internetseite, aus einem Word-Dokument oder aus einer anderen Quelle.
  2. Öffnen Sie den Outlook-Kontakt, dem Sie die Anmerkung hinzufügen wollen, und setzen Sie den Cursor in das Feld für Notizen.
  3. Wählen Sie in Outlook das Menü Bearbeiten / Inhalte einfügen.
  4. Markieren Sie in der angezeigten Liste den Eintrag Text und bestätigen Sie die Auswahl mit OK.

Outlook fügt den Text daraufhin in der Standard-Schriftart ein, - meist ist das Arial. So erhalten Sie in allen Kontakten einheitliche Anmerkungen.

Kurshinweis: E-Mail-Flut – kein Problem
Der kaufmännische Verband führt am 6. Mai 2008 diesen Kurs mit Willy Knüsel als Kursleiter durch. Nähere Informationen erfahren Sie hier

http://www.sfw.ch/80/Seminare/Administration.html





Rätsel: Farblos, schwerelos, ratlos?

Es hat keine Farbe, trotzdem kann man es sehen. Es wiegt nichts, aber jeder Gegenstand wird damit leichter. Was ist das?

Lösung: Bitte keine Schimpfworte!

Welches Schimpfwort ergibt sich, wenn sich ein Uhu im Sand versteckt? Sauhund

Lösung: Sauhund


Lösungen Englisch-Tipps

1.

She doesn’t know what for a difficult task she has before her.

«what for» gibt es im Englischen nicht.

2.

When the man told me that he had lost his money and needed the taxi fare to get home, I made the mistake of believing him.

«say me» kann man nicht sagen. Möglich, aber viel zu umständlich «say to me», deshalb «tell me».

3.

I kept working until I finished the job.

«to stay» = bleiben (he stays in his room)
Bleiben, im Sinne von weiterhin bei einer Sache bleiben übersetzt man mit «to keep» oder «to continue».

4.

I tried to persuade my wife to go to see a film by Walt Disney.

Die Präposition «von» mit der Bedeutung: gemacht von, geschrieben von heisst im Englischen «by».

5.

The ticket agent checks each person’s ticket as he passes through the gate.

«Kontrollieren» sollte man nicht mit «to control», sondern mit «to check» übersetzen.
«to controll» hat mehr den Sinn von: lenken, steuern, beherrschen.

6.

That What some politicians say to get votes is amazing.

«that what» gibt es im Englischen nicht.



Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500 Solothurn
Telefon: 032 622 56 56 / E-Mail: info@mehrleisten.ch

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