Mehr Produktivität im Büro


Grüezi

Ein Spaziergänger geht durch den Wald und begegnet einem Waldarbeiter, der hastig und mühselig damit beschäftigt ist, einen gefällten Baum in Stücke zu zersägen. Der Spaziergänger tritt näher heran, um zu sehen, warum der Holzfäller sich so abmüht, und sagt dann. „Entschuldigen Sie, aber mir ist aufgefallen: Ihre Säge ist ja total stumpf! Wollen Sie sie nicht einmal schärfen?“ Darauf stöhnt der Waldarbeiter erschöpft auf: „Dafür habe ich wirklich keine Zeit – ich muss diesen Baumstamm bis zum Abend zersägen!“
Dieser Waldarbeiter hat unseren Artikel über Prioritäten setzten offensichtlich nicht gelesen. Und Sie ...?

Willy Knüsel





Lesen Sie heute:


 

Sprüche der Woche:

„Alles auf einmal tun wollen zerstört alles auf einmal.“
Georg Christoph Lichtenberg, deutscher Physiker (1742 - 1799)

„Ich jage niemals zwei Hasen auf einmal.“
Otto von Bismarck, deutscher Politiker (1815 - 1898)

Cartoon der Woche:






Wie Sie mit Prioritäten setzen effektiver werden

Um seine Ziele zu erreichen, ist es enorm wichtig, Prioritäten zu setzen und danach zu handeln. Nur zu oft wird aber das Aufschieben von Aufgaben damit entschuldigt, dass man Prioritäten setzen müsse. Und gerade das ist mit Prioritäten setzen nicht gemeint. Weiter meinen viele Manager oder Sachbearbeiter, sie setzten Prioritäten, wenn Sie dringende Arbeiten erledigen. Auch das hat mit Prioritäten setzen nicht viel zu tun. Denn Sie handeln reaktiv und nicht proaktiv.
Und genau das heisst es: Prioritäten setzen heisst, proaktiv wichtige Aufgaben anzugehen. Aber wie erkennen Sie, welche wichtig sind und welche nur dringend?
Um in der Lage zu sein, Prioritäten zu setzen, müssen Sie wissen, welche Ziele Ihr Unternehmen verfolgt und welche Hauptprozesse in Ihrem Job dazu beitragen, diese Ziele zu erreichen. Sind Sie z.B. Verkäufer, so sind Ihre Hauptprozesse die Akquisition von Neukunden und die aktive Betreuung von Kunden. Wenn Ihnen das klar ist, dann erledigen Sie als Verkäufer nicht tagelang Bürokram, nur weil Sie im Moment keine Lust haben, aktiv am Markt zu agieren.
Das Prioritäten-Prinzip unterscheidet also zwischen wichtig und dringend, und  wichtig sind Aufgaben, die Sie Ihren Zielen näher bringen. Wichtige Aufgaben sind deshalb ergebnisorientiert und erzielen Wirkung.

Ein einfaches, aber sehr hilfreiches Mittel, Aufgaben zu klassieren, ist das Eisenhower-Prinzip. Der US-General und spätere Präsident Dwight D. Eisenhower unterteilte alle Aufgaben in „wichtig“ oder „nicht wichtig“ und „dringend“ oder „nicht dringend“, um mit seinen Mitarbeitern Aktivitäten und Prioritäten festzulegen.

Die folgende Grafik veranschaulicht das Eisenhower-Prinzip:
Grafik

Die Vorteile des Eisenhower-Prinzips:

  • Sie haben ein klares und einfaches Entscheidungsprinzip für Ihre Aufgaben- und Zeitplanung
  • Sie entkommen der „dringend“ Falle
  • Es hilft Ihnen, Prioritäten zu setzen und entsprechend zu handeln


Tappen Sie nicht in die „dringend“-Falle!
Passiert Ihnen das auch? Sie erledigen Arbeiten und Aufgaben sofort, welche interne oder externe Kollegen als dringend, eilig oder als Notfall tituliert haben – und bei näherer Betrachtung entpuppen sie sich als unwichtig oder delegierbar und oft nicht einmal als dringend.
Also was tun in einer solchen Situation? Sagen Sie, dass Sie selber an einer wichtigen Arbeit seien und fragen Sie nach, wie wichtig die „dringende“ Aufgabe sei und wer anders diese Arbeit auch tun könnte (Was passiert, falls die Aufgabe nicht sofort erledigt wird?).
Sagen Sie auf jeden Fall nein zur sofortigen Erledigung, wenn die Aufgabe nicht wichtig ist. Machen Sie aber einen Vorschlag, wer sonst die Arbeit erledigen könnte oder dass Sie die Aufgabe bis beispielsweise morgen Abend ausführen könnten.





Englisch-Tipps für deutsch Sprechende: False friends

False friends - das sind englische Wörter, die deutschen Begriffen ähnlich klingen, aber etwas völlig anderes bedeuten:

False friend Richtig Beispiel
landen land (anlegen, landen) end up After four months at the reception I ended up in the marketing department.
Revision revision (Überarbeitung) appeal We absolutely must lodge an appeal.
selbstbewusst self-conscious (unsicher) self-confident She seemed very self-confident during the meeting.
Silikon silicon (Silizium) silicone Our company produces silicone.
transpirieren transpire
(passieren, sich ergeben)		 perspire He perspired noticeably during the presentation.
überschlafen oversleep (verschlafen) sleep on sth. I’d like to sleep on it.



 

Outlook: Deaktivieren Sie die Benachrichtigung über neue E-Mails

Schalten Sie die Benachrichtigung über neu eingetroffene E-Mails ab. Sie werden dadurch nur abgelenkt oder sogar dazu motiviert, eine wichtige Arbeit zu unterbrechen oder noch schlimmer, diese zu verschieben. Auch wenn Sie nur kurz ins E-Mail schauen, verlieren Sie Ihre Konzentration. Sie werden nach jeder Unterbrechung, auch wenn sie nur einige Sekunden dauert, wieder einige Minuten brauchen, um sich wieder voll konzentrieren zu können (Untersuchungen haben gezeigt, dass es nach Unterbrechungen bis zu 20 Minuten dauern kann, bis wieder die volle Konzentration da ist).
So deaktivieren Sie die visuelle und akustische Benachrichtigung über neue E-Mails:

  1. Wählen Sie Extras / Optionen
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einstellungen auf E-Mail-Optionen
  3. Weiter auf Erweiterte E-Mail-Optionen
  4. Entfernen Sie dort alle Haken in der Rubrik „Beim Eintreffen neuer Elemente im Posteingang“


 

Recht: Wann ist ein Arztzeugnis notwendig?

Ein Arztzeugnis ist grundsätzlich nur bei entsprechender vertraglicher Regelung beizubringen. Eine Vorlage des Arztzeugnisses ist aber grundsätzlich ratsam, denn der Arbeitnehmer ist für seine Erkrankung beweispflichtig, weshalb der Arbeitgeber bei fehlendem Beweisantritt von seiner Lohnfortzahlungspflicht befreit wäre. Nur, wenn ein Arztzeugnis erst ab einem bestimmten Tag – in der Regel ab dem dritten Tag der Fehlzeit – vorgeschrieben ist, obliegt es dem Arbeitgeber, die Arbeitsunfähigkeit an den ersten beiden Tagen zu widerlegen.

Wann kann der Arbeitgeber einen Vertrauensarzt beiziehen?

Der Arbeitgeber kann auf eigene Kosten bei länger dauernden Krankheiten oder wenn er aufgrund objektiver Anhaltspunkte den begründeten Verdacht hat, ihm liege ein blosses Gefälligkeitszeugnis vor, eine Untersuchung durch den Vertrauensarzt des Betriebes verlangen. Weigert sich der Arbeitnehmer, diese zusätzliche Untersuchung über sich ergehen zu lassen, ist der Arbeitgeber von seiner Lohnfortzahlungspflicht befreit.

Die Rubrik „Recht“ wird betreut durch die Rechtsanwälte der www.aarejura.ch

 



Rätsel der Woche:Farbige Krawatten

Herr Blau, Herr Rot und Herr Grün treffen sich im Lift. Alle drei haben sich eine schöne farbige Krawatte umgebunden. Frau Weiss die sich auch im Lift befindet schaut sich die Herren an und meint dann: "Das ist ja lustig, haben Sie mal Ihre Krawatten angeschaut? Eine blaue, eine rote und eine grüne".
"Ja witzig", meint da der Herr mit der grünen Krawatte, "aber keiner trägt die Krawatte die zu seinem Namen passt." "In der Tat", meint da Herr Rot, "wirklich lustig".
Wer trägt nun welche Krawatte?


Lösung: Weinflaschen
Was ist an folgender Zahlenreihe besonderes? 8 3 1 5 9 0 6 7 4 2
Die Zahlen sind alphabetisch geordnet: acht, drei eins ...



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