Mehr Produktivität im Büro

Grüezi [Vorname_Name]

«Als sie ihr Ziel aus den Augen verloren, verdoppelten Sie ihre Anstrengungen». Dieser Spruch von Mark Twain sagt schon alles. Wer keine Ziele hat ist nicht effektiv und befindet sich sehr schnell im Hamsterrad des Alltags.

Wie Sie Eisberge auf dem Weg zu Ihren Zielen umschiffen, erfahren Sie in unserem Hauptbeitrag.

Ihr
Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Strategien, mit denen Sie Ziele erreichen
• E-Mail-Kommunikation: RE: AW: RE: AW: RE: AW: nur kurz
• Verbessern Sie Ihre Kommunikation
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende
• Outlook: Schnelle Notiz im Posteingang
• Rätsel: Bitte keine Schimpfworte!

Sprüche der Woche:

Grosse Seelen haben Ziele, kleine haben Wünsche.
Irving Washington

Das Geheimnis des Erfolges ist die Beständigkeit des Zieles.
Benjamin Disraeli

Kleine Ziele sind besser als keine Ziele.
Oskar Stock

Der Intellekt hat ein scharfes Auge für Methoden und Werkzeuge, aber er ist blind gegen Ziele und Werte.
Albert Einstein

Wer seine Ziele nicht an den Sternen festmacht, kommt nicht mal auf den Kirchturm.
Patrick Swayze, amerikanischer Schauspieler

Perfektion der Mittel und Konfusion der Ziele kennzeichnen meiner Ansicht nach unsere Zeit.
Albert Einstein

Cartoon der Woche:

Strategien, mit denen Sie Ziele erreichen

Hürden zwischen uns und unseren Zielen sind unvermeidlich – aber nicht immer so feindlich, wie wir Sie empfinden. Denn ohne die Lerneffekte und Erfolge, die auf dem Weg zu Zielen errungen werden, wäre unser Leben deutlich ärmer!

Hier fünf erfolgreiche Strategien, wie Sie Hindernisse überwinden:

1. Das Ziel überprüfen

Sie haben sich ein Ziel gesetzt, gehen es aber bei jedem Versuch immer wieder nur halbherzig an? Sehen Sie das als möglichen Hinweis darauf, dass mit dem Ziel oder dem beabsichtigten Weg dorthin etwas nicht stimmt!

Beispiel: Im Rahmen einer Karriereberatung schilderte eine Mitarbeiterin dem Coach, dass sie sich seit zwei Jahren mit dem Gedanken trage, einmal in einem anderen Unternehmen zu arbeiten, um weiterzukommen. Die nur gelegentlich und halbherzig ausgesandten Bewerbungen waren jedoch erfolglos geblieben. Das Gespräch brachte ein überraschendes Resultat: Eigentlich fühlte sich die Mitarbeiterin in ihrem Unternehmen sehr wohl und wollte gar nicht kündigen. Sie hatte nur das Gefühl, es wäre jetzt mal an der Zeit, etwas zu verändern. Nachdem das ausgesprochen war, stieg die Mitarbeiterin sehr schnell zur Filialleiterin auf.

2. Die Denkweise variieren

Albert Einstein sagte, dass wir ein Problem nicht mit denselben Denkweisen lösen können, die bereits zum Problem geführt hatten. Das heisst: Versuchen Sie, Abstand zwischen sich und das Problem zu bringen, und betrachten Sie es aus möglichst vielen neuen Perspektiven.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie wären ein unabhängiger Experte, der um Rat gebeten wird: Was würden Sie jemand anderem empfehlen? Das wird Ihnen leichter fallen, wenn Sie auch die Umgebung wechseln: Machen Sie einen Spaziergang oder gehen Sie in ein Café – dort werden Ihre Ideen freier fliessen als im Büro, wo die Hektik vorherrscht.

Bitten Sie zudem Freunde oder Kollegen um deren Ideen und Vorschläge. Ein kurzer frischer Blick von aussen kann Ihnen tagelanges Grübeln ersparen!

3. Kleine Schritte führen zu grossen Zielen

Was wollen Sie tun, um Ihren Zielen in den nächsten Wochen näher zu kommen? Die kurze Sicht lohnt sich auch bei grossen Zielen, die vielleicht nur in mehreren kleinen Schritten zu erreichen sind. Denn so richten Sie Ihre Gedanken auf das, was Sie in nächster Zeit konkret unternehmen möchten.

4. Hindernisse umgehen, statt dagegen anzustürmen

Versteifen Sie sich nicht auf eine einzige Lösung, wenn Sie feststellen, dass sie nicht funktioniert. Gehen Sie um hohe Hindernisse herum, anstatt – Kräfte zehrend – immer wieder vergeblich Anlauf zu nehmen, um sie zu überspringen.

Beispiel: Sie möchten sich generell etwas mehr bewegen und nehmen sich deshalb vor, vor der Arbeit öfter schwimmen zu gehen. Doch das frühere Aufstehen bereitet Ihnen immer wieder Probleme. Lösung: Machen Sie einfach etwas ganz anderes, beispielsweise längere Wege zu Fuss nach der Arbeit.

5. Das richtige Timing finden

Manche Lösungen scheinen nur deshalb schwierig, weil einfach der Zeitpunkt nicht der richtige ist. Wenn Sie also mit einer Entscheidung oder Aufgabe absolut nicht weiterkommen, lassen Sie sie doch – wenn möglich – eine Weile ruhen. Manchmal ergeben sich mit der Zeit Alternativwege, an die Sie zuvor niemals gedacht hätten.

E-Mail-Kommunikation: RE: AW: RE: AW: RE: AW: nur kurz

Ein E-Mail ist schnell getippt – insbesondere, wenn man beruflich den ganzen Tag am Bildschirm sitzt. Wohl deshalb werden immer mehr Dinge per E-Mail diskutiert.

Dies führt häufig zu eigentlichem «E-Mail-Pingpong»: Ein Mail wird per Mail beantwortet und dabei eine Folgefrage gestellt. Die Absenderin des ersten Mails antwortet wiederum per Mail, und da beide dies jeweils mit dem Befehl «Antworten» machen, hängt das Mail-Programm je nach Sprachversion jeweils ein «AW» oder ein «RE» vorne ans Betreff. Gleichzeitig werden alle vorangehenden E-Mail-Nachrichten unten im so genannten Mail-Body angehängt.

Eine gewisse «Historie» am Mail kann sinnvoll sein

Manche Puristen fordern, man müsse immer ein neues Mail öffnen und dem Absender seinen ursprünglichen Text auf keinen Fall zurückschicken. Je nachdem ist es aber angenehm, seine ursprünglich gestellten Fragen weiter unten im Text wieder zu finden – um beispielsweise auf einen Blick zu erkennen, ob sämtliche gestellten Fragen beantwortet resp. alle erteilten Aufträge erfüllt wurden. Es empfiehlt sich aber bei längeren E-Mail-Diskussionen, hin und wieder den «Rattenschwanz» am Mail-Ende zu kürzen.

Passt das «Betreff» noch zum aktuellen Inhalt?

Auch das «Betreff», das wir beim Mail normalerweise als erstes wahrnehmen, ist jeweils anzupassen. Häufig hat sich der Inhalt der hin und her geschobenen Mails ja verändert – dies soll sinnvollerweise auch im Betreff erkennbar sein (siehe auch Newsletter 08/06).

Glücklicherweise selten geworden sind Antwortmails, deren Antworttext man als Empfänger erst durch Scrollen findet – derweil einen der selbst verfasste Text beim Öffnen des E-Mails sofort anspringt. Moderne Mailprogramme sind entsprechend eingestellt, dass das Neue automatisch zuoberst zu stehen kommt.

Wer weiss, ob künftig Mailprogramme weitere Hilfestellungen geben, um die Kommunikation zu verbessern – z.B. indem sie bei der fünften Antwort ein neues Betreff verlangen oder sogar die Frage aufwerfen, ob man nicht besser die Empfängerin kurz anruft...?

Verbessern Sie Ihre Kommunikation

Die bisher in der Rubrik von Myriam Holzner erschienen Tipps und Tricks schenken wir Ihnen als übersichtlich gedruckten Leitfaden.

Bestellen Sie jetzt per E-Mail an kommunikation@kuerzeundwuerze.ch oder telefonisch unter 031 371 70 55 mit dem Vermerk «Leitfaden – Wie Sie besser kommunizieren».

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

Outlook: Schnelle Notiz im Posteingang

Möchten Sie manchmal einfach nur eine Idee im Posteingang oder in einem Unterordner mit projektbezogenen E-Mails festhalten. Als Notlösung schicken sich manche E-Mail-User selbst ein E-Mail, welches dann im eigenen Posteingang eingeht.

Ich möchte Ihnen heute eine einfachere und vor allem schnellere Methode zeigen.

Wenn Sie so etwas wie eine Notiz in einen E-Mail-Ordner einfügen wollen, können Sie eine «öffentliche Nachricht» anlegen. Das geht wie folgt:

Wechseln Sie in den gewünschten E-Mail-Ordner - zum Beispiel in den Posteingang.

Wählen Sie: Datei / Neu / Öffentliche Nachricht in diesem Ordner bereitstellen

Es öffnet sich ein Fenster, das so ähnlich aussieht wie ein Nachrichtenfenster. Es besitzt allerdings keine Empfängerfelder (An / Cc). Geben Sie eine geeignete Betreffzeile ein und schreiben Sie Ihre Idee oder Ihre Anmerkungen in den grossen Textbereich. Ausserdem können Sie natürlich Dateien oder andere Elemente einfügen oder eine Kategorie zuweisen.

Nachdem Sie die gewünschten Inhalte verfasst haben, klicken Sie je nach Outlook-Version auf die Schaltfläche Bereitstellen.

Die «Notiz» erscheint daraufhin wie eine normale E-Mail in der Liste des aktuellen Ordners.

Rätsel: Bitte keine Schimpfworte!

Welches Schimpfwort ergibt sich, wenn sich ein Uhu im Sand versteckt?

Lösung: Relativ häufig

Was kommt einmal in jeder Minute, zweimal in jedem Moment aber nie in tausend Jahren vor?

Lösung: Der Buchstabe «M»


Lösungen Englisch-Tipps

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